Perancangan Prosedur ANALISIS DAN PERANCANGAN
Berikut penjabaran usulan prosedur sistem informasi akuntansi pembelian untuk Toko Tas berdasarkan rancangan bagan alir dokumen :
1. Prosedur Penerimaan Barang
Bagian gudang bertugas menerima barang datang dari pemasok dan membuat dokumen penerimaan barang di buku barang dagang berdasarkan
data barang yag diterima. Bersamaan dengan barang datang, manajer menerima faktur pembelian barang yang datang dan bertugas menentukan
harga jual untuk setiap barang. Selanjutnya Admin 1 mencocokkan data dan merekap buku barang datang dan faktur pembelian ke dalam sistem
komputer yang menghasilkan laporan penerimaan barang sebanyak 2 lembar. Laporan penerimaan barang lembar pertama diserahkan kepada
manager bersama dengan faktur pembelian sebagai arsip yang nantinya digunakan untuk melunasi pembelian barang dagang. Laporan penerimaan
barang lembar ke dua diserahkan kepada Admin 2 untuk direkap ke dalam kartu stok manual. Buku barang dagang yang telah dicek oleh Admin 1
diserahkan kembali kepada bagian gudang untuk membuat kartu kecil dan label harga. Bagian gudang akan menempeli semua barang yang datang
dengan label harga dan untuk barang yang dipajang di etalase diberi kartu kecil.
2. Prosedur Retur Pembelian dan Pelunasan
Admin 1 setiap pertengahan dan akhir bulan bertugas memberikan laporan jatuh tempo pembelian dan laporan barang dagang kepada manajer
sebagai dasar mengambil keputusan melakukan pelunasan dan retur
pembelian atau tidak. Jika tidak melakukan pelunasan maka manajer akan menghubungi pemasok untuk meminta dispensasi jatuh tempo pembelian
dan meminta Admin 1 memperbaharui data kartu utang kapan tanggal jatuh tempo yang baru atas pembelian barang dagang. Jika manajer memilih
melunasi dan melakukan retur pembelian maka manajer harus menyiapkan faktur pembelian dan laporan penerimaan dagang untuk diserahkan kepada
Admin 1. Manajer juga akan meminta pramuniaga untuk menyisihkan barang yang akan diretur dari etalase dan gudang.
Setelah barang dagang yang diretur jumlahnya sesuai dengan daftar di laporan barang dagang dengan tanda retur, Admin 1 akan membuat rincian
pelunasan faktur pembelian yang telah diterima dari manajer dan membuat 3 macam surat retur untuk barang yang akan dikembalikan kepada pemasok.
Barang yang diretur dipak bersama dengan surat retur tanpa harga jual juga harga beli dan dikirim ke pemasok oleh bagian gudang. Secara manual,
Admin 2 akan merekap retur pembelian menggunakan surat retur dengan harga jual ke dalam kartu stok tas. Admin 1 menyerahkan rincian
pembayaran beserta faktur pembelian, laporan peneriman barang, dan surat retur dengan harga beli ke manajer untuk dicek dan dibuat bukti kas keluar.
Pimpinan akan melunasi faktur pembelian berdasarkan bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya. Bukti transfer pembayaran akan diserahkan
kepada pemasok dan bukti kas kelaur beserta dokumen pendukung pelunasan pembelian akan diarsip oleh manajer.
