Identifikasi Masalah Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan
toko yang sama dapat menyebabkan kesalahan saat transaksi penjualan. Barang dapat terjual dengan harga lebih mahal atau bahkan lebih murah
dari harga sebenarnya sehingga menimbulkan lebih atau malah kurangnya laba perusahaan.
c. Pemasok mengeluh tentang pembayaran faktur pembelian.
Pembelian barang dagang dilakukan dengan cara kredit. Perusahaan harus membayar pembelian barang dagang tersebut ketika
faktur pembelian sudah jatuh tempo. Pemasok akan segera mengirim barang ke perusahaan setelah semua faktur pembelian atas nama
pemasok tersebut telah dilunasi. Jika terlambat melunasi faktur pembelian maka perusahaan beresiko kekurangan barang dagang untuk
dijual. Persediaan barang dagang yang tidak dapat memenuhi permintaan konsumen dapat mengurangi pendapatan perusahaan untuk memperoleh
laba. 2.
Mengidentifikasi Penyebab Masalah Seringkali organisasi menyadari masalah yang terjadi setelah sesuatu
berjalan dengan tidak benar. Permasalahan yang terjadi karena ada suatu sebab yang menimbulkannya. Dari subjek masalah yang telah diungkapkan
sebelumnya, dapat diidentifikasi kemungkinan terjadinya masalah tersebut: a.
Permasalahan yang pertama adalah kesalahan informasi menentukan harga jual saat barang datang. Masalah yang mendasari ini adalah harga
jual barang pada faktur pembelian dan label dari pabrik di barang
diketahui berbeda di akhir bulan saat admin 1 membuat laporan pembelian tidak langsung diketahui ketika barang datang.
b. Permasalahan yang kedua adalah kesalahan mengidentifikasi barang
berdasarkan kode toko. Masalah yang mendasari ini adalah barang yang berbeda mempunyai kode toko yang sama atau barang yang sama
mempunyai kode toko yang berbeda rangkap kode toko. c.
Permasalahan yang ketiga adalah pemasok mengeluh tentang pembayaran faktur pembelian. Masalah yang mendasari ini adalah
pembayaran faktur pembelian yang terlambat dan potongan tunai yang sudah tidak berlaku tetap saja dipotongkan dalam pembayaran.
3. Mengidentifikasi Titik-Titik Keputusan
Setelah penyebab masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya harus diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan
menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Sebagai dasar dari diidentifikasi titik keputusan, dapat digunakan bagai alir yang
dipunyai perusahaan. Penjelasan dari titik keputusan untuk penyebab masalah dalam perusahaan ini adalah:
a. Penyebab masalah pertama adalah harga jual barang pada faktur
pembelian dan label dari pabrik di barang diketahui berbeda di akhir bulan saat admin 2 membuat laporan pembelian tidak langsung
diketahui ketika barang datang. Titik keputusan yang menyebabkan masalah ini adalah manajer menunda mengecek faktur pembelian dengan
laporan barang dagang yang dibuat oleh bagian gudang berdasarkan spesifikasi barang yang datang.
b. Penyebab masalah kedua adalah barang yang berbeda mempunyai kode
toko yang sama atau barang yang sama mempunyai kode toko yang berbeda rangkap kode toko. Titik keputusan yang menyebabkan
masalah ini adalah bagian gudang membuat kode toko untuk barang datang berdasarkan kartu stok dari admin 2 yang belum tentu update.
c. Penyebab masalah ketiga adalah pembayaran faktur pembelian yang
terlambat dan potongan tunai yang sudah tidak berlaku tetap saja dipotongkan dalam pembayaran. Titik keputusan yang menyebabkan
masalah ini adalah waktu pembayaran faktur pembelian dilakukan hanya dengan cara perkiraan atau kadang ketika barang yang terdapat pada
faktur sudah banyak yang terjual barulah faktur tersebut dilunasi. 4.
Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci Identifikasi personil kunci dapat dilakukan dengan mengacu pada
bagan alir dokumen yang ada dalam perusahaan serta deskripsi jabatannya. a.
Gudang 1
Menerima barang dari pemasok. 2
Membuat dokumen penerimaan barang. 3
Membuat seri toko, kartu kecil, dan laporan penerimaan barang. 4
Membuat surat jalan retur.
b. Manajer
1 Membandingkan faktur pembelian dengan buku barang datang berseri
toko. 2
Menentukan harga jual jika pada label barang barang dari pemasok tidak disebutkan harga jualnya.
3 Menentukan barang yang diretur.
4 Membuat rincian pembayaran dan menyiapkan bukti kas keluar.
c. Pramuniaga
1 Mencatat dan mencocokkan barang yang diterima dari gudang.
2 Membuat kartu stok tas.
3 Menyisihkan barang yang diretur dari etalase dan mengenolkan kartu
stok tas. d.
Admin 1 1
Mendokumentasikan pembelian dalam 1 bulan. 2
Mendokumentasikan pelunasan pembelian dalam 1 bulan. e.
Admin 2 1
Membuat kartu stok admin. 2
Merekap pembelian dan retur pembelian di kartu stok admin. f.
Pimpinan 1
Mengecek rincian pembayaran dan dokumen pendukungnya. 2
Membayar utang melalui bank.