Identifikasi Masalah Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan

toko yang sama dapat menyebabkan kesalahan saat transaksi penjualan. Barang dapat terjual dengan harga lebih mahal atau bahkan lebih murah dari harga sebenarnya sehingga menimbulkan lebih atau malah kurangnya laba perusahaan. c. Pemasok mengeluh tentang pembayaran faktur pembelian. Pembelian barang dagang dilakukan dengan cara kredit. Perusahaan harus membayar pembelian barang dagang tersebut ketika faktur pembelian sudah jatuh tempo. Pemasok akan segera mengirim barang ke perusahaan setelah semua faktur pembelian atas nama pemasok tersebut telah dilunasi. Jika terlambat melunasi faktur pembelian maka perusahaan beresiko kekurangan barang dagang untuk dijual. Persediaan barang dagang yang tidak dapat memenuhi permintaan konsumen dapat mengurangi pendapatan perusahaan untuk memperoleh laba. 2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah Seringkali organisasi menyadari masalah yang terjadi setelah sesuatu berjalan dengan tidak benar. Permasalahan yang terjadi karena ada suatu sebab yang menimbulkannya. Dari subjek masalah yang telah diungkapkan sebelumnya, dapat diidentifikasi kemungkinan terjadinya masalah tersebut: a. Permasalahan yang pertama adalah kesalahan informasi menentukan harga jual saat barang datang. Masalah yang mendasari ini adalah harga jual barang pada faktur pembelian dan label dari pabrik di barang diketahui berbeda di akhir bulan saat admin 1 membuat laporan pembelian tidak langsung diketahui ketika barang datang. b. Permasalahan yang kedua adalah kesalahan mengidentifikasi barang berdasarkan kode toko. Masalah yang mendasari ini adalah barang yang berbeda mempunyai kode toko yang sama atau barang yang sama mempunyai kode toko yang berbeda rangkap kode toko. c. Permasalahan yang ketiga adalah pemasok mengeluh tentang pembayaran faktur pembelian. Masalah yang mendasari ini adalah pembayaran faktur pembelian yang terlambat dan potongan tunai yang sudah tidak berlaku tetap saja dipotongkan dalam pembayaran. 3. Mengidentifikasi Titik-Titik Keputusan Setelah penyebab masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya harus diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Sebagai dasar dari diidentifikasi titik keputusan, dapat digunakan bagai alir yang dipunyai perusahaan. Penjelasan dari titik keputusan untuk penyebab masalah dalam perusahaan ini adalah: a. Penyebab masalah pertama adalah harga jual barang pada faktur pembelian dan label dari pabrik di barang diketahui berbeda di akhir bulan saat admin 2 membuat laporan pembelian tidak langsung diketahui ketika barang datang. Titik keputusan yang menyebabkan masalah ini adalah manajer menunda mengecek faktur pembelian dengan laporan barang dagang yang dibuat oleh bagian gudang berdasarkan spesifikasi barang yang datang. b. Penyebab masalah kedua adalah barang yang berbeda mempunyai kode toko yang sama atau barang yang sama mempunyai kode toko yang berbeda rangkap kode toko. Titik keputusan yang menyebabkan masalah ini adalah bagian gudang membuat kode toko untuk barang datang berdasarkan kartu stok dari admin 2 yang belum tentu update. c. Penyebab masalah ketiga adalah pembayaran faktur pembelian yang terlambat dan potongan tunai yang sudah tidak berlaku tetap saja dipotongkan dalam pembayaran. Titik keputusan yang menyebabkan masalah ini adalah waktu pembayaran faktur pembelian dilakukan hanya dengan cara perkiraan atau kadang ketika barang yang terdapat pada faktur sudah banyak yang terjual barulah faktur tersebut dilunasi. 4. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci Identifikasi personil kunci dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada dalam perusahaan serta deskripsi jabatannya. a. Gudang 1 Menerima barang dari pemasok. 2 Membuat dokumen penerimaan barang. 3 Membuat seri toko, kartu kecil, dan laporan penerimaan barang. 4 Membuat surat jalan retur. b. Manajer 1 Membandingkan faktur pembelian dengan buku barang datang berseri toko. 2 Menentukan harga jual jika pada label barang barang dari pemasok tidak disebutkan harga jualnya. 3 Menentukan barang yang diretur. 4 Membuat rincian pembayaran dan menyiapkan bukti kas keluar. c. Pramuniaga 1 Mencatat dan mencocokkan barang yang diterima dari gudang. 2 Membuat kartu stok tas. 3 Menyisihkan barang yang diretur dari etalase dan mengenolkan kartu stok tas. d. Admin 1 1 Mendokumentasikan pembelian dalam 1 bulan. 2 Mendokumentasikan pelunasan pembelian dalam 1 bulan. e. Admin 2 1 Membuat kartu stok admin. 2 Merekap pembelian dan retur pembelian di kartu stok admin. f. Pimpinan 1 Mengecek rincian pembayaran dan dokumen pendukungnya. 2 Membayar utang melalui bank.

C. Penerapan Teori dalam Sistem Akuntansi Pembelian di Toko Tas

1. Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian Tabel V.1. Penerapan teori mengenai fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian dengan sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di Toko Tas Teori Praktek Keterangan Sesuai Tidak Sesuai Fungsi gudang √ Fungsi ini dijalankan oleh bagian gudang menyimpan barang di gudang dan pramuniaga menyimpan barang di etalase. Fungsi pembelian √ Tidak ada fungsi pembelian karena tidak ada pemilihan pemasok saat pengadaan barang. Barang akan langsung dikirim oleh pemasok setiap kali faktur pembelian yang lama telah dilunasi sehingga tidak diperlukan order pembelian kepada pemasok. Fungsi penerimaan √ Fungsi ini dijalankan oleh bagian gudang. Fungsi akuntansi √ Fungsi ini dijalankan oleh manajer, admin 1, dan admin 2. Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara 2. Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian Tabel V.2. Penerapan teori tentang jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian dengan sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di Toko Tas Teori Praktek Keterangan Sesuai Tidak Sesuai Prosedur permintaan pembelian √ Tidak ada prosedur permintaan pembelian. Barang akan langsung dikirimi oleh pemasok setiap kali faktur pembelian yang lama telah dilunasi. Prosedur permintan penawaran harga dan pemilihan pemasok √ Tidak ada prosedur permintan penawaran harga dan pemilihan pemasok. 1 merek barang hanya dimiliki oleh 1 pemasok dan pemasok sudah menetapkan harga netto yang tidak dapat ditawar. Prosedur order pembelian √ Tidak ada prosedur order pembelian. Barang langsung dikirimi oleh pemasok setiap kali faktur pembelian yang lama telah dilunasi. Prosedur penerimaan barang √ Bagian gudang menerima barang dari pemasok dan membuat dokumen yang berkaitan dengan penerimaan barang tersebut. Prosedur pencatatan utang √ Admin 1 bertugas mencatat semua utang dan pelunasan faktur pembelian barang dagangan. Manajer bertugas menyiapkan dokumen-dokumen yang digunakan oleh pimpinan untuk melunasi faktur pembelian barang dagangan. Prosedur distribusi pembelian √ Tidak ada prosedur distribusi pembelian. Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara