Deskripsi Sistem Akuntansi Pembelian yang Dijalankan Perusahaan
b. Pramuniaga
Bagian pramuniaga bertanggung jawab atas jumlah dan catatan tas di etalase juga di gudang jika ada; melakukan stok barang di etalase dan
di gudang; menyisihkan barang yang akan diretur. c.
Manajer Manajer bertanggung jawab mencocokkan jumlah barang yang
datang dengan faktur dari pemasok; meminta pramuniaga melakukan stok dan meretur barang; menyiapkan rincian pembayaran untuk
pelunasan faktur pembelian beserta dokumen-dokumen lainnya untuk keperluan pelunasan tersebut.
d. Pimpinan
Pimpinan akan memeriksa rincian pembayaran beserta dokumen yang disertakan untuk pelunasan faktur pembelian dari manajer.
Kemudian pimpinan akan melunasi faktur pembelian tersebut melalui teller di bank atau mesin ATM.
e. Admin 1
Admin 1 bertugas membuat laporan pembelian dan laporan pelunasan dengan periode satu bulan.
f. Admin 2
Admin 2 bertugas mencatat penerimaan barang dan retur pembelian ke dalam kartu admin berdasar dokumen yang dibuat oleh bagian
gudang. Admin 2 juga bertugas mengecek perhitungan fisik tas yang dilakukan oleh pramuniaga.
3. Dokumen yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan
a. Faktur pembelian
Dokumen ini berasal dari pemasok. Faktur pembelian rangkap 2 datang bersama dengan barang. Ketika jatuh tempo, pemasok akan
mengirim faktur pembelian rangkap 1 sebagai bentuk penagihan. b.
Buku barang datang Dokumen ini dibuat oleh gudang untuk menunjukkan jenis,
spesifikasi, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok. c.
Laporan penerimaan barang LPB Dokumen ini dibuat oleh gudang sebanyak 2 rangkap berdasarkan
buku barang datang. LPB rangkap 1 diserahkan kepada manajer, digunakan untuk memastikan bahwa barang yang datang sesuai dengan
faktur pembelian, dan LPB rangkap 2 diserahkan kepada admin 2, digunakan untuk mencatat adanya penambahan persediaan dalam kartu
admin. d.
Kartu kecil Dokumen ini dibuat oleh bagian gudang untuk dipasang di contoh
barang dagangan. Dokumen ini berisi kode toko, harga, jumlah barang yang datang, warna barang, kode pabrik, merek barang, dan kapan
barang tersebut datang. e.
Buku datang tas Dokumen ini dibuat oleh pramuniaga untuk menunjukkan jenis,
spesifikasi, dan kuantitas barang berdasar kartu kecil dari gudang.
f. Kartu stok tas
Catatan ini dibuat oleh pramuniaga dan digunakan untuk mencatat persediaan yang ada di etalase juga di gudang.
g. Kartu stok admin
Catatan ini dibuat oleh admin 1 dan digunakan untuk mencatat persediaan yang ada di etalase juga di gudang berdasarkan dokumen dan
catatan akuntansi yang berkaitan dengan persediaan. Kartu admin juga digunakan untuk mengecek kartu stok tas yang dibuat oleh pramuniaga.
h. Surat jalan retur
Dokumen ini dibuat oleh gudang sebanyak 3 rangkap untuk menunjukkan jenis, spesifikasi, dan kuantitas barang yang diretur barang
dikembalikan ke pemasok karena rusak atau tidak laku. Surat jalan rangkap 1 diserahkan ke manajer, rangkap 2 diserahkan ke pemasok
bersama dengan barang yang diretur, dan rangkap 3 digunakan oleh admin 2 untuk mengurangi catatan persediaan yang dia miliki kemudian
diarsip oleh gudang. i.
Rincian pembayaran Catatan ini dibuat oleh manajer berdasarkan penghitungan rupiah
dari faktur pembelian, surat jalan retur, dan administrasi bank. j.
