Analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian : studi kasus pada toko tas.

xviii

ABSTRAK

ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN

Studi Kasus pada Toko Tas

Puspita Damayanti

NIM : 072114030 Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta 2015

Penelitian ini bertujuan memberikan saran berupa rancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang sesuai dengan kebutuhan Toko Tas. Rancangan sistem informasi akuntansi pembelian diharapkan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan untuk mengatasi masalah dan menghindari adanya potensi kecurangan dalam sistem pembelian.

Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh dengan menggunakan wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah (1) mendeskripsikan sistem akuntansi pembelian di Toko Tas, (2) mengidentifikasi masalah yang ada dalam sistem akuntansi pembelian di Toko Tas, dan (3) membuat rancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang sesuai dengan kebutuhan Toko Tas.

Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian Toko Tas belum berjalan dengan baik. Masalah dalam sistem akuntansi pembelian di Toko Tas adalah kesalahan pencatatan menentukan harga jual saat penerimaan barang, salah mengidentifikasi barang berdasarkan kode toko yang diberikan saat penerimaan barang, dan pembayaran faktur pembelian yang tidak terorganisir. Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang dibuat terdiri dari perancangan (1) struktur organisasi yang baru, (2) tugas, wewenang, dan tanggung jawab untuk setiap bagian dalam struktur organisasi yang baru, (3) prosedur penerimaan barang, retur pembelian dan pembayaran faktur pembelian, (4) database berupa Entity Relationship Diagram dan kamus data menggunakan Microsoft Access 2010, (5) data masukan, (6) data keluaran, dan (7) pengendalian yang dibutuhkan dalam sistem informasi akuntansi pembelian.

xix

ABSTRACT

ANALYSYS AND DESIGN

OF PURCHASE ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM

A Case Study at Toko Tas

Puspita Damayanti

NIM : 072114030 Sanata Dharma University

Yogyakarta 2015

The aims of this research is providing proposed design of purchase accounting information system that is appropriate to Toko Tas condition. Purchase accounting information system design is expected to meet the needs of the company to resolve the problem and avoid the potential fraud in the purchasing system.

This research is a case study. Data was collected through interview, observation, and documentation. The data analysis procedures are as follow (1) describing the purchasing accounting system at Toko Tas, (2) identifying the problem, and (3) preparing the proposed design of purchase accounting information system that suitable with Toko Tas condition.

The results showed that the purchase accounting system at Toko Tas was not appropriately implemented. The problems were error in recording the determined selling price, misidentified merchandize based on store code, and unorganized of the purchase invoice payment. The proposed purchase accounting information system were designing (1) a new organizational structure, (2) job descriptions of the new organizational structure, (3) procedures processing of receipt, purchase returns and purchase invoice payment, (4) database in the form of Entity Relationship Diagram and data dictionary using Microsoft Access 2010, (5) input data, (6) output data, and (7) controls system required.

ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN Studi Kasus pada Toko Tas

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Puspita Damayanti 072114030

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA

ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN Studi Kasus pada Toko Tas

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Puspita Damayanti 072114030

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA

Ia membuat segala sesuatu indah pada waktunya...

Bapa tidak memberi apa yang kita harapkan,

melainkan

Ia memberi apa yang kita butuhkan.

Skripsi ini ku persembahkan kepada:

Tuhan Yesus & Bunda Maria Ibu & Bapakku tercinta Adikku Irfan & Ningrum Seseorang yang ku sayangi Semua sahabatku

UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa skripsi dengan

judul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI PEMBELIAN Studi Kasus pada Toko Tas dan diajukan untuk

diuji pada tanggal 19 November 2014 adalah hasil karya saya.

Dengan ini, saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri, saya tiru, atau saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberika pengakuan pada penulis aslinya.

Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.

Yogyakarta, 06 Desember 2014 Yang menyatakan,

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN

PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIK

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma:

Nama : Puspita Damayanti

Nomor Mahasiswa : 072114030

Demi perkembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul:

ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN Studi Kasus pada Toko Tas

Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas dan mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari penulis, selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Yogyakarta, 06 Desember 2014 Yang menyatakan,

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN Studi Kasus pada Toko Tas. Skripsi ini ditulis sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

Penulisan skripsi ini dapat selesai dengan baik berkat bantuan berbagai pihak. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D., selaku Rektor Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

2. A. Diksa Kuntara, S.E., MFA., QIA., selaku dosen pembimbing dalam penyusunan skripsi ini.

3. Bapak Nicko, Ibu Ilsa, Bapak Joko, Bapak Fani, Bapak Supar, dan Ibu Ninik yang telah meluangkan waktu memberi pengarahan untuk menyempurnakan skripsi ini.

4. Semua dosen Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan ilmu dan mengajarkan banyak hal.

5. Bapak Sophie selaku pemilik Toko Tas yang telah mengijinkan penulis melakukan penelitian di toko milik beliau, karyawan Toko Tas yang

dengan senang hati bekerja sama dengan penulis, khususnya Ibu Lani yang telah membantu menyiapkan data yang penulis butuhkan.

6. Ibu, Bapak, Irfan, Ningrum, Tante Ari, dan anggota keluarga lainnya yang selalu memberikan dukungan, nasehat, dan doa.

7. Denal Sukma Dewa yang selalu memberikan semangat, doa, dan pengorbanan agar penulis tidak menyerah untuk menyelesaikan skripsi ini. 8. Sahabat-sahabatku (Yustina, Pipin, Rere, Bima, Byar, CERLO, Visia, Uut,

Hagung, dan Mas Adhi) yang mau berbagi suka duka dengan penulis. 9. Teman-teman yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, senang sekali

dapat berbagi pengalaman dengan kalian.

Penulis menyadari bahwa penyusunan skripsi ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari para pembaca untuk menyempurnakan skripsi ini. Semoga skripsi ini bermanfaat dan dapat menjadi masukan bagi rekan-rekan dalam menyusun skripsi.

Yogyakarta, 06 Desember 2014

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii

HALAMAN PENGESAHAN ... iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ... v

HALAMAN PUBLIKASI ... vi

HALAMAN KATA PENGANTAR ... vii

HALAMAN DAFTAR ISI ... ix

HALAMAN DAFTAR TABEL ... xiii

HALAMAN DAFTAR GAMBAR ... xv

HALAMAN DAFTAR LAMPIRAN ... xvii

ABSTRAK ... xviii

ABSTRACT ... xix

BAB I : PENDAHULUAN... 1

A.Latar Belakang Masalah ... 1

B.Rumusan Masalah ... 4

C.Tujuan Penelitian ... 4

D.Manfaat Penelitian ... 4

E. Sistematika Penelitian ... 5

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA ... 7

A.Sistem Informasi Akuntansi ... 7

1. Sistem ... 7

2. Informasi ... 8

3. Akuntansi ... 9

B.Sistem Pengendalian Internal ... 11

1. Definisi Sistem Pengendalian Internal ... 11

2. Unsur Sistem Pengendalian Internal ... 11

C.Siklus Pembelian ... 12

1. Deskripsi Kegiatan ... 12

2. Fungsi yang Berkaitan dengan Siklus Pembelian ... 12

3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Siklus Pembelian ... 13

4. Dokumen yang Digunakan dalam Siklus Pembelian ... 15

5. Catatan yang Digunakan dalam Siklus Pembelian ... 20

6. Pengendalian dalam Siklus Pembelian ... 23

7. Informasi yang Dihasilkan dalam Siklus Pembelian... 25

D.Pengembangan Sistem ... 25

1. Pengertian Pengembangan Sistem ... 25

2. Alasan Dilakukan Pengembangan Sistem ... 26

3. Tujuan Pengembangan Sistem ... 26

4. Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 27

a. Kebijakan dan perencanaan sistem ... 28

b. Analisis sistem ... 29

c. Desain sistem ... 32

d. Seleksi sistem ... 41

e. Implementasi sistem ... 41

f. Perawatan sistem ... 41

E. Alat-alat Komunikasi dalam Pengembangan Sistem ... 41

1. Bagan alir dokumen (Document Flowchart) ... 41

2. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 46

3. Kamus Data ... 47

BAB III : METODA PENELITIAN ... 48

A.Jenis Penelitian... 48

B.Tempat dan Waktu Penelitian ... 48

D.Data yang Dibutuhkan ... 49

E. Teknik Pengumpulan Data ... 49

F. Teknik Analisis Data... 50

BAB IV : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 53

A.Sejarah Singkat Perusahaan ... 53

B.Struktur Organisasi ... 54

C.Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab ... 54

D.Personalia ... 58

E. Pemasaran ... 60

F. Produk ... 60

BAB V : ANALISIS DAN PERANCANGAN ... 61

A.Deskripsi Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan ... 61

1. Aktivitas Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan ... 61

2. Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan ... 61

3. Dokumen yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan ... 63

4. Catatan Akuntansi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan ... 65

5. Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan ... 66

B.Identifikasi Masalah Sistem Akuntnsi Pembelian Perusahaan ... 71

1. Identifikasi Masalah ... 71

2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah ... 72

3. Mengidentifikasi Titik-titik Keputusan ... 73

4. Mengidentifikasi Personil-personil Kunci ... 74

C.Penerapan Teori dalam Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan ... 76

1. Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Pembelian ... 76

2. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian ... 77

4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi

Pembelian ... 78

5. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas ... 79

6. Sistem Otorisasi yang Memberikan Perlindungan yang Cukup... 80

7. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi ... 81

8. Kesesuaian Teori dalam Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan .... 82

9. Ketidaksesuaian Teori dalam Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan ... 83

D.Pengantar Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian ... 85

E. Perancangan Struktur Organisasi ... 90

F. Perancangan Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Setiap Bagian dalam Rancangan Struktur Organisasi ... 91

G.Perancangan Prosedur ... 94

H.Perancangan Database ... 104

I. Perancangan Masukan ... 108

J. Perancangan Keluaran ... 119

K.Perancangan Pengendalian ... 128

BAB VII : PENUTUP ... 133

A.Kesimpulan ... 133

B.Keterbatasan ... 134

C.Saran ... 134

DAFTAR PUSTAKA ... 135

DAFTAR TABEL

Tabel Judul Halaman

II.1. Simbol Bagan Alir Dokumen yang Standar ... 43

IV.1. Waktu Kerja Karyawan ... 59

V.1. Penerapan Teori Mengenai Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Pembelian ... 76

V.2. Penerapan Teori tentang Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian ... 77

V.3. Penerapan Teori tentang Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian ... 78

V.4. Penerapan Teori tentang Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian ... 78

V.5. Penerapan Teori tentang Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas ... 79

V.6. Penerapan Teori tentang Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan dalam Sistem Akuntansi Pembelian ... 80

V.7. Penerapan Teori tentang Adanya Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi ... 81

V.8. Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Berdasarkan Identifikasi Masalah ... 86

V.9. Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Berdasarkan Penerapan Teori dalam Sistem Akuntansi Perusahaan ... 87

V.10. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Pemasok ... 105

V.11. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Barang... 105

V.12. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Beli Detail ... 106

Tabel Judul Halaman

V.14. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Retur Detail ... 107

V.15. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Retur Master ... 107

V.16. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Pelunasan ... 108

V.17. Usulan Pengendalian Umum ... 128

V.18. Rancangan Pengendalian Masukan pada Tahap Penangkapan Data... 129

V.19. Rancangan Pengendalian Masukan pada Tahap Pemasukan Data ... 130

V.20. Rancangan Pengendalian Pengolahan Data ... 131

V.21. Rancangan Pengendalian Keluaran dalam Bentuk Hardcopy ... 132

DAFTAR GAMBAR

Gambar Judul Halaman

II.1. Proses Pencatatan Akuntansi ... 9

II.2. Jaringan Prosedur dalam Sistem Akuntansi Pembelian ... 14

II.3. Surat Permintaan Pembelian ... 15

II.4. Surat Permintaan Penawaran Harga ... 16

II.5. Surat Order Pembelian ... 17

II.6. Laporan Penerimaan Barang ... 18

II.7. Surat Perubahan Order Pembelian ... 19

II.8. Bukti Kas Keluar ... 20

II.9. Register Bukti Kas keluar ... 21

II.10. Jurnal Pembelian ... 21

II.11. Kartu Utang ... 22

II.12. Kartu Persediaan ... 22

II.13. Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 27

IV.1. Struktur Organisasi TokoTas ... 54

V.1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian Toko Tas ... 68

V.2. Usulan Struktur Organisasi ... 90

V.3. Usulan Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pembelian ... 97

V.4. Usulan Prosedur Penerimaan Barang dalam Aplikasi Komputer ... 101

V.5. Usulan Prosedur Pelunasan dan Retur Pembelian dalam Aplikasi Komputer ... 103

V.6. Rancangan Entity Relationship Diagram dengan Microsoft Access ... 104

V.7. Rancangan Menu Utama ... 108

V.8. Rancangan Form Master Barang Dagang ... 109

V.9. Rancangan Form Master Pemasok ... 111

Gambar Judul Halaman

V.11. Rancangan Form Transaksi Retur Pembelian ... 115

V.12. Rancangan Form Transaksi Pelunasan Pembelian ... 117

V.13. Usulan Daftar Barang Dagang ... 119

V.14. Usulan Daftar Pemasok ... 120

V.15. Usulan Keluaran Laporan Penerimaan Barang ... 120

V.16. Usulan Keluaran Surat Retur untuk Manajer ... 121

V.17. Usulan Keluaran Surat Retur untuk Admin 1 ... 121

V.18. Usulan Keluaran Surat Retur untuk Pemasok ... 121

V.19. Usulan Keluaran Rincian Pelunasan ... 122

V.20. Usulan Keluaran Laporan Jatuh Tempo Pembelian ... 122

V.21. Usulan Keluaran Kartu Utang ... 123

V.22. Usulan Keluaran Laporan Harga Pokok Persediaan Akhir ... 123

V.23. Usulan Keluaran Laporan Pembelian per Bulan ... 124

V.24. Usulan Keluaran Laporan Retur Pembelian per Bulan ... 124

V.25. Usulan Keluaran Laporan Pelunasan per Bulan ... 125

V.26. Usulan Keluaran Jurnal Pembelian ... 125

V.27. Usulan Keluaran Jurnal Retur Pembelian ... 126

V.28. Usulan Keluaran Jurnal Kas Keluar ... 126

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Judul Halaman

1. Surat Keterangan Penelitian ... 137 2. Daftar Pertanyaan ... 138 3. Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan ... 139

ABSTRAK

ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN

Studi Kasus pada Toko Tas

Puspita Damayanti

NIM : 072114030 Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta 2015

Penelitian ini bertujuan memberikan saran berupa rancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang sesuai dengan kebutuhan Toko Tas. Rancangan sistem informasi akuntansi pembelian diharapkan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan untuk mengatasi masalah dan menghindari adanya potensi kecurangan dalam sistem pembelian.

Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh dengan menggunakan wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah (1) mendeskripsikan sistem akuntansi pembelian di Toko Tas, (2) mengidentifikasi masalah yang ada dalam sistem akuntansi pembelian di Toko Tas, dan (3) membuat rancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang sesuai dengan kebutuhan Toko Tas.

Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian Toko Tas belum berjalan dengan baik. Masalah dalam sistem akuntansi pembelian di Toko Tas adalah kesalahan pencatatan menentukan harga jual saat penerimaan barang, salah mengidentifikasi barang berdasarkan kode toko yang diberikan saat penerimaan barang, dan pembayaran faktur pembelian yang tidak terorganisir. Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang dibuat terdiri dari perancangan (1) struktur organisasi yang baru, (2) tugas, wewenang, dan tanggung jawab untuk setiap bagian dalam struktur organisasi yang baru, (3) prosedur penerimaan barang, retur pembelian dan pembayaran faktur pembelian, (4) database berupa Entity Relationship Diagram dan kamus data menggunakan Microsoft Access 2010, (5) data masukan, (6) data keluaran, dan (7) pengendalian yang dibutuhkan dalam sistem informasi akuntansi pembelian.

