Pengantar Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Tabel V.8. Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Berdasarkan Identifikasi Masalah No Masalah Penyebab Masalah Titik Keputusan Usulan rancangan rekomendasi 1. Kesalahan informasi menentukan harga jual saat barang datang. Harga jual barang pada faktur pembelian dan label dari pabrik di barang diketahui berbeda di akhir bulan saat Admin 1 membuat laporan pembelian tidak langsung diketahui ketika barang datang. Manajer menunda mengecek faktur pembelian dengan laporan barang dagang yang dibuat oleh bagian gudang berdasarkan spesifikasi barang yang datang. Membuat rancangan yang mengharuskan harga jual pada faktur pembelian dan label barang dari pabrik dicek langsung saat barang datang. 2. Salah mengidentifikasi barang berdasarkan kode toko. Barang yang berbeda mempunyai kode toko yang sama atau barang yang sama mempunyai kode toko yang berbeda rangkap kode toko. Bagian gudang membuat kode toko untuk barang datang berdasarkan kartu stok dari Admin 2 yang belum tentu update. Membuat rancangan aplikasi komputer yang dapat membantu membuat kode toko tidak dobel. 3. Pemasok mengeluh tentang pembayaran faktur pembelian. Pembayaran faktur pembelian yang terlambat dan potongan tunai yang sudah tidak berlaku tetap saja dipotongkan dalam pembayaran. Waktu pembayaran faktur pembelian ditentukan dengan cara perkiraan atau kadang ketika barang yang terdapat pada faktur pembelian sudah banyak yang terjual. Membuat rancangan laporan pembelian yang di dalammnya menyebutkan tanggal jatuh tempo faktur pembelian dan setiap hari dapat dicek mana yang sudah jatuh tempo. Sumber: Data yang diolah Tabel V.9. Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Berdasarkan Penerapan Teori dengan Praktek No Titik Keputusan Sistem Rancangan Perbaikan Sistem Akuntansi Pembelian a. Transaksi pembelian di Toko Tas hanya dilaksanakan oleh fungsi gudang, penerimaan, dan akuntansi, tanpa fungsi pembelian. Penulis mengusulkan: fungsi, prosedur, dan dokumen yang berkaitan dengan order pembelian memang tidak perlu dibentuk tidak dapat diterapkan karena ketika Toko Tas melakukan order barang kepada pemasok maka barang yang diorder tidak dapat diretur ketika masih utuh tidak laku. Pemasok akan mengirimkan barang yang baru ketika faktur pembelian yang lama telah dilunasi, oleh sebab itu pelunasan faktur pembelian akan lebih diperhatikan dalam perancangan usulan program. Dengan cara membuat peringatan jika ada faktur pembelian yang akan jatuh tempo. b. Tidak ada prosedur permintaan pembelian, prosedur permintan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur order pembelian, dan prosedur distribusi pembelian. c. Belum ada surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, dan surat perubahan order. d. Tidak ada otorisasi terhadap surat permintaan pembelian dan surat order pembelian. e. Tidak memiliki surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian fungsi gudang. f. Tidak memiliki surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. g. Tidak ada catatan akuntansi yang digunakan. Penulis mengusulkan: merancang program yang dapat menghasilkan kartu utang dan kartu persediaan. Meski tidak ada jurnal pembelian, program yang dirancang dapat menghasilkan berapa besar saldo utang dagang dan menyebutkan harga pokok persediaan barang dagang. Sumber: Data yang diolah Lanjutan Tabel V.9. h. Gudang melaksanakan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan, namun hanya sebagian barang saja yang disimpan bagian gudang. Fungsi penyimpanan juga dilaksanakan oleh pramuniaga. Penulis mengusulkan: penyimpanan tetap dilaksanakan oleh gudang dan pramuniaga karena dapat saling mengecek kebenaran jumlah barang. Jika penyimpanan semua diserahkan ke pramuniaga atau gudang saja, dapat terjadi dobel fungsi penjualan dengan penyimpanan untuk pramuniaga dan fungsi penerimaan dengan penyimpanan untuk gudang. i. Pencatatan terjadinya utang hanya didasarkan pada laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok, tanpa ada surat order pembelian dan bukti kas keluar Penulis mengusulkan: pencatatan utang di dalam program akan secara otomatis tercatat ketika memasukkan transaksi pembelian. Dokumen sumbernya tetap laporan peneriman barang dan faktur pembelian. j. Tidak ada pencatatan dan otorisasi ke dalam kartu utang dan register buki kas keluar. Penulis mengusulkan: setiap memasukkan transaksi pembelian dalam program maka secara otomatis ada pembaharuan dalam kartu utang setiap pemasok buku pembantu utang dan catatan utang 1 bulan dalam buku besar. k. Tidak melaksanakan prosedur yang menghasilkan buku besar dan buku pembantu utang sehingga tidak ada rekonsiliasi secara periodik. l. Laporan penerimaan barang pemakaiannya sudah dipertangung- jawabkan oleh fungsi penerimaan namun belum bernomor urut tercetak. Penulis mengusulkan: laporan penerimaan barang yang dihasilkan oleh program akan dibuat bernomor urut tercetak dan diotorisasi oeh fungsi penerimaan. m. Barang yang datang dari pemasok akan langsung diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan tanpa menunggu surat order pembelian. Penulis mengusulkan: fungsi penerimaan langsung menerima dan memeriksa barang yang diterima dari pemasok tanpa membandingkan dengan surat order pembelian karena tidak ada prosedur order pembelian. Proses pemeriksaan dan pencatatan barang yang diterima dari pemasok ini harus segera dilaksanakan supaya dapat segera dicocokkan dengan faktur pembelian. n. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut tanpa membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. Sumber: Data yang diolah Lanjutan Tabel V.9. o. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan ketika barang yang terdapat pada faktur sudah banyak yang terjual atau kadang hanya dengan perkiraan. Penulis mengusulkan: rancangan program yang dapat memberikan informasi kapan suatu faktur pembelian sudah jatuh tempo. p. Fungsi pengeluaran kas hanya memberikan bukti transfer ketika ada faktur pembelian yang sudah dilunasi tanpa memberi cap ‘lunas’. Penulis mengusulkan: bukti transfer dari bank sudah cukup menyatakan suatu faktur pembelian sudah dilunasi bukti dari pihak eksternal yang independen. Tetapi penulis masih mengusulkan dalam rancangan program, jika ada faktur pembelian yang sudah dilunasi, maka Admin 1 harus mengupdate data komputer bahwa ada faktur pembelian yang telah lunas. Sumber: Data yang diolah

E. Perancangan Struktur Organisasi

Usulan struktur organisasi Toko Tas dibuat berdasarkan komponen struktur organisasi yang sudah ada. Komponen struktur organisasi yang sudah ada diurutkan berdasarkan tanggung jawab dan wewenang yang diberikan dalam perancangan sistem informasi akuntansi yang baru. Gambar V.2. Rancangan Struktur Organisasi Toko Tas Sumber: Data yang diolah Pimpinan Admin 2 Admin 1 Gudang Pramuniaga Satpam Kasir Manajer F. Perancangan Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Setiap Bagian dalam Rancangan Sruktur Organisasi Tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap komponen dalam rancangan struktur organisasi Toko Tas adalah sebagai berikut cenderung menerangkan tugas yang berkaitan dengan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian : 1. Pimpinan a. Bertanggung jawab secara penuh atas segala kegiatan dan usaha yang dijalankan toko. b. Mengambil keputusan untuk masalah yang tidak biasa. c. Menggaji semua pegawai berdasarkan slip gaji dan daftar gaji yang telah disiapkan Admin 1 dan manajer. d. Mengecek rincian pembayaran utang dan dokumen pendukungnya. e. Membayar utang ke pemasok melalui bank. 2. Manager a. Bertanggung jawab atas kegiatan operasional toko. b. Melakukan wawancara dan menyeleksi pegawai baru. c. Membuat daftar gaji untuk gudang, pramuniaga, dan satpam. d. Menentukan harga jual pada faktur pembelian. e. Mengambil keputusan melakukan pelunasan dan retur pembelian. Jika ya maka manager harus menyiapkan faktur pembelian yang belum dilunasi. Jika tidak maka manager harus menghubungi pemasok untuk meminta dispensasi jatuh tempo faktur pembelian.