Bukti kas keluar BKK Dokumen ini digunakan sebagai pengajuan pembayaran atas faktur
pembelian dari manajer ke pimpinan.
k. Bukti transfer
Dokumen ini berasal dari bank yang digunakan sebagai bukti pelunasan atas faktur pembelian. Biasanya pembayaran dilakukan
melalui ATM, maka bukti transfer akan dikeluarkan oleh mesin ATM. Jika pembayaran dilakukan melalui teller, maka bukti transfernya adalah
slip transfer rangkap 2. 4.
Catatan yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan Toko Tas tidak memiliki catatan akuntansi tersendiri, pencatatan
transaksi dilakukan pada : a.
Laporan pembelian selama 1 bulan Setiap tanggal 1, manajer akan menyerahkan semua faktur
pembelian bulan sebelumnya kepada admin 1 untuk dibuat laporan pembelian sehingga dapat diketahui dalam sebulan berapa besar
pembelian yang telah dilakukan oleh toko. b.
Laporan pelunasan utang selama 1 bulan Setiap tanggal 1, manajer juga akan menyerahkan semua faktur
pembelian yang telah dilunasi selama 1 bulan sebelumnya kepada admin 1 untuk dibuat laporan pelunasan sehingga dapat diketahui dalam sebulan
berapa besar pengeluaran kas yang telah dilakukan oleh toko untuk keperluan pelunasan faktur pembelian.
5. Prosedur yang dijalankan perusahaan
a. Prosedur penerimaan barang
Fungsi yang terkait dalam prosedur penerimaan barang ada 4 bagian, yaitu gudang, manajer, pramuniaga, dan admin 2. Fungsi gudang
menerima, mengidentifikasi, dan membuat dokumen yang berkaitan dengan barang yang diterima dari pemadok buku barang datang, laporan
penerimaan barang, dan kartu kecil. Fungsi manajer bertugas memeriksa faktur pembelian dengan buku barang datang dan menentukan harga jual
setiap barang. Fungsi pramuniaga mencocokkan kartu kecil dengan barang yang diterima dari gudang dan mencatatnya di buku barang
datang tas sebelum barang diletakkan di etalase. Setelah menerima laporan penerimaan barang dari gudang, admin 2 akan membuat kartu
stok admin. b.
Prosedur perintah retur pembelian Prosedur perintah retur pembelian dimulai ketika manajer
memeriksa kartu stok tas dan menentukan ada barang yang perlu diretur atau tidak. Jika ada yang diretur, manajer akan meminta pramuniaga
untuk menyisihkan barang yang diretur dari etalase dan mengenolkan kartu stok tas. Setelah menerima barang yang diretur bersama kartu stok
tas dari pramuniaga, fungsi gudang akan membuat surat jalan retur. Admin 2 yang sudah menerima surat jalan retur dari gudang akan
merekap retur ke dalam kartu stok admin.
c. Prosedur pencatatan dan pelunasan utang
Prosedur pencatatan dan pelunasan utang terdiri dari 3 fungsi yang terkait, yaitu admin 1, manajer, dan pimpinan. Admin 1 merekap
pembelian sebagai bentuk timbulnya utang yang terjadi dalam 1 bulan. Untuk melunasi utang, manajer akan menyiapkan rincian pembayaran
dan bukti kas keluar. Pimpinan akan mengecek rincian pembayaran dan semua dokumen pendukung yang telah disiapkan manajer dan kemudian
digunakan untuk melunasi utang pembelian melalui bank. Admin 1 akan merekap pelunasan utang yang terjadi dalam 1 bulan.