ABSTRACT

ANALYSYS AND DESIGN

OF PURCHASE ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM

A Case Study at Toko Tas

Puspita Damayanti

NIM : 072114030 Sanata Dharma University

Yogyakarta 2015

The aims of this research is providing proposed design of purchase accounting information system that is appropriate to Toko Tas condition. Purchase accounting information system design is expected to meet the needs of the company to resolve the problem and avoid the potential fraud in the purchasing system.

This research is a case study. Data was collected through interview, observation, and documentation. The data analysis procedures are as follow (1) describing the purchasing accounting system at Toko Tas, (2) identifying the problem, and (3) preparing the proposed design of purchase accounting information system that suitable with Toko Tas condition.

The results showed that the purchase accounting system at Toko Tas was not appropriately implemented. The problems were error in recording the determined selling price, misidentified merchandize based on store code, and unorganized of the purchase invoice payment. The proposed purchase accounting information system were designing (1) a new organizational structure, (2) job descriptions of the new organizational structure, (3) procedures processing of receipt, purchase returns and purchase invoice payment, (4) database in the form of Entity Relationship Diagram and data dictionary using Microsoft Access 2010, (5) input data, (6) output data, and (7) controls system required.

BAB I

PENDAHULUAN

A.Latar Belakang Masalah

Persaingan antar perusahaan dalam dunia bisnis merupakan hal yang wajar dan tidak dapat dihindari. Sebuah perusahaan harus mampu berkompetisi dengan perusahaan pesaingnya agar dapat terus bertahan. Namun sebelum berkompetisi dengan pihak eksternal (perusahaan pesaing), perusahaan harus melihat kondisi internalnya terlebih dahulu. Kondisi yang dilihat adalah kinerja sistem internal perusahaan apakah sudah baik atau belum. Jika kondisi perusahaan tersebut belum baik maka bagaimana perusahaan dapat berkompetisi dengan perusahaan pesaing. Oleh sebab itu, cara berkompetisi dengan perusahaan pesaing dapat dimulai dengan penerapan suatu sistem akuntansi yang baik dalam perusahaan.

Menurut Jogiyanto (2005:17), secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan (classifying), perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari kegiatan transaksi perusahaan. Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan-laporan keuangan. Laporan-laporan keuangan adalah merupakan suatu informasi. Jika sistem akuntansi suatu perusahaan berjalan dengan baik maka akuntansi dapat memberikan informasi tentang kejadian di perusahaan dalam jangka waktu tertentu sebagai pertanggungjawaban manajemen kepada pemilik.

Untuk perusahaan yang aktivitasnya semakin kompleks sehingga semakin sulit untuk mengingat atau mengetahui semua aktivitas yang terjadi dalam jangka waktu tertentu, sistem akuntansi perusahaan juga harus mengalami penyesuaian. Penyesuaian tersebut dapat berupa perbaikan sistem yang ada atau benar-benar mengganti sistem yang sudah ada di sebuah perusahaan dengan sistem yang baru karena pengaruh kebutuhan informasi keuangan yang diinginkan harus relevan, akurat, dan tepat waktu. Apalagi saat ini teknologi informasi yang berkembang dengan cepat menuntut perusahaan untuk melakukan penyesuaian sistem yang ada supaya dapat bertahan hidup.

Penggunaan sistem akuntansi secara manual dapat menimbulkan resiko kesalahan pencatatan yang lebih besar dari pada sistem akuntansi yang sudah terkomputerisasi. Alasannya, sistem akuntansi secara manual yang berarti segala pencatatannya masih dilakukan oleh manusia mempunyai faktor human

error yang lebih besar apalagi jika aktivitas perusahaan sudah kompleks

sehingga pencatatan yang begitu banyak juga menjadi rumit. Menurut Jogiyanto (2005:17), sistem akuntansi yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah sistem informasi akuntansi atau SIA (accounting

information system atau AIS).

Siklus transaksi pertama dalam sebuah perusahaan adalah siklus pembelian. Menurut Dasaratha dan Frederick (2008:3), siklus pembelian adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa. Siklus pembelian menjadi penting bagi sebuah perusahaan karena berkaitan dengan penentuan barang atau jasa apa saja yang seharusnya dibeli oleh

perusahaan dan berapa besar juga kapan perusahaan harus membayar barang atau jasa yang telah dibeli tersebut.

Perusahaan dapat merugi jika terjadi kesalahan dalam siklus pembelian. Penumpukan barang yang diakibatkan dari kesalahan pembelian merupakan bentuk pemborosan kas perusahaan. Khususnya untuk perusahaan dagang, kurangnya pembelian menyebabkan perusahaan tidak dapat memenuhi keinginan konsumen dan mengurangi keuntungan perusahaan. Karena pembayaran dari sebuah pembelian biasanya relatif tinggi, siklus pembelian dapat menyebabkan kecurangan atau penyalahgunaan kas perusahaan untuk hal yang tidak semestinya. Dengan demikian sistem akuntansi untuk siklus pembelian memerlukan pengendalian interen dan penyesuaian jika dalam sistem tersebut ada hal yang tidak tepat apalagi menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

Contoh perusahaan yang masih menggunakan sistem akuntansi secara manual adalah Toko Tas. Toko Tas merupakan perusahaan dagang yang menjual berbagai macam tas. Toko Tas membutuhkan informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu untuk menentukan suatu kebijakan supaya tercipta pengendalian yang lebih baik dan menguntungkan bagi perusahaan. Salah satu kebijakan yang harus dibuat adalah menentukan barang dagang apa saja yang harus dibeli dan kapan harus membelinya. Akibat dari pembelian barang dagang tersebut, Toko Tas harus mempunyai catatan mengenai pembayaran atas pembelian barang dagang tersebut. Pembayaran yang tepat waktu dapat menguntungkan perusahaan karena biasanya memperoleh diskon pembayaran

yang lebih banyak dan lebih cepat mendapatkan kiriman barang kembali. Kesalahan informasi yang dihasilkan dari sistem pembelian dapat menjadi masukan yang tidak tepat untuk sistem yang menggunakan keluaran dari sistem pembelian. Oleh karena itu sistem akuntansi pembelian di Toko Tas perlu di analisis dan dilakukan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang dapat memudahkan Toko Tas untuk membuat laporan terkait dengan pembelian, membantu dalam menentukan sebuah kebijakan, dan tentunya meminimalisir resiko terjadinya human error.

B.Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, rumusan masalah penelitian ini adalah bagaimanakah rancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang sesuai dengan kebutuhan Toko Tas?

C.Tujuan Penelitian

Tujuan dilakukan penelitian ini adalah memberikan saran berupa rancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang sesuai dengan kebutuhan Toko Tas.

D.Manfaat Penelitian

1. Bagi Toko Tas

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi saran dan menambah informasi yang bermanfaat dalam pengembangan dan pelaksanaan sistem informasi akuntansi pembelian di Toko Tas.

2. Bagi Universitas Sanata Dharma

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi referensi penelitian mahasiswa Universitas Sanata Dharma.

3. Bagi Penulis

Penelitian ini sebagai wujud penerapan materi yang telah diterima selama kuliah dan diharapkan menambah wawasan dan pengalaman penulis.

E.Sistematika Penulisan

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan skripsi.

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini membahas mengenai teori-teori yang akan digunakan sebagai dasar untuk mendeskripsikan, menganalisis, dan melakukan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian. BAB III : METODA PENELITIAN

Bab ini membahas mengenai jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subyek dan obyek penelitian, data yang dibutuhkan, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data.

BAB IV : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini akan membahas mengenai gambaran umum perusahaan yang terdiri dari sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas,

wewenang dan tanggung jawab setiap bagian dalam struktur organisasi, personalia, pemasaran, dan produk yang disediakan perusahaan.

BAB V : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN

Bab ini membahas deskripsi sistem akuntansi pembelian yang ada pada perusahaan (aktivitas, fungsi, dokumen, catatan, prosedur, dan digambarkan dalam bentuk bagan alir sistem (flowchart)), mengiidentifikasi masalah yang terjadi, menganalisis penerapan teori dalam sistem akuntansi pembelian perusahaan, membahas pengantar perancangan, rancangan struktur organisasi, rancangan tugas, tanggung jawab, dan wewenang masing-masing fungsi dalam struktur organisasi, rancangan prosedur, rancangan

database, rancangan masukan, rancangan keluaran, dan

rancangan pengendalian yang dibutuhkan dalam sistem informasi akuntansi pembelian.

BAB VI : PENUTUP

Bab ini membahas kesimpulan penelitian, keterbatasan penelitian, dan saran yang diharapkan berguna bagi perusahaan.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A.Sistem Informasi Akuntansi

1. Sistem

Menurut Diana dan Setiawati (2011:3), sistem merupakan serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Jogiyanto (2005:3-5) suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu:

a. Komponen Sistem (components). Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

b. Batas Sistem (boundary). Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

c. Lingkungan Luar Sistem (enviroments). Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

d. Penghubung Sistem (interface). Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya sehingga antar subsistem dapat saling berintegrasi membentuk satu kesatuan.

e. Masukan Sistem (input). Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance

input) yang artinya energi yang dimasukkan supaya sistem beroperasi

dan masukan sinyal (signal input) yang artinya energi yang diproses untuk menghasilkan keluaran.

f. Keluaran Sistem (output). Keluaran adalah hasil dari pengolahan energi dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan tidak berguna. g. Pengolah Sistem (process). Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian

pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

h. Tujuan (goal) atau Sasaran (objectives) Sistem. Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas) atau sasaran (dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih sempit). 2. Informasi

Menurut Jogiyanto (2005:8), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Jogiyanto (2005:10) menyebutkan kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu:

a. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan.

b. Tepat waktu, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

c. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

3. Akuntansi

Akuntansi merupakan proses mengidentifikasi, mengukur, mencatat, dan mengkomunikasikan peristiwa-peristiwa ekonomi dari suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak-pihak yang berkepentingan dengan informasi bisnis tersebut (pengguna informasi). Pada dasarnya fokus utama dari akuntansi adalah transaksi bisnis. Transaksi bisnis direkam dalam dokumen sumber (nota/faktur, nota retur, dan lain-lain). Dokumen tersebut dicatat ke dalam jurnal dan buku pembantu. Jurnal secara umum dapat dikategorikan menjadi dua, yaitu jurnal umum (merupakan jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi selain yang dicatat dalam jurnal khusus) dan jurnal khusus (merupakan jurnal yang dirancang khusus untuk mencatat transaksi yang sering berulang, seperti transaksi penjualan dan pembelian). Buku pembantu adalah catatan individual atas piutang dan utang. Setelah dicatat ke dalam jurnal, pencatatan selanjutnya ke buku besar. Buku besar adalah kumpulan catatan atas rekening individual. Selanjutnya, dari total setiap rekening buku besar, dibuatlah neraca lajur yang akan menjadi dasar untuk menyusun laporaan keuangan. (Diana dan Setiawati, 2011:14-18)

Gambar II.1 : Proses Pencatatan Akuntansi Sumber : Diana dan Setiawati (2011:15)

Transaksi Dokumen Buku Pembantu

Jurnal Buku Besar

Laporan Keuangan Neraca

4. Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Nugroho (2001:4), sistem informasi akuntasi adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam Jogiyanto (2005:17), sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relevan bagi pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen). Diana dan Setiawati (2011:5-7) menyebutkan tujuh tujuan dari sistem informasi akuntansi, yaitu:

a. Mengamankan harta atau kekayaan perusahaan.

b. Menghasilkan beragam informasi untuk pengambilan keputusan. c. Menghasilkan informasi untuk pihak eksternal.

d. Menghasilkan informasi untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi. e. Menyediakan data masa lalu untuk kepentingan audit (pemeriksaan). f. Menghasilkan informasi untuk penyusunan dan evaluasi anggaran

perusahaan.

g. Menghasilkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

B.Sistem Pengendalian Internal

1. Definisi Sistem Pengendalian Internal

Diana dan Setiawati (2011:83) menyebutkan bahwa COSO mendefinisikan pengendalian internal sebagai proses yang diimplementasikan oleh dewan direksi, manajemen, serta seluruh staf dan karyawan di bawah arahan mereka dengan tujuan untuk memberikan jaminan yang memadai atas tercapainya tujuan pengendalian. Tujuan pengendalian tersebut meliputi:

a. Efektivitas dan efisiensi operasi. b. Reliabilitas pelaporan keuangan.

c. Kesesuaian dengan aturan dan regulasi yang ada. 2. Unsur Sistem Pengendalian Internal

Menurut Mulyadi (2010:164-168), unsur pokok sistem pengendalian internal adalah:

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsioanal secara tegas.

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapat, dan biaya. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi.

C.Siklus Pembelian

1. Deskripsi Kegiatan

Menurut Mulyadi (2010:299), sistem akuntansi pembelian digunakan perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.

2. Fungsi yang berkaitan dengan Siklus Pembelian

Mulyadi (2010:299-300) menyebutkan fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah:

a. Fungsi gudang. Fungsi gudang bertanggung jawab mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan di gudang dan menyimpan barang yang telah diterima dari fungsi penerimaan.

b. Fungsi pembelian. Fungsi pembelian bertanggung jawab memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

c. Fungsi penerimaan. Fungsi penerimaan bertanggung jawab melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.

d. Fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat utang bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian

ke dalam register bukti kas keluar dan menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Siklus Pembelian

Mulyadi (2010:301-303) menyebutkan jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah:

a. Prosedur permintaan pembelian. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok. Setelah menerima balasan penawaran harga dari berbagai pemasok, fungsi pembelian melakukan pemilihan pemasok.

c. Prosedur order pembelian. Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok dan memberitahukan kepada unit-unit lain dalam perusahaan mengenai order yang dikeluarkan perusahaan.

d. Prosedur penerimaan barang. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang dari pemasok dan membuat laporan penerimaan barang atas barang yang diterima tersebut. Kemudian fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan dan melaporkan penerimaan barang tersebut kepada fungsi akuntansi.

e. Prosedur pencatatan utang. Fungsi akuntansi memeriksa dokumen yang berkaitan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur tagihan dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

f. Prosedur distribusi pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk pembuatan laporan manajemen.

Gambar II.2 : Jaringan Prosedur dalam Sistem Akuntansi Pembelian Sumber: Mulyadi (2010:301)

Fungsi Gudang

Fungsi

Pembelian Pemasok

Fungsi Akuntansi Fungsi

Penerimaan

Permintaan pembelian (1)

Permintaan penawaran harga (2)

Penawaran harga (3) Order pembelian

(4)

Penerimaan barang dari pemasok (5)

Peneriman faktur dari pemasok (6)

Laporan penerimaan barang (7)

Penyimpanan barang (6)

4. Dokumen yang Digunakan dalam Siklus Pembelian

Mulyadi (2010:303-308) menyebutkan dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah:

a. Surat permintaan pembelian. Formulir ini diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Biasanya formulir ini dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.

SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN No. SPP.475689 _{Tanggal: ..../..../ 19...}

Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap barang yang Saudara minta.

Dari Bagian: ... Digunakan untuk: ... Sifat permintaan : Biasa Segera Mendesak

Kuantitas Nomor Part atau Nomor Katalog Ukuran Penjelasan Lengkap

Kirim ke ... Diisi oleh Bagian Pembelian

Bebankan ke Dep ...No. Rek ... Pemasok Harga per unit Total Harga Nomor SOP

Tanggal diperlukan .../ .../ 19...

Diperlukan oleh ...

Disetujui oleh ...

Harga yang lalu ...

Pemasok yang lalu ...

Ya untuk dibeli ...

Gambar II.3 : Surat Permintaan Pembelian Sumber: Mulyadi (2010:304)

b. Surat permintaan penawaran harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang jumlah rupiah pembeliannya besar dan pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi.

PT Dirgantara

Jl. Sawa CT 8/94, Yogyakarta,55281

Telepon (0274) 86104

Fax (0274) 86104

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA

Catatan:

Kepada Yth.

Permintaan penawaran

Kepada Yth. harga ini bukan merupakan

order pembelian.

Tgl. SPPH Tgl. Penyerahan

Kepada Yth. Barang

Silahkan menawar kepada kami barang-barang berikut ini.

Kami bersedia mempertimbangkan barang subtitusi.

Kuantitas No.Part Keterangan Harga per unit Potongan Harga Bersih

Kami menawarkan barang tersebut di atas dengan syarat pengiriman FOB... dan syarat pembayaran...dengan jangka waktu pengiriman...hari

setelah order pembelian kami terima.

Nama

Perusahaan Tanda Tangan

Kirimkan kembali formulir ini ke Bagian

Pembelian pada alamat di atas.

Gambar II.4 : Surat Permintaan Penawaran Harga Sumber: Mulyadi (2010:306)

c. Surat order pembelian. Dokumen ini dibuat sebanyak tujuh lembar dan digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 1) Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat

order pembelian yang dikirim ke pemasok.

2) Tembusan Pengakuan oleh Pemasok. Tembusan ini dikirim kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok, dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian.

3) Tembusan bagi Unit Peminta Barang. Tembusan ini sebagai bukti bahwa barang yang diminta oleh unit peminta barang telah dipesan.

4) Arsip Tanggal Penerimaan Fungsi Pembelian. Tembusan ini sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak adtang pada waktu yang telah ditetapkan.

5) Arsip Pemasok Fungsi Pembelian. Tembusan ini sebagai daftar untuk mencari informasi mengenai pemasok.

6) Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan ini sebagai dasar fungsi penerimaan untuk melakukan penghitungan dan pengecekan barang yang diterima dari pemasok.

7) Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan ini digunakan sebagai salah satu dasar mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

PT Dirgantara

Jl. Sawa CT 8/94, Yogyakarta,55281 No.809876756

Telepon (0274) 86104

Fax (0274) 86104

SURAT ORDER PEMBELIAN

Kepada Yth.

Tanggal:

Kirim ke: Syarat:

Tgl. Diperlukan:

No.Urut Nama Barang Spesifikasi Barang Satuan Kuantitas Harga Satuan Jumlah Harga

Jumlah

Penting:

Penerimaan barang ditutup jam16.00,

kecuali dengan janji khusus. Manajer Bagian

Gambar II.5 : Surat Order Pembelian Sumber: Mulyadi (2010:87)

d. Laporan penerimaan barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah sesuai dengan yang tercantum dalam surat order pembelian.

PT Dirgantara

Jl. Sawa CT 8/94,

Yogyakarta

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Barang diterima melalui: ...tgl ...19... Jika melalui truk kita, tulis nama pengemudi: ... Nama perusahaan pengirim: ... Alamat: ...

No. Mobil No. Segel dan Kondisi No. Surat Order Pembelian No. Surat Order Pengiriman

Jml.Bungkus Macam

Ukuran Penjelasan lengkap ttg. Tanda pada Kuantitas Kondisi pada

atau Biji Pembungkus barang merek,mutu,dsb pembungkus saat diterima

Diperiksa oleh: Diterima oleh:

Gambar II.6 : Laporan Penerimaan Barang Sumber: Mulyadi (2010:234)

e. Surat Perubahan Order Pembelian. Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Dokumen ini dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang sama dan dibagikan kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat order pembelian.

PT Dirgantara

Jl. Sawa CT 8/94, Yogyakarta,55281

Telepon (0274) 86104

Fax (0274) 86104

SURAT PERUBAHAN ORDER PEMBELIAN

No. Srt. Perub. Order Pembelian Tgl.

Kepada Yth.

No. Surat Order Pembelian Tgl.

Kode Kuantitas Satuan Keterangan Harga per satuan Total Harga

Menurut order

pembelian

kami yang lalu:

Diubah

menjadi:

Penjelasan: Manajer Bagian Pembelian

Gambar II.7: Surat Perubahan Order Pembelian Sumber: Mulyadi (2010:308)

f. Bukti Kas Keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian, sebagai perintah pengeluaran kas untuk membayar utang kepada pemasok, dan sebagai surat pemberitahuan kepada pemasok mengenai maksud pembayaran.

PT Dirgantara

Jl. Sawa CT 8/94, Yogyakarta,55281

Telepon (0274) 86104

Fax (0274) 86104

BUKTI KAS KELUAR

No. BKK: 678908

Dibayarkan No. Cek: ...

kepada Tgl. Dibayar: ..../ ..../19....

Tgl. No. Rekening Keterangan Jumlah Rupiah

Total

Potongan %

Bersih

Penjelasan :

Dicatat Tgl. Disetujui Tgl. Diperiksa Tgl. Diisi Tgl.

Gambar II.8 : Bukti Kas Keluar Sumber: Mulyadi (2010:309)

5. Catatan yang Digunakan dalam Siklus Pembelian

Mulyadi (2010: 308-310) menyebutkan catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut:

a. Register Bukti Kas Keluar. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.

Halaman sebelah kiri

REGISTER BUKTI KAS KELUAR

(VOUCHER REGISTER)

Tgl. Dikeluarkan No. Dibayar BKK Potongan Pembelian Debit Biaya Angkut Debit

untuk BKK Tgl. No. Cek yang akan Pembelian No. Rek Jumlah No. Rek Jumlah

dibayar Kredit

Halaman sebelah kanan

Biaya Administrasi Biaya Pemasaran Biaya Produksi Biaya Produksi Lain-lain Debit

Debit Debit Dep. 1 Debit Dep. 2 Debit

No. Rek Jumlah No. Rek Jumlah No. Rek Jumlah No. Rek Jumlah Nama No. Rek Jumlah

Gambar II.9 : Register Bukti Kas Keluar Sumber: Mulyadi (2010:310)

b. Jurnal Pembelian. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan

account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat

transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

Halaman: ...

JURNAL PEMBELIAN

Tanggal Keterangan Nomor Utang Persediaan Lain-lain Debit

Bukti Dagang Kredit Kredit No. Rek Jumlah

Gambar II.10 : Jurnal Pembelian Sumber: Mulyadi (2010:109)

c. Kartu Utang. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan

account payable procedure, buku pembantu untuk mencatat utang

kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.

KARTU UTANG

Nama Kreditur No. Rekening:

Alamat

Tgl. Keterangan Fol √ Debit Kredit D/ Saldo

Gambar II.11 : Kartu Utang Sumber: Mulyadi (2010:311)

d. Kartu Persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan ynag dibeli.

KARTU PERSEDIAAN

Nama Barang Kode Barang Satuan Gudang No. Lantai No. Lokasi

No. Rekening Titik Pesanan Kembali EOQ Maximum Minimum Sifat Khusus Barang

Pembelian Penerimaan Pemakaian Saldo

Tgl. No. Jml. Sisa Tgl. LPB Kuantitas Harga Jumlah Tgl. No. Kuantitas Harga Jumlah Kuantitas Harga Jumlah

SOP Dipesan Pesanan Satuan Harga BPBG Satuan Harga Satuan Harga

Gambar II.12 : Kartu Persediaan Sumber: Mulyadi (2010:140)

6. Pengendalian dalam Siklus Pembelian

Mulyadi (2010:312) menyebutkan pengendalian internal yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut:

a. Organisasi

1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. 2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.

3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. 4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi

pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.

2) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.

3) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.

4) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.

5) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.

6) Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

c. Praktik yang Sehat

1) Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakainnya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

2) Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

3) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggugjawabkan oleh fungsi penerimaan.

4) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.

5) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.

6) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

7) Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.

8) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

9) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.

10) Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok. 7. Informasi yang Dihasilkan dalam Siklus Pembelian

Informasi yang dapat dihasilkan oleh sistem informasi pembelian menurut Mulyadi (2010:303) adalah sebagai berikut:

a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali. b. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.

c. Order pembelian yang telah dipenuhi pemasok. d. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu. e. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.

f. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.

D.Pengembangan Sistem

1. Pengertian Pengembangan Sistem

Menurut Jogiyanto (2005:35), pengembangan sistem berarti menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

2. Alasan Dilakukannya Pengembangan Sistem

Menurut Jogiyanto (2005:35-36), sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti karena beberapa hal, yaitu:

a. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan tersebut dapat berupa ketidakberesan atau karena pertumbuhan organisasi sehingga sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan dalam keadaan pasar bersaing. Jika pesaing dapat memanfaatkan kesempatan yang ada, sedang perusahaan tidak dapat memanfaatkan teknologi yang ada maka kesempatan tersebut akan jatuh ke tangan pesaing.

c. Adanya instruksi dari pimpinan atau luar organisasi (contohnya pemerintah).

3. Tujuan Pengembangan Sistem

Jogiyanto (2005:37-38) menyatakan dengan dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan terjadi peningkatan-peningkatan berhubungan dengan PIECES, yaitu sebagai berikut:

a. Performance (kinerja), peningkatan terhadap hasil kinerja sistem yang

baru sehingga menjadi lebih efektif.

b. Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang

c. Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat atau keuntungan

atau penurunan biaya yang terjadi .

d. Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk

mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kecurangan yang dan akan terjadi.

e. Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi (sumber

daya digunakan dengan pemborosan yang paling minimum).

f. Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan

oleh sistem.

4. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Gambar II.13 : Siklus Hidup Pengembangan Sistem Sumber: Jogiyanto (2005: 52)

Kebijakan dan perencanaan sistem

Analisis sistem

Desain (perancangan) sistem secara umum

Desain (perancangan) sistem terinci

Seleksi sistem

Implementasi (penerapan) sistem

Perawatan sistem

awal proyek sistem

manajemen sistem pengembangan sistem

a. Kebijakan dan perencanaan sistem

Kebijakan sistem (systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk perencanaan sistem karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem yang lama mempunyai banyak kelemahan yang perlu diperbaiki. Sedangkan perencanaan sistem (systems planning) merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem yang terdiri dari estimasi kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja, dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan. (Jogiyanto, 2005:71-73)

Berikut merupakan proses dari perencanaan sistem (Jogiyanto, 2005:74-75) :

1) Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencanaan sistem.

a) Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik perusahaan. b) Mengidentifikasikan proyek-proyek sistem.

c) Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem. d) Menetapkan kendala proyek-proyek sistem. e) Menentukan proyek-proyek sistem prioritas. f) Membuat laporan perencanaan sistem. g) Meminta persetujuan manajemen.

2) Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh staf perencanaan sistem.

a) Menunjuk team analis.

b) Mengumumkan proyek pengembangan sistem.

3) Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan yang dilakukan oleh analis sistem.

a) Melakukan studi kelayakan. b) Menilai kelayakan proyek sistem. c) Membuat usulan proyek sistem. d) Meminta persetujuan manajemen. b. Analisis sistem

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalah-permasalah, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. (Jogiyanto, 2005:129)

Berikut merupakan langkah-langkah dalam analisis sistem (Jogiyanto, 2005:133-150) :

1) Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang ingin dipecahkan. Tugas-tugas yang harus dilakukan seorang analis adalah:

a) Mengidentifikasi Penyebab Masalah. Mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang subyek-subyek permasalahan yang diperoleh pada tahap perencanaan sistem. b) Mengidentifikasi Titik Keputusan. Titik keputusan menunjukkan

suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Dokumen sistem bagan alir formulir dari perusahaan dapat digunakan sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan.

c) Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci. Mengidentifikasi personil kunci dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan.

2) Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

a) Menentukan jenis penelitian.

b) Merencanakan jadwal penelitian (jadwal wawancara, observasi, pengambilan sampel, dan sebagainya).

c) Membuat penugasan penelitian.

d) Membuat agenda wawancara supaya tidak ada materi yang terlewatkan.

e) Mengumpulkan hasil penelitian.

Hal-hal yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian adalah: (1) waktu untuk melakukan suatu kegiatan,

(2) kesalahan-kesalahan melakukan kegiatan di sistem lama, (3) pengambilan sampel,

(4) formulir-formulir dan laporan-laporan yang dihasilkan sistem lama,

(5) elemen-elemen data,

(6) teknologi yang digunakan di sistem lama, dan

(7) kebutuhan-kebutuhan informasi pemakai sistem/ manajemen. 3) Analyse, yaitu menganalisis sistem (menganalisis hasil penelitian).

a) Menganalisis kelemahan sistem.

(1) menganalisis distribusi pekerjaan, yaitu beban dari masing-masing personil/unit dalam menangani kegiatan yang sama. (2) menganalisis penguluran kinerja.

(3) menganalisis keandalan, yaitu menunjukkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan. (4) menganalisis dokumen, yaitu menganalisis apakah dokumen

yang ada itu penting, penggunaannya efektif, dan perlu tembusan atau tidak.

(5) menganalisis laporan, yaitu menganalisis apakah laporan mudah disiapkan dan ada duplikasi file atau tidak.

(6) menganalisis teknologi, yaitu menganalisis apakah teknologi dapat menangani volume rata-rata data tanpa penundaan yang berarti atau tidak.

4) Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Tujuan utama penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah: a) Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan.

b) Meluruskan kesalahpengertian apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen.

c) Meminta pendapat dan saran manajemen.

d) Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi.

c. Desain sistem

1) Pengertian desain sistem

Desain sistem dapat diartikan sebagai berikut (Jogiyanto, 2005:197) : a) Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.

b) Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional. c) Persiapan untuk rancang bangun implementasi. d) Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

e) Penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

f) Mengkonfigurasi dari komponen-komponen software dan

2) Tujuan dan Sasaran Desain Sistem

Dua tujuan utama desain sitem adalah (Jogiyanto, 2005:197) : a) Memenuhi kebutuhan pemakai sistem, dan

b) Memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

Sasaran yang harus dicapai supaya tujuan desain sistem terpenuhi (Jogiyanto, 2005:197-198) :

a) Desain sitem harus berguna, mudah dipahami, dan nantinya mudah digunakan.

b) Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem.

c) Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen, dan mendukung keputusan yang akan dilakukan manajemen.

d) Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, software, hardware, dan pengendalian intern.

3) Desain Komponen Sistem

Komponen sistem informasi yang perlu didesain adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2005:211-265):

a) Desain model

(1) Physical system menunjukkan kepada pengguna bagaimana

nantinya sistem secara fisik akan diterapkan. Alat yang tepat untuk menggambarkan physical system adalah bagan alir sistem.

(2) Logical model menjelaskan kepada pengguna bagaimana

fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Alat yang tepat untuk menggambarkan logical model adalah diagram arus data.

b) Desain keluaran

Keluaran pada tahap desain ini adalah keluaran yang berupa tampilan di media keras atau di layar video.

(1) Keluaran internal adalah keluaran yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen, misalnya laporan terinci, laporan ringkasan, dan lain-lain.

(2) Keluaran eksternal adalah keluaran yang didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkan, misalnya faktur, cek, tanda terima pembayaran, dan lain-lain.

c) Desain masukan

Proses memasukkan data melibatkan tahapan berikut:

(1) Penangkapan data merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan organisasi ke dalam dokumen dasar (bukti transaksi).

(2) Penyiapan data merupakan pengubahan data yang telah ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin. (3) Pemasukan data merupakan proses membacakan atau

memasukkan data ke dalam komputer. d) Desain database

Database dibentuk dari kumpulan file, diantaranya sebagai berikut: (1) File induk, terdiri dari:

(a) File induk acuan, yaitu file induk yang recordnya jarang berubah nilainya, misalnya file daftar gaji.

(b) File induk dinamik, yaitu file induk yang nilai recordnya sering berubah sebagai akibat dari suatu transaksi, misalnya file induk persediaan.

(2) File transaksi (file masukan) merupakan file yang digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transaksi yang terjadi. (3) File laporan (file keluaran) merupakan file yang berisi

(4) File sejarah (file arsip) merupakan file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang.

(5) File pelindung merupakan salinan file yang masih aktif dan digunakan sebagai cadangan.

(6) File kerja (file sementara) e) Desain teknologi

Teknologi terdiri dari tiga perangkat, yaitu perangkat keras (hardwear), perangkat lunak (software), dan perangkat teknisi (brainware).

f) Desain kontrol

(1) Pengendalian secara umum

(a) Pengendalian organisasi, dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan tugas dan pemisahan tanggung jawab yang tegas.

(b) Pengendalian dokumentasi

(c) Pengendalian perangkat keras merupakan pengendalian yang dipasang di dalam komputer oleh pabrik pembuatnya.

(d) Pengendalian keamanan fisik dapat berupa penempatan satpam, pengisian agenda kunjungan, penggunaan tanda pengenal, penggunaan closed circuit television,

(e) Pengendalian keamanan data dapat dilakukan dengan digunakanya data log, proteksi file. Pembatasan pengaksesan, data backup dan recovery.

(f) Pengendalian komunikasi untuk menangani kesalahan selama proses mentransmisikan data dan untuk menjaga keamanan dari data selama pengiriman data tersebut. (2) Pengendalian aplikasi

(a) Pengendalian masukan

Pada tahap penangkapan data, pengendalian yang dapat dilakukan adalah:

- Nomor urut tercetak pada dokumen dasar.

- Ruang maksimum untuk setiap field di dokumen dasar. - Meneliti kembali kelengkapan dan kebenaran data. - Memverifikasi kelengkapan dan kebenaran data.

Pengendalian pada program aplikasi dapat dilakukan dengan:

- Echo check, yaitu menampilkan semua masukan

terlebih dahulu di layar terminal untuk dikaji kembali kebenarannya sebelum direkam ke file database.

- Existence check, yaitu membandingkan masukan

dengan daftar kode-kode yang valid dan sudah diprogram.

- Matching check, yaitu membandingkan kode yang

dimasukkan dengan field di file induk bersangkutan. - Field check, yaitu mencocokkan nilai dari field data

yang dimasukkan dengan tipe fieldnya.

- Sign check, yaitu menentukan filed data yang bertipe

numerik telah berisi dengan nilai yang mempunyai tanda yang benar, positif ataukah negatif.

- Relationship check atau logical check, yaitu memeriksa

hubungan antara item-item data yang dimasukkan ke komputer, jika tidak masuk akal maka akan ditolak oleh komputer.

- Limit atau reasonable check, yaitu menentukan apakah

nilai dari input data cukup beralasan atau tidak.

- Range check, yaitu menyeleksi nilai data yang

dimasukkan supaya tidak keluar dari jangkauan nilai yang ditentukan.

- Self-checking digit check, yaitu memeriksa kebenaran

digit-digit data yang dimasukkan.

- Sequence check, yaitu memeriksa urutan dari

record-record data yang dimasukkan.

- Label check, yaitu mencocokkan label internal pada

pita magnetik atau disk magnetik sesuai dengan file yang seharusnya digunakan.

- Batch control total check, yaitu mengumpulkan

transaksi selama satu periode tertentu dan bersama-sama digunakan untuk memperbaharui file induk. - Zero-balance check, yaitu mengecek selisih antara dua

sisi yang harus imbang (nilai debet dengan kredit). (b) Pengendalian pengolahan

- Control total check, yaitu meyakinkan bahwa semua

data yang diolah tetap lengkap dan telah benar.

- Matching check, yaitu pencarian data di suatu file yang

tidak ketemu harus dapat dideteksi.

- Reference file check, yaitu mencetak isi file acuan yang

digunakan setelah dilakukannya proses pengolahan. - Limit or reasonable check, yaitu mengecek kewajaran

hasil pengolahan data.

- Croosfooting check, yaitu total penjumlahan ke

samping dan total penjumlahan tegak dapat dicocokkan secara menyilang dan harus didapatkan hasil yang sama.

- Record locking, yaitu mengunci record yang sedang

digunakan sehingga tidak dapat digunakan oleh pemakai lain.

(c) Pengendalian keluaran

Tahap dan pengendalian keluaran dalam bentuk hardcopy adalah:

- Tahap menyediakan media laporan

- Tahap memproses program yang dihasilkan laporan - Tahap pembuatan laporan di file

- Tahap mencetak laporan di media kertas - Tahap pengumpulan laporan

- Tahap mengkaji ulang laporan - Tahap pemilihan laporan - Tahap distribusi laporan

- Tahap kaji ulang laporan oleh pemakai laporan - Tahap pengarsipan laporan

- Tahap pemusnahan laporan yang sudah tidak diperlukan

Pengendalian pada laporan yang berbentuk softcopy adalah:

- Pengendalian pada informasi yang ditransmisikan - Pengendalian pada tampilan di layar terminal

d. Seleksi sistem

Tahap seleksi sistem (systems selection) merupakan tahap untuk memilih perangkat keras dan perangkat lunak untuk sistem informasi. (Jogiyanto, 2005:561)

e. Implementasi sistem

Tahap implementasi sistem (systems implementation) merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. (Jogiyanto, 2005:573) f. Perawatan sistem

E.Alat-alat Komuniksi dalam Pengembangan Sistem

1. Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) a. Pengertian bagan alir

Bagan alir adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. (Jogiyanto, 2005:795)

b. Pedoman pembuatan bagan alir (Jogiyanto, 2005:795) :

1) Bagan alir sebaiknya digambarkan dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman.

2) Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.

3) Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dan dimana akan berakhir.

4) Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan.

5) Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang semestinya.

6) Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.

7) Menggunakan simbol-simbol bagan alir yang standar. c. Macam-macam bagan alir

Ada lima macam bagan alir (Jogiyanto, 2005:796-805), yaitu: 1) Bagan alir sistem (systems flowchart), yaitu bagan yang menunjukkan

arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.

2) Bagan alir dokumen (document flowchart), atau disebut bagan alir formulir merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.

3) Bagan alir skematik (schematic flowchart), merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem. Perbedaannya adalah bagan alir ini selain menggunakan simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lain yang digunakan. Penggunaan gambar-gambar tersebut memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya.

4) Bagan alir program, merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat berdasarkan bagan alir sistem.

5) Bagan alir proses, merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri dan berguna bagi analis sistem untuk mengambarkan proses dalam suatu prosedur.

d. Simbol bagan alir

Tabel II.1. Simbol Bagan Alir Dokumen yang Standar

Simbol Nama Keterangan

Dokumen

Menggambarkan semua jenis dokumen yang merupakan formulir untuk merekam data

terjadinya suatu transaksi. Dokumen dan

tembusannya

Menggambarkan dokumen asli dan tembusannya.

Berbagai dokumen

Menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di

dalam satu paket

Catatan

Menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan

untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam

dokumen atau formulir.

On-page connector

Menghubungkan bagan alir yang terletak pada halaman

yang sama.

Akhir arus dokumen

Menunjukkan akhir arus dari suatu dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman

yang sama yang bernomor seperti tercantum di dalam

simbol tersebut. Sumber: Mulyadi, 2010: 60-63

2 2 SOP Surat Muat 2 Faktur Penjualan 1 2 Faktur 1

Tabel II.1. Simbol Bagan Alir Dokumen yang Standar (lanjutan)

Simbol Nama Keterangan

Awal arus dokumen

Menunjukkan awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman

yang sama yang bernomor seperti tercantum di dalam

simbol tersebut.

Off-page connector

Menghubungkan bagan alir yang terletak pada halaman

yang berbeda. Kegiatan

manual

Menggambarkan kegiatan manual, seperti: mengisi formulir, menerima pesanan,

dan lain-lain. Keterangan,

komentar

Untuk menambahkan keterangan guna memperjelas

pesan yang disampaikan dalam bagan alir.

Terminal

Menggambarkan awal dan akhir dari suatu sistem

akuntansi.

Arsip sementara

Merupakan tempat penyimpanan dokumen yang

dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut di

masa yang akan datang.

Arsip permanen

Merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam

sistem akuntansi yang bersangkutan.

On-line computer

process

Menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara

on-line.

Keying (typing,verifyng)

Menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal. Sumber: Mulyadi, 2010: 60-63

Tabel II.1. Simbol Bagan Alir Dokumen yang Standar (lanjutan)

Simbol Nama Keterangan

Pita magnetik

Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita

magnetik.

On-line storage

Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk

on-line.

Garis alir

Mengarahkan arah proses pengolahan data. Jika arah menunjuk ke bawah dan ke kiri, anak panah tidak harus

dicantumkan. Pertemuan garis

alir

Digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya.

Persimpangan garis alir

Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis

dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan

kedua garis tersebut.

Keputusan

Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam

proses pengolahan data.

