Pengembangan Sistem TINJAUAN PUSTAKA

2. Alasan Dilakukannya Pengembangan Sistem Menurut Jogiyanto 2005:35-36, sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti karena beberapa hal, yaitu: a. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan tersebut dapat berupa ketidakberesan atau karena pertumbuhan organisasi sehingga sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen. b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan dalam keadaan pasar bersaing. Jika pesaing dapat memanfaatkan kesempatan yang ada, sedang perusahaan tidak dapat memanfaatkan teknologi yang ada maka kesempatan tersebut akan jatuh ke tangan pesaing. c. Adanya instruksi dari pimpinan atau luar organisasi contohnya pemerintah. 3. Tujuan Pengembangan Sistem Jogiyanto 2005:37-38 menyatakan dengan dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan terjadi peningkatan-peningkatan berhubungan dengan PIECES, yaitu sebagai berikut: a. Performance kinerja, peningkatan terhadap hasil kinerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. b. Information informasi, peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. c. Economy ekonomis, peningkatan terhadap manfaat atau keuntungan atau penurunan biaya yang terjadi . d. Control pengendalian, peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kecurangan yang dan akan terjadi. e. Efficiency efisiensi, peningkatan terhadap efisiensi operasi sumber daya digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. f. Services pelayanan, peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. 4. Siklus Hidup Pengembangan Sistem Gambar II.13 : Siklus Hidup Pengembangan Sistem Sumber: Jogiyanto 2005: 52 Kebijakan dan perencanaan sistem Analisis sistem Desain perancangan sistem secara umum Desain perancangan sistem terinci Seleksi sistem Implementasi penerapan sistem Perawatan sistem awal proyek sistem manajemen sistem pengembangan sistem a. Kebijakan dan perencanaan sistem Kebijakan sistem systems policy merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk perencanaan sistem karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem yang lama mempunyai banyak kelemahan yang perlu diperbaiki. Sedangkan perencanaan sistem systems planning merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem yang terdiri dari estimasi kebutuhan- kebutuhan fisik, tenaga kerja, dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan. Jogiyanto, 2005:71-73 Berikut merupakan proses dari perencanaan sistem Jogiyanto, 2005:74-75 : 1 Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencanaan sistem. a Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik perusahaan. b Mengidentifikasikan proyek-proyek sistem. c Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem. d Menetapkan kendala proyek-proyek sistem. e Menentukan proyek-proyek sistem prioritas. f Membuat laporan perencanaan sistem. g Meminta persetujuan manajemen. 2 Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh staf perencanaan sistem. a Menunjuk team analis. b Mengumumkan proyek pengembangan sistem. 3 Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan yang dilakukan oleh analis sistem. a Melakukan studi kelayakan. b Menilai kelayakan proyek sistem. c Membuat usulan proyek sistem. d Meminta persetujuan manajemen. b. Analisis sistem Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalah-permasalah, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Jogiyanto, 2005:129 Berikut merupakan langkah-langkah dalam analisis sistem Jogiyanto, 2005:133-150 : 1 Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang ingin dipecahkan. Tugas-tugas yang harus dilakukan seorang analis adalah: a Mengidentifikasi Penyebab Masalah. Mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang subyek-subyek permasalahan yang diperoleh pada tahap perencanaan sistem. b Mengidentifikasi Titik Keputusan. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Dokumen sistem bagan alir formulir dari perusahaan dapat digunakan sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan. c Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci. Mengidentifikasi personil kunci dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan. 2 Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. a Menentukan jenis penelitian. b Merencanakan jadwal penelitian jadwal wawancara, observasi, pengambilan sampel, dan sebagainya. c Membuat penugasan penelitian. d Membuat agenda wawancara supaya tidak ada materi yang terlewatkan. e Mengumpulkan hasil penelitian. Hal-hal yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian adalah: 1 waktu untuk melakukan suatu kegiatan, 2 kesalahan-kesalahan melakukan kegiatan di sistem lama, 3 pengambilan sampel, 4 formulir-formulir dan laporan-laporan yang dihasilkan sistem lama, 5 elemen-elemen data, 6 teknologi yang digunakan di sistem lama, dan 7 kebutuhan-kebutuhan informasi pemakai sistem manajemen. 3 Analyse, yaitu menganalisis sistem menganalisis hasil penelitian. a Menganalisis kelemahan sistem. 1 menganalisis distribusi pekerjaan, yaitu beban dari masing- masing personilunit dalam menangani kegiatan yang sama. 2 menganalisis penguluran kinerja. 3 menganalisis keandalan, yaitu menunjukkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan. 4 menganalisis dokumen, yaitu menganalisis apakah dokumen yang ada itu penting, penggunaannya efektif, dan perlu tembusan atau tidak. 5 menganalisis laporan, yaitu menganalisis apakah laporan mudah disiapkan dan ada duplikasi file atau tidak. 6 menganalisis teknologi, yaitu menganalisis apakah teknologi dapat menangani volume rata-rata data tanpa penundaan yang berarti atau tidak. b Menganalisis kebutuhan informasi pemakai. 4 Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. Tujuan utama penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah: a Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan. b Meluruskan kesalahpengertian apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen. c Meminta pendapat dan saran manajemen. d Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi. c. Desain sistem 1 Pengertian desain sistem Desain sistem dapat diartikan sebagai berikut Jogiyanto, 2005:197 : a Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. b Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional. c Persiapan untuk rancang bangun implementasi. d Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. e Penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. f Mengkonfigurasi dari komponen-komponen software dan hardware dari suatu sistem. 2 Tujuan dan Sasaran Desain Sistem Dua tujuan utama desain sitem adalah Jogiyanto, 2005:197 : a Memenuhi kebutuhan pemakai sistem, dan b Memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Sasaran yang harus dicapai supaya tujuan desain sistem terpenuhi Jogiyanto, 2005:197-198 : a Desain sitem harus berguna, mudah dipahami, dan nantinya mudah digunakan. b Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem. c Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen, dan mendukung keputusan yang akan dilakukan manajemen. d Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, software, hardware, dan pengendalian intern. 3 Desain Komponen Sistem Komponen sistem informasi yang perlu didesain adalah sebagai berikut Jogiyanto, 2005:211-265: a Desain model 1 Physical system menunjukkan kepada pengguna bagaimana nantinya sistem secara fisik akan diterapkan. Alat yang tepat untuk menggambarkan physical system adalah bagan alir sistem. 2 Logical model menjelaskan kepada pengguna bagaimana fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Alat yang tepat untuk menggambarkan logical model adalah diagram arus data. b Desain keluaran Keluaran pada tahap desain ini adalah keluaran yang berupa tampilan di media keras atau di layar video. 1 Keluaran internal adalah keluaran yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen, misalnya laporan terinci, laporan ringkasan, dan lain-lain. 2 Keluaran eksternal adalah keluaran yang didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkan, misalnya faktur, cek, tanda terima pembayaran, dan lain-lain. c Desain masukan Proses memasukkan data melibatkan tahapan berikut: 1 Penangkapan data merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan organisasi ke dalam dokumen dasar bukti transaksi. 2 Penyiapan data merupakan pengubahan data yang telah ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin. 3 Pemasukan data merupakan proses membacakan atau memasukkan data ke dalam komputer. d Desain database Database dibentuk dari kumpulan file, diantaranya sebagai berikut: 1 File induk, terdiri dari: a File induk acuan, yaitu file induk yang recordnya jarang berubah nilainya, misalnya file daftar gaji. b File induk dinamik, yaitu file induk yang nilai recordnya sering berubah sebagai akibat dari suatu transaksi, misalnya file induk persediaan. 2 File transaksi file masukan merupakan file yang digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transaksi yang terjadi. 3 File laporan file keluaran merupakan file yang berisi informasi yang akan ditampilkan. 4 File sejarah file arsip merupakan file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang. 5 File pelindung merupakan salinan file yang masih aktif dan digunakan sebagai cadangan. 6 File kerja file sementara e Desain teknologi Teknologi terdiri dari tiga perangkat, yaitu perangkat keras hardwear, perangkat lunak software, dan perangkat teknisi brainware. f Desain kontrol 1 Pengendalian secara umum a Pengendalian organisasi, dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan tugas dan pemisahan tanggung jawab yang tegas. b Pengendalian dokumentasi c Pengendalian perangkat keras merupakan pengendalian yang dipasang di dalam komputer oleh pabrik pembuatnya. d Pengendalian keamanan fisik dapat berupa penempatan satpam, pengisian agenda kunjungan, penggunaan tanda pengenal, penggunaan closed circuit television, tersedianya pintu darurat satu arah. e Pengendalian keamanan data dapat dilakukan dengan digunakanya data log, proteksi file. Pembatasan pengaksesan, data backup dan recovery. f Pengendalian komunikasi untuk menangani kesalahan selama proses mentransmisikan data dan untuk menjaga keamanan dari data selama pengiriman data tersebut. 