Sistem Akuntansi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

commit to user klerikal terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah, dan membandingkan.

2. Kas

Setiap perusahaan memerlukan kas dalam menjalankan aktivitas usahanya karena dengan persediaan kas yang cukup maka perusahaan dapat beroperasi dengan lancar terutama dalam kegiatan pengeluaran kas yang meliputi pengadaan barang dan jasa, pembelian aset, pembayaran hutang usaha, dan pembiayaan operasional serta kegiatan lainnya. Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan, yaitu berupa uang uang kertas dan uang logam, valuta asing, dan bentuk-bentuk alat pembayaran lainnya yang mempunyai sifat seperti kas Mardiasmo, 2000:30. Kas adalah mata uang kertas dan logam, baik dalam valuta rupiah maupun valuta asing yang masih berlaku sebagai alat pembayaran yang sah, termasuk dalam kas adalah mata uang rupiah yang ditarik dari peredaran dan masih dalam masa tenggang untuk penukarannya kepada Bank Indonesia. Dalam pengertian kas ini tidak termasuk commeractive coin, emas batangan, dan mata uang emas, serta valuta asing yang tidak berlaku lagi Taswan, 2008:163.

3. Sistem Akuntansi

Pengertian sistem akuntansi menurut Mulyadi 2001:3 adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian commit to user rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Mulyadi 2001:3 menyebutkan unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah sebagai berikut: a. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam didokumentasikan di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. b. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengkasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal adalah formulir. c. Buku Besar Buku besar general ledger terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. commit to user d. Buku Pembantu Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu subsidiary ledger. Buku pembantu ini terdiri dari rekening- rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. e. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan harga pokok penjualan.

4. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

Secara garis besar pengeluaran kas perusahaan dilakukan melalui dua sistem, yaitu sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui dana kas kecil dan sistem pengeluaran kas dengan cek. Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara yaitu imprest system dan sistem saldo berfluktuasi fluctuating-fund-balance system. Pengeluaran kas dengan cek dinilai lebih aman dibanding dengan pengeluaran kas secara tunai. Menurut Mulyadi 2001:509 pengeluaran kas melalui cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini: commit to user a. Dengan menggunakan cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang tertulis dalam formulir cek. b. Dilibatkannya pihak bank dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan. Dengan digunakannya cek dalam setiap pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas direkam juga oleh bank, yang secara periodik mengirimkan rekening koran bank bank statement kepada perusahaan nasabahnya. c. Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, pengeluaran kas dengan cek memberi manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran Sistem akuntansi pengeluaran kas adalah kesatuan yang melibatkan bagian-bagian, formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang saling berkaitan satu sama lain yang digunakan perusahaan untuk menangani pengeluaran kas. Berikut diuraikan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan sistem akuntansi pengeluaran kas: a. Fungsi yang Terkait Menurut Mulyadi 2001:534-535 fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah: commit to user 1 Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. 2 Fungsi Akuntansi Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas: a Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan. b Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil. c Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. d Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil dalam fluctuating-fund- balance system. e Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. commit to user 3 Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpangan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil. 4 Fungsi yang Memerlukan Pembayaran Tunai 5 Fungsi Pemeriksa Intern Fungsi ini bertanggung jawab atas perhitungan dana kas kecil secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil. Adapun fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek menurut Mulyadi 2001:513-514 adalah: 1 Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas Fungsi ini jika memerlukan pengeluaran kas, fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi bagian utang. Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari fungsi yang bersangkutan. 2 Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur. commit to user Pembayaran kepada kreditur biasanya dilakukan dengan pemindahbukuan. 3 Fungsi Akuntansi Bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, serta pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. 4 Fungsi Pemeriksa Intern Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi rekening Kas dalam buku besar. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik. b. Dokumen yang Digunakan Menurut Mulyadi 2001:530-531 dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran tunai dengan kas kecil adalah: 1 Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kas sebesar yang tercantum pada commit to user dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. 2 Cek 3 Permintaan Pengeluaran Kas Kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil. 4 Bukti Pengeluaran Kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. 5 Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek menurut Mulyadi 2001:510-512 adalah: commit to user 1 Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum pada dokumen tersebut. Disamping itu, dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang. 2 Cek Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Ada dua pilihan dalam penggunaan cek untuk pembayaran: check issuer membuat cek atas nama dengan cara mengisi nama orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran dan mencoret kata-kata “atau pembawa” atau check issuer membuat cek atas unjuk dengan cara mengisi kata “tunai” pada ruang “Atas penyerahan cek ini bayarlah kepada ________” dan membiarkan tanpa mencoret kata-kata “atau pembawa”. 3 Permintaan Cek Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. commit to user c. Catatan Akuntansi yang Digunakan Menurut Mulyadi 2001:532-533 catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat pengeluaran tunai dengan kas kecil yaitu: 1 Jurnal Pengeluaran Kas Catatan akuntansi ini dalam sistem dana kas kecil, digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas. 2 Register Cek Catatan ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. 3 Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Jurnal ini hanya digunakan dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating fund-balance system. commit to user Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek menurut Mulyadi 2001:513 adalah: 1 Jurnal Pengeluaran Kas Dalam pencatatan utang dengan account payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas. 2 Register Cek Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal: register bukti kas keluar dan register cek. Register bukti kas keluar digunakan untuk mencatat utang yang timbul, sedangkan register cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain. d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengeluaran Kas Menurut Mulyadi 2001:535-543 sistem dana kas kecil dibagi menjadi tiga prosedur yaitu sebagai berikut: commit to user 1 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Prosedur pembentukan dana kas kecil dengan imprest system tidak berbeda dengan prosedur pembentukan dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. 2 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dengan imprest system sedikit berbeda dengan prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system. Dalam imprest system, pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi. Sedangkan dalam fluctuating-fund-balance system, saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil. 3 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system sedikit berbeda dengan prosedur yang sama dalam fluctuating-fund-balance system. Pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system didasarkan atas jumlah uang tunai commit to user yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil. Sedangkan dalam fluctuating-fund-balance system, pengisian kembali dana kas kecil didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas. Adapun prosedur dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek menurut Mulyadi 2001:515-516 adalah: 1 Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: a Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar b Prosedur Pembayaran Kas c Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas 2 Sistem akuntansi pengeluaran kas yang memerlukan permintaan cek, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: a Prosedur Permintaan Cek Dalam prosedur ini fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek. b Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar Berdasarkan dokumen pendukung yang dikumpulkan melalui sistem pembelian atau berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh fungsi commit to user akuntansi bagian utang, dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar, bagian utang membuat bukti kas keluar. c Prosedur Pembayaran Kas Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda yangan atas cek kepada pejabat yang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar. d Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. e. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya masing-masing yang digunakan untuk menggambarkan bagan alir data: commit to user Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen. Dokumen dan tembusannya. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Berbagi dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama didalam suatu paket. Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Penghubung pada halaman yang sama. Penghubung pada halaman berbeda. 2 1 commit to user Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan, menerima dan memeriksa jenis kegiatan klerikal yang lain. On-line computer process. Simbol ini digunakan untuk pengolahan data dengan computer secara on-line. Nama program ditulis di dalam simbol. Keterangan, komentar. Simbol ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir. Arsip sementara. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen, seperti almari arsip dan kotak arsip. Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan. commit to user Keputusan. Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Garis alir flowline. Simbol ini menggambarkan arah pemrosesan data. Mulaiberakhir terminal. Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi. Keluar ke sistem lain. Gambar 2.1. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Ya Tidak commit to user

B. Analisis Data dan Pembahasan