Masuk ke sistem

Menggambarkan masuk ke sistem yang digambarkan

dalam bagan alir. Keluar dari

sistem

Menggambarkan keluar ke sistem lain.

Sumber: Mulyadi, 2010: 60-63

tidak ya

Dari pemasok

2. Entity Relationship Diagram (ERD)

a. Pengertian Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram merupakan suatu teknik grafis yang

menggambarkan skema dasar data dengan menunjukkan entitas yang dimodelkan serta hubungan antar entitas tersebut. (Romney, 2006:134) b. Jenis-jenis entitas dalam Entity Relationship Diagram

1) Sumber daya, yaitu hal-hal bernilai ekonomis bagi organisasi.

2) Kegiatan, yaitu berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian. 3) Pelaku, yaitu orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan

yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi. (Romney, 2006:135-137)

c. Jenis hubungan dalam Entity Relationship Diagram

1) Hubungan satu ke satu (one to one), terjadi jika kardinalitas (yaitu perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya) maksimum untuk setiap entitas dalam hubungannya adalah 1.

2) Hubungan satu ke banyak (one to many), terjadi jika kardinalitas maksimum dari satu entitas dalam hubungan adalah satu dan kardinalitas entitas lainnya dalam hubungan tersebut adalah M.

3) Hubungan banyak-ke banyak (many to many), terjadi jika kardinalitas maksimum kedua entitas dalam suatu hubungan adalah M. (Romney, 2006:144-145)

3. Kamus Data

a. Pengertian kamus data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. (Jogiyanto, 2005:725) b. Isi kamus data

Menurut Jogiyanto (2005:726-728), hal-hal yang harus dimasukkan dalam kamus data adalah:

1) Nama arus data

2) Alias atau nama lain, ditulis jika perlu untuk membedakan antara nama pelaku yang satu dengan pelaku yang lainnya.

3) Bentuk data untuk memudahkan pengelompokan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.

4) Arus data yang menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju.

5) Penjelasan untuk memperjelas makna dari arus data yang dicatat di dalam kamus data.

6) Periode, yaitu penunjuk kapan terjadinya arus data.

7) Volume yang menunjukkan volume rata-rata dan volume puncak dari suatu arus data.

8) Struktur data yang menunjukkan arus data yang dicatat di dalam kamus data terdiri dari item-item apa saja.

BAB III

METODA PENELITIAN

A.Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus dan lapangan. Menurut Indriantoro dan Supomo (2002: 26), studi kasus dan lapangan merupakan penelitian dengan karakteristik masalah yang berkaitan dengan latar belakang dan kondisi saat ini dari subyek yang diteliti, serta interaksinya dengan lingkungan. Oleh sebab itu, hasil kesimpulan dari penelitian ini hanya berlaku bagi subyek khususnya obyek yang diteliti dan berlaku pada waktu tertentu.

B.Tempat dan Waktu Penelitian

1. Penelitian ini dilaksanakan pada Toko Tas yang terletak di daerah Yogyakarta.

2. Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan Juni sampai dengan Oktober tahun 2013.

C.Subyek dan Obyek Penelitian

1. Subyek penelitian terdiri dari manajer perusahaan, bagian administrasi, bagian gudang, dan pramuniaga.

2. Obyek penelitian ini berupa dokumen, catatan, dan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian tas di Toko Tas.

D.Data yang Dibutuhkan

1. Gambaran umum perusahaan.

2. Struktur organisasi perusahaan dan deskripsi jabatan.

3. Prosedur, catatan, dokumen, dan fungsi yang berkaitan dengan sistem akuntansi pembelian barang dagangan perusahaan.

E.Teknik Pengumpulan Data

1. Wawancara. Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang menggunakan pertanyaan secara lisan kepada subyek penelitian yang mempunyai kaitan terhadap obyek penelitian.

2. Observasi. Obervasi merupakan teknik pengumpulan data dengan melihat dan mengamati kegiatan perusahaan secara langsung tanpa adanya pertanyaan atau komunikasi dengan subyek yang diteliti.

3. Dokumentasi. Dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data dengan mendokumentasikan data-data perusahaan yang berkaitan dengan obyek penelitian.

F. Teknik Analisis Data

Langkah-langkah yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah adalah sebagai berikut:

1. Analisa deskriptif

Analisa deskriptif digunakan untuk menggambarkan keadaan yang sebenarnya mengenai sistem akuntansi pembelian yang sudah ada di dalam perusahaan. Analisa ini dilakukan dengan metode wawancara dan observasi. Deskripsi ini meliputi:

a. Deskripsi aktivitas sistem akuntansi pembelian pada perusahaan.

b. Deskripsi fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan.

c. Deskripsi dokumen yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan.

d. Deskripsi catatan yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan.

e. Deskripsi prosedur yang dijalankan perusahaan.

f. Deskripsi bagan alir dokumen setiap prosedur yang berkaitan dengan sistem akuntansi pembelian yang sudah ada di dalam perusahaan. 2. Mengidentifikasi masalah dalam perusahaan

Identifikasi masalah dari sistem akuntansi pembelian perusahaan dilakukan dengan cara melihat dan mengamati kegiatan perusahaan secara langsung. Kemudian dibuat rumusan masalah apa saja yang terjadi di perusahaan. Jika diperlukan, dilakukan juga wawancara terhadap subyek

penelitian untuk mengetahui masalah apa yang dihadapi dalam sistem akuntansi pembelian perusahaan.

Masalah yang dihadapi dalam sistem akuntansi pembelian perusahaan selanjutnya diidentifikasi. Langkah-langkah identifikasi masalahnya adalah sebagai berikut:

a. Mengidentifikasi penyebab masalah. Setiap masalah yang terjadi pastilah ada penyebabnya, maka tahap berikutnya dilakukan identifikasi penyebab masalah yang ada dalam sistem akuntansi pembelian perusahaan. Identifikasi ini dilakukan dengan teknik observasi, dokumentasi, dan wawancara terhadap subyek penelitian.

b. Mengidentifikasi titik-titik keputusan. Identifikasi pada tahap ini mencari titik-titik keputusan manakah yang memunculkan penyebab masalah terjadi. Identifikasi ini dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dalam sistem akuntansi pembelian perusahaan.

c. Mengidentifikasi personil-personil kunci. Identifikasi personil yang secara langsung maupun tidak langsung berperan menimbulkan masalah dalam sistem akuntansi pembelian perusahaan. Identifikasi ini dilakukan dengan mengacu pada deskripsi jabatan yang terdapat dalam perusahaan.

3. Melakukan analisis penerapan teori sistem akuntansi pembelian dengan kondisi yang sudah ada dalam perusahaan.

4. Membuat pengantar perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dengan membuat usulan perbaikan berdasarkan identifikasi masalah sistem

akuntansi pembelian perusahaan dan berdasarkan penerapan teori sistem akuntansi pembelian di dalam perusahaan.

5. Merancang struktur organisai yang baru yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

6. Merancang tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap bagian dalam rancangan struktur organisasi yang baru.

7. Merancang prosedur pengolahan data pembelian perusahaan dan merancang bagan alir dokumennya (document flowchart) sesuai dengan langkah-langkah di dalam landasan teori.

8. Merancang database menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) dan kamus data yang digunakan untuk menjelaskan atribut dari data yang mengalir di sistem menggunakan program Microsoft Access 2010.

9. Merancang masukan berupa form yang berkaitan dengan pencatatan pembelian perusahaan.

10. Merancang keluaran berupa Daftar Barang Dagang, Daftar Pemasok, Laporan Penermaan Barang, Surat Retur, Rincian Pelunasan, Laporan Jatuh Tempo Pembelian, Laporan Harga Pokok Persediaan Akhir, Laporan Pembelian per bulan, Laporan Retur per bulan, Laporan Pelunasan per bulan, Jurnal Pembelian, Jurnal Retur Pembelian, Jurnal Kas Keluar, dan Neraca Saldo.

11. Merancang pengendalian yang diperlukan dalam sistem informasi akuntansi pembelian yang baru.

BUKU BARANG DATANG

BUKU DATANG TAS

KARTU STOK ADMIN

RINCIAN PEMBAYARAN