Perancangan Prosedur ANALISIS DAN PERANCANGAN

Berikut penjabaran usulan prosedur sistem informasi akuntansi pembelian untuk Toko Tas berdasarkan rancangan bagan alir dokumen : 1. Prosedur Penerimaan Barang Bagian gudang bertugas menerima barang datang dari pemasok dan membuat dokumen penerimaan barang di buku barang dagang berdasarkan data barang yag diterima. Bersamaan dengan barang datang, manajer menerima faktur pembelian barang yang datang dan bertugas menentukan harga jual untuk setiap barang. Selanjutnya Admin 1 mencocokkan data dan merekap buku barang datang dan faktur pembelian ke dalam sistem komputer yang menghasilkan laporan penerimaan barang sebanyak 2 lembar. Laporan penerimaan barang lembar pertama diserahkan kepada manager bersama dengan faktur pembelian sebagai arsip yang nantinya digunakan untuk melunasi pembelian barang dagang. Laporan penerimaan barang lembar ke dua diserahkan kepada Admin 2 untuk direkap ke dalam kartu stok manual. Buku barang dagang yang telah dicek oleh Admin 1 diserahkan kembali kepada bagian gudang untuk membuat kartu kecil dan label harga. Bagian gudang akan menempeli semua barang yang datang dengan label harga dan untuk barang yang dipajang di etalase diberi kartu kecil. 2. Prosedur Retur Pembelian dan Pelunasan Admin 1 setiap pertengahan dan akhir bulan bertugas memberikan laporan jatuh tempo pembelian dan laporan barang dagang kepada manajer sebagai dasar mengambil keputusan melakukan pelunasan dan retur pembelian atau tidak. Jika tidak melakukan pelunasan maka manajer akan menghubungi pemasok untuk meminta dispensasi jatuh tempo pembelian dan meminta Admin 1 memperbaharui data kartu utang kapan tanggal jatuh tempo yang baru atas pembelian barang dagang. Jika manajer memilih melunasi dan melakukan retur pembelian maka manajer harus menyiapkan faktur pembelian dan laporan penerimaan dagang untuk diserahkan kepada Admin 1. Manajer juga akan meminta pramuniaga untuk menyisihkan barang yang akan diretur dari etalase dan gudang. Setelah barang dagang yang diretur jumlahnya sesuai dengan daftar di laporan barang dagang dengan tanda retur, Admin 1 akan membuat rincian pelunasan faktur pembelian yang telah diterima dari manajer dan membuat 3 macam surat retur untuk barang yang akan dikembalikan kepada pemasok. Barang yang diretur dipak bersama dengan surat retur tanpa harga jual juga harga beli dan dikirim ke pemasok oleh bagian gudang. Secara manual, Admin 2 akan merekap retur pembelian menggunakan surat retur dengan harga jual ke dalam kartu stok tas. Admin 1 menyerahkan rincian pembayaran beserta faktur pembelian, laporan peneriman barang, dan surat retur dengan harga beli ke manajer untuk dicek dan dibuat bukti kas keluar. Pimpinan akan melunasi faktur pembelian berdasarkan bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya. Bukti transfer pembayaran akan diserahkan kepada pemasok dan bukti kas kelaur beserta dokumen pendukung pelunasan pembelian akan diarsip oleh manajer. Gambar V.3. Usulan Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Prosedur Penerimaan Barang LPB 2 LPB 1 GUDANG Mulai Menerima barang dari pemasok Membuat dokumen penerimaan barang Berdasarkan data yang tertera di barang Buku Barang Datang 1 Membandingkan Faktur Pembelian dengan Buku Barang Datang Diterima bersama dengan barang datang Menentukan Harga Jual pada Faktur Pembelian 2 2 dari Pemasok MANAJER Membuat Kartu Kecil Label Harga Kartu Kecil Label Harga 3 Bersama dengan barang yang diletakkan di etalase 1 ADMIN 2 5 LPB 2 Merekap penambahan barang dagang Kartu