commit to user
b Memberi
masukan–masukan dan
pertimbangan– pertimbangan
kepada Regional
Director untuk
pembukaan dan penutupan program baru. c
Bila mendapat delegasi dari Regional Director, membuat perjanjian kerja sama JRS dengan pihak lain
yang bersifat internasional, misalnya donor. d
Membuat perjanjian kerja sama JRS dengan pihak lain, misalnya rekanan pelaksana pembuat film, penerbit,
kontraktor, dsb., pemerintah, LSM lain, dsb.
c. Uraian Kerja
National Finance Officer
Bertanggung jawab kepada Country Director atas tugas-tugas berikut ini:
1 Berkaitan dengan Program, Keuangan, dan Aset
a Membantu Country Director dalam pengelolaan
keuangan dan penggalangan dana. b
Bekerja sama dengan National Program Officer membuat penghitungan proposal, pengkodean dan
pelaporan untuk para donor sesuai dengan butir-butir dalam proposal.
c Bekerja sama dengan Country Director melakukan
penarikan tunai dari bank dan pemakaiannya untuk pembelian dan pembayaran dengan mempertimbangkan
keamanan personel dan aset JRS.
commit to user
d Melakukan monitoring atas laporan keuangan yang
dibuat oleh
masing-masing Project
Finance Coordinator, memperbaiki pengkodean yang salah dan
menjelaskan hal-hal yang tidak jelas kepada mereka. e
Bersama dengan National Program Officer membuat evaluasi penggunaan dana. Hasil evaluasi disampaikan
kepada Country Director. f
Memberi usulan kepada Country Director dan National Program Officer untuk pembukaan dan penutupan
suatu proyek. g
Membuat dan mengembangkan sistem logistik, aset dan dana untuk JRS Indonesia. Sistem yang dibuat harus
disetujui oleh Country Director dan Regional Director. h
Mengembangkan sistem kontrol dan monitor bagi semua level transaksi keuangan di JRS.
i Mengembangkan sistem audit keuangan baik eksternal
maupun internal. j
Membuat format anggaran dan pelaporan keuangan seperti format anggaran dan rekonsiliasi.
k Memastikan bahwa setiap akhir bulan tanggal 25,
anggaran pembelian dan pembayaran di proyek pada bulan berikutnya dibuat dengan persetujuan dari
Country Director.
commit to user
l Mengembangkan “banking system”: bank account
holder, otorisasi transaksi bank, dsb. m
Menyediakan sistem dan mekanisme penggalangan dana sejauh disetujui oleh Regional Director.
n Memutuskan pengeluaran darurat Kantor Nasional
berdasarkan ketentuan di JRS yang berlaku bila tidak bisa berkonsultasi dengan Country Director. Keputusan
dibuat secara tertulis dengan menggunakan format khusus.
o Menyajikan perkembangan laporan keuangan setiap
bulan kepada Country Director, para National Officer, dan Project Director sebagai bahan evaluasi atas
penggunaan uang proyek. p
Memastikan bahwa staf dapat dipercaya memegang PC dalam bentuk mata uang apa pun, melaporkannya
secara bertanggung jawab dan tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang disepakati.
q Sejauh mendapatkan delegasi dari Country Director,
menyetujui pemberikan hak-hak gaji dan tunjangan kepada staf JRS.
r Menjaga likuiditas aliran dana untuk 3 bulan ke
depan.
commit to user
s Membuka rekening bank atas nama Yayasan JRS
Indonesia bersama dengan Country Director. t
Melakukan pengawasan uang milik JRS atas para finance officer dan menyediakan informasi tentang
jumlah dan posisi keuangan JRS untuk Country Director:
- Memastikan semua transaksi memiliki bukti-
bukti resmi seperti nota-nota. -
Memastikan bahwa semua dokumen keuangan disimpan dan siap untuk keperluan audit.
- Bertanggung jawab atas seluruh kas JRS
Indonesia dan aset-aset yang digunakan di proyek.
u Memberikan masukan atau usulan pertimbangan untuk
pembelian aset-aset JRS kepada Country Director. v
Mengkoordinasi pengawasan dan pemeliharaan aset- aset JRS bekerja sama dengan Project Finance
Coordinator. w
Melakukan audit internal secara teratur 3 bulan sekali ke proyek dan memberikan evaluasi tertulis hasil audit.
Hasil evaluasi tertulis tersebut kemudian disampaikan kepada Country Director, para National Officer dan
Project Director.
commit to user
2 Berkaitan dengan Personel
a Membantu Country Director sebagai anggota tim
perekrutan staf dan support staff finance di kantor nasional sesuai dengan kebutuhan program di
lapangan. b
Memberikan orientasi dan induksi mengenai kebijakan dan mekanisme finance.
c Memutuskan untuk mengangkat dan menghentikan
support staff untuk bidang finance sesudah konsultasi dengan para National Officer dan Country Director.
d Mengusulkan perubahan atau perbaikan Kebijakan
Kepegawaian kepada Country Director. e
Memberikan uraian kerja personel finance serta support staff yang berada di bawah koordinasinya.
f Melakukan penilaian kinerja atas personel finance serta
support staff yang berada langsung di bawah koordinasinya.
g Mengusulkan
penempatan, pemindahan
dan penggantian staf finance kepada Country Director,
Project Director dan para National Officer. h
Memutuskan dan
mengkoordinasi penempatan,
pemindahan, dan penggantian support staff finance
commit to user
dengan berkonsultasi dengan para National Officer dan Country Director.
i Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada
Country Director untuk staf yang ditugaskan mewakili JRS dalam pertemuan yang mengundang JRS.
j Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada
Country Director untuk staf yang ditugaskan mengikuti seminar atau pelatihan tingkat internasional yang
diselenggarakan oleh pihak luar JRS. k
Mengambil keputusan
mengenai hal-hal
yang berhubungan dengan personel yang langsung di bawah
koordinasinya sejauh diatur secara jelas dalam aturan kepegawaian JRS.
l Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan
usaha untuk mengembangkan kemampuan diri, misalnya mempelajari dokumen-dokumen yang berisi
tentang perlindungan
pengungsi, undang-undang
tentang pendidikan, standar kemanusiaan, guiding principle tentang kepengungsian, dsb.
3 Hubungan Donor, Proyek, dan Partnership
a Menjaga kepercayaan para relasi donor, rekan kerja
sama, dll. untuk mendukung program-program di Indonesia dengan cara pemeriksaan proposal dan
commit to user
pembuatan laporan keuangan yang cermat, akurat, dan tepat pada waktunya.
b Mengundang auditor dari luar eksternal untuk
memeriksa akuntabilitas laporan keuangan JRS dan mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk
kelancaran audit tersebut.
d. Uraian Kerja National Program Officer
