Buah-buahan yang telah diperiksa kualitasnya, akan diterima 100 persen oleh Giant. Staf Divisi Receiving membuat berita acara pemeriksaan pekerjaan
dan serah terima dari pemasok, setelah tahap buah-buahan diperiksa mutunya. Setelah itu Staf Pallet akan mengangkut dan menyerahkan buah-buahan ke
bagian gudang, dan pada saat inilah terjadi serah terima dari Staf Divisi Receiving ke bagian gudang.
4.3. Analisis Proses Pengendalian Buah-Buahan
Bagian gudang
bertugas untuk
mengendalikan buah-buahan.
Pengendalian ada 2 dua yaitu, buah-buahan dengan status melalui penyimpanan di gudang sebelum dipajang di gerai, dan buah-buahan dengan
status tidak melalui penyimpanan di gudang dan langsung dipajang di gerai. Buah-buahan yang langsung dipajang di gerai merupakan buah-buahan
yang sudah 85 matang. Hal tersebut dilakukan mengingat buah-buahan rentan terhadap kerusakan. Gudang tersebut dirancang berhadapan dengan lorong
grocerry, fresh, dan GMS. Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan SPM dan SPG dalam mengangkut dan menyusun buah-buahan. Proses pengendalian
buah-buahan disajikan pada Gambar 7.
AKTIVITAS DOKUMEN
KETERANGAN
Setiap kelompok buah-buahan
dicantumkan kartu persediaan yang
menunjukkan nama dan jenis, tanggal
penerimaan, kuantitas, tanggal
pengeluaran, dan sisa akhir buah.
Daftar pengeluaran diserahkan ke Divisi
Produce. Kepala divisi produce akan
menandatangani tanda terima buah-
buahan yang dibuat oleh Staf Bagian
gudang.
Staf Receiving Menyerahkan buah-buahan
ke gudang 1
Staf Bagian Gudang Mencatat persediaan
buah-buahan di gudang 2
SPMSPG Meminta buah-buahan
untuk dipasang di gerai, ketika persediaan
buah-buahan di gerai sudah mulai berkurang
4
SPMSPG Memajang buah-buahan di
gerai 6
Ya Staf Bagian Gudang
Menyimpan mengklasifikasikan jenis
buah-buahan di gudang 3
Staf Bagian Gudang Membuat daftar
pengeluaran 7
Catatan persediaan secara manual
on-line 2
Gambar 7. Proses Pengendalian Buah-Buahan di Divisi Produce
Daftar penyerahan buah-buahan ke
gudang 1
Daftar permintaan 6
Daftar pengeluaran tanda terima buah-
buahan 7
Staf Bagian Gudang Menyimpan dan
menyesuaikan dokumen pengeluaran dengan catatan
persediaan 8
Daftar pengeluaran terima buah-buahan
8 Disimpan
di gudang selama 2
minggu Tidak
5 Buah
matang 85
Staf bagian gudang memasukkan seluruh data ke dalam sistem pencatatan persediaan buah-buahan di gudang, setelah menerima daftar
penyerahan buah-buahan dari Staf Divisi Receiving. Sistem pencatatan dilakukan secara manual dan on-line. Pencatatan on-line dilakukan dengan
meletakkan barcode buah-buahan tersebut pada scaner. Data yang telah discan akan tersimpan dalam komputer, dan hanya dapat diakses oleh Kepala Bagian
Gudang. Sistem pencatatan on-line tersebut sudah disiapkan oleh Staf IT. Sedangkan pecatatan manual hanya dilakukan dengan pembukuan.
Setelah pencatatan selesai, staf bagian gudang menyimpan buah-buahan pada tempat yang telah disediakan dengan mengklasifikasikan jenis
buah-buahan. Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan identifikasi dan proses pencarian buah-buahan pada saat akan dipasarkan. Setiap kelompok buah-
buahan dicantumkan kartu persediaan yang menunjukkan nama dan jenis, tanggal penerimaan, kuantitas, tanggal pengeluaran, dan sisa akhir buah.
Staf bagian gudang harus memiliki data yang valid dan akurat mengenai posisi buah-buahan, khususnya menyangkut jenis dan jumlah seluruh buah-
buahan yang ada di gudang. Data tersebut harus tecatat dengan baik secara manual, on-line, dan kartu persediaan buah-buahan. Ketiga media pencatatatan
tersebut harus terintegrasi dan menunjukkan data yang sesuai dengan kenyataan persediaan buah-buahan di gudang.
Ketika persediaan buah-buahan di gerai sudah mulai berkurang, SPMSPG akan meminta sejumlah buah-buahan yang sudah matang 85 persen
untuk dipajang di gerai. Jika buah-buahan tersebut belum matang, maka buah- buahan akan tetap disimpan di gudang. Staf gudang akan membuat daftar
pengeluaran sesuai dengan daftar permintaan. Selanjutnya daftar tersebut diserahkan ke Divisi Produce. Kepala Divisi Produce akan menandatangani
tanda terima buah-buahan yang dibuat oleh staf bagian gudang.