Gambar V.3. Usulan Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Prosedur Penerimaan Barang
LPB 2
LPB 1
GUDANG
Mulai
Menerima barang dari
pemasok
Membuat dokumen
penerimaan barang
Berdasarkan data yang
tertera di barang
Buku Barang Datang
1 Membandingkan
Faktur Pembelian dengan Buku Barang Datang
Diterima bersama
dengan barang datang
Menentukan Harga Jual
pada Faktur Pembelian
2 2
dari Pemasok
MANAJER
Membuat Kartu Kecil
Label Harga
Kartu Kecil Label Harga
3
Bersama dengan barang
yang diletakkan di etalase
1
ADMIN 2
5
LPB 2
Merekap penambahan
barang dagang
Kartu Stok Tas
6 T
T LPB = Laporan Penerimaan Barang
Buku Barang Datang
Merekap Faktur Pembelian dan
Buku Barang Datang
Pramuniaga
Update Kartu Utang
Update Kartu Persediaan
Transaksi Pembelian
3 Buku Barang
Datang
ADMIN 1
Manajer
4 Faktur Pembelian
2
Faktur Pembelian dengan
Harga Jual 2
Faktur Pembelian dengan
Harga Jual 2
Faktur Pembelian dengan
Harga Jual 2
Buku Barang Datang
5
Gambar V.3. Usulan Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Lanjutan Prosedur Pelunasan dan Retur Pembelian
Update Kartu Utang
Update Kartu Persediaan
Laporan Jatuh Tempo
Laporan Barang Dagang
4
LPB = Laporan Penerimaan Barang BKK = Bukti Kas Keluar
Laporan Barang Dagang dengan
tanda retur
Merekap barang yang diretur
menyiapkan rincian pembayaran
LPB 1
Update Kartu Utang
Update Kartu Persediaan
Transaksi Retur
Pembelian 3
2 Surat Jalan Retur
1 LPB
1 Faktur Pembelian
2 Faktur Pembelian
2
Rincian Pembayaran
Laporan Barang Dagang dengan
tanda retur 8
ADMIN 1
Surat Jalan Retur 3
6
PRAMUNIAGA
Menyisihkan barang yang
diretur dari etalase dan
gudang
GUDANG
Bersama dengan
barang yang diretur dari
pramuniaga
Menyiapkan mengepak
barang yang diretur
Untuk pemasok dikirim bersama
barang Surat Jalan Retur
3
ADMIN 2
Kartu Stok Tas
Merekap retur di
Kartu Stok Tas
Kartu Stok Tas
A T
Laporan Barang Dagang dengan
tanda retur
Laporan Barang Dagang dengan
tanda retur Barang
diserahkan ke Bagian
Gudang
T Surat Jalan Retur
2 Laporan Barang
Dagang dengan tanda retur
Surat Jalan Retur 2
Laporan Barang Dagang dengan
tanda retur
7 9
10 10
11 11
13 13
12
Gambar V.3. Usulan Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Lanjutan Prosedur Pelunasan dan Retur Pembelian Lanjutan
Laporan Jatuh Tempo
Laporan Barang Dagang
Mengambil keputusan melakukan pelunasan dan
retur pembelian
Menghubungi pemasok
meminta dispensasi
jatuh tempo Tidak
Meminta admin 1
meng-update Kartu Utang
Laporan Barang Dagang dengan
tanda retur Laporan
Jatuh Tempo Menyiapkan
Faktur Pembelian yang
akan dilunasi Ya
LPB 1
T Faktur Pembelian
2 Laporan
Jatuh Tempo 8
LPB 1
Faktur Pembelian 2
Surat Jalan Retur 1
MANAJER
Rincian Pembayaran
BKK
T Untuk
Pemasok LPB
1 Faktur Pembelian
2 Surat Jalan Retur
1 Rincian
Pembayaran Bukti Transfer
15
Selesai 14
Surat Jalan Retur 1
LPB 1
Faktur Pembelian 2
Rincian Pembayaran
Menyiapkan BKK
LPB 1
Faktur Pembelian 2
Surat Jalan Retur 1
Rincian Pembayaran
BKK Mengecek
Rincian Pembayaran
dokumen pendukungnya
PIMPINAN
Dari Bank
Slip Transfer Kartu ATM
Membayar utang
melalui Bank
LPB 1
Faktur Pembelian 2
Surat Jalan Retur 1
Rincian Pembayaran
BKK Slip Transfer