Gambar V.1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian pada Perusahaan Sumber: Hasil Wawancara dengan Admin 1
Faktur Pembelian 2
GUDANG
Mulai
Menerima barang dari
pemasok Membuat
dokumen penerimaan
barang Berdasarkan
data yang tertera di
barang Buku Barang
Datang
Membuat SERI TOKO
Buku Barang Datang dengan
Seri Toko
1 Faktur Pembelian
Buku Barang Datang dengan
Seri Toko
Membandingkan Faktur Pembelian
dengan Buku Barang Datang ber-Seri Toko
Diterima bersama
dengan barang datang
Menentukan HARGA JUAL
Buku Barang Datang dengan Seri Toko
Harga Jual
2 2
Buku Barang Datang dengan Seri Toko
Harga Jual
dari Pemasok
MANAJER
Membuat LPB,
Kartu Kecil Label Harga
2 LPB
1 Kartu Kecil
Label Harga
6 4
Bersama dengan barang
yang dipajang di etalase
1 4
PRAMUNIAGA
Kartu Kecil Label Harga
Mencatat mecocokkan barang
yang diterima dari gudang
Buku Datang Tas
Kartu Stok Tas Membuat
Kartu Stok Tas
T Digantungkan
di barang
ADMIN 2
6
LPB 2
2
Merekap penambahan
barang dagang
Kartu Stok Admin
3 5
7 8
T T
LPB = Laporan Penerimaan Barang
Gambar V.1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian pada Perusahaan lanjutan Sumber: Hasil Wawancara dengan Admin 1
Surat Jalan Retur 3
3 7
8
MANAJER
Kartu Stok Tas
Menentukan barang yang
diretur
Kartu Stok Tas
9
PRAMUNIAGA
9
Kartu Stok Tas
Menyisihkan barang yang diretur dari
etalase mengenolkan Kartu
Stok Tas
Kartu Stok Tas
10 10
GUDANG
Kartu Stok Tas Bersama
dengan barang
yang diretur Membuat
Surat Jalan
Retur
2 Surat Jalan Retur
1
Untuk pemasok dikirim bersama barang
T 12
12
Surat Jalan Retur 3
ADMIN 2
Kartu Stok Admin
Merekap retur di
Kartu Stok Admin
Kartu Stok Admin
13 A
13
Surat Jalan Retur 3
11 Kartu Stok Tas
T
Gambar V.1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian pada Perusahaan lanjutan Sumber: Hasil Wawancara dengan Admin
LPB 1
Faktur Pembelian 2
Surat Jalan Retur 1
LPB 1
Faktur Pembelian 2
3 5
Faktur Pembelian 2
LPB 1
ADMIN 1
Surat Jalan Retur 1
MANAJER
11
Mendokumentasikan pembelian dalam
1 bulan
Laporan Pembelian
File Laporan
Pembelian
T 14
14 LPB
1 Faktur Pembelian
2 Laporan
Pembelian
T Membuat
Rincian Pembayaran
menyiapkan BKK
Rincian Pembayaran
BKK LPB
1 Faktur Pembelian
2 Surat Jalan Retur
1 Rincian
Pembayaran BKK
Bukti Transfer
T Untuk
Pemasok Mendokumentasikan
pelunasan dalam 1 bulan
LPB 1
Faktur Pembelian 2
Surat Jalan Retur 1
Rincian Pembayaran
BKK Bukti Transfer
Laporan Pelunasan
File Laporan
Pelunasan T
17 LPB
1 Faktur Pembelian
2 Surat Jalan Retur
1 Rincian
Pembayaran Bukti Transfer
Laporan Pelunasan
17
Selesai LPB
1 Faktur Pembelian
2 Surat Jalan Retur
1 Rincian
Pembayaran BKK
Mengecek Rincian
Pembayaran dokumen
pendukungnya
PIMPINAN
Dari Bank Slip Transfer
Kartu ATM
Membayar utang
melalui Bank
LPB 1
Faktur Pembelian 2
Surat Jalan Retur 1
Rincian Pembayaran
BKK Slip Transfer
Kartu ATM Bukti Transfer
N 16
16 15
15 LPB = Laporan Penerimaan Barang