Stok Tas 6 T T LPB = Laporan Penerimaan Barang Buku Barang Datang Merekap Faktur Pembelian dan Buku Barang Datang Pramuniaga Update Kartu Utang Update Kartu Persediaan Transaksi Pembelian 3 Buku Barang Datang ADMIN 1 Manajer 4 Faktur Pembelian 2 Faktur Pembelian dengan Harga Jual 2 Faktur Pembelian dengan Harga Jual 2 Faktur Pembelian dengan Harga Jual 2 Buku Barang Datang 5 Gambar V.3. Usulan Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Lanjutan Prosedur Pelunasan dan Retur Pembelian Update Kartu Utang Update Kartu Persediaan Laporan Jatuh Tempo Laporan Barang Dagang 4 LPB = Laporan Penerimaan Barang BKK = Bukti Kas Keluar Laporan Barang Dagang dengan tanda retur Merekap barang yang diretur menyiapkan rincian pembayaran LPB 1 Update Kartu Utang Update Kartu Persediaan Transaksi Retur Pembelian 3 2 Surat Jalan Retur 1 LPB 1 Faktur Pembelian 2 Faktur Pembelian 2 Rincian Pembayaran Laporan Barang Dagang dengan tanda retur 8 ADMIN 1 Surat Jalan Retur 3 6 PRAMUNIAGA Menyisihkan barang yang diretur dari etalase dan gudang GUDANG Bersama dengan barang yang diretur dari pramuniaga Menyiapkan mengepak barang yang diretur Untuk pemasok dikirim bersama barang Surat Jalan Retur 3 ADMIN 2 Kartu Stok Tas Merekap retur di Kartu Stok Tas Kartu Stok Tas A T Laporan Barang Dagang dengan tanda retur Laporan Barang Dagang dengan tanda retur Barang diserahkan ke Bagian Gudang T Surat Jalan Retur 2 Laporan Barang Dagang dengan tanda retur Surat Jalan Retur 2 Laporan Barang Dagang dengan tanda retur 7 9 10 10 11 11 13 13 12 Gambar V.3. Usulan Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Lanjutan Prosedur Pelunasan dan Retur Pembelian Lanjutan Laporan Jatuh Tempo Laporan Barang Dagang Mengambil keputusan melakukan pelunasan dan retur pembelian Menghubungi pemasok meminta dispensasi jatuh tempo Tidak Meminta admin 1 meng-update Kartu Utang Laporan Barang Dagang dengan tanda retur Laporan Jatuh Tempo Menyiapkan Faktur Pembelian yang akan dilunasi Ya LPB 1 T Faktur Pembelian 2 Laporan Jatuh Tempo 8 LPB 1 Faktur Pembelian 2 Surat Jalan Retur 1 MANAJER Rincian Pembayaran BKK T Untuk Pemasok LPB 1 Faktur Pembelian 2 Surat Jalan Retur 1 Rincian Pembayaran Bukti Transfer 15 Selesai 14 Surat Jalan Retur 1 LPB 1 Faktur Pembelian 2 Rincian Pembayaran Menyiapkan BKK LPB 1 Faktur Pembelian 2 Surat Jalan Retur 1 Rincian Pembayaran BKK Mengecek Rincian Pembayaran dokumen pendukungnya PIMPINAN Dari Bank Slip Transfer Kartu ATM Membayar utang melalui Bank LPB 1 Faktur Pembelian 2 Surat Jalan Retur 1 Rincian Pembayaran BKK Slip Transfer Kartu ATM Bukti Transfer N 15 14 LPB = Laporan Penerimaan Barang BKK = Bukti Kas Keluar 7 4 9 12 Selain usulan prosedur berdasar bagan alir dokumen di atas, ada pula usulan untuk aplikasi komputer Toko Tas. Admin 1 yang mempunyai tugas untuk menjalankan aplikasi komputer di Toko Tas. Berikut penjabaran prosedur dalam usulan aplikasi komputer untuk Toko Tas : 1. Penerimaan barang dagang Admin 1 merekap buku barang datang dan faktur pembelian dengan harga jual ke dalam aplikasi komputer toko dengan memilih menu master barang lalu memilih submenu daftar data barang. Dalam submenu daftar data barang Admin 1 mengecek barang yang datang adalah barang yang sudah atau belum pernah toko beli. Jika toko belum pernah membeli barang yang baru saja datang, maka Admin 1 harus membuat master barang tersebut dengan memilih submenu input data barang. Jika toko pernah membeli barang yang baru saja datang, maka Admin 1 dapat langsung merekap barang datang ke dalam menu transaksi pembelian. Selesai merekap, Admin 1 mencetak 2 lembar laporan penerimaan barang dagang dan buku barang datang diserahkan kembali ke bagian gudang. Namun sebelum diserahkan ke gudang, Admin 1 telah menuliskan harga jual dan seri toko untuk barang yang baru saja datang ke dalam buku barang datang. LPB 2 LPB 1 Membandingkan Faktur Pembelian dengan Buku Barang Datang Buku Barang Datang ADMIN 1 Manajer Faktur Pembelian dengan Harga Jual 2 Faktur Pembelian dengan Harga Jual 2 Buku Barang Datang dengan Harga Jual dan Seri Toko dari Gudang dari Manajer Menu Master Barang Submenu Daftar Barang Datang Mengecek barang datang dalam daftar di komputer Masih punya Ya Menuliskan Harga Jual dan Kode Toko di Buku Barang Datang Merekap barang datang Menu Transaksi Pembelian Mencetak data yang dibutuhkan Gudang Admin 2 Membuat master barang datang Tidak Submenu Input Data Barang Gambar V.4. Usulan Prosedur Penerimaan Barang dalam Aplikasi Komputer Merekap Faktur Pembelian dan Buku Barang Datang 2. Retur pembelian dan pelunasan Admin 1 mencetak laporan jatuh tempo dengan cara mengaktifkan aplikasi toko dan memilih menu report jatuh tempo pembelian. Untuk mencetak laporan barang dagang, Admin 1 memilih menu report barang. Setelah Admin 1 menerima laporan barang dagang dengan tanda retur dari pramuniaga, maka Admin 1 akan merekap retur barang dagang dengan memilih menu transaksi retur pada aplikasi toko. Selesai merekep, Admin1 mencetak 3 macam surat jalan retur. Bersama faktur pembelian dan laporan penerimaan barang dari manajer juga surat jalan retur, Admin 1 akan membuat rincian pelunasan dengan memilih menu transaksi pelunasan. Laporan Barang Dagang dengan tanda retur Merekap barang yang diretur menyiapkan rincian pembayaran LPB 1 3 2 Surat Jalan Retur 1 LPB 1 Faktur Pembelian 2 Rincian Pembayaran Laporan Barang Dagang dengan tanda retur ADMIN 1 dari Manajer dari Pramuniaga Menu Transaksi Retur Menu Transaksi Pelunasan Mencetak data yang dibutuhkan Gudang Manajer Admin 2 Faktur Pembelian dengan Harga Jual 2 Gambar V.5. Usulan Prosedur Pelunasan dan Retur Pembelian dalam Aplikasi Komputer Merekap Barang yang Diretur dan Menyiapkan rincian Pembayaran

H. Perancangan Database

Perancangan database berisi rancangan Entity Relationship Diagram untuk mendokumentasikan simpanan data dan rancangan kamus data untuk mendokumentasikan keterangan tiap tabel. 1. Perancangan Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram menggambarkan rancangan database dan hubungan antar database tersebut. Perancangan database ini digunakan untuk menyimpan data-data akuntansi dalam perusahaan. Gambar V.6. Rancangan Entity Relationship Diagram untuk sistem informasi akuntansi pembelian Toko Tas dengan Microsoft Access Sumber: Data yang diolah 2. Perancangan Kamus Data Perancangan kamus data ini berdasarkan pada tabel yang ada di perancangan Entity Relationship Diagram, yaitu kamus data untuk Tabel Barang, Tabel Beli Detail, Tabel Beli Master, Tabel Pemasok, Tabel Retur Detail, Tabel Retur Master, dan Tabel Pelunasan. Tabel V.10. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Pemasok File Name Data Type Field Size Indexed KodePemasok Text 4 Yes No Duplicates NamaPemasok Text 255 Alamat Text 255 Tlp Text 255 Fax Text 255 Sales Text 255 Hp Text 255 Sumber: Data yang diolah Tabel V.11. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Barang File Name Data Type Field Size Indexed KodeBarang Text 7 Yes No Duplicates NamaBarang Text 255 Artikel Text 255 Warna Text 255 Stok Number HargaBeli Currency HargaJual Currency Sumber: Data yang diolah