Kartu ATM Bukti Transfer
N 15
14
LPB = Laporan Penerimaan Barang BKK = Bukti Kas Keluar
7
4 9
12
Selain usulan prosedur berdasar bagan alir dokumen di atas, ada pula usulan untuk aplikasi komputer Toko Tas. Admin 1 yang mempunyai tugas
untuk menjalankan aplikasi komputer di Toko Tas. Berikut penjabaran prosedur dalam usulan aplikasi komputer untuk Toko Tas :
1. Penerimaan barang dagang
Admin 1 merekap buku barang datang dan faktur pembelian dengan harga jual ke dalam aplikasi komputer toko dengan memilih menu master
barang lalu memilih submenu daftar data barang. Dalam submenu daftar data barang Admin 1 mengecek barang yang datang adalah barang yang
sudah atau belum pernah toko beli. Jika toko belum pernah membeli barang yang baru saja datang, maka Admin 1 harus membuat master barang
tersebut dengan memilih submenu input data barang. Jika toko pernah membeli barang yang baru saja datang, maka Admin 1 dapat langsung
merekap barang datang ke dalam menu transaksi pembelian. Selesai merekap, Admin 1 mencetak 2 lembar laporan penerimaan barang dagang
dan buku barang datang diserahkan kembali ke bagian gudang. Namun sebelum diserahkan ke gudang, Admin 1 telah menuliskan harga jual dan
seri toko untuk barang yang baru saja datang ke dalam buku barang datang.
LPB 2
LPB 1
Membandingkan Faktur Pembelian dengan
Buku Barang Datang Buku Barang
Datang
ADMIN 1
Manajer
Faktur Pembelian dengan
Harga Jual 2
Faktur Pembelian dengan
Harga Jual 2
Buku Barang Datang dengan Harga Jual
dan Seri Toko
dari Gudang dari Manajer
Menu Master Barang
Submenu Daftar Barang Datang
Mengecek barang datang dalam daftar di
komputer Masih
punya Ya
Menuliskan Harga Jual dan Kode Toko di
Buku Barang Datang Merekap barang datang
Menu Transaksi Pembelian
Mencetak data yang dibutuhkan
Gudang Admin 2
Membuat master barang
datang Tidak
Submenu Input Data Barang
Gambar V.4. Usulan Prosedur Penerimaan Barang dalam Aplikasi Komputer Merekap Faktur Pembelian dan Buku Barang Datang
2. Retur pembelian dan pelunasan
Admin 1 mencetak laporan jatuh tempo dengan cara mengaktifkan aplikasi toko dan memilih menu report jatuh tempo pembelian. Untuk
mencetak laporan barang dagang, Admin 1 memilih menu report barang. Setelah Admin 1 menerima laporan barang dagang dengan tanda retur dari
pramuniaga, maka Admin 1 akan merekap retur barang dagang dengan memilih menu transaksi retur pada aplikasi toko. Selesai merekep, Admin1
mencetak 3 macam surat jalan retur. Bersama faktur pembelian dan laporan penerimaan barang dari manajer juga surat jalan retur, Admin 1 akan
membuat rincian pelunasan dengan memilih menu transaksi pelunasan.
Laporan Barang Dagang dengan
tanda retur
Merekap barang yang diretur
menyiapkan rincian pembayaran
LPB 1
3 2
Surat Jalan Retur 1
LPB 1
Faktur Pembelian 2
Rincian Pembayaran
Laporan Barang Dagang dengan
tanda retur
ADMIN 1
dari Manajer dari
Pramuniaga
Menu Transaksi Retur
Menu Transaksi Pelunasan
Mencetak data yang dibutuhkan
Gudang Manajer
Admin 2
Faktur Pembelian dengan
Harga Jual 2
Gambar V.5. Usulan Prosedur Pelunasan dan Retur Pembelian dalam Aplikasi Komputer
Merekap Barang yang Diretur dan Menyiapkan rincian Pembayaran