Perancangan Struktur Organisasi ANALISIS DAN PERANCANGAN

F. Perancangan Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Setiap Bagian dalam Rancangan Sruktur Organisasi Tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap komponen dalam rancangan struktur organisasi Toko Tas adalah sebagai berikut cenderung menerangkan tugas yang berkaitan dengan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian : 1. Pimpinan a. Bertanggung jawab secara penuh atas segala kegiatan dan usaha yang dijalankan toko. b. Mengambil keputusan untuk masalah yang tidak biasa. c. Menggaji semua pegawai berdasarkan slip gaji dan daftar gaji yang telah disiapkan Admin 1 dan manajer. d. Mengecek rincian pembayaran utang dan dokumen pendukungnya. e. Membayar utang ke pemasok melalui bank. 2. Manager a. Bertanggung jawab atas kegiatan operasional toko. b. Melakukan wawancara dan menyeleksi pegawai baru. c. Membuat daftar gaji untuk gudang, pramuniaga, dan satpam. d. Menentukan harga jual pada faktur pembelian. e. Mengambil keputusan melakukan pelunasan dan retur pembelian. Jika ya maka manager harus menyiapkan faktur pembelian yang belum dilunasi. Jika tidak maka manager harus menghubungi pemasok untuk meminta dispensasi jatuh tempo faktur pembelian. f. Menyiapkan bukti kas keluar dan mengarsip bukti-bukti pelunasan. 3. Admin 1 a. Bertanggung jawab atas pencatatan barang menggunakan komputer. b. Membuat slip gaji untuk manajer, admin, dan kasir. c. Membandingkan faktur pembelian dengan buku barang datang. d. Merekap penambahan dan pengurangan barang dagang ke dalam aplikasi komputer. e. Menyiapkan rincian pembayaran faktur pembelian. f. Mengupdate kartu utang dan kartu persediaan. g. Mencetak laporan pembelian, retur pembelian, jatuh tempo, kartu utang, dan pelunasan utang per bulan sesuai kebutuhan toko. 4. Admin 2 a. Bertanggung jawab atas pencatatan barang secara manual. b. Merekap penambahan dan pengurangan barang dagang ke dalam kartu stok manual. 5. Kasir a. Bertanggung jawab atas transaksi penjualan. b. Menerima nota penjualan rangkap 2 dari pembeli dan memasukkan nominal rupiah ke dalam mesin register. c. Menerima uang pembayaran dari pembeli. d. Memberikan barang, uang kembalian dari pembayaran jika ada, dan memberikan nota penjualan rangkap 1 kepada pembeli. e. Membuat undang-undang penjualan berdasarkan nota penjualan rangkap 2. Undang-undang penjualan tersebut diserahkan kepada gudang ketika pergantian jam kasir. f. Membuat laporan kas harian sebanyak 2 rangkap berdasarkan total nota penjualan rangkap 2 yang terekam oleh mesin register. g. Menghitung uang yang diterima dan jumlah uang tersebut harus sesuai dengan total nota penjualan rangkap 2 yang terekam oleh mesin register. Uang yang tersisa di laci kasir hanyalah uang modal. h. Menyerahkan nota penjualan rangkap 2 dan laporan kas harian rangkap 2 kepada manajer Toko Tas. i. Membungkus laporan kas harian rangkap 1 beserta uang yang diterima selama bertugas dan diserahkan kepada pimpinan. 6. Gudang a. Bertanggung jawab atas masuk dan keluarnya barang dari gudang. b. Membuat laporan masuk keluar barang berdasarkan transaksi pejualan dan membandingkannya dengan undang-undang penjualan yang dibuat oleh kasir. Laporan masuk keluar barang diserahkan kepada manajer. c. Membuat dokumen penerimaan barang, kartu kecil dan label harga barang. d. Mengepak barang yang diretur. 7. Pramuniaga a. Melayani permintaan barang dari pembeli. b. Membuat nota penjualan sebanyak 3 rangkap. Nota penjualan rangkap 1 bersama barang yang diinginkan pembeli diserahkan ke kasir, nota penjualan rangkap 2 diserahkan kepada pembeli, dan nota penjualan rangkap 3 diserahkan kepada Admin 1. c. Melakukan perhitungan fisik atas sisa barang di gudang dan etalase. d. Bertanggung jawab atas jumlah dan catatan tas di etalase. e. Menyisihkan barang yang diretur dari etalase dan gudang. 8. Satpam a. Bertanggung jawab atas keamanan toko. b. Membawakan paket barang datang dari pemasok ke gudang. c. Mengirim barang yang diretur ke pemasok lewat jasa pengiriman paket.

G. Perancangan Prosedur

Usulan prosedur sistem informasi akuntansi pembelian untuk Toko Tas menekankan pada pencatatan secara komputerisasi. Untuk prosedur pemesanan pembelian yang disebutkan dalam teori tidak dapat diterapkan di Toko Tas. Alasannya, Toko Tas sudah memiliki kesepakatan dengan semua pemasok bahwa setiap kali faktur pembelian yang lama telah dilunasi maka pemasok akan mengirimkan model baru atau barang yang laku dipasaran ke Toko Tas. Berikut penjabaran usulan prosedur sistem informasi akuntansi pembelian untuk Toko Tas berdasarkan rancangan bagan alir dokumen : 1. Prosedur Penerimaan Barang Bagian gudang bertugas menerima barang datang dari pemasok dan membuat dokumen penerimaan barang di buku barang dagang berdasarkan data barang yag diterima. Bersamaan dengan barang datang, manajer menerima faktur pembelian barang yang datang dan bertugas menentukan harga jual untuk setiap barang. Selanjutnya Admin 1 mencocokkan data dan merekap buku barang datang dan faktur pembelian ke dalam sistem komputer yang menghasilkan laporan penerimaan barang sebanyak 2 lembar. Laporan penerimaan barang lembar pertama diserahkan kepada manager bersama dengan faktur pembelian sebagai arsip yang nantinya digunakan untuk melunasi pembelian barang dagang. Laporan penerimaan barang lembar ke dua diserahkan kepada Admin 2 untuk direkap ke dalam kartu stok manual. Buku barang dagang yang telah dicek oleh Admin 1 diserahkan kembali kepada bagian gudang untuk membuat kartu kecil dan label harga. Bagian gudang akan menempeli semua barang yang datang dengan label harga dan untuk barang yang dipajang di etalase diberi kartu kecil. 2. Prosedur Retur Pembelian dan Pelunasan Admin 1 setiap pertengahan dan akhir bulan bertugas memberikan laporan jatuh tempo pembelian dan laporan barang dagang kepada manajer sebagai dasar mengambil keputusan melakukan pelunasan dan retur