Pengantar Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Tabel V.8. Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Berdasarkan Identifikasi Masalah No
Masalah Penyebab Masalah
Titik Keputusan Usulan rancangan rekomendasi
1. Kesalahan informasi menentukan harga
jual saat barang datang.
Harga jual barang pada faktur pembelian dan label dari
pabrik di barang diketahui berbeda di akhir bulan saat
Admin 1 membuat laporan pembelian tidak langsung
diketahui ketika barang datang.
Manajer menunda mengecek faktur pembelian dengan
laporan barang dagang yang dibuat oleh bagian gudang
berdasarkan spesifikasi barang yang datang.
Membuat rancangan yang mengharuskan harga jual pada faktur pembelian dan
label barang dari pabrik dicek langsung saat barang datang.
2. Salah mengidentifikasi
barang berdasarkan kode toko.
Barang yang berbeda mempunyai kode toko yang
sama atau barang yang sama mempunyai kode toko yang
berbeda rangkap kode toko. Bagian gudang membuat kode
toko untuk barang datang berdasarkan kartu stok dari
Admin 2 yang belum tentu update.
Membuat rancangan aplikasi komputer yang dapat membantu membuat kode
toko tidak dobel.
3. Pemasok mengeluh tentang pembayaran
faktur pembelian. Pembayaran faktur pembelian
yang terlambat dan potongan tunai yang sudah tidak berlaku
tetap saja dipotongkan dalam pembayaran.
Waktu pembayaran faktur pembelian ditentukan dengan
cara perkiraan atau kadang ketika barang yang terdapat
pada faktur pembelian sudah banyak yang terjual.
Membuat rancangan laporan pembelian yang di dalammnya menyebutkan
tanggal jatuh tempo faktur pembelian dan setiap hari dapat dicek mana yang
sudah jatuh tempo.
Sumber: Data yang diolah
Tabel V.9. Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Berdasarkan Penerapan Teori dengan Praktek No
Titik Keputusan Sistem Rancangan Perbaikan Sistem Akuntansi Pembelian
a. Transaksi pembelian di Toko Tas hanya dilaksanakan oleh
fungsi gudang, penerimaan, dan akuntansi, tanpa fungsi pembelian.
Penulis mengusulkan: fungsi, prosedur, dan dokumen yang berkaitan dengan order pembelian memang tidak perlu
dibentuk tidak dapat diterapkan karena ketika Toko Tas melakukan order barang kepada pemasok maka barang
yang diorder tidak dapat diretur ketika masih utuh tidak laku. Pemasok akan mengirimkan barang yang baru ketika
faktur pembelian yang lama telah dilunasi, oleh sebab itu pelunasan faktur pembelian akan lebih diperhatikan dalam
perancangan usulan program. Dengan cara membuat peringatan jika ada faktur pembelian yang akan jatuh
tempo.
b. Tidak ada prosedur permintaan pembelian, prosedur permintan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur order
pembelian, dan prosedur distribusi pembelian. c.
Belum ada surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, dan surat perubahan
order.
d. Tidak ada otorisasi terhadap surat permintaan pembelian dan surat order pembelian.
e. Tidak memiliki surat permintaan pembelian bernomor urut
tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian fungsi gudang.
f. Tidak memiliki surat order pembelian bernomor urut tercetak
dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
g. Tidak ada catatan akuntansi yang digunakan. Penulis mengusulkan: merancang program yang dapat
menghasilkan kartu utang dan kartu persediaan. Meski tidak ada jurnal pembelian, program yang dirancang dapat
menghasilkan berapa besar saldo utang dagang dan menyebutkan harga pokok persediaan barang dagang.
Sumber: Data yang diolah
Lanjutan Tabel V.9. h. Gudang melaksanakan fungsi penerimaan dan fungsi
penyimpanan, namun hanya sebagian barang saja yang disimpan bagian gudang. Fungsi penyimpanan juga dilaksanakan oleh
pramuniaga. Penulis mengusulkan: penyimpanan tetap dilaksanakan
oleh gudang dan pramuniaga karena dapat saling mengecek kebenaran jumlah barang. Jika penyimpanan semua
diserahkan ke pramuniaga atau gudang saja, dapat terjadi dobel fungsi penjualan dengan penyimpanan untuk
pramuniaga dan fungsi penerimaan dengan penyimpanan untuk gudang.
i. Pencatatan terjadinya utang hanya didasarkan pada laporan
penerimaan barang dan faktur dari pemasok, tanpa ada surat order pembelian dan bukti kas keluar
Penulis mengusulkan: pencatatan utang di dalam program akan secara otomatis tercatat ketika memasukkan transaksi
pembelian. Dokumen sumbernya tetap laporan peneriman barang dan faktur pembelian.
j. Tidak ada pencatatan dan otorisasi ke dalam kartu utang dan
register buki kas keluar. Penulis mengusulkan: setiap memasukkan transaksi
pembelian dalam program maka secara otomatis ada pembaharuan dalam kartu utang setiap pemasok buku
pembantu utang dan catatan utang 1 bulan dalam buku besar.
k. Tidak melaksanakan prosedur yang menghasilkan buku besar dan buku pembantu utang sehingga tidak ada rekonsiliasi secara
periodik. l.
Laporan penerimaan barang pemakaiannya sudah dipertangung- jawabkan oleh fungsi penerimaan namun belum bernomor urut
tercetak. Penulis mengusulkan: laporan penerimaan barang yang
dihasilkan oleh program akan dibuat bernomor urut tercetak dan diotorisasi oeh fungsi penerimaan.
m. Barang yang datang dari pemasok akan langsung diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan tanpa menunggu surat order
pembelian. Penulis mengusulkan: fungsi penerimaan langsung
menerima dan memeriksa barang yang diterima dari pemasok tanpa membandingkan dengan surat order
pembelian karena tidak ada prosedur order pembelian. Proses pemeriksaan dan pencatatan barang yang diterima
dari pemasok ini harus segera dilaksanakan supaya dapat segera dicocokkan dengan faktur pembelian.
n. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan
menginspeksi barang tersebut tanpa membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
Sumber: Data yang diolah
Lanjutan Tabel V.9. o. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan ketika barang yang
terdapat pada faktur sudah banyak yang terjual atau kadang hanya dengan perkiraan.
Penulis mengusulkan: rancangan program yang dapat memberikan informasi kapan suatu faktur pembelian sudah
jatuh tempo.
p. Fungsi pengeluaran kas hanya memberikan bukti transfer ketika ada faktur pembelian yang sudah dilunasi tanpa memberi cap
‘lunas’. Penulis mengusulkan: bukti transfer dari bank sudah cukup
menyatakan suatu faktur pembelian sudah dilunasi bukti dari pihak eksternal yang independen. Tetapi penulis
masih mengusulkan dalam rancangan program, jika ada faktur pembelian yang sudah dilunasi, maka Admin 1 harus
mengupdate data komputer bahwa ada faktur pembelian yang telah lunas.
Sumber: Data yang diolah