Staf bagian gudang menyimpan dokumen pengeluaran dalam satu file yang terdiri dari, daftar pengeluaran dengan dilampirkan tanda penerimaan
buah-buahan. Berdasarkan dokumen pengeluaran tersebut, staf bagian gudang akan menyesuaikan data pengeluaran dengan sistem pencatatan persediaan
buah-buahan. Staf receiver harus menolak setiap jumlah yang lebih atau tidak sesuai
dengan PO. Jika hal tersebut terjadi maka : a. Buah-buahan grocery dan GMS ditolak
b. Buah-buahan fresh diterima dengan toleransi 10 persen dari kuantitas PO lebih dari 10 persen harus mendapat persetujuan Manajer Departemen
Fresh. Penolakan juga diberlakukan terhadap buah-buahan yang cacat. Karena
jika lolos hanya akan menambah kerugian dan banyak Credit Note CN. CN merupakan daftar penolakan buah-buahan, yang dilakukan pada saat
pemeriksaan kualitas berlangsung. Buah-buahan tersebut akan dikembalikan ke
pemasok dan menggantinya dengan buah-buahan yang baru. Pemasok juga dikenakan biaya kerusakan sebesar 5 persen.
Pengembalian dan pembayaran biaya kerusakan merupakan layanan purna jual, yang telah dicantumkan dalam surat pernyataan jaminan masa purna
jual oleh pemasok. Proses pengembalian dicatat dalam daftar pengembalian, dan dapat dilihat pada Lampiran 4. Alur pengendalian buah-buahan yang
ditolak, disajikan pada Gambar 8.
AKTIVITAS DOKUMEN
KETERANGAN
Staf Receiving menganalisa
penyebabnya, mengklasifikasikan
jenis sesuai kelompoknya, dan
menghitung jumlahnya untuk
selanjutnya dicatat dalam CN. Buah-
buahan tersebut akan dimasukkan dalam
kardus, sesuai dengan kode pemasok.
Pada berita acara dilampirkan: form
Pencatatan buah- buahan rusakcacat,
dan surat perintah pembuatan berita
acara pengapusan persediaan buah-
buahan.
Pemasok diberikan masa tunggu 20 hari
terhitung setelah diinformasikan
Staf Receiving Memeriksa kualitas fisik
buah-buahan 1
Staf Receiving Menolak memisahkan
buah-buahan yang termasuk kategori CN, dari area
gudang persediaan 4
Ya
Form pencatatan buah-buahan yang
rusakcacat 5
Gambar 8. Alur pengendalian buah-buahan yang ditolak
Berita acara penghapusan
persediaan buah-buahan
6
Diterima oleh Giant
Disimpan di gudang
Kepala Gudang Membuat
berita acara
penghapusan persediaan
buah-buahan. 6
Staf Accounting Menyesuaikan mencetak
draft CN pada modul D04-6 7
Staf Full Order Memeriksa buah-buahan
yang akan dikembalikan ke pemasok
8
Ya Staf Full Order
Memusnahkan buah-buahan yang termasuk kategori CN
10 Tidak
Draft CN 7
Daftar pemusnahan buah-buahan yang
ditolak.
6 Tidak
5 Rusakcacat
9 Sesuai
Langkah pertama yaitu, Staf Divisi Receiving mengidentifikasi buah-buahan yang rusakcacat, menganalisa penyebabnya, mengklasifikasikan
jenis sesuai kelompoknya, dan menghitung jumlahnya untuk selanjutnya untuk selanjutnya dicatat dalam CN. Kemudian memisahkan buah-buahan yang
ditolak dari tempat pengiriman dan atau tidak boleh berada di dalam area gudang persediaan, transit atau pojok yang terpisah dari gudang persediaan.
Buah-buahan tersebut dimasukkan dalam kardus, sesuai dengan kode pemasok Kepala Bagian Gudang harus melaporkan perihal kejadian tersebut
secara tertulis kepada Kepala Divisi Produce dan Kepala Divisi Accounting, dengan melampirkan form pencatatan buah-buahan rusakcacat yang telah diisi
dengan data yang valid dan akurat. Kepala Divisi Produce dan Kepala Divisi Accounting harus memeriksa laporan yang diterima. Apabila data yang
dilaporkan tidak sesuai, maka Divisi Produce dan Kepala Divisi Accounting memerintahkan Kepala bagian gudang untuk mengidentifikasi ulang. Jika data
yang dilaporkan telah sesuai, maka Kepala Divisi Produce dan Kepala Divisi Accounting akan memerintahkan Kepala Bagian Gudang untuk secara tertulis
membuat berita acara penghapusan persediaan buah-buahan. Surat perintah tersebut harus ditembuskan ke SGM dan Manajer
Departemen Fresh. Berita acara ditandatangani oleh Kepala bagian gudang, Kepala Divisi Produce, dan Kepala Divisi Accounting dengan diketahui oleh
SGM dan Manajer Departemen Fresh. Pada berita acara dilampirkan: form Pencatatan buah-buahan rusakcacat, dan surat perintah pembuatan berita acara
pengapusan persediaan buah-buahan. Kepala bagian gudang harus menyesuaikan data persediaan buah-buahan
dengan sistem pencatatan persediaan secara manual, on-line, dan kartu persediaan buah-buahan. Kemudian Staf Divisi Accounting mencetak draft CN
pada modul DO4-6, yang selanjutnya diberikan ke Kepala Divisi Receiving dan distempel ”returned”. Staf Full Order harus memastikan kembali buah yang
akan dikirim oleh pemasok, dengan menyesuaikan bukti hasil inputan CN sama dengan fisik buah. Contoh CN dapat dilihat pada Lampiran 5.
Buah-buahan yang ditolak dan tidak diambil oleh pemasok dapat dilakukan pemusnahan dengan ketentuan, pemasok diberikan masa tunggu 20
hari terhitung setelah diinformasikan, dan pemusnahan dilakukan 5 lima hari setelah lewat masa tunggu. Setiap pemusnahan harus dicatat dalam daftar
pemusnahan buah-buahan yang ditolak Lampiran 6.
4.4. Struktur Hirarki dalam PHA
