Deskripsi Sistem Akuntansi Pembelian yang Dijalankan Perusahaan

b. Pramuniaga Bagian pramuniaga bertanggung jawab atas jumlah dan catatan tas di etalase juga di gudang jika ada; melakukan stok barang di etalase dan di gudang; menyisihkan barang yang akan diretur. c. Manajer Manajer bertanggung jawab mencocokkan jumlah barang yang datang dengan faktur dari pemasok; meminta pramuniaga melakukan stok dan meretur barang; menyiapkan rincian pembayaran untuk pelunasan faktur pembelian beserta dokumen-dokumen lainnya untuk keperluan pelunasan tersebut. d. Pimpinan Pimpinan akan memeriksa rincian pembayaran beserta dokumen yang disertakan untuk pelunasan faktur pembelian dari manajer. Kemudian pimpinan akan melunasi faktur pembelian tersebut melalui teller di bank atau mesin ATM. e. Admin 1 Admin 1 bertugas membuat laporan pembelian dan laporan pelunasan dengan periode satu bulan. f. Admin 2 Admin 2 bertugas mencatat penerimaan barang dan retur pembelian ke dalam kartu admin berdasar dokumen yang dibuat oleh bagian gudang. Admin 2 juga bertugas mengecek perhitungan fisik tas yang dilakukan oleh pramuniaga. 3. Dokumen yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan a. Faktur pembelian Dokumen ini berasal dari pemasok. Faktur pembelian rangkap 2 datang bersama dengan barang. Ketika jatuh tempo, pemasok akan mengirim faktur pembelian rangkap 1 sebagai bentuk penagihan. b. Buku barang datang Dokumen ini dibuat oleh gudang untuk menunjukkan jenis, spesifikasi, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok. c. Laporan penerimaan barang LPB Dokumen ini dibuat oleh gudang sebanyak 2 rangkap berdasarkan buku barang datang. LPB rangkap 1 diserahkan kepada manajer, digunakan untuk memastikan bahwa barang yang datang sesuai dengan faktur pembelian, dan LPB rangkap 2 diserahkan kepada admin 2, digunakan untuk mencatat adanya penambahan persediaan dalam kartu admin. d. Kartu kecil Dokumen ini dibuat oleh bagian gudang untuk dipasang di contoh barang dagangan. Dokumen ini berisi kode toko, harga, jumlah barang yang datang, warna barang, kode pabrik, merek barang, dan kapan barang tersebut datang. e. Buku datang tas Dokumen ini dibuat oleh pramuniaga untuk menunjukkan jenis, spesifikasi, dan kuantitas barang berdasar kartu kecil dari gudang. f. Kartu stok tas Catatan ini dibuat oleh pramuniaga dan digunakan untuk mencatat persediaan yang ada di etalase juga di gudang. g. Kartu stok admin Catatan ini dibuat oleh admin 1 dan digunakan untuk mencatat persediaan yang ada di etalase juga di gudang berdasarkan dokumen dan catatan akuntansi yang berkaitan dengan persediaan. Kartu admin juga digunakan untuk mengecek kartu stok tas yang dibuat oleh pramuniaga. h. Surat jalan retur Dokumen ini dibuat oleh gudang sebanyak 3 rangkap untuk menunjukkan jenis, spesifikasi, dan kuantitas barang yang diretur barang dikembalikan ke pemasok karena rusak atau tidak laku. Surat jalan rangkap 1 diserahkan ke manajer, rangkap 2 diserahkan ke pemasok bersama dengan barang yang diretur, dan rangkap 3 digunakan oleh admin 2 untuk mengurangi catatan persediaan yang dia miliki kemudian diarsip oleh gudang. i. Rincian pembayaran Catatan ini dibuat oleh manajer berdasarkan penghitungan rupiah dari faktur pembelian, surat jalan retur, dan administrasi bank. j. Bukti kas keluar BKK Dokumen ini digunakan sebagai pengajuan pembayaran atas faktur pembelian dari manajer ke pimpinan. k. Bukti transfer Dokumen ini berasal dari bank yang digunakan sebagai bukti pelunasan atas faktur pembelian. Biasanya pembayaran dilakukan melalui ATM, maka bukti transfer akan dikeluarkan oleh mesin ATM. Jika pembayaran dilakukan melalui teller, maka bukti transfernya adalah slip transfer rangkap 2. 4. Catatan yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan Toko Tas tidak memiliki catatan akuntansi tersendiri, pencatatan transaksi dilakukan pada : a. Laporan pembelian selama 1 bulan Setiap tanggal 1, manajer akan menyerahkan semua faktur pembelian bulan sebelumnya kepada admin 1 untuk dibuat laporan pembelian sehingga dapat diketahui dalam sebulan berapa besar pembelian yang telah dilakukan oleh toko. b. Laporan pelunasan utang selama 1 bulan Setiap tanggal 1, manajer juga akan menyerahkan semua faktur pembelian yang telah dilunasi selama 1 bulan sebelumnya kepada admin 1 untuk dibuat laporan pelunasan sehingga dapat diketahui dalam sebulan berapa besar pengeluaran kas yang telah dilakukan oleh toko untuk keperluan pelunasan faktur pembelian. 5. Prosedur yang dijalankan perusahaan a. Prosedur penerimaan barang Fungsi yang terkait dalam prosedur penerimaan barang ada 4 bagian, yaitu gudang, manajer, pramuniaga, dan admin 2. Fungsi gudang menerima, mengidentifikasi, dan membuat dokumen yang berkaitan dengan barang yang diterima dari pemadok buku barang datang, laporan penerimaan barang, dan kartu kecil. Fungsi manajer bertugas memeriksa faktur pembelian dengan buku barang datang dan menentukan harga jual setiap barang. Fungsi pramuniaga mencocokkan kartu kecil dengan barang yang diterima dari gudang dan mencatatnya di buku barang datang tas sebelum barang diletakkan di etalase. Setelah menerima laporan penerimaan barang dari gudang, admin 2 akan membuat kartu stok admin. b. Prosedur perintah retur pembelian Prosedur perintah retur pembelian dimulai ketika manajer memeriksa kartu stok tas dan menentukan ada barang yang perlu diretur atau tidak. Jika ada yang diretur, manajer akan meminta pramuniaga untuk menyisihkan barang yang diretur dari etalase dan mengenolkan kartu stok tas. Setelah menerima barang yang diretur bersama kartu stok tas dari pramuniaga, fungsi gudang akan membuat surat jalan retur. Admin 2 yang sudah menerima surat jalan retur dari gudang akan merekap retur ke dalam kartu stok admin. c. Prosedur pencatatan dan pelunasan utang Prosedur pencatatan dan pelunasan utang terdiri dari 3 fungsi yang terkait, yaitu admin 1, manajer, dan pimpinan. Admin 1 merekap pembelian sebagai bentuk timbulnya utang yang terjadi dalam 1 bulan. Untuk melunasi utang, manajer akan menyiapkan rincian pembayaran dan bukti kas keluar. Pimpinan akan mengecek rincian pembayaran dan semua dokumen pendukung yang telah disiapkan manajer dan kemudian digunakan untuk melunasi utang pembelian melalui bank. Admin 1 akan merekap pelunasan utang yang terjadi dalam 1 bulan. Gambar V.1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian pada Perusahaan Sumber: Hasil Wawancara dengan Admin 1 Faktur Pembelian 2 GUDANG Mulai Menerima barang dari pemasok Membuat dokumen penerimaan barang Berdasarkan data yang tertera di barang Buku Barang Datang Membuat SERI TOKO Buku Barang Datang dengan Seri Toko 1 Faktur Pembelian Buku Barang Datang dengan Seri Toko Membandingkan Faktur Pembelian dengan Buku Barang Datang ber-Seri Toko Diterima bersama dengan barang datang Menentukan HARGA JUAL Buku Barang Datang dengan Seri Toko Harga Jual 2 2 Buku Barang Datang dengan Seri Toko Harga Jual dari Pemasok MANAJER Membuat LPB, Kartu Kecil Label Harga 2 LPB 1 Kartu Kecil Label Harga 6 4 Bersama dengan barang yang dipajang di etalase 1 4 PRAMUNIAGA Kartu Kecil Label Harga Mencatat mecocokkan barang yang diterima dari gudang Buku Datang Tas Kartu Stok Tas Membuat Kartu Stok Tas T Digantungkan di barang ADMIN 2 6 LPB 2 2 Merekap penambahan barang dagang Kartu Stok Admin 3 5 7 8 T T LPB = Laporan Penerimaan Barang Gambar V.1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian pada Perusahaan lanjutan Sumber: Hasil Wawancara dengan Admin 1 Surat Jalan Retur 3 3 7 8 MANAJER Kartu Stok Tas Menentukan barang yang diretur Kartu Stok Tas 9 PRAMUNIAGA 9 Kartu Stok Tas Menyisihkan barang yang diretur dari etalase mengenolkan Kartu Stok Tas Kartu Stok Tas 10 10 GUDANG Kartu Stok Tas Bersama dengan barang yang diretur Membuat Surat Jalan Retur 2 Surat Jalan Retur 1 Untuk pemasok dikirim bersama barang T 12 12 Surat Jalan Retur 3 ADMIN 2 Kartu Stok Admin Merekap retur di Kartu Stok Admin Kartu Stok Admin 13 A 13 Surat Jalan Retur 3 11 Kartu Stok Tas T Gambar V.1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian pada Perusahaan lanjutan Sumber: Hasil Wawancara dengan Admin LPB 1 Faktur Pembelian 2 Surat Jalan Retur 1 LPB 1 Faktur Pembelian 2 3 5 Faktur Pembelian 2 LPB 1 ADMIN 1 Surat Jalan Retur 1 MANAJER 11 Mendokumentasikan pembelian dalam 1 bulan Laporan Pembelian File Laporan Pembelian T 14 14 LPB 1 Faktur Pembelian 2 Laporan Pembelian T Membuat Rincian Pembayaran menyiapkan BKK Rincian Pembayaran BKK LPB 1 Faktur Pembelian 2 Surat Jalan Retur 1 Rincian Pembayaran BKK Bukti Transfer T Untuk Pemasok Mendokumentasikan pelunasan dalam 1 bulan LPB 1 Faktur Pembelian 2 Surat Jalan Retur 1 Rincian Pembayaran BKK Bukti Transfer Laporan Pelunasan File Laporan Pelunasan T 17 LPB 1 Faktur Pembelian 2 Surat Jalan Retur 1 Rincian Pembayaran Bukti Transfer Laporan Pelunasan 17 Selesai LPB 1 Faktur Pembelian 2 Surat Jalan Retur 1 Rincian Pembayaran BKK Mengecek Rincian Pembayaran dokumen pendukungnya PIMPINAN Dari Bank Slip Transfer Kartu ATM Membayar utang melalui Bank LPB 1 Faktur Pembelian 2 Surat Jalan Retur 1 Rincian Pembayaran BKK Slip Transfer Kartu ATM Bukti Transfer N 16 16 15 15 LPB = Laporan Penerimaan Barang

B. Identifikasi Masalah Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan

Mengidentifikasi masalah merupakan salah satu langkah dalam menganalisis sistem. Masalah dapat diidentifikasi sebagai suatu persoalan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan suatu sasaran dari sistem tidak tercapai. Langkah yang harus dilakukan adalah: 1. Mengidentifikasi Masalah Identifikasi masalah dibatasi pada masalah yang terjadi dalam kaitannya dengan pelaksanaan sistem akuntansi pembelian dalam perusahaan. Masalah yang terjadi dalam perusahaan adalah: a. Kesalahan informasi menentukan harga jual saat barang datang. Harga jual yang ditentukan terlalu tinggi dari harga jual yang disebutkan dalam faktur pembelian memang menguntungkan perusahaan. Namun jika harga jual yang ditentukan lebih rendah dari harga jual yang disebutkan dalam faktur pembelian, perusahaan akan mengalami kerugian berupa kurangnya pendapatan yang seharusnya diterima saat transaksi penjualan. Penentuan harga jual suatu barang dagang ada dalam prosedur penerimaan barang yang dilaksanakan oleh gudang. b. Salah mengidentifikasi barang berdasarkan kode toko. Bagian gudang bertugas memberikan kode toko untuk barang yang baru saja datang. Pemberian kode toko yang salah dapat menyebabkan kesalahan pula untuk pemberian kode barang datang selanjutnya. Barang yang sama namun diberi kode toko yang berbeda mempunyai resiko terjadi penumpukkan barang. Barang yang berbeda namun diberi kode toko yang sama dapat menyebabkan kesalahan saat transaksi penjualan. Barang dapat terjual dengan harga lebih mahal atau bahkan lebih murah dari harga sebenarnya sehingga menimbulkan lebih atau malah kurangnya laba perusahaan. c. Pemasok mengeluh tentang pembayaran faktur pembelian. Pembelian barang dagang dilakukan dengan cara kredit. Perusahaan harus membayar pembelian barang dagang tersebut ketika faktur pembelian sudah jatuh tempo. Pemasok akan segera mengirim barang ke perusahaan setelah semua faktur pembelian atas nama pemasok tersebut telah dilunasi. Jika terlambat melunasi faktur pembelian maka perusahaan beresiko kekurangan barang dagang untuk dijual. Persediaan barang dagang yang tidak dapat memenuhi permintaan konsumen dapat mengurangi pendapatan perusahaan untuk memperoleh laba. 2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah Seringkali organisasi menyadari masalah yang terjadi setelah sesuatu berjalan dengan tidak benar. Permasalahan yang terjadi karena ada suatu sebab yang menimbulkannya. Dari subjek masalah yang telah diungkapkan sebelumnya, dapat diidentifikasi kemungkinan terjadinya masalah tersebut: a. Permasalahan yang pertama adalah kesalahan informasi menentukan harga jual saat barang datang. Masalah yang mendasari ini adalah harga jual barang pada faktur pembelian dan label dari pabrik di barang