Uraian Kerja Project Coordinator

commit to user 6 Lain-lain a Mengkoordinasi para personel yang menjadi tanggung jawabnya jika ada. b Memberi masukan dan penilaian atas personel yang menjadi tanggung jawabnya jika ada. c Mengkoordinasi makan siang di kantor nasional. d Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan usaha untuk mengembangkan kemampuan diri, misalnya mempelajari dokumen-dokumen yang berisi tentang perlindungan pengungsi, undang-undang tentang pendidikan, standar kemanusiaan, guiding principles tentang kepengungsian, dsb. e Bersama tim JRS menjaga inventaris aset milik JRS dan mengatur penggunaannya untuk pelayanan pengungsi. f Mengerjakan hal-hal penting yang belum teridentifikasi terkait dengan urusan kelembagaan dan relasi lembaga dengan lembaga lain pemerintah, gereja, Serikat Yesus, dan masyarakat.

k. Uraian Kerja Project Coordinator

Tugas dan tanggung jawab Coordinator Asylum Seeker Project adalah: commit to user 1 Membantu National Program Officer dalam hal: a Menghadiri pertemuan-pertemuan untuk berkoordinasi di wilayah proyek dan mengawasi penerapan rencana yang telah dibuat. b Menjalin hubungan dengan pihak-pihak terkait di wilayah kerjanya: para pejabat sipil, pemimpin dan lembaga keagamaan setempat, dan wakil lembaga- lembaga internasional, nasional maupun lokal Badan PBB dan LSM-LSM yang berkaitan dengan kerja bagi para pengungsi refugeesIDPs di tingkat proyek. c Mengusulkan penutupan proyek atau penghentian program kepada National Program Officer. d Membangun dan melanjutkan relasi yang efektif dan percaya satu sama lain dengan semua pihak terkait serta menggunakan relasi tersebut untuk menjaga terpenuhinya hak para pencari suaka dan bela rasa atas situasi mereka. e Mengkoordinasi penerimaan tamu-tamu relasi dan donor JRS di wilayah kerjanya. f Memastikan rencana-rencana dibuat sesuai dengan format standar dan memperbaharui informasi atau data pelaksanaannya sekurang-kurangnya setiap bulan. commit to user 2 Menjalankan tugas-tugas berikut: a Berkaitan dengan Personel - Mengkoordinasi kegiatan kerja para personel staf, volunteer, dan tenaga honorer yang menjadi tanggung jawabnya. - Menyiapkan agenda-agenda pertemuan, memfasilitasi pertemuan tim dengan menggunakan teknik yang sesuai menurut kesepakatan tim atas pedoman yang ada. - Mendelegasikan tugas-tugas yang dibutuhkan misalnya: rekaman, pengumpulan informasi, dsb. kepada tim. - Memberikan rekomendasi tertulis kepada National Program Officer mengenai masalah staf, volunteer dan tenaga honorer yang tidak bisa ditangani oleh Project Coordinator. - Membuat penilaian minimal dua kali setahun terhadap staf dan tenaga honorer yang menjadi tanggung jawabnya. Hasil penilaian tertulis kemudian disampaikan kepada National Program Officer. - Memberikan usulan cuti untuk para staf dan tenaga honorer yang menjadi tanggung jawabnya commit to user kepada National Program Officer berdasarkan Kebijakan Kepegawaian JRS. - Mengusulkan uraian kerja untuk para staf, volunteer dan tenaga honorer di bawah koordinasinya kepada National Program Officer. - Menjelaskan uraian kerja dan Kebijakan Kepegawaian untuk para staf dan tenaga honorer yang menjadi tanggung jawabnya. - Mengusulkan permintaan, penggantian atau pemindahan staf, volunteer dan tenaga honorer di bawah tanggung jawabnya kepada National Program Officer dengan alasan yang kuat. - Mengusulkan pengangkatan pekerjatenaga honorer sejauh dibutuhkan kepada National Program Officer untuk mengurus kantor dan rumah tangga. - Menjaga kondisi kerja dan tempat tinggal yang bersih, sehat, aman, nyaman, serta keamanan personel JRS di wilayahnya. - Mengusulkan kebutuhan seminar atau pelatihan, volunteer atau tenaga honorer kepada National Progam Officer. commit to user - Bersama dengan National Program Officer menetapkan keanggotaan milis JRS untuk staf dan tenaga honorer. - Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan usaha untuk mengembangkan kemampuan diri, misalnya mempelajari dokumen-dokumen yang berisi tentang perlindungan pengungsi, undang-undang tentang pendidikan, standar kemanusiaan, guiding principle tentang kepengungsian, dsb. b Berkaitan dengan Keuangan - Mengambil keputusan dalam situasi darurat untuk program baru di luar proposal di dalam proyek yang sedang berjalan dengan anggaran maksimal lima juta rupiah jika ada anggaran program yang tidak dapat direalisasikan. Keputusan dibuat secara tertulis dengan menggunakan format khusus. Konsultasi untuk hal ini menjadi wewenang National Program Officer. - Mengambil keputusan dalam situasi darurat untuk pengeluaran di luar anggaran dengan anggaran maksimal satu juta rupiah dilihat per kasus. commit to user Konsultasi untuk hal ini menjadi wewenang National Program Officer. - Mengusulkan pengadaan aset yang sangat dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan program kepada National Program Officer. - Mengadakan rekonsiliasi keuangan mingguan bersama dengan Finance Officer. - Memberikan otorisasi persetujuan secara tertulis setiap pengeluaran keuangan yang ada di wilayah proyek untuk program-program yang sudah ada dalam proposal atau perencanaan bulanan yang sudah mendapatkan persetujuan dari penanggungjawab di atasnya. - Bertanggung jawab terhadap laporan keuangan bulanan sesuai dengan format yang berlaku dan mengirimkannya kepada National Program Officer dengan tembusan kepada National Finance Officer. - Bersama Finance Officer membuka rekening baru atas nama Yayasan JRS dengan surat kuasa yang menentukan bahwa uang yang ada di rekening milik JRS. commit to user c Berkaitan dengan Program - Bersama dengan National Program Officer dan National Information-Advocacy Officer, menyusun proposal proyek tahunan, berdasarkan kebutuhan pengungsi dan sesuai dengan standar SPHERE atau standar lain yang berlaku umum. - Mengkoordinasi program di bawah tanggung jawabnya dengan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi program bulanan dengan mengacu pada proposal dan perencanaan proyek. - Menyusun perencanaan anggaran program budget bulanan di atas dengan dibantu oleh Finance Officer. Perencanaan anggaran tersebut kemudian dikirimkan kepada National Program Officer dengan tembusan kepada National Information-Advocacy Officer dan National Finance Officer. - Membuat dan menandatangani perjanjian kerja sama MoU dengan pihak lain di tingkat wilayah proyek atas persetujuan National Program Officer. Surat perjanjian asli kemudian dikirmkan kepada Country Director dan dengan tembusan kepada National Program Officer, National commit to user Information-Advocacy Officer dan National Finance Officer. - Menyelenggarakan rapat evaluasi dan perencanaan kegiatan mingguan dan melaporkannya kepada National Program Officer. - Menggali kebutuhan-kebutuhan baru conduct needs assessment bagi orang-orang yang dilayani di wilayah kerjanya dan melakukan analisis tentang situasi dan hak-hak mereka secara umum dan keseluruhan. - Merekomendasikan program-program baru di luar proposal setelah mendengarkan masukan dari staf, volunteer dan tenaga honorer lapangan. Project Coordinator mengusulkannya kepada National Program Officer yang akan memberi penilaian atasnya. - Memberi usulan dan pertimbangan untuk menghentikan suatu program yang sedang berjalan kepada National Program