commit to user
2. Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank
Pembayaran yang tidak memungkinkan dilakukan secara tunai akan dilakukan melalui rekening bank. Sistem pengeluaran kas melalui
rekening bank yang dibahas dalam sub bab ini melalui rekening bank IDR Indonesia Rupiah.
a. Fungsi yang Terkait
1 Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas
Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, pemakai dana kas adalah para staf yang tidak memungkinkan
melakukan pembayaran secara tunai. Pengeluaran kas melalui rekening bank yang bersifat rutin adalah pembayaran gaji
para staf, sedangkan yang tidak bersifat rutin, misalnya: pembelian kendaraan, pembelian komputer, pembelian alat
komunikasi, dll. 2
Direktur Nasional Direktur Nasional bertanggung jawab langsung kepada
Direktur Regional atas setiap program kegiatan. Dalam hal yang berkaitan dengan keuangan, Direktur Nasional
bertanggung jawab atas pengambilan keputusan untuk program baru, pengambilan keputusan di luar anggaran,
pembelian aset yang dibutuhkan, dan pembukaan rekening bank atas namanya dan National Finance Officer.
commit to user
Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, Direktur Nasional memiliki wewenang untuk memeriksa dan
memberikan persetujuan terhadap permintaan pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Dalam hal ini Direktur Nasional
memiliki kewenangan mengeluarkan kas yayasan sebesar Rp2.500.000,00–Rp275.000.000,00 untuk pengadaan barang
dan jasa yang sudah diperhitungkan di dalam budget proposal. Sedangkan untuk situasi darurat dan di luar
perhitungan budget proposal, Direktur Nasional memiliki kewenangan
mengeluarkan kas
yayasan sebesar
Rp2.500.000,00–Rp100.000.000,00. 3
National Finance Officer National Finance Officer bertanggung jawab langsung
kepada Direktur Nasional atas pengelolaan keuangan yayasan.
Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, National Finance Officer bertanggung jawab untuk
melakukan pembayaran melalui teller bank atau melalui ATM terdekat.
National Finance Officer memiliki wewenang untuk memeriksa dan memberikan otorisasi terhadap
permintaan pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Dalam hal ini National Finance Officer memiliki kewenangan atas
pengeluaran kas yayasan kurang dari Rp2.500.000,00 untuk
commit to user
pengadaan barang dan jasa yang sudah diperhitungkan di dalam budget proposal. Sedangkan untuk situasi darurat dan
di luar perhitungan budget proposal, National Finance Officer memiliki kewenangan atas pengeluaran kas yayasan
kurang dari Rp2.500.000,00. 4
National Accounting Officer Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank,
National Accounting Officer bertugas memeriksa semua transaksi keuangan dan memasukkan semua transaksi
keuangan kantor nasional ke dalam jurnal-jurnal pada program akuntansi dan membuat laporan keuangan yang
dihasilkan dalam program akuntansi. b.
Dokumen yang Digunakan 1
Slip Transfer Request Slip transfer request adalah dokumen yang digunakan
oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas untuk mengajukan permintaan pengeluaran kepada pemegang dana
kas. Slip transfer request akan disimpan oleh fungsi yang memerlukan
pengeluaran kas
sebagai bukti
pertanggungjawaban pengeluaran kas. 2
Bukti Transfer Bank Bukti transfer bank adalah dokumen yang dikeluarkan
oleh bank sebagai bukti terjadinya transfer ke suatu rekening
commit to user
bank atau bukti penerimaan pembayaran melalui teller bank. Bukti transfer bank terdiri dari dua rangkap. Bukti transfer
bank lembar pertama diarsipkan oleh pihak bank dan bukti transfer bank lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak
bank akan diarsipkan oleh fungsi akuntansi menurut tanggal terjadinya transaksi.
3 Bukti Transaksi
Bukti transaksi merupakan dokumen pendukung yang dapat berwujud bukti transaksi internal maupun bukti
transaksi eskternal. Bukti transaksi tersebut dilampirkan bersama bukti transfer bank lembar kedua yang telah
divalidasi oleh pihak bank sebagai pertanggungjawaban National Finance Officer yang telah melakukan transfer ke
suatu rekening bank atau pembayaran melalui teller bank. Bukti transaksi internal adalah bukti transaksi yang
ditetapkan oleh yayasan untuk mendukung sebuah transaksi. Slip bukti transaksi internal hanya dapat digunakan apabila
tidak terdapat bukti transaksi dari luar. Slip bukti transaksi internal ini terdiri dari nota transportasi, nota belanja, nota
pembayaran, dan nota penerimaan. Bukti eksternal berupa nota, kwitansi, atau invoice dari pihak luar.
commit to user
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan
1 Jurnal Pengeluaran Kas
Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, catatan
akuntansi yang
digunakan untuk
mencatat pengeluaran kas ini dapat dilihat pada program keuangan
Front End. 2
Buku Besar dan Buku Pembantu Buku besar berisi kumpulan rekening-rekening yang
digunakan untuk meringkas informasi yang dicatat dalam jurnal. Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank,
posting ke buku besar ini dilakukan secara otomatis oleh program keuangan sesaat setelah mengisi jurnal pengeluaran
kas. Buku pembantu merupakan cabang buku besar yang berisi rincian rekening yang berada di dalam buku besar.
Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, buku pembantu ini berupa daftar yang disajikan secara manual oleh
National Accounting Officer. 3
Laporan Rekonsiliasi Kas Laporan rekonsiliasi kas adalah laporan yang dihasilkan
setelah National Accounting Officer melakukan perhitungan fisik saldo kas secara periodik dengan National Finance
Officer.
commit to user
d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengeluaran Kas
Melalui Rekening Bank 1
Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas a
Staf yang memerlukan pengeluaran kas membuat permintaan pengeluaran dengan mengisi slip transfer
request sesuai dengan nominal yang dibutuhkan beserta tujuan pembayaran tersebut.
- Apabila nominal permintaan yang diajukan lebih
dari Rp2.500.000,00 maka slip transfer request tersebut diteruskan kepada Direktur Nasional.
- Apabila nominal permintaan yang diajukan
kurang dari Rp2.500.000,00 maka slip transfer request tersebut diteruskan kepada National
Finance Officer. b
Setelah slip transfer request dibubuhi stempel lunas oleh
National Accounting
Officer, staf
mengarsipkannya sesuai dengan tanggal pengeluaran kas.
2 Direktur Nasional
a Direktur Nasional menerima slip transfer request dari
staf yang memerlukan pengeluaran kas lebih dari Rp2.500.000,00. Direktur Nasional memeriksa dan
memberikan persetujuan
terhadap permintaan
commit to user
pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Selanjutnya slip transfer request diteruskan kepada National
Finance Officer. 3
National Finance Officer a
National Finance Officer menerima slip transfer request dari staf yang memerlukan pengeluaran kas
kurang dari Rp2.500.000,00. National Finance Officer memeriksa dan memberikan persetujuan terhadap
permintaan pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. b
Untuk permintaan pengeluaran kas
lebih dari Rp2.500.000,00, National Finance Officer menerima
slip transfer request setelah mendapatkan persetujuan dari Direktur Nasional.
c National Finance Officer melakukan pembayaran
melalui teller bank atau melalui ATM terdekat. Setelah melakukan pembayaran, National Finance Officer akan
menerima bukti transfer bank lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak bank dan selanjutnya National
Finance Officer mengumpulkan bukti transaksi yang dapat mendukung transaksi.
d National Finance Officer mengumpulkan slip transfer
request beserta bukti transfer bank lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak bank dengan dilampiri bukti
commit to user
transaksi internal maupun bukti transaksi eksternal kemudian diserahkan kepada National Accounting
Officer. 4
National Accounting Officer a
Setelah menerima bukti transfer bank lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak bank dengan dilampiri
bukti transaksi internal maupun bukti transaksi eksternal
dari National
Finance Officer yang
melakukan pembayaran melalui teller bank atau melalui ATM terdekat, National Accounting Officer segera
memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas dan apabila diperlukan dapat melakukan konfirmasi
nominal pembiayaan ke supplier yang bersangkutan. b
Setelah melakukan pemeriksaan transaksi pengeluaran kas,
National Accounting
Officer memasukkan transaksi keuangan dengan dasar nominal yang tertera
pada slip transfer request, bukti transfer bank lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak bank, dan bukti
transaksi terlampir ke dalam jurnal pengeluaran kas pada program akuntansi Front End sesuai dengan kode
yang berlaku.
commit to user
c National Accounting Officer menyerahkan slip transfer
request kepada staf yang memerlukan pengeluaran kas setelah dibubuhi stempel lunas.
d National Accounting Officer mengarsipkan bukti
transfer bank lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak
bank dan
bukti transaksi
dengan menempelkannya pada kertas sesuai dengan nomor urut
dan dijilid setiap bulan. e.
Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank Bagan alir sistem pengeluaran kas melalui rekening bank yang
dilaksanakan pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia JRS Indonesia dapat dilihat pada gambar 2.3.
commit to user
Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas
Gambar 2.3. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank
Ya
Tidak MULAI
Membuat permintaan
pengeluaran
Permintaan dalam jumlah
besar 1
Transfer Request
2
Transfer Request
5
Transfer Request
T
Dikembalikan oleh Accounting Officer setelah
dibubuhi stempel lunas
commit to user
4
Direktur Nasional National Finance Officer
Gambar 2.3. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank Lanjutan
Memeriksa dan memberi persetujuan
terhadap permintaan
1
Transfer Request
3
Transfer Request
2
Memeriksa dan memberi persetujuan
terhadap permintaan Transfer
Request
T
Melakukan pembayaran via
teller bankATM Menerima bukti
transfer bank
Untuk pihak bank
Transfer Request
Dok. Pendukung 2
Bukti Transfer 1 Transfer
Request
commit to user
Untuk pihak bank
National Finance Officer
Gambar 2.3. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank Lanjutan
3
Transfer Request
T
Melakukan pembayaran via
teller bankATM
Menerima bukti transfer
bank
4
Dok. Pendukung 2
Bukti Transfer 1 Transfer
Request
commit to user
National Accounting Officer
Gambar 2.3. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank Lanjutan
Konfirmasi ke supplier bila diperlukan
4
Dok. Pendukung Bukti Transfer 2
Transfer Request
Memeriksa pertanggungjawaban
pemakaian dana
5
Dok. Pendukung Bukti Transfer 2
Transfer Request
N
SELESAI
Front End
Jurnal Pengeluaran
Kas
commit to user
3. Sistem Pengeluaran Kas untuk Pengisian
Kategori