Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai

commit to user

B. Analisis Data dan Pembahasan

Dalam menjalankan kegiatannya, Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia JRS Indonesia membentuk beberapa sistem akuntansi, salah satunya adalah sistem akuntansi pengeluaran kas. Sistem akuntansi pengeluaran kas ini dibentuk untuk menangani semua transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran kas. Sistem akuntansi pengeluaran kas yang akan dibahas di dalam bab ini adalah sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, dan sistem pengeluaran kas untuk pengisian main cash.

1. Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai

Pembayaran tunai dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai dilakukan dengan menggunakan main cash. Main cash yaitu uang kas baik rupiah maupun valuta asing yang berada di kantor nasional. Main cash terdiri atas: main cash IDR Indonesia Rupiah, main cash USD US Dollar, dan main cash EUR Euro yang disesuaikan dengan kepentingan fungsi pemakai dana kas. Sistem pengeluaran kas dengan uang tunai yang dibahas dalam sub bab ini menggunakan main cash IDR Indonesia Rupiah. a. Fungsi yang Terkait 1 Pemakai Dana Kas Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, pemakai dana kas adalah para staf yang memerlukan pembayaran tunai untuk pengeluaran yang bersifat rutin, misalnya: biaya listrik, biaya telepon, biaya air, dan biaya commit to user pemakaian internet, selain itu juga untuk pengeluaran yang tidak bersifat rutin, misalnya: pembelian alat tulis kantor, biaya transportasi, biaya pelaksanaan kegiatan yayasan, dll. 2 Direktur Nasional Direktur Nasional bertanggung jawab langsung kepada Direktur Regional atas setiap program kegiatan. Dalam hal yang berkaitan dengan keuangan, Direktur Nasional bertanggung jawab atas pengambilan keputusan untuk program baru, pengambilan keputusan di luar anggaran, pembelian aset yang dibutuhkan, dan pembukaan rekening bank atas namanya dan National Finance Officer. Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, Direktur Nasional memiliki wewenang untuk memeriksa dan memberikan persetujuan terhadap permintaan pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Dalam hal ini Direktur Nasional memiliki kewenangan mengeluarkan kas yayasan sebesar Rp2.500.000,00–Rp275.000.000,00 untuk pengadaan barang dan jasa yang sudah diperhitungkan di dalam budget proposal. Sedangkan untuk situasi darurat dan di luar perhitungan budget proposal, Direktur Nasional memiliki kewenangan mengeluarkan kas yayasan sebesar Rp2.500.000,00–Rp100.000.000,00. commit to user 3 National Finance Officer National Finance Officer bertanggung jawab langsung kepada Direktur Nasional atas pengelolaan keuangan yayasan. Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, National Finance Officer memiliki wewenang untuk memeriksa dan memberikan otorisasi terhadap permintaan pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Dalam hal ini National Finance Officer memiliki kewenangan atas pengeluaran kas yayasan kurang dari Rp2.500.000,00 untuk pengadaan barang dan jasa yang sudah diperhitungkan di dalam budget proposal. Sedangkan untuk situasi darurat dan di luar perhitungan budget proposal, National Finance Officer memiliki kewenangan atas pengeluaran kas yayasan kurang dari Rp2.500.000,00. 4 National Accounting Officer National Accounting Officer bertanggung jawab langsung kepada National Finance Officer atas main cash, yaitu uang kas baik rupiah maupun valuta asing yang berada di kantor nasional dan bertanggung jawab atas pembukuan semua transaksi keuangan yang dilakukan di kantor nasional. National Accounting Officer bertugas memeriksa semua transaksi keuangan dan memasukkan semua transaksi commit to user keuangan kantor nasional ke dalam jurnal-jurnal pada program akuntansi dan membuat laporan keuangan yang dihasilkan dalam program akuntansi. b. Dokumen yang Digunakan 1 Slip Cash Advance Slip cash advance adalah dokumen yang digunakan oleh pemakai dana kas untuk mengajukan permintaan pengeluaran kepada pemegang dana kas. Slip cash advance terdiri dari dua rangkap. Slip cash advance lembar pertama diarsipkan oleh fungsi akuntansi menurut nama pemakai dana kas dan lembar kedua disimpan oleh pemakai dana kas sebagai bukti pertanggungjawaban pengeluaran kas untuk pembayaran tunai olehnya. 2 Slip Cash Disbursement Slip cash disbursement adalah dokumen yang dibuat oleh pemakai dana kas untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas. Slip cash disbursement diserahkan kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. 3 Bukti Transaksi Bukti transaksi merupakan dokumen pendukung yang dapat berwujud bukti transaksi internal maupun bukti transaksi eskternal. Bukti transaksi tersebut dilampirkan pada commit to user form cash disbursement sebagai pertanggungjawaban pemakai dana kas. Bukti transaksi internal adalah bukti transaksi yang ditetapkan oleh yayasan untuk mendukung sebuah transaksi. Slip bukti transaksi internal hanya dapat digunakan apabila tidak terdapat bukti transaksi dari luar. Slip bukti transaksi internal ini terdiri dari nota transportasi, nota belanja, nota pembayaran, dan nota penerimaan. Bukti eksternal berupa nota, kwitansi, atau invoice dari pihak luar. c. Catatan Akuntansi yang Digunakan 1 Jurnal Pengeluaran Kas Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat pengeluaran kas ini dapat dilihat pada program keuangan Front End. 2 Buku Besar dan Buku Pembantu Buku besar berisi kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas informasi yang dicatat dalam jurnal. Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, posting ke buku besar ini dilakukan secara otomatis oleh program keuangan sesaat setelah mengisi jurnal pengeluaran kas. Buku pembantu merupakan cabang buku besar yang berisi rincian rekening yang berada di dalam buku besar. Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, buku commit to user pembantu ini berupa daftar yang disajikan secara manual oleh National Accounting Officer. 3 Laporan Rekonsiliasi Kas Laporan rekonsiliasi kas adalah laporan yang dihasilkan setelah National Accounting Officer melakukan perhitungan fisik saldo kas secara periodik dengan National Finance Officer. d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai 1 Pemakai Dana Kas a Staf yang memerlukan pembayaran tunai membuat permintaan pengeluaran dengan mengisi slip cash advance sesuai dengan nominal yang dibutuhkan beserta tujuan pembayaran tunai tersebut. - Apabila nominal permintaan yang diajukan lebih dari Rp2.500.000,00 maka slip cash advance tersebut diteruskan kepada Direktur Nasional. - Apabila nominal permintaan yang diajukan kurang dari Rp2.500.000,00 maka slip cash advance tersebut diteruskan kepada National Finance Officer. b Setelah memperoleh uang yang dibutuhkan untuk pembayaran tunai beserta slip cash advance lembar commit to user kedua dari National Accounting Officer, staf segera melakukan pembayaran tunai dan mengumpulkan bukti transaksi yang dapat mendukung transaksi. c Staf membuat pengeluaran kas dengan mengisi slip cash disbursement yang dilampiri dengan bukti transaksi internal maupun bukti transaksi eksternal kemudian diserahkan kepada National Accounting Officer. d Setelah slip cash advance lembar kedua dibubuhi stempel lunas oleh National Accounting Officer, staf mengarsipkannya sesuai dengan tanggal pengeluaran kas. 2 Direktur Nasional a Direktur Nasional menerima slip cash advance dari staf yang memerlukan pembayaran tunai lebih dari Rp2.500.000,00. Direktur Nasional memeriksa dan memberikan persetujuan terhadap permintaan pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Selanjutnya slip cash advance diteruskan kepada National Accounting Officer. 3 National Finance Officer a National Finance Officer menerima slip cash advance dari staf yang memerlukan pembayaran tunai kurang commit to user dari Rp2.500.000,00. National Finance Officer memeriksa dan memberikan persetujuan terhadap permintaan pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Selanjutnya slip cash advance diteruskan kepada National Accounting Officer. 4 National Accounting Officer a National Accounting Officer menyerahkan uang tunai beserta dengan slip cash advance lembar kedua kepada staf yang memerlukan pembayaran tunai setelah mendapatkan persetujuan dari Direktur Nasional atau National Finance Officer. b Setelah menerima slip cash disbursement yang dilampiri dengan bukti transaksi internal maupun bukti transaksi eksternal dari staf yang melakukan pembayaran tunai, National Accounting Officer segera memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas dan apabila diperlukan dapat melakukan konfirmasi nominal pembiayaan ke supplier yang bersangkutan. c Setelah melakukan pemeriksaan transaksi pengeluaran kas, National Accounting Officer memasukkan transaksi keuangan dengan dasar nominal yang tertera pada slip cash disbursement, slip cash advance rangkap dua, dan bukti transaksi terlampir ke dalam jurnal commit to user pengeluaran kas pada program akuntansi Front End sesuai dengan kode yang berlaku. d National Accounting Officer mengarsipkan slip cash advance lembar pertama menurut nama pemakai dana kas dan menyerahkan lembar kedua kepada pemakai dana kas setelah dibubuhi stempel lunas. e National Accounting Officer mengarsipkan slip cash disbursement dan bukti transaksi dengan menempelkannya pada kertas sesuai dengan nomor urut dan dijilid setiap bulan. e. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai Bagan alir sistem pengeluaran kas dengan uang tunai yang dilaksanakan pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia JRS Indonesia dapat dilihat pada gambar 2.2. commit to user Pemakai Dana Kas Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai Tidak Ya MULAI Membuat permintaan pengeluaran Permintaan dalam jumlah besar 2 Cash 1 Advance 2 1 2 Cash 1 Advance commit to user Direktur Nasional National Finance Officer Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai Lanjutan 2 Cash 1 Advance 1 Memeriksa dan memberi persetujuan terhadap permintaan 2 Cash 1 Advance 3 2 Memeriksa dan memberi persetujuan terhadap permintaan 2 Cash 1 Advance 3 2 Cash 1 Advance commit to user National Accounting Officer Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai Lanjutan A Bersama dengan penyerahan uang tunai 3 2 Cash 1 Advance Menyerahkan uang kepada peminta 2 Cash 1 Advance 4 Konfirmasi ke supplier bila diperlukan 5 Dok. Pendukung Cash Advance 1 Cash Disbursement Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana 6 N SELESAI Dok. Pendukung 2 Cash Advance 1 Cash Disbursement Jurnal Pengeluaran Kas Front End commit to user Pemakai Dana Kas Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai Lanjutan 6 Cash 2 Advance T Dikembalikan oleh Accounting Officer setelah dibubuhi stempel lunas Cash 2 Advance 4 5 T Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung Membuat pengeluaran kas Dok. Pendukung Cash Disbursement commit to user

2. Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank