CLARA ANDINA PRASANTI F3309030

(1)

commit to user

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA

YAYASAN

JESUIT REFUGEE SERVICE

INDONESIA

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan

mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh :

CLARA ANDINA PRASANTI F3309030

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

(2)

(3)

(4)

commit to user ABSTRACT

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA

YAYASAN

JESUIT REFUGEE SERVICE

INDONESIA

Clara Andina Prasanti F3309030

The purpose of this research is to find out an overview of the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation and to find out the strength and the weakness from the accounting system of cash expenditure.

The method of collecting data to complete this research is done by observation to the research object, i.e. Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation which the country office located at Yogyakarta. The used data is primary data that obtained from the research object, including general overview on foundation as well as accounting document and journal that used by the foundation.

The result of this research shows that there are still some weakness found in the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation. These weakness are include there is no separation between the accounting function and the cashier function in the accounting system of cash expenditure via cash and also there is no separation between the cashier function and the payer function in the accounting system of cash expenditure via bank account.

The conclusion of this research is the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation has a quite complete system because it still has some weakness. Based on the result of this research, the researcher recommends that it is necessary to make a separation between the accounting function and the cashier function in the accounting system of cash expenditure via cash and also make a separation between the cashier function and the payer function in the accounting system of cash expenditure via bank account.

Keywords : The Accounting System of Cash Expenditure, The Evaluation of

Accounting System, Cash Expenditure, Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation, JRS Indonesia

(5)

commit to user ABSTRAK

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA

YAYASAN

JESUIT REFUGEE SERVICE

INDONESIA

Clara Andina Prasanti F3309030

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran dari sistem akuntansi pengeluaran kas pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia dan untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan dari sistem akuntansi pengeluaran kas.

Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi langsung ke obyek penelitian yaitu kantor nasional Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia yang bertempat di Yogyakarta. Data yang digunakan merupakan data primer yang diperoleh langsung dari obyek penelitian, termasuk gambaran umum tentang yayasan serta dokumen akuntansi dan catatan yang digunakan oleh obyek penelitian.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa masih ada beberapa kelemahan yang ditemukan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas pada Yayasan Jesuit Refugee

Service Indonesia. Kelemahan ini antara lain adalah belum ada pemisahan fungsi

akuntansi dengan fungsi pemegang dana kas dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai dan belum ada pemisahan fungsi pemegang dana kas dengan fungsi yang melakukan pembayaran dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank.

Kesimpulan dari penelitian ini adalah sistem akuntansi pengeluaran kas pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia sudah cukup baik dan masih memiliki beberapa kelemahan. Berdasarkan hasil penelitian, penelitian ini merekomendasikan bahwa diperlukan pemisahan fungsi akuntansi dengan fungsi pemegang dana kas dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai dan diperlukan pemisahan fungsi pemegang dana kas dengan fungsi yang melakukan pembayaran dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank.

Kata Kunci : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas, Evaluasi Sistem Akuntansi, Pengeluaran Kas, Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia, JRS Indonesia

(6)

commit to user vi

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Make It Happen!

“Apply yourself. Get all the education you can, but then, by God, do something. Don’t just stand there, make it happen.”

“So what do we do? Anything.

Something. So long as we just don’t sit there. If we screw it up, start over. Try something else.

If we wait until we’ve satisfied all the uncertainties, it may be too late.” -Lee Lacocca

Penulis persembahkan kepada:

(7)

commit to user vii

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan segala berkat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “EVALUASI SISTEM AKUNTANSI

PENGELUARAN KAS PADA YAYASAN JESUIT REFUGEE SERVICE

INDONESIA” guna mencapai derajat Ahli Madya Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis mendapatkan bimbingan, bantuan, dan dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis menyampaikan penghargaan yang tulus dan ucapan terima kasih kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Ravik Karsidi, M.S. selaku Rektor Universitas Sebelas Maret. 2. Bapak Dr. Wisnu Untoro, M.S. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sebelas Maret.

3. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si., Ak. selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

4. Ibu Dra. Falikhatun, M.Si., Ak. selaku dosen pembimbing akademik.

5. Bapak Sri Suranta, S.E., M.Si., Ak. selaku dosen pembimbing lapangan sekaligus dosen pembimbing tugas akhir yang telah memberikan bimbingan, dukungan, serta saran dalam penyusunan tugas akhir ini.

(8)

commit to user viii

6. Bapak Indrayanto Prasetiyawan selaku National Finance Officer JRS Indonesia yang telah memberikan izin bagi penulis untuk melakukan kegiatan penelitian dan Mas Demetrius Vembri Turanto selaku Accounting Officer JRS Indonesia yang telah memberikan bimbingan bagi penulis terkait dengan pelaksanaan penelitian dan proses penulisan tugas akhir.

7. Rekan-rekan JRS Indonesia di kantor nasional Yogyakarta: Romo Yadi; Romo Maswan; Pak Indra; Mas Vembri; Mbak Mia; Pak Indro; Mbak Dini; Pak Lino; Lars; Bang Doni; Mas Gombloh; Mas Herman; Mas Ucil; dan Mas Adi, terima kasih atas keramahan, keakraban, dan kerja sama yang begitu menyenangkan selama penulis melakukan kegiatan penelitian.

8. Papa-Mama, Didik Sudjarwadi dan Paulina T.C. Wulandari, sebagai inspirasi sekaligus semangat hidup yang selalu mendidik, membimbing, mengarahkan, dan memberikan dukungan kepada penulis dalam menjalani kehidupan ini. Ucapan terima kasih tidak akan pernah cukup untuk menggambarkan wujud penghargaan penulis.

9. Kedua adik laki-laki terbaik, Christophorus Nadianto Prayogi dan Cornelius Ludi Prasojo, terima kasih atas segala bentuk dukungan dan perhatian yang telah diberikan kepada penulis.

10. Keluarga besar penulis, eyang kakung, dan kedua eyang putri, pakdhe, budhe, oom, tante, kakak-kakak, dan adik-adik sepupu, terima kasih atas dukungan doa dan semangat yang telah diberikan kepada penulis.

(9)

commit to user ix

11. Sahabat terbaik, Ery Mutiara Nurkamalina, terima kasih atas persahabatan selama enam tahun semenjak berseragam putih abu-abu hingga bersama-sama menjadi mahasiswi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

12. Teman-teman Program Studi Diploma III Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret angkatan tahun 2009. Terutama untuk Cita Prasetyani Putri dan Ayu Eska Nugraheni, terima kasih telah menjadi teman belajar dan teman bermain selama dua tahun terakhir masa perkuliahan. 13. Terakhir, my favorite person in the world, Yacob Aditama, thank you for stay

with me any other way. Que quowle.

Penulis menyadari adanya kekurangan dalam penulisan tugas akhir ini dan memohon maaf apabila terjadi kesalahan dalam penulisan tugas akhir ini. Penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi para pembaca yang sedang mencari referensi penulisan tugas akhir terkait sistem akuntansi pengeluaran kas.

Surakarta, Desember 2012 Penulis

(10)

commit to user x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN ... ii

HALAMAN PENGESAHAN ... iii

ABSTRACT ... iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... vi

KATA PENGANTAR... vii

DAFTAR ISI... x

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiii

BAB I PENDAHULUAN A. GAMBARAN UMUM YAYASAN... 1

1. Sejarah Yayasan Jesuit Refugee Service (JRS) ... 1

2. Sejarah Yayasan JRS Indonesia ... 2

3. Keadaan Fisik dan Operasional Yayasan JRS Indonesia ... 4

4. Visi dan Misi Yayasan JRS Indonesia ... 5

5. Struktur Organisasi Yayasan JRS Indonesia ... 6

6. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab ... 7

7. Program Kegiatan dan Pelayanan ... 80

(11)

commit to user xi

C. PERUMUSAN MASALAH ... 84

D. TUJUAN PENELITIAN ... 84

E. MANFAAT PENELITIAN ... 85

BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. TINJAUAN PUSTAKA ... 86

1. Sistem dan Prosedur... 86

2. Kas ... 87

3. Sistem Akuntansi ... 87

4. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ... 89

B. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ... 104

1. Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai ... 104

2. Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank... 117

3. Sistem Pengeluaran Kas untuk Pengisian Main Cash ... 130

4. Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ... 137

BAB III TEMUAN A. KELEBIHAN ... 142

B. KELEMAHAN ... 144

BAB IV PENUTUP A. KESIMPULAN ... 145

B. REKOMENDASI ... 146

DAFTAR PUSTAKA ... 152 LAMPIRAN

(12)

commit to user xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Struktur Organisasi Yayasan JRS Indonesia tahun 2012 ... 6

Gambar 2.1. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir... 101

Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai ... 113

Gambar 2.3. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank ... 126

Gambar 2.4. Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Pengisian Main Cash ... 135

Gambar 4.1. Rekomendasi untuk Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai ... 147

(13)

commit to user xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Pernyataan Tugas Akhir

Lampiran 2 Surat Keterangan Telah Melakukan Kegiatan Magang Kerja Lampiran 3 Bukti Transaksi Internal: Nota Belanja

Lampiran 4 Bukti Transaksi Internal: Nota Pembayaran Lampiran 5 Bukti Transaksi Internal: Nota Transportasi Lampiran 6 Slip Cash Advance

Lampiran 7 Slip Cash Disbursement

(14)

commit to user ABSTRACT

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA

YAYASAN

JESUIT REFUGEE SERVICE

INDONESIA

Clara Andina Prasanti F3309030

Keywords : The Accounting System of Cash Expenditure, The Evaluation of

Accounting System, Cash Expenditure, Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation, JRS Indonesia

(15)

commit to user 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM INSTANSI

1. Sejarah Yayasan Jesuit Refugee Service (JRS)

Jesuit Refugee Service (JRS) adalah salah satu organisasi internasional

(Non Governmental Organization) atau lebih dikenal dengan Lembaga

Swadaya Masyarakat (LSM) dengan misi menemani, melayani, dan mempertahankan hak asasi pengungsi dan orang yang berpindah paksa. JRS memberikan pelayanan di tingkat nasional maupun internasional dengan dukungan dari kantor internasional di Roma.

Jesuit Refugee Service (JRS) didirikan pada tanggal 14 November 1980 sebagai karya Serikat Yesus, yaitu salah satu ordo pastor-pastor Katolik. JRS secara resmi terdaftar sebagai yayasan di negara Vatikan pada tanggal 19 Maret 2000.

Jesuit Refugee Service (JRS) melayani di 51 negara dengan memberikan bantuan bagi para pengungsi di kamp-kamp maupun di kota-kota, para pengungsi dalam negeri, para pencari suaka, dan pengungsi yang ditahan di dalam rumah detensi imigrasi. Karya pelayanan JRS terutama di bidang pendidikan, bantuan darurat,

(16)

commit to user

kesehatan, kegiatan usaha, dan pelayanan sosial. Pada akhir tahun 2010, lebih dari 500.000 jiwa dilayani oleh JRS.

2. Sejarah Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) Sebelum diresmikan pada tahun 1999, JRS Indonesia pernah beroperasi di Pulau Galang yang terletak 560km di sebelah tenggara Batam untuk melayani pengungsi–pengungsi dari Vietnam. Ketika itu beberapa Jesuit Indonesia ditugaskan untuk menemani, melayani, dan membela hak–hak para pengungsi Vietnam yang datang ke Pulau Galang, para Jesuit Indonesia tersebut diantaranya adalah: P. I. Warnabinarja, SJ, P. V. Sugondo, SJ, dan P. A. Padmaseputra, SJ. Setelah PBB menutup kamp pengungsian di Pulau Galang pada tahun 1997, maka berakhir pula tugas JRS Indonesia.

Pada Maret tahun 1999, JRS Indonesia diresmikan oleh Provinsial Serikat Yesus Indonesia atas permintaan kantor JRS Asia Pasifik di Bangkok dan JRS Internasional di Roma. Provinsial Serikat Yesus Indonesia menunjuk P. Hendra Sutedja, SJ sebagai direktur nasional JRS Indonesia dan P. Karim Albrecht, SJ sebagai direktur JRS Timor Timur. Kantor nasional JRS Indonesia pada waktu itu berada di Jalan Teratai VIII Blok H–7, Jakarta. Pada awal peresmiannya, JRS Indonesia identik dengan Timor Barat karena hampir seluruh karya JRS dipusatkan untuk menangani pengungsi Timor Leste di Timor Barat (Betun, Atambua, dan Kupang) khususnya pemulangan pengungsi yang berada di Timor Barat ke Timor Leste.

(17)

commit to user

JRS Indonesia mulai berkarya di Ambon pada bulan Maret tahun 2000 dengan melayani pengungsi konflik internal antara komunitas Muslim dan Kristen. JRS Indonesia bekerja sama dengan LSM setempat, terutama LSM Muslim dengan memberikan pelayanan seperti pemberian obat, pendidikan, dan sebagainya. Pada akhir Juni tahun 2001 JRS Indonesia memberikan pelayanan di Aceh Timur dengan memberikan bantuan darurat bagi korban konflik, seperti pelayanan kesehatan, pendidikan, dan distribusi makanan dengan membentuk tim yang berbasis di Medan yang turut menangani pengungsi Aceh di wilayah Sumatera Utara.

JRS Indonesia resmi tercatat sebagai yayasan di Indonesia pada tanggal 25 Juli 2001. Pelayanan JRS selanjutnya yaitu memberikan bantuan bagi para pengungsi tsunami Aceh di Banda Aceh, Langsa, Lamno, Calang, Meulaboh, dan Tapaktuan mulai akhir Desember tahun 2004 hingga pertengahan Juni tahun 2011. Selanjutnya, pada tahun 2005 hingga tahun 2007 JRS Indonesia memberikan pelayanan korban bencana gempa dan letusan Gunung Merapi di Yogyakarta dan Jawa Tengah.

Pada awal tahun 2009 hingga sekarang, JRS Indonesia memberikan pelayanan bagi para pengungsi lintas batas dan pencari suaka yang berasal dari Myanmar dan negara–negara di kawasan Timur Tengah seperti Afghanistan, Pakistan, Iran, Irak, Kuwait, dan Somalia yang ditampung di rumah detensi imigrasi maupun di rumah–rumah penduduk

(18)

commit to user

di Medan, Bogor, Yogyakarta, dan Surabaya. JRS Indonesia juga turut memberikan bantuan bagi para pengungsi Gunung Merapi di Yogyakarta maupun beberapa kabupaten di Jawa Tengah pada akhir tahun 2010, kemudian memberikan pelayanan bagi para pengungsi konflik di tempat pengungsian di Ambon, Maluku pada awal tahun 2012.

3. Keadaan Fisik dan Operasional Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia)

Kantor nasional Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) beralamat di Gang Cabe DP III/No.9 dan 13, Puren, Pringwulung, Condong Catur, Depok, Sleman, Yogyakarta 55283, nomor telepon/faks: (0274) 517405, e-mail: [email protected], dan website: www.jrs.or.id. Kantor nasional JRS Indonesia terdiri dari dua unit. Kantor nasional yang kedua berada di gang yang sama dengan nomor 13. JRS Indonesia juga memiliki beberapa kantor di wilayah layanan di beberapa daerah, yaitu:

a. JRS Medan-Immigration Detention Center Project Office

Beralamat di Jalan Pinus I No.15, Kelurahan Pulo Brayan Bengkel Baru, Medan 20239, Sumatera Utara, nomor telepon: (061) 6631867.

b. JRS Bogor-Asylum Seeker Project Office

Beralamat di Jalan Raya Wangun, Kompleks Kehutanan Wana Mulya II No.326 RT.01 RW.02, Kelurahan Sindangsari, Bogor Timur 16720, nomor telepon: (0251) 8240540.

(19)

commit to user

c. JRS Pasuruan-Immigration Detention Center Project Office

Beralamat di Perumahan Pondok Sejati Indah Blok IX/5 kota Pasuruan, Jawa Timur, nomor telepon: (0343) 426683.

d. JRS Ambon-Internally Displaced Persons Molucca Project Office

Beralamat di BTN Paso Indah, Blok 7 No.15 RT.046 RW.009, Desa Paso, Kecamatan Teluk Ambon, Ambon 97116, nomor telepon: (0911) 362715.

4. Visi dan Misi Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia)

Visi: Demi penegakan keadilan (dan perdamaian) bagi pengungsi dalam semangat dialog dengan budaya dan agama lain, JRS Indonesia melaksanakan aneka pelayanan kepada masyarakat pengungsi agar para pengungsi mendapatkan martabatnya kembali sebagai anggota masyarakat yang normal dan damai sejahtera.

JRS Indonesia sadar bahwa keadilan dan perdamaian tidak mungkin tercapai tanpa adanya kerja sama dengan pihak manapun termasuk dengan pihak-pihak yang beragama, berbudaya, berbangsa lain.

Misi: Menemani, melayani dan membela hak-hak pengungsi lintas batas dan pengungsi internal.

JRS Indonesia menyediakan diri dengan terlibat di tengah-tengah masyarakat maupun individu, dan meningkatkan kerja sama dan jaringan regional maupun global bagi kepentingan pengungsi maupun pengungsi internal.

(20)

commit to user

5. Struktur Organisasi Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia)

Gambar 2.1. Struktur Organisasi Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) tahun 2012

NPO & Project Director

Organization Secretary & PR

National Info-Advo Officer Pengawas Yayasan Pengurus Yayasan Direktur Nasional National Finance Officer Project Coordinator Assistant Nat. Prog. Officer Communication Officer Support Officer Finance Officer Info-Advo Officer Field Officer Accounting Officer HR Admin Officer Pembina Yayasan

Sumber: National Human Resources Officer

(21)

commit to user 6. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

a. Tanggung Jawab Pembina, Pengawas, dan Pengurus Yayasan

Tanggung jawab pembina, pengawas, dan pengurus Yayasan JRS Indonesia dijabarkan sesuai dengan tanggung jawab umum jabatan di atas yang tercantum dalam UU RI No.28 Th.2004 tentang Perubahan atas UU No.16 Th.2001 tentang Yayasan.

b. Uraian Kerja Direktur Nasional

Bertanggung jawab kepada Regional Director atas tugas–tugas berikut ini:

1) Berkaitan dengan Program

a) Mengkoordinasi tim assesment untuk membuka program.

b) Mengkoordinasi tim project design untuk pembuatan proposal dan perencanaan kerja.

c) Mengkoordinasi tugas–tugas untuk implementasi program para project director, National Officer, staf

dan support staff yang berada langsung di bawah

koordinasinya.

d) Melaporkan program kepada donor.

e) Bersama dengan National Finance Officer memetakan dana masing–masing donor.

(22)

commit to user

f) Menjawab pertanyaan–pertanyaan dari lapangan mengenai segala sesuatu yang tidak ada pedomannya

(guideline) yang terkait dengan program.

g) Menetapkan pedoman (guideline) program–program yang dikerjakan JRS sebagai alat untuk mengevaluasi program.

h) Menindaklanjuti hasil pemantauan akuntabilitas pelaksanaan program–program JRS apakah sudah berdasarkan standar bantuan kemanusiaan yang berlaku yang dibuat oleh National Program Officer.

i) Membuat keputusan atas rekomendasi yang diberikan oleh National Program Officer dalam melakukan pemantauan program berskala besar atau yang menentukan nama baik JRS karena melibatkan banyak pihak atau lembaga lain (di luar JRS).

j) Menghadiri pertemuan dan mengadakan koordinasi program dengan pemerintah, UN, INGO, dan NGO di tingkat internasional dan nasional yang tidak bisa diwakilkan untuk mendukung kelancaran program. k) Menghentikan atau memutuskan keberlangsungan

program di tingkat nasional.

(23)

commit to user

m) Membentuk tim assessment untuk pembukaan program baru.

n) Memberi persetujuan kepada Project Director atau

National Officer untuk menandatangani suatu kerja

sama (MoU) dengan pihak luar JRS.

o) Memberi masukan kepada Project Director, National

Information–Advocacy Officer dan National Program

Officer dalam mengambil keputusan mengenai

keberlangsungan program JRS yang tidak bekerja sama dengan pihak atau lembaga di luar JRS.

p) Memberi masukan kepada Project Director, National

Information–Advocacy Officer dan National Program

Officer dalam mengambil keputusan mengenai

keberlangsungan program JRS yang bekerja sama dengan pihak atau lembaga di luar JRS.

q) Memberi masukan–masukan dan pertimbangan kepada

National Information–Advocacy Officer mengenai

kampanye, publikasi informasi dan data–data yang bertujuan untuk membela hak–hak pengungsi.

r) Memberi masukan–masukan kepada National Program

Officer dalam mengambil keputusan untuk pemindahan

dan atau pengalihan program dari wilayah proyek satu ke wilayah proyek lainnya jika ada program dan

(24)

commit to user

anggaran yang belum dipakai dan dengan alasan–alasan yang kuat.

s) Mengelola program yang dijalankan di Kantor Nasional.

t) Bersama tim JRS menjaga inventaris aset milik JRS dan mengatur penggunaannya untuk pelayanan pengungsi.

2) Berkaitan dengan Personil

a) Memutuskan komposisi personel JRS sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan program di lapangan.

b) Membantu National Human Resources Officer menjadi anggota tim perekrutan.

c) Mengangkat personel menjadi staf JRS dan atau yang menduduki posisi struktural (para coordinator, project

director, dan national officer).

d) Menandatangani surat kesepakatan kerja semua staf JRS dan support staff yang langsung berada di bawah koordinasinya.

e) Memutuskan perubahan atau perbaikan Kebijakan Kepegawaian.

f) Memutuskan penempatan, pemindahan dan penggantian project director, para national officer, staf

(25)

commit to user

HRD, staf Informasi–Advokasi, staf Finance serta

support staff yang langsung di bawah koordinasinya.

g) Menetapkan gaji personel JRS.

h) Membuat uraian kerja para project director, national

officer, staf dan support staff yang langsung berada di

bawah koordinasinya.

i) Membuat penilaian kinerja atas para project director,

national officer, staf dan support staff yang langsung

berada di bawah koordinasinya.

j) Memutuskan peserta pelatihan untuk tingkat nasional maupun internasional.

k) Memberikan orientasi dan induksi bagi personel baru. l) Memutuskan wakil yang ditugaskan JRS dalam

pertemuan–pertemuan internasional dan nasional. m) Mengambil kebijakan khusus untuk hal–hal yang belum

diatur secara jelas dalam aturan kepegawaian JRS. n) Memberikan ijin cuti bagi para director, para national

officer, dan para officer yang berada langsung di bawah

koordinasinya.

o) Menerbitkan surat peringatan ke–3 (PHK) bagi personel yang melanggar peraturan sesuai dengan ketentuan yang ada.

(26)

commit to user

p) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan usaha untuk mengembangkan kemampuan diri, misalnya mempelajari dokumen–dokumen yang berisi tentang perlindungan pengungsi, undang–undang tentang pendidikan, standar kemanusiaan, guiding

principle tentang kepengungsian, dsb.

3) Berkaitan dengan Keuangan

a) Mengambil keputusan untuk program baru di luar proposal (di dalam proyek yang sedang berjalan) sesuai dengan ketentuan yang berlaku di JRS.

b) Mengambil keputusan untuk pengeluaran di luar anggaran (di dalam proyek yang sedang berjalan) berdasarkan ketentuan yang berlaku di JRS.

c) Memutuskan pembelian aset yang sangat dibutuhkan untuk program.

d) Membuka rekening bank untuk seluruh program atas namanya dan National Finance Officer.

4) Hubungan Donor, Proyek, dan Partnership

a) Bersama Regional Director mencari dana untuk mendukung program–program di Indonesia, dalam bentuk pembuatan proposal.

(27)

commit to user

b) Memberi masukan–masukan dan pertimbangan– pertimbangan kepada Regional Director untuk pembukaan dan penutupan program baru.

c) Bila mendapat delegasi dari Regional Director, membuat perjanjian kerja sama JRS dengan pihak lain yang bersifat internasional, misalnya donor.

d) Membuat perjanjian kerja sama JRS dengan pihak lain, misalnya rekanan pelaksana (pembuat film, penerbit, kontraktor, dsb.), pemerintah, LSM lain, dsb.

c. Uraian Kerja National Finance Officer

Bertanggung jawab kepada Country Director atas tugas-tugas berikut ini:

1) Berkaitan dengan Program, Keuangan, dan Aset

a) Membantu Country Director dalam pengelolaan keuangan dan penggalangan dana.

b) Bekerja sama dengan National Program Officer

membuat penghitungan proposal, pengkodean dan pelaporan untuk para donor sesuai dengan butir-butir dalam proposal.

c) Bekerja sama dengan Country Director melakukan penarikan tunai dari bank dan pemakaiannya untuk pembelian dan pembayaran dengan mempertimbangkan keamanan personel dan aset JRS.

(28)

commit to user

d) Melakukan monitoring atas laporan keuangan yang dibuat oleh masing-masing Project Finance

Coordinator, memperbaiki pengkodean yang salah dan

menjelaskan hal-hal yang tidak jelas kepada mereka. e) Bersama dengan National Program Officer membuat

evaluasi penggunaan dana. Hasil evaluasi disampaikan kepada Country Director.

f) Memberi usulan kepada Country Director dan National

Program Officer untuk pembukaan dan penutupan

suatu proyek.

g) Membuat dan mengembangkan sistem logistik, aset dan dana untuk JRS Indonesia. Sistem yang dibuat harus disetujui oleh Country Director dan Regional Director. h) Mengembangkan sistem kontrol dan monitor bagi

semua level transaksi keuangan di JRS.

i) Mengembangkan sistem audit keuangan baik eksternal maupun internal.

j) Membuat format anggaran dan pelaporan keuangan seperti format anggaran dan rekonsiliasi.

k) Memastikan bahwa setiap akhir bulan (tanggal 25), anggaran pembelian dan pembayaran di proyek pada bulan berikutnya dibuat dengan persetujuan dari

(29)

commit to user

l) Mengembangkan “banking system”: bank account

holder, otorisasi transaksi bank, dsb.

m) Menyediakan sistem dan mekanisme penggalangan dana sejauh disetujui oleh Regional Director.

n) Memutuskan pengeluaran darurat Kantor Nasional berdasarkan ketentuan di JRS yang berlaku bila tidak bisa berkonsultasi dengan Country Director. Keputusan dibuat secara tertulis dengan menggunakan format khusus.

o) Menyajikan perkembangan laporan keuangan setiap bulan kepada Country Director, para National Officer,

dan Project Director sebagai bahan evaluasi atas

penggunaan uang proyek.

p) Memastikan bahwa staf dapat dipercaya memegang PC dalam bentuk mata uang apa pun, melaporkannya secara bertanggung jawab dan tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang disepakati.

q) Sejauh mendapatkan delegasi dari Country Director, menyetujui pemberikan hak-hak (gaji dan tunjangan) kepada staf JRS.

r) Menjaga likuiditas (aliran) dana untuk 3 bulan ke depan.

(30)

commit to user

s) Membuka rekening bank atas nama Yayasan JRS Indonesia bersama dengan Country Director.

t) Melakukan pengawasan uang milik JRS atas para

finance officer dan menyediakan informasi tentang

jumlah dan posisi keuangan JRS untuk Country

Director:

- Memastikan semua transaksi memiliki bukti-bukti resmi seperti nota-nota.

- Memastikan bahwa semua dokumen keuangan disimpan dan siap untuk keperluan audit.

- Bertanggung jawab atas seluruh kas JRS Indonesia dan aset-aset yang digunakan di proyek.

u) Memberikan masukan atau usulan pertimbangan untuk pembelian aset-aset JRS kepada Country Director. v) Mengkoordinasi pengawasan dan pemeliharaan

aset-aset JRS bekerja sama dengan Project Finance

Coordinator.

w) Melakukan audit internal secara teratur (3 bulan sekali) ke proyek dan memberikan evaluasi tertulis hasil audit. Hasil evaluasi tertulis tersebut kemudian disampaikan kepada Country Director, para National Officer dan

(31)

commit to user 2) Berkaitan dengan Personel

a) Membantu Country Director sebagai anggota tim perekrutan staf dan support staff finance (di kantor nasional) sesuai dengan kebutuhan program di lapangan.

b) Memberikan orientasi dan induksi mengenai kebijakan dan mekanisme finance.

c) Memutuskan untuk mengangkat dan menghentikan

support staff untuk bidang finance sesudah konsultasi

dengan para National Officer dan Country Director. d) Mengusulkan perubahan atau perbaikan Kebijakan

Kepegawaian kepada Country Director.

e) Memberikan uraian kerja personel finance serta support

staff yang berada di bawah koordinasinya.

f) Melakukan penilaian kinerja atas personel finance serta

support staff yang berada langsung di bawah

koordinasinya.

g) Mengusulkan penempatan, pemindahan dan penggantian staf finance kepada Country Director,

Project Director dan para National Officer.

h) Memutuskan dan mengkoordinasi penempatan, pemindahan, dan penggantian support staff finance

(32)

commit to user

dengan berkonsultasi dengan para National Officer dan

Country Director.

i) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

Country Director untuk staf yang ditugaskan mewakili

JRS dalam pertemuan yang mengundang JRS.

j) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

Country Director untuk staf yang ditugaskan mengikuti

seminar atau pelatihan tingkat internasional yang diselenggarakan oleh pihak luar JRS.

k) Mengambil keputusan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan personel yang langsung di bawah koordinasinya sejauh diatur secara jelas dalam aturan kepegawaian JRS.

l) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan usaha untuk mengembangkan kemampuan diri, misalnya mempelajari dokumen-dokumen yang berisi tentang perlindungan pengungsi, undang-undang tentang pendidikan, standar kemanusiaan, guiding

principle tentang kepengungsian, dsb.

3) Hubungan Donor, Proyek, dan Partnership

a) Menjaga kepercayaan para relasi (donor, rekan kerja sama, dll.) untuk mendukung program-program di Indonesia dengan cara pemeriksaan proposal dan

(33)

commit to user

pembuatan laporan keuangan yang cermat, akurat, dan tepat pada waktunya.

b) Mengundang auditor dari luar (eksternal) untuk memeriksa akuntabilitas laporan keuangan JRS dan mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk kelancaran audit tersebut.

d. Uraian Kerja National Program Officer

Bertanggung jawab kepada Country Director atas tugas-tugas berikut ini:

1) Berkaitan dengan Program

a) Bekerja sebagai bagian dari tim nasional di Kantor Nasional maupun dengan proyek di lapangan dengan mengunjungi dan memberikan dukungan terhadap program-program demi keberhasilan implementasi program di lapangan.

b) Bekerja sama dan berkoordinasi dengan tim nasional maupun proyek untuk menjalankan perannya dalam koordinasi dan pemberian dukungan dan arahan proyek.

c) Bertanggung jawab terhadap penyusunan perencanaan, pelaksanaan, laporan serta evaluasi program-program JRS pada level nasional.

(34)

commit to user

d) Membantu Country Director dalam mengkoordinasi penyusunan proposal dan membentuk tim project

design.

e) Bersama dengan National Finance Officer membuat kode keuangan sesuai dengan proposal. Kode keuangan ini dipakai untuk penyusunan laporan program.

f) Membuat evaluasi keuangan program bersama National

Finance Officer setelah laporan keuangan selesai

dibuat.

g) Bersama National Information-Advocacy Officer

membuat analisis atau laporan untuk program-program tertentu.

h) Memberikan masukan dan konsultasi dengan tim di lapangan mengenai segala sesuatu yang tidak ada pedomannya (guideline) yang terkait dengan program. i) Bersama dengan Country Director dan Project

Director, mengembangkan dan memantau kriteria,

metodologi dan panduan-panduan progam JRS: standar-standar perencanaan, penulisan laporan proyek, membuat pedoman (guidelines) dan agenda, serta memeriksa proposal-proposal proyek, laporan-laporan tiga bulanan, enam bulanan dan tahunan.

(35)

commit to user

j) Melakukan pemantauan dan menjaga akuntabilitas pelaksanaan program-program JRS berdasarkan standar bantuan kemanusiaan yang berlaku, di antaranya dengan melakukan kunjungan secara berkala ke lokasi-lokasi proyek, serta membuat evaluasi dan rekomendasi tertulis dari setiap kunjungan serta menyampaikannya kepada Project Director dan Country Director untuk ditindaklanjuti.

k) Melakukan pemantauan program berskala besar/tingkat nasional atau yang menentukan nama baik JRS karena melibatkan banyak pihak atau lembaga lain (di luar JRS) bersama dengan Project Coordinator dan Project

Director dan membuat rekomendasi tertulis kepada

Country Director yang akan mengambil keputusan.

l) Membangun jaringan kerja sama dan menghadiri pertemuan-pertemuan terkait dengan program yang dijalankan JRS dengan pemerintah, UN, INGO, dan NGO di tingkat nasional untuk mendukung keberhasilan program.

m) Mempersiapkan dan melaksanakan pertemuan-pertemuan para Project Director dan Coordinator

(36)

commit to user

n) Memberi masukan-masukan kepada Project Director

dan Coordinator dalam rapat-rapat sejauh diperlukan

serta mendukung dan atau memfasilitasi pelatihan-pelatihan yang relevan demi keberhasilan program yang dijalankan.

o) Mengarahkan dan memastikan konsistensi penerapan misi dan etos kerja JRS dalam implementasi program di lapangan.

p) Mengkoordinasi perumusan proposal-proposal proyek untuk kegiatan-kegiatan koordinasi dan menyampaikannya kepada Country Director.

q) Merekomendasikan penghentian atau pemutusan keberlangsungan proyek yang tidak bekerja sama secara resmi dengan pihak atau lembaga lain dengan mempertimbangkan masukan Project Director dan

Project Coordinator dan mengajukannya kepada

Country Director untuk diputuskan.

r) Merekomendasikan pengambilan keputusan mengenai keberlangsungan program JRS yang bekerja sama dengan pihak atau lembaga di luar JRS setelah mengadakan konsultasi dengan berbagai pihak kepada

(37)

commit to user

s) Membantu para Project Coordinator dan Project

Director dalam mengelola dan mengevaluasi proyek.

t) Memberikan masukan-masukan dan pertimbangan kepada Country Director untuk pembukaan atau penutupan suatu proyek.

u) Membuat dan atau menandatangani kerja sama (MoU) dengan pihak luar JRS terkait dengan program sejauh didelegasikan oleh Country Director.

v) Memberikan masukan-masukan dan pertimbangan kepada National Information-Advocacy Officer

mengenai kampanye, publikasi informasi dan data-data yang bertujuan untuk membela hak-hak pengungsi. w) Merunut kembali proyek yang dilakukan atas nama

JRS, mengkaji ulang proposal dan laporan proyek, dan mengupayakan untuk selalu memperbaharui database

proyek supaya tidak kadaluwarsa.

x) Bersama dengan Country Director dan Project Director

membuat metodologi dan kerangka kerja serta sumber-sumber untuk evaluasi proyek. Selanjutnya membantu

Project Coordinator dan Project Director dalam

mengelola dan mengevaluasi proyek.

y) Membuat rekomendasi kepada Country Director dan atau Project Director untuk pemindahan atau

(38)

commit to user

pengalihan program dari proyek yang satu ke proyek lainnya jika ada program dan anggaran yang belum dipakai dan dengan memberikan alasan-alasan yang kuat.

z) Memberikan masukan-masukan dan pertimbangan kepada National Information-Advocacy Officer

mengenai program advokasi.

aa) Memberikan masukan dan pertimbangan mengenai program yang dijalankan di Kantor Nasional kepada

Country Director.

bb) Bersama tim JRS menjaga inventaris aset milik JRS dan mengatur penggunaannya untuk pelayanan pengungsi.

2) Berkaitan dengan Personel

a) Membantu National Human Resources Officer sebagai anggota tim perekrutan personel baru sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan program di lapangan, antara lain dengan mewawancari calon.

b) Mengusulkan perekrutan, pengangkatan, penggantian dan penghentian personel kepada Country Director. c) Mengusulkan dan memberi pertimbangan mengenai

pengangkatan Project Director, Project Coordinator

(39)

commit to user

Mengusulkan perubahan atau perbaikan Kebijakan Kepegawaian kepada Country Director.

d) Memutuskan penempatan, pemindahan dan penggantian staf dan support staff dari area proyek yang satu ke area yang lain yang berbeda project

director melalui konsultasi dengan Country Director

dan para National Officer.

e) Mengusulkan penempatan, pemindahan dan penggantian staf program (yang langsung di bawah koordinasinya) kepada Country Director dan para

National Officer.

f) Mengusulkan gaji personel program kepada Country

Director dan National Human Resources Officer.

g) Membuat dan menandatangani, atas nama JRS, surat perjanjian kerja support staff yang berada langsung di bawah koordinasinya.

h) Membuat uraian kerja staf dan support staff yang berada langsung di bawah koordinasinya.

i) Membuat penilaian kerja personel yang berada langsung di bawah koordinasinya minimal 2 kali setahun.

(40)

commit to user

j) Mengusulkan peserta pelatihan untuk tingkat nasional maupun internasional kepada Country Director dan

National Human Resources Officer.

k) Memberikan orientasi dan induksi bagi personel baru untuk materi program.

l) Memberikan usulan dan pertimbangan kepada Country

Director untuk pengangkatan Project Director dan

National Officer.

m) Memberikan masukan-masukan atau usulan-usulan kepada Country Director untuk staf yang ditugaskan mewakili JRS dalam pertemuan-pertemuan internasional maupun nasional.

n) Memberikan masukan-masukan atau usulan-usulan kepada Country Director dan National Human

Resources Officer untuk staf yang ditugaskan

mengikuti seminar atau pelatihan yang diselenggarakan oleh pihak luar JRS, baik nasional maupun internasional.

o) Mengambil keputusan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan personel yang langsung di bawah koordinasinya sejauh diatur secara jelas dalam aturan kepegawaian JRS.

(41)

commit to user

p) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

Country Director dan National Human Resources

Officer mengenai hal-hal yang berhubungan dengan

personel sejauh belum diatur secara jelas dalam aturan kepegawaian JRS (misalnya mengenai tunjangan-tunjangan untuk personel).

q) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan usaha untuk mengembangkan kemampuan diri, misalnya mempelajari dokumen-dokumen yang berisi tentang perlindungan pengungsi, undang-undang tentang pendidikan, standar kemanusiaan, guiding

principle tentang kepengungsian, dsb.

3) Berkaitan dengan Keuangan

a) Bertanggung jawab kepada Country Director untuk penyusunan budget proposal untuk kegiatan-kegiatan yang diperlukan di bidang program.

b) Menyusun perencanaan anggaran untuk kegiatan yang diperlukan di bidang program dan mengusulkannya kepada Country Director.

c) Memberikan laporan kegiatan dan keuangan atas kegiatan-kegiatan program sesuai dengan format JRS yang tersedia kepada Country Director.

(42)

commit to user

d) Mengusulkan pembelian aset untuk kelancaran kegiatan-kegiatan program kepada Country Director. 4) Hubungan Donor, Proyek, dan Partnership

a) Bersama Country Director membantu mencari dana untuk mendukung program-program di Indonesia, dalam bentuk pembuatan proposal.

b) Mengembangkan dan mengelola perjanjian-perjanjian kerja dengan pihak lain terkait dengan implementasi program dengan berkonsultasi dengan Project Director

dan National Officer.

c) Menjadi penghubung para Program Officer di tingkat regional.

d) Menjaga kepercayaan para relasi (donor, rekan kerja sama, dll.) untuk mendukung program-program di Indonesia dengan cara pemeriksaan proposal dan pembuatan laporan tepat pada waktunya.

e) Bila mendapat delegasi dari Country Director, membuat perjanjian kerja sama JRS dengan pihak lain, misalnya donor, rekanan pelaksana (pembuat film, penerbit, kontraktor, dsb.), pemerintah, LSM lain, dsb. f) Melakukan konsultasi dan kerja sama dengan Program

(43)

commit to user

g) Melakukan kerja sama dan partnership dengan lembaga-lembaga lain dalam menjalankan program.

e. Uraian Kerja National Information–Advocacy Officer

Bertanggung jawab kepada Country Director atas tugas-tugas berikut ini:

1) Berkaitan dengan Program

a) Membantu Country Director di bidang Informasi,

Database, dan Riset.

b) Membantu Country Director di bidang Advokasi. 2) Berkaitan dengan Personel

a) Bekerja sama dan berkoordinasi dengan tim JRS dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan advokasi, membantu perekrutan, orientasi dan induksi mengenai informasi dan advokasi serta standar-standar bantuan kemanusiaan, dan peningkatan kapasitas staf.

b) Membantu memberikan uraian kerja personel informasi dan advokasi serta database & IT Officers yang berada di bawah koordinasinya.

c) Melakukan penilaian kinerja atas personel informasi dan advokasi serta support staff yang berada di bawah koordinasinya.

(44)

commit to user

d) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

Country Director untuk staf yang ditugaskan mewakili

JRS dalam pertemuan yang mengundang JRS.

e) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

Country Director untuk staf yang ditugaskan mengikuti

seminar atau pelatihan tingkat internasional yang diselenggarakan oleh pihak luar JRS.

f) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan usaha untuk mengembangkan kemampuan diri, misalnya mempelajari dokumen-dokumen yang berisi tentang perlindungan pengungsi, undang-undang tentang pendidikan, dokumen-dokumen hukum Indonesia serta standar kemanusiaan, guiding principle

tentang kepengungsian, dsb. 3) Berkaitan dengan Keuangan

a) Membantu Country Director untuk penyusunan budget

proposal untuk kegiatan-kegiatan advokasi, research

dan informasi.

b) Membantu menyusun perencanaan anggaran untuk kegiatan advokasi, research dan informasi dan mengusulkannya kepada Country Director.

(45)

commit to user

c) Memberikan laporan kegiatan dan keuangan atas kegiatan-kegiatan advokasi, research dan informasi kepada Country Director.

d) Mengusulkan pembelian aset untuk kelancaran kegiatan advokasi yang sangat dibutuhkan kepada Country

Director.

e) Memberi usulan dan pertimbangan kepada Country

Director mengenai pengeluaran di luar proposal dan

pembukaan program baru di luar proposal proyekyang sudah disetujui.

4) Hubungan dengan Tim Kerja, Donor, dan Partnership

a) Membantu Country Director mencari dana untuk program advokasi JRS.

b) Menyediakan dan menyebarkan informasi tentang JRS untuk mendukung pencarian dana bagi program-program JRS Indonesia dengan persetujuan Country

Director.

c) Menyelenggarakan kegiatan penggalangan dana di tingkat nasional bekerja sama dengan National Officer

dan dengan persetujuan Country Director.

d) Menyediakan data dan informasi yang diperlukan untuk kepentingan hubungan dengan donor.

(46)

commit to user

e) Memeriksa dan mengoreksi konsep proposal dan laporan kegiatan program JRS jika dibutuhkan.

f) Berkoordinasi dengan tim-tim kerja terkait, memastikan bahwa isu-isu advokasi selalu terintegrasi dalam pelaksanaan program di lapangan.

g) Menjalin hubungan yang baik dengan jaringan advokasi dengan memberi informasi terbaru, berbagi informasi atau data, menghadiri pertemuan jaringan dan bentuk-bentuk komunikasi/koordinasi yang lain dengan tetap memperhatikan kepentingan masyarakat yang didampingi.

h) Mempublikasikan dan mengampanyekan isu-isu advokasi dengan tetap mempertimbangkan dampak positif-negatif terhadap masyarakat pengungsi yang didampingi oleh JRS dengan persetujuan Country

Director.

f. Uraian Kerja Accounting Officer

Bertanggung jawab kepada Finance Officer atas tugas-tugas berikut ini:

1) Berkaitan dengan Program

a) Bertanggung jawab atas uang kas baik rupiah maupun valuta asing yang ada di kantor nasional.

(47)

commit to user

b) Membukukan semua transaksi keuangan yang dilakukan di kantor nasional.

c) Menyimpan bukti-bukti transaksi dan membuat laporan rekonsiliasi per minggu.

d) Memeriksa laporan keuangan dari semua proyek yang ada di JRS Indonesia, sekaligus menginformasikan kepada proyek jika ternyata ada kesalahan kode.

e) Memeriksa semua transaksi keuangan dan memasukkan semua transaksi keuangan kantor nasional ke dalam jurnal-jurnal pada sistem akuntansi JRS Indonesia. f) Membuat laporan keuangan berdasarkan laporan yang

dihasilkan dalam program akuntansi serta membuat laporan konsolidasi per tiga bulan.

g) Membuat laporan keuangan yang meliputi neraca, laporan aktivitas serta laporan perubahan aset lembaga berdasarkan pada sistem akuntansi JRS Indonesia. h) Menginformasikan secara tertulis kepada National

Finance Officer jika menemukan transaksi yang tidak

wajar.

i) Merekomendasikan kepada National Finance Officer

mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses internal audit berdasarkan laporan bulanan dari proyek.

(48)

commit to user

j) Mencatat dan memproses laporan akuntansi atas semua aset yang dimiliki oleh JRS Indonesia.

k) Membantu Finance Officer dalam menyusun laporan tahunan Pajak Penghasilan ps. 21 Staff/Volunteer dan Pajak penghasilan ps. 25 Badan.

l) Membantu National Finance Officer dalam membuat laporan untuk donatur khusus.

m) Membantu National Finance Officer dalam menyediakan data yang diminta oleh auditor eksternal dan memberikan keterangan seperlunya kepada mereka atas pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.

2) Berkaitan dengan Personel

a) Memberikan orientasi dan induksi mengenai kebijakan dan mekanisme keuangan sejauh diberi delegasi oleh

National Finance Officer.

b) Melakukan penilaian kinerja atas personel finance yang berada langsung di bawah koordinasinya.

c) Mengusulkan dan mengkoordinasi penempatan, pemindahan, dan penggantian staff finance kepada

National Finance Officer.

d) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

(49)

commit to user

ditugaskan mewakili JRS dalam pertemuan yang mengundang JRS.

e) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

National Finance Officer untuk staff finance yang

ditugaskan mengikuti seminar atau pelatihan tingkat internasional yang diselenggarakan oleh pihak luar JRS.

principle tentang kepengungsian, dsb.

3) Berkaitan dengan Keuangan dan Aset

a) Memberikan masukan atau usulan pertimbangan untuk pembelian aset-aset JRS kepada National Finance

Officer.

b) Mengkoordinasi pengawasan dan pemeliharaan aset-aset JRS bekerja sama dengan National Finance

Officer.

c) Membantu National Finance Officer melakukan audit internal secara teratur (3 bulan sekali) terhadap seluruh

(50)

commit to user

proyek JRS Indonesia dan memberikan evaluasi tertulis hasil audit.

4) Hubungan Donor, Proyek, dan Partnership

a) Menjaga kepercayaan para relasi (donor, rekan kerja sama, dll.) untuk mendukung program-program di Indonesia dengan cara pemeriksaan proposal dan pembuatan laporan keuangan yang cermat, akurat dan tepat pada waktunya di wilayah pelaksanaan proyek. b) Mengusulkan kepada National Finance Officer untuk

mengundang auditor eksternal untuk memeriksa akuntabilitas laporan keuangan JRS dan mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk kelancaran audit tersebut.

g. Uraian Kerja Human Resources Administration Officer

Bertanggung jawab kepada Finance Officer atas tugas-tugas berikut ini:

1) Berkaitan dengan Administrasi Human Resources

a) Perekrutan dan Seleksi Kandidat

- Membantu mengkoordinasi pelaksanaan perekrutan dalam hal pengumuman, menyampaikan daftar kandidat kepada koordinator tim perekrutan, mengundang kandidat, membuat agenda wawancara, merekap

(51)

commit to user

hasil wawancara, mengumumkan penerimaan dan penolakan, menyampaikan kepada staf baru tanggal orientasi dan persiapan keberangkatan ke tempat kerja.

- Menyusun uraian kerja staf berdasarkan masukan dari para supervisor.

- Membuat dan mengelola pengarsipan kontrak, uraian kerja, code of conduct dan dokumen-dokumen staf lainnya berdasarkan informasi dari para supervisor.

b) Orientasi Staf Baru

- Membantu memberi penjelasan mengenai administrasi (kontrak dan penggajian) dan ketentuan-ketentuan mengenai kesejahteraan personel JRS.

- Mengumpulkan dokumentasi dari staf baru dan memberikan dokumentasi JRS yang harus dipegang oleh staf baru.

c) Induksi Staf Baru

- Membantu supervisor membuat/mengingatkan jadwal induksi staf baru.

- Membantu supervisor dalam pelaksanaan induksi staf baru.

(52)

commit to user

d) Pendampingan dan Pengembangan Staf

- Membantu membuat jadwal evaluasi kinerja untuk masing-masing personel.

- Mengumumkan situasi personel yang

memerlukan perhatian, ulang tahun, dan semacamnya.

- Membuat dan memperbaharui daftar seminar atau pelatihanyang pernah diikuti personel.

- Membuat sertifikat seminar atau pelatihan jika difasilitasi oleh lembaga.

- Memberikan masukan-masukan dan usulan hal-hal yang terkait dengan peraturan/undang-undang kepegawaian pemerintah dan organisasi/JRS kepada para supervisor.

- Menyiapkan format-format untuk rekomendasi dan keperluan seminar atau pelatihan.

e) Kesejahteraan Staf

- Mencatat absensi personel yang off unpaid. - Mencatat personel yang bekerja lebih dari 30 hari

di luar wilayah kerjanya.

- Membuat dan memperbaharui informasi atau data cuti dan mengurusi administrasinya dengan bekerja sama dengan Finance Officer.

(53)

commit to user

- Membuat dan memperbaharui informasi atau data antar kontrak dan mengurusi administrasinya dengan bekerja sama dengan Finance Officer dan supervisornya.

- Memastikan dana solidaritas diberikan kepada staf yang berhak.

- Mengelola administrasi Askes seluruh personel (pendaftaran, reimburse, penghentian, perpanjangan, dll) dan membuat informasi atau data terbaru yang berhubungan dengan kesehatan setiap personel.

f) Penggajian Staf

- Mengusulkan gaji dan tunjangan personel baru berdasarkan sistem penggajian JRS kepada

National Finance Officer.

- Menghitung gaji dan tunjangan-tunjangan lain untuk dilaporkan/diberikan kepada National

Finance Officer.

- Membuat slip dan mengirimkan slip-slip gaji maupun tunjangan kepada masing-masing personel dengan tembusan kepada National

(54)

commit to user

untuk personel yang didanai oleh proyek yang bersangkutan.

- Mencatat dan menghitung perubahan-perubahan tunjangan-tunjangan personel yang mengalami perubahan status seperti rumah, suami/istri, anak, dll.

- Melaporkan kepada Finance National Officer

perubahan gaji pokok personel tiap tahun, dan per semester untuk support staff berdasarkan sistem yang berlaku.

- Mengurus perpajakan serta memberi informasi kepada Finance National Officer mengenai perkembangan perpajakan

g) Akhir Kontrak Staf

- Menyimpan arsip “exit questionnaire” masing-masing personel

- Membuat draft surat rekomendasi kerja personel yang selesai di JRS.

- Menyampaikan keputusan sanksi adminisitratif kepada personel yang bersangkutan.

- Menghitung hak-hak akhir kontrak (gaji, loyalitas, pesangon) dan memberikan slip hak-hak tersebut kepada personel yang bersangkutan.

(55)

commit to user

2) Berkaitan dengan Personel pada Umumnya

a) Ikut menjaga kondisi kerja dan tempat tinggal yang bersih, sehat, aman, nyaman, serta keamanan personel JRS wilayahnya.

b) Membantu team finance dibidang transaksi keuangan harian di kantor nasional jika dibutuhkan.

c) Memberi pertimbangan mengenai kebutuhan seminar atau pelatihan yang mendukung program kepada

Country Director dan untuk secara keseluruhan.

d) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan usaha untuk mengembangkan kemampuan diri, misalnya mempelajari dokumen-dokumen yang berisi tentang perlindungan pengungsi, undang-undang tentang pendidikan, kemanusiaan, guiding principle

tentang kepengungsian, dsb.

e) Bersama tim JRS menjaga inventaris aset milik JRS dan mengatur penggunaannya untuk pelayanan pengungsi.

h. Uraian Kerja Assistant National Program Officer

Bertanggung jawab kepada National Program Officer atas tugas-tugas berikut ini:

(56)

commit to user 1) Berkaitan dengan Program

a) Bekerja sebagai bagian dari tim nasional di Kantor Nasional maupun dengan proyek di lapangan dan bersama dengan delegasi NPO, mengunjungi serta memberikan dukungan terhadap proyek JRS demi keberhasilan implementasi di lapangan.

b) Bertanggung jawab terhadap penyusunan perencanaan, pelaksanaan, laporan serta evaluasi program-program JRS pada level nasional.

c) Memberikan masukan dan konsultasi kepada NPO mengenai segala sesuatu yang tidak ada pedomannya

(guideline) yang terkait dengan program.

d) Bersama dengan NPO & PCs, mengembangkan dan memantau kriteria, metodologi dan panduan-panduan progam JRS: standar-standar perencanaan, penulisan laporan proyek, membuat pedoman (guidelines) dan agenda serta memeriksa proposal-proposal proyek, laporan-laporan tiga bulanan, enam bulanan dan tahunan.

e) Memberikan masukan kepada NPO tentang konsistensi penerapan misi dan etos kerja JRS dalam implementasi program di lapangan.

(57)

commit to user

f) Membantu perumusan proposal-proposal proyek untuk kegiatan-kegiatan koordinasi dan menyampaikannya kepada National Programme Officer.

g) Merekomendasikan pengambilan keputusan mengenai keberlangsungan program JRS yang bekerja sama dengan pihak atau lembaga di luar JRS setelah mengadakan konsultasi dengan berbagai pihak kepada

National Program Officer.

h) Memberikan masukan-masukan dan pertimbangan kepada NPO untuk pembukaan atau penutupan suatu proyek.

i) Merunut kembali proyek yang dilakukan atas nama JRS, mengkaji ulang proposal dan laporan proyek, dan mengupayakan untuk selalu memperbaharui database

proyek supaya tidak kadaluwarsa.

j) Membuat metodologi dan kerangka kerja serta sumber-sumber untuk evaluasi proyek bersama dengan NPO. Selanjutnya membantu Project Coordinator dalam mengelola dan mengevaluasi proyek.

k) Membuat rekomendasi kepada NPO untuk pemindahan atau pengalihan program dari proyek yang satu ke proyek lainnya jika ada program dan anggaran yang

(58)

commit to user

belum dipakai dan dengan memberikan alasan-alasan yang kuat.

l) Bersama tim JRS menjaga inventaris aset milik JRS dan mengatur penggunaannya untuk pelayanan pengungsi.

2) Berkaitan dengan Personel

a) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan usaha untuk mengembangkan kemampuan diri, misalnya mempelajari dokumen-dokumen yang berisi tentang perlindungan pengungsi, undang-undang tentang pendidikan, standar kemanusiaan, guiding

principle tentang kepengungsian, dsb.

3) Berkaitan dengan Keuangan dan Aset

a) Mengambil keputusan dalam situasi darurat dan tidak bisa konsultasi dengan atasan langsung untuk program baru di luar proposal (di dalam proyek yang sedang berjalan) dengan anggaran sesuai dengan kebijakan finansial yang ada. Keputusan dibuat secara tertulis dengan menggunakan format khusus. Jika bisa konsultasi dengan atasan langsung, hal ini menjadi wewenang National Program Officer.

(59)

commit to user

b) Mengusulkan pengadaan aset yang sangat dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan program kepada National Program Officer.

4) Hubungan Donor, Proyek, dan Partnership

a) Mengkoordinasi penerimaan tamu-tamu relasi dan donor JRS di wilayah kerjanya.

b) Menjalin hubungan dengan penduduk di wilayah kerjanya, para pejabat sipil, pemimpin dan lembaga keagamaan setempat, dan wakil lembaga-lembaga internasional maupun lokal (Badan PBB dan LSM-LSM) yang berkaitan dengan kerja bagi para pengungsi

(refugee dan asylum seekers) di tingkat proyek.

c) Mengusulkan penutupan proyek atau penghentian program kepada National Program Officer.

i. Uraian Kerja Communication Officer

Bertanggung jawab kepada National Information-Advocacy

Officer atas tugas-tugas berikut ini:

1) Berkaitan dengan Program

a) Menganalisa kebijakan-kebijakan yang diterapkan oleh pihak-pihak yang berwenang terhadap situasi politik yang berkaitan dengan pengungsi lintas batas dan pengungsi internal di Indonesia.

(60)

commit to user

b) Mengembangkan strategi-strategi komunikasi dan rencana-rencana komunikasi JRS Nasional terkait dengan butir 1 di atas.

c) Membantu National Information-Advocacy Officer

mengelola informasi, publikasi dan relasi dengan media serta menyebarkan riset dan kebijakan JRS seluas-luasnya.

d) Menulis artikel bagi publikasi nasional maupun internasional termasuk publikasi-publikasi JRS.

e) Mengelola isi situs jejaring dan merancang serta mengedit publikasi nasional.

f) Mengorganisasi pelatihan atau lokakarya media dan komunikasi bagi para staf JRS untuk peningkatan kesadaran masyarakat terhadap isu-isu yang terkait dengan pengungsi sehingga staf JRS mampu membuat identifikasi isu-isu untuk disampaikan secara umum, serta menerapkan pedoman-pedoman pelatihan yang telah dibuat kantor regional.

g) Berperan serta dalam berbagai lokakarya, seminar dan pertemuan serta berkoordinasi dan mengembangkan komunikasi yang efektif antara JRS dan jejaring komunikasi/advokasi nasional.

(61)

commit to user

h) Memperbaharui database JRS untuk memastikan salinan dokumen-dokumen kunci, data dan foto-foto dari kantor-kantor lapangan maupun nasional dilakukan secara teratur.

i) Mengelola dan memperbaharui milis internal, eksternal, termasuk alumni secara berkala.

j) Memastikan perpustakaan JRS di kantor nasional memiliki koleksi pustaka terbaru sesuai dengan publikasi kunci terbaru dan informasi buku serta tersedianya dokumen online.

k) Memastikan server JRS Indonesia berjalan dan

membantu kapanpun dibutuhkan dengan

mengorganisasi pemeliharaan perangkat keras yang digunakan baik staf nasional maupun lapangan.

2) Berkaitan dengan Personel

a) Mengkoordinasi sukarelawan di kantor nasional yang bertugas dalam memperbaharui database dan membuat desain rencana-rencana kerja bagi para sukarelawan dan mendampingi pelaksanaannya.

b) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan usaha untuk mengembangkan kemampuan diri, misalnya mempelajari dokumen-dokumen yang berisi tentang perlindungan pengungsi, undang-undang

(62)

commit to user

tentang pendidikan, standar kemanusiaan, guiding

principle tentang kepengungsian, dsb.

3) Berkaitan dengan Keuangan dan Aset

a) Mengusulkan pengadaan aset yang sangat dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan program kepada National Information-Advocacy Officer.

4) Hubungan Donor, Proyek, dan Partnership

a) Mengkoordinasi penerimaan tamu-tamu relasi dan donor JRS di wilayah kerjanya sejauh didelegasikan oleh supervisor.

(refugee dan asylum seekers) di tingkat proyek.

j. Uraian Kerja Organization Secretary and Public Relation

Bertanggung jawab kepada Country Director atas tugas-tugas berikut ini:

1) Hubungan dengan Pemerintah

a) Mencari data dan informasi serta menganalisa kebijakan-kebijakan pemerintah yang berhubungan dengan eksistensi lembaga JRS.

(63)

commit to user

b) Membantu Country Director dalam menyediakan syarat-syarat administratif dan konsultasi hukum terkait dengan kelembagaan JRS.

c) Menyediakan dan mengurus tuntutan-tuntutan administratif dari pemerintah terhadap JRS sebagai lembaga.

d) Menyediakan laporan-laporan JRS menyangkut kelembagaan maupun kegiatan program yang perlu untuk pemerintah.

e) Membuat, mengirim, menerima dan

mendokumentasikan surat-surat keluar dan masuk JRS ke dan dari pemerintah (sejauh diperlukan).

f) Membantu Country Director dalam membangun relasi dengan pemerintah demi lancarnya kegiatan program JRS.

2) Hubungan dengan Institusi Gerejani

a) Membantu Country Director dalam menjaga relasi dan komunikasi yang baik dengan institusi gerejani dan kegiatan gerejani (Keuskupan, Paroki, Tarekat Religius, dan komunitas-komunitas rohaniwan/rohaniwati, lembaga-lembaga sosial gereja lainnya).

b) Membuat, mengirimkan, dan mendokumentasikan laporan-laporan kegiatan JRS kepada lembaga-lembaga

(64)

commit to user

gereja (Kedutaan Vatican untuk Indonesia, KWI, dan institusi gerejani lain yang relevan).

c) Membuat sarana-sarana korespondensi JRS dengan lembaga-lembaga gerejani (kartu natal/paskah, ucapan terima kasih, surat-surat, dsb.) agar terjalin koordinasi dan kerja sama dengan institusi gerejani.

d) Ikut merancang dan melaksanakan kesadaran terhadap keprihatinan dan program JRS serta penggalangan dana JRS untuk kalangan institusi-institusi gerejani.

e) Bertanggung jawab terhadap program beasiswa anak-anak dari Pulau Buru bekerja sama dengan lembaga gerejani (Panti Asuhan A.K. Ngawen dan Yayasan Pengabdian Masyarakat Realino).

3) Hubungan dengan Masyarakat Umum

a) Membantu perencanaan dan pelaksanaan kegiatan-kegiatan khusus JRS dalam rangka kesadaran maupun menjaga hubungan yang baik dengan masyarakat umum, misalnya kegiatan Peringatan Hari Pengungsi Sedunia, kegiatan peluncuran dokumen yang diterbitkan JRS, dan semacamnya.

b) Memastikan terjalinnya hubungan dan komunikasi yang baik dengan masyarakat sekitar kantor JRS dan

(65)

commit to user

aparat pemerintahan lokal (RT, RW, Desa, Kelurahan, Kecamatan).

4) Kesekretariatan

Mengelola arsip-arsip yang terkait dengan lembaga (selain database, data Human Resources, dan keuangan) yang meliputi:

a) Surat-surat masuk dan keluar JRS dengan pihak lain (pemerintah, institusi gerejani, masyarakat, donor, dll.). b) Dokumen dan surat-surat kelembagaan (akte yayasan,

rapat-rapat yayasan, kebijakan-kebijakan pemerintah tentang lembaga, surat-surat kepemilikan tanah dan aset yang lain, sertifikat, dokumen konsultasi kelembagaan, kontrak kerja sama, dll.).

c) Dokumen-dokumen program JRS (proposal, laporan, hasil evaluasi, dll.).

5) Hospitalitas

a) Mengatur penerimaan tamu baik dari luar maupun internal JRS.

b) Menerima telepon/fax.

c) Melayani pemesanan tiket dan membantu pengiriman maupun penerimaan surat atau paket.

(66)

commit to user 6) Lain-lain

a) Mengkoordinasi para personel yang menjadi tanggung jawabnya (jika ada).

b) Memberi masukan dan penilaian atas personel yang menjadi tanggung jawabnya (jika ada).

c) Mengkoordinasi makan siang di kantor nasional.

principles tentang kepengungsian, dsb.

e) Bersama tim JRS menjaga inventaris aset milik JRS dan mengatur penggunaannya untuk pelayanan pengungsi.

f) Mengerjakan hal-hal penting yang belum teridentifikasi terkait dengan urusan kelembagaan dan relasi lembaga dengan lembaga lain (pemerintah, gereja, Serikat Yesus, dan masyarakat).

k. Uraian Kerja Project Coordinator

Tugas dan tanggung jawab Coordinator Asylum Seeker Project

(67)

commit to user

1) Membantu National Program Officer dalam hal:

a) Menghadiri pertemuan-pertemuan untuk berkoordinasi di wilayah proyek dan mengawasi penerapan rencana yang telah dibuat.

b) Menjalin hubungan dengan pihak-pihak terkait di wilayah kerjanya: para pejabat sipil, pemimpin dan lembaga keagamaan setempat, dan wakil lembaga-lembaga internasional, nasional maupun lokal (Badan PBB dan LSM-LSM) yang berkaitan dengan kerja bagi para pengungsi (refugees/IDPs) di tingkat proyek. c) Mengusulkan penutupan proyek atau penghentian

program kepada National Program Officer.

d) Membangun dan melanjutkan relasi yang efektif dan percaya satu sama lain dengan semua pihak terkait serta menggunakan relasi tersebut untuk menjaga terpenuhinya hak para pencari suaka dan bela rasa atas situasi mereka.

e) Mengkoordinasi penerimaan tamu-tamu relasi dan donor JRS di wilayah kerjanya.

f) Memastikan rencana-rencana dibuat sesuai dengan format standar dan memperbaharui informasi atau data pelaksanaannya sekurang-kurangnya setiap bulan.

(68)

commit to user 2) Menjalankan tugas-tugas berikut:

a) Berkaitan dengan Personel

- Mengkoordinasi kegiatan (kerja) para personel (staf, volunteer, dan tenaga honorer) yang menjadi tanggung jawabnya.

- Menyiapkan agenda-agenda pertemuan, memfasilitasi pertemuan tim dengan menggunakan teknik yang sesuai menurut kesepakatan tim atas pedoman yang ada.

- Mendelegasikan tugas-tugas yang dibutuhkan (misalnya: rekaman, pengumpulan informasi, dsb.) kepada tim.

- Memberikan rekomendasi tertulis kepada

National Program Officer mengenai masalah staf,

volunteer dan tenaga honorer yang tidak bisa

ditangani oleh Project Coordinator.

- Membuat penilaian minimal dua kali setahun terhadap staf dan tenaga honorer yang menjadi tanggung jawabnya. Hasil penilaian tertulis kemudian disampaikan kepada National Program

Officer.

- Memberikan usulan cuti untuk para staf dan tenaga honorer yang menjadi tanggung jawabnya

(69)

commit to user

kepada National Program Officer berdasarkan Kebijakan Kepegawaian JRS.

- Mengusulkan uraian kerja untuk para staf,

volunteer dan tenaga honorer di bawah

koordinasinya kepada National Program Officer. - Menjelaskan uraian kerja dan Kebijakan

Kepegawaian untuk para staf dan tenaga honorer yang menjadi tanggung jawabnya.

- Mengusulkan permintaan, penggantian atau pemindahan staf, volunteer dan tenaga honorer di bawah tanggung jawabnya kepada National

Program Officer dengan alasan yang kuat.

- Mengusulkan pengangkatan pekerja/tenaga honorer sejauh dibutuhkan kepada National

Program Officer untuk mengurus kantor dan

rumah tangga.

- Menjaga kondisi kerja dan tempat tinggal yang bersih, sehat, aman, nyaman, serta keamanan personel JRS di wilayahnya.

- Mengusulkan kebutuhan seminar atau pelatihan,

volunteer atau tenaga honorer kepada National

(70)

commit to user

- Bersama dengan National Program Officer

menetapkan keanggotaan milis JRS untuk staf dan tenaga honorer.

- Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan usaha untuk mengembangkan kemampuan diri, misalnya mempelajari dokumen-dokumen yang berisi tentang perlindungan pengungsi, undang-undang tentang pendidikan, standar kemanusiaan, guiding principle tentang kepengungsian, dsb.

b) Berkaitan dengan Keuangan

- Mengambil keputusan dalam situasi darurat untuk program baru di luar proposal (di dalam proyek yang sedang berjalan) dengan anggaran maksimal lima juta rupiah jika ada anggaran program yang tidak dapat direalisasikan. Keputusan dibuat secara tertulis dengan menggunakan format khusus. Konsultasi untuk hal ini menjadi wewenang National Program Officer.

- Mengambil keputusan dalam situasi darurat untuk pengeluaran di luar anggaran dengan anggaran maksimal satu juta rupiah (dilihat per kasus).

(71)

commit to user

Konsultasi untuk hal ini menjadi wewenang

National Program Officer.

- Mengusulkan pengadaan aset yang sangat dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan program kepada National Program

Officer.

- Mengadakan rekonsiliasi keuangan mingguan bersama dengan Finance Officer.

- Memberikan otorisasi (persetujuan) secara tertulis setiap pengeluaran keuangan yang ada di wilayah proyek untuk program-program yang sudah ada dalam proposal atau perencanaan bulanan yang sudah mendapatkan persetujuan dari penanggungjawab di atasnya.

- Bertanggung jawab terhadap laporan keuangan bulanan sesuai dengan format yang berlaku dan mengirimkannya kepada National Program

Officer dengan tembusan kepada National

Finance Officer.

- Bersama Finance Officer membuka rekening baru atas nama Yayasan JRS dengan surat kuasa yang menentukan bahwa uang yang ada di rekening milik JRS.

(72)

commit to user c) Berkaitan dengan Program

- Bersama dengan National Program Officer dan

National Information-Advocacy Officer,

menyusun proposal proyek tahunan, berdasarkan kebutuhan pengungsi dan sesuai dengan standar SPHERE atau standar lain yang berlaku umum. - Mengkoordinasi program di bawah tanggung

jawabnya dengan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi program bulanan dengan mengacu pada proposal dan perencanaan proyek.

- Menyusun perencanaan anggaran program

(budget) bulanan di atas dengan dibantu oleh

Finance Officer. Perencanaan anggaran tersebut

kemudian dikirimkan kepada National Program

Officer dengan tembusan kepada National

Information-Advocacy Officer dan National

Finance Officer.

- Membuat dan menandatangani perjanjian kerja sama (MoU) dengan pihak lain di tingkat wilayah proyek atas persetujuan National Program

Officer. Surat perjanjian asli kemudian dikirmkan

kepada Country Director dan dengan tembusan kepada National Program Officer, National

(73)

commit to user

Information-Advocacy Officer dan National

Finance Officer.

- Menyelenggarakan rapat evaluasi dan perencanaan kegiatan mingguan dan melaporkannya kepada National Program

Officer.

- Menggali kebutuhan-kebutuhan baru (conduct

needs assessment) bagi orang-orang yang dilayani

di wilayah kerjanya dan melakukan analisis tentang situasi dan hak-hak mereka secara umum dan keseluruhan.

- Merekomendasikan program-program baru di luar proposal setelah mendengarkan masukan dari staf, volunteer dan tenaga honorer lapangan.

Project Coordinator mengusulkannya kepada

National Program Officer yang akan memberi

penilaian atasnya.

- Memberi usulan dan pertimbangan untuk menghentikan suatu program yang sedang berjalan kepada National Program Officer

dengan alasan yang kuat.

- Mengkoordinasi penyimpanan dan pengelolaan inventaris aset milik JRS bersama tim JRS di

(74)

commit to user

wilayah proyek dan mengatur penggunaannya untuk orang-orang yang dilayani.

- Bekerja sama dengan Finance Officer, menata dan menginventaris semua bukti penerimaan dan distribusi barang untuk pengungsi, NGO lokal, staf dan tenaga honorer JRS.

- Mengusulkan kampanye, publikasi informasi dan data-data yang bertujuan membela hak-hak orang-orang yang dilayani kepada National

Information-Advocacy Officer atas sepengetahuan

National Program Officer.

- Jika memungkinkan bekerja sama dengan tim proyek, mengembangkan perpustakaan proyek yang mendukung program.

d) Berkaitan dengan Informasi-Advokasi

- Membantu staf proyek dalam pemberian informasi, berjejaring dan pendampingan untuk mencapai tujuan advokasi proyek serta memperkenalkan anggota baru tim kepada pihak terkait: masyarakat setempat, pemerintah lokal, IOM, maupun UNHCR di wilayah proyeknya.

- Mengambil bagian dalam tim

(75)

commit to user

pengalaman dan kesan para staf selama pendampingan dan penemanan. Memberikan informasi atau data mingguan dan laporan bulanan kepada National Program Officer,

National Information-Advocacy Officer dan

National Finance Officer.

- Mengumpulkan informasi tentang situasi kesejahteraan pokok/dasar para pencari suaka dan kebutuhan mereka, sistem dan informasi pendukung yang tersedia serta informasi mengenai prosedur Refugee Status Determination

(RSD) dari UNHCR maupun memeriksa dan mengklarifikasi hal-hal penting yang muncul dengan pemangku kepentingan yang lain termasuk IOM, UNHCR, Imigrasi dan National

Information-Advocacy Officer.

- Membaca buku pegangan Refugee Status

Determination (RSD) dan pendaftaran UNHCR

untuk lebih meningkatkan pemahaman akan prosedur dan persyaratan Refugee Status

Determination (RSD) UNHCR.

- Bekerja sama dengan National Information

(76)

commit to user

informasi dasar mengenai Refugee Status

Determination (RSD) dalam bahasa asli para

Pencari Suaka dan menyediakan penjelasan bagi mereka atau mengacu kepada staf lokal UNHCR jika ada pertanyaan-pertanyaan yang sangat rinci. - Menyediakan informasi atau data terbaru

mengenai proyek, informasi dan memberi saran kepada masyarakat setempat, pemerintah lokal, dinas Imigrasi, UNHCR, IOM dan pemangku kepentingan lainnya.

- Memeriksa buku, film dan bahan-bahan informasi lainnya bersama tim proyek sebelum dipinjamkan kepada para pencari suaka.

- Memastikan informasi sensitif mengenai para pencari suaka akan dijaga dengan tanggung jawab besar sesuai dengan standar tingkah laku JRS untuk mencegah timbulnya hal-hal merugikan. - Mengadakan riset dan membangun kerja sama

dengan pihak pemangku kepentingan eksternal seperti universitas, kelompok religius dan organisasi lokal yang memiliki potensi mendukung maupun mengambil alih karya JRS bagi pencari suaka. Jika para pemangku

(77)

commit to user

kepentingan sudah didaftar dan bersedia membantu atau mengambil alih pelayanan bagi para pencari suaka, Project Coordinator bersama dengan National Information-Advocacy Officer

akan mengkoordinasikan penyampaian pengalaman dan pengetahuan yang telah diperoleh.

- Membuat refleksi atas pengalamannya dan melaporkan hasil-hasil pelayanannya sesudah 6 bulan dan di akhir kontrak.

e) Berkaitan dengan Pendampingan

- Mengunjungi dan menjadi sahabat bagi orang-orang yang dilayani dengan memberikan dukungan moral.

- Mendengarkan kisah, permasalahan orang-orang yang dilayani dan memperdalam pemahaman terhadap kebutuhan, masalah dan kepentingan mereka.

l. Uraian Kerja Finance Officer

Bertanggung jawab kepada Project Coordinator atas tugas-tugas berikut ini:

1) Membantu Project Coordinator jika berhalangan hadir atau tidak berada di tempat dalam hal:

(1)