2 Pengendalian aplikasi a Pengendalian masukan Pada tahap penangkapan data, pengendalian yang dapat dilakukan adalah: - Nomor urut tercetak pada dokumen dasar. - Ruang maksimum untuk setiap field di dokumen dasar. - Meneliti kembali kelengkapan dan kebenaran data. - Memverifikasi kelengkapan dan kebenaran data. Pengendalian pada program aplikasi dapat dilakukan dengan: - Echo check, yaitu menampilkan semua masukan terlebih dahulu di layar terminal untuk dikaji kembali kebenarannya sebelum direkam ke file database. - Existence check, yaitu membandingkan masukan dengan daftar kode-kode yang valid dan sudah diprogram. - Matching check, yaitu membandingkan kode yang dimasukkan dengan field di file induk bersangkutan. - Field check, yaitu mencocokkan nilai dari field data yang dimasukkan dengan tipe fieldnya. - Sign check, yaitu menentukan filed data yang bertipe numerik telah berisi dengan nilai yang mempunyai tanda yang benar, positif ataukah negatif. - Relationship check atau logical check, yaitu memeriksa hubungan antara item-item data yang dimasukkan ke komputer, jika tidak masuk akal maka akan ditolak oleh komputer. - Limit atau reasonable check, yaitu menentukan apakah nilai dari input data cukup beralasan atau tidak. - Range check, yaitu menyeleksi nilai data yang dimasukkan supaya tidak keluar dari jangkauan nilai yang ditentukan. - Self-checking digit check, yaitu memeriksa kebenaran digit-digit data yang dimasukkan. - Sequence check, yaitu memeriksa urutan dari record- record data yang dimasukkan. - Label check, yaitu mencocokkan label internal pada pita magnetik atau disk magnetik sesuai dengan file yang seharusnya digunakan. - Batch control total check, yaitu mengumpulkan transaksi selama satu periode tertentu dan bersama- sama digunakan untuk memperbaharui file induk. - Zero-balance check, yaitu mengecek selisih antara dua sisi yang harus imbang nilai debet dengan kredit. b Pengendalian pengolahan - Control total check, yaitu meyakinkan bahwa semua data yang diolah tetap lengkap dan telah benar. - Matching check, yaitu pencarian data di suatu file yang tidak ketemu harus dapat dideteksi. - Reference file check, yaitu mencetak isi file acuan yang digunakan setelah dilakukannya proses pengolahan. - Limit or reasonable check, yaitu mengecek kewajaran hasil pengolahan data. - Croosfooting check, yaitu total penjumlahan ke samping dan total penjumlahan tegak dapat dicocokkan secara menyilang dan harus didapatkan hasil yang sama. - Record locking, yaitu mengunci record yang sedang digunakan sehingga tidak dapat digunakan oleh pemakai lain. c Pengendalian keluaran Tahap dan pengendalian keluaran dalam bentuk hardcopy adalah: - Tahap menyediakan media laporan - Tahap memproses program yang dihasilkan laporan - Tahap pembuatan laporan di file - Tahap mencetak laporan di media kertas - Tahap pengumpulan laporan - Tahap mengkaji ulang laporan - Tahap pemilihan laporan - Tahap distribusi laporan - Tahap kaji ulang laporan oleh pemakai laporan - Tahap pengarsipan laporan - Tahap pemusnahan laporan yang sudah tidak diperlukan Pengendalian pada laporan yang berbentuk softcopy adalah: - Pengendalian pada informasi yang ditransmisikan - Pengendalian pada tampilan di layar terminal d. Seleksi sistem Tahap seleksi sistem systems selection merupakan tahap untuk memilih perangkat keras dan perangkat lunak untuk sistem informasi. Jogiyanto, 2005:561 e. Implementasi sistem Tahap implementasi sistem systems implementation merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Jogiyanto, 2005:573 f. Perawatan sistem

E. Alat-alat Komuniksi dalam Pengembangan Sistem

1. Bagan Alir Dokumen Document Flowchart a. Pengertian bagan alir Bagan alir adalah bagan chart yang menunjukkan alir flow di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Jogiyanto, 2005:795 b. Pedoman pembuatan bagan alir Jogiyanto, 2005:795 : 1 Bagan alir sebaiknya digambarkan dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman. 2 Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas. 3 Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dan dimana akan berakhir. 4 Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan. 5 Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang semestinya. 6 Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung. 7 Menggunakan simbol-simbol bagan alir yang standar. c. Macam-macam bagan alir Ada lima macam bagan alir Jogiyanto, 2005:796-805, yaitu: 1 Bagan alir sistem systems flowchart, yaitu bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. 2 Bagan alir dokumen document flowchart, atau disebut bagan alir formulir merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. 3 Bagan alir skematik schematic flowchart, merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem. Perbedaannya adalah bagan alir ini selain menggunakan simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lain yang digunakan. Penggunaan gambar-gambar tersebut memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya. 4 Bagan alir program, merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat berdasarkan bagan alir sistem.