Officer dengan alasan yang kuat. - Mengkoordinasi penyimpanan dan pengelolaan inventaris aset milik JRS bersama tim JRS di commit to user wilayah proyek dan mengatur penggunaannya untuk orang-orang yang dilayani. - Bekerja sama dengan Finance Officer, menata dan menginventaris semua bukti penerimaan dan distribusi barang untuk pengungsi, NGO lokal, staf dan tenaga honorer JRS. - Mengusulkan kampanye, publikasi informasi dan data-data yang bertujuan membela hak-hak orang-orang yang dilayani kepada National Information-Advocacy Officer atas sepengetahuan National Program Officer. - Jika memungkinkan bekerja sama dengan tim proyek, mengembangkan perpustakaan proyek yang mendukung program. d Berkaitan dengan Informasi-Advokasi - Membantu staf proyek dalam pemberian informasi, berjejaring dan pendampingan untuk mencapai tujuan advokasi proyek serta memperkenalkan anggota baru tim kepada pihak terkait: masyarakat setempat, pemerintah lokal, IOM, maupun UNHCR di wilayah proyeknya. - Mengambil bagian dalam tim rutinharianmingguan dengan berbagi commit to user pengalaman dan kesan para staf selama pendampingan dan penemanan. Memberikan informasi atau data mingguan dan laporan bulanan kepada National Program Officer, National Information-Advocacy Officer dan National Finance Officer. - Mengumpulkan informasi tentang situasi kesejahteraan pokokdasar para pencari suaka dan kebutuhan mereka, sistem dan informasi pendukung yang tersedia serta informasi mengenai prosedur Refugee Status Determination RSD dari UNHCR maupun memeriksa dan mengklarifikasi hal-hal penting yang muncul dengan pemangku kepentingan yang lain termasuk IOM, UNHCR, Imigrasi dan National Information-Advocacy Officer. - Membaca buku pegangan Refugee Status Determination RSD dan pendaftaran UNHCR untuk lebih meningkatkan pemahaman akan prosedur dan persyaratan Refugee Status Determination RSD UNHCR. - Bekerja sama dengan National Information- Advocacy Officer mengembangkan bahan-bahan commit to user informasi dasar mengenai Refugee Status Determination RSD dalam bahasa asli para Pencari Suaka dan menyediakan penjelasan bagi mereka atau mengacu kepada staf lokal UNHCR jika ada pertanyaan-pertanyaan yang sangat rinci. - Menyediakan informasi atau data terbaru mengenai proyek, informasi dan memberi saran kepada masyarakat setempat, pemerintah lokal, dinas Imigrasi, UNHCR, IOM dan pemangku kepentingan lainnya. - Memeriksa buku, film dan bahan-bahan informasi lainnya bersama tim proyek sebelum dipinjamkan kepada para pencari suaka. - Memastikan informasi sensitif mengenai para pencari suaka akan dijaga dengan tanggung jawab besar sesuai dengan standar tingkah laku JRS untuk mencegah timbulnya hal-hal merugikan. - Mengadakan riset dan membangun kerja sama dengan pihak pemangku kepentingan eksternal seperti universitas, kelompok religius dan organisasi lokal yang memiliki potensi mendukung maupun mengambil alih karya JRS bagi pencari suaka. Jika para pemangku commit to user kepentingan sudah didaftar dan bersedia membantu atau mengambil alih pelayanan bagi para pencari suaka, Project Coordinator bersama dengan National Information-Advocacy Officer akan mengkoordinasikan penyampaian pengalaman dan pengetahuan yang telah diperoleh. - Membuat refleksi atas pengalamannya dan melaporkan hasil-hasil pelayanannya sesudah 6 bulan dan di akhir kontrak. e Berkaitan dengan Pendampingan - Mengunjungi dan menjadi sahabat bagi orang- orang yang dilayani dengan memberikan dukungan moral. - Mendengarkan kisah, permasalahan orang-orang yang dilayani dan memperdalam pemahaman terhadap kebutuhan, masalah dan kepentingan mereka.

l. Uraian Kerja