Perancangan Keluaran ANALISIS DAN PERANCANGAN

Gambar V.14. Usulan Daftar Pemasok Sumber: Data yang diolah 3. Laporan penerimaan barang Keluaran laporan penerimaan barang LPB digunakan sebagai bukti penerimaan barang dagang yang dibeli dari pemasok. Gambar V.15. Usulan Keluaran Laporan Penerimaan Barang Sumber: Data yang diolah 4. Surat retur a. Untuk manajer Keluran surat retur untuk manajer digunakan sebagai bukti pendukung perhitungan pelunasan faktur pembelian barang dagang. Oleh sebab itu, dalam surat retur ini disebutkan harga beli untuk mengetahui total rupiah barang yang diretur. Gambar V.16. Usulan Keluaran Surat Retur untuk Manajer Sumber: Data yang diolah b. Untuk Admin 2 Keluran surat retur untuk Admin 2 digunakan sebagai dasar pencatatan pengurangan barang dagang dalam stok manual perusahaan. Dalam surat retur ini disebutkan harga jual supaya Admin 2 dapat mengoreksi bahwa harga jual barang yang diretur sesuai dengan catatan manual yang Admin 2 miliki. Gambar V.17. Usulan Keluaran Surat Retur untuk Admin 2 Sumber: Data yang diolah c. Untuk pemasok Keluran surat jalan retur untuk pemasok digunakan sebagai bukti barang dagang yang dikembalikan kepada pemasok. Gambar V.18. Usulan Keluaran Surat Retur untuk Pemasok Sumber: Data yang diolah 5. Rincian pelunasan Keluaran rincian pelunasan digunakan untuk mengajukan pembayaran utang kepada pimpinan supaya melunasi pembelian. Gambar V.19. Usulan Keluaran Rincian Pelunasan Sumber: Data yang diolah 6. Laporan jatuh tempo pembelian Keluaran laporan jatuh tempo pembelian digunakan untuk mengetahui faktur pembelian mana yang sudah mendekati waktu jatuh tempo untuk segera dilunasi. Laporan ini dicetak setiap tanggal 1 dan 16 setiap bulan. Gambar V.20. Usulan Keluaran Laporan Jatuh Tempo Pembelian Sumber: Data yang diolah 7. Kartu utang per pemasok Keluaran kartu utang per pemasok digunakan sebagai dokumen untuk menganalisis faktur pembelian mana yang sudah atau belum dilunasi dalam satu pemasok. Gambar V.21. Usulan Keluaran Kartu Utang Sumber: Data yang diolah 8. Laporan harga pokok persediaan akhir Keluaran laporan harga pokok persediaan akhir digunakan untuk mengetahui harga pokok persediaan dari stok akhir barang dagang. Jumlah stok akhir barang dagang dipengaruhi banyak sedikitnya pembelian barang dagang. Akhirnya harga pokok persediaan akhir digunakan dalam laporan laba rugi perusahaan. Gambar V.22. Usulan Keluaran Laporan Harga Pokok Persediaan Akhir Sumber: Data yang diolah 9. Laporan pembelian per bulan Keluaran laporan pembelian per bulan digunakan untuk mengetahui pembelian yang sudah dilakukan perusahaan dalam sebulan. Total pembelian digunakan dalam laporan laba rugi perusahaan. Dalam laporan ini diketahui juga tanggal pelunasan pembelian tgl KU. Jika ‘tgl KU’ terisi bulan yang sama dengan tanggal pembelian maka pembelian dilakukan secara cash . Jika ‘tgl KU’ kosong atau terisi bulan yang tidak sama dengan tanggal pembelian maka pembelian dilakukan secara kredit. Gambar V.23. Usulan Keluaran Laporan Pembelian per Bulan Sumber: Data yang diolah 10. Laporan retur per bulan Keluaran laporan retur per bulan digunakan untuk mengetahui kepada pemasok mana saja retur dilakukan dan berapa total retur yang dilakukan perusahaan dalam sebulan. Total retur dalam sebulan digunakan dalam laporan laba rugi perusahaan. Gambar V.24. Usulan Keluaran Laporan Retur per Bulan Sumber: Data yang diolah 11. Laporan pelunasan per bulan Keluaran laporan pelunasan per bulan digunakan sebagai daftar seluruh faktur pembelian yang sudah dilunasi dan mengetahui total pelunasan dalam sebulan. Total pelunasan akan digunakan dalam laporan keuangan neraca perusahaan. Gambar V.25. Usulan Keluaran Laporan Pelunasan per Bulan Sumber: Data yang diolah 12. Jurnal Pembelian Keluaran dari aplikasi komputer juga menghasilkan jurnal pembelian. Setiap kali terjadi transaksi pembelian maka aplikasi komputer akan langsung memproses data transaksi tersebut dan menghasilkan jurnal pembelian. Jurnal pembelian dapat dilihat di menu report bagian jurnal pembelian. Gambar V.26. Usulan Keluaran Jurnal Pembelian Sumber: Data yang diolah 13. Jurnal Retur Pembelian Setiap kali terjadi transaksi retur pembelian maka aplikasi komputer akan langsung memproses data transaksi tresebut dan menghasilkan jurnal retur pembelian. Jurnal retur pembelian dapat dilihat di menu report bagian jurnal retur pembelian. Gambar V.27. Usulan Keluaran Jurnal Retur Pembelian Sumber: Data yang diolah 14. Jurnal Kas Keluar Jurnal kas keluar akan dihasilkan oleh aplikasi komputer setelah data pelunasan faktur pembelian dimasukkan dalam menu transaksi pelunasan. Jurnal kas keluar dapat dilihat di menu report bagian jurnal kas keluar. Gambar V.28. Usulan Keluaran Jurnal Kas Keluar Sumber: Data yang diolah 15. Neraca Saldo Aplikasi komputer yang diusulkan ke perusahaan menghasilkan rekening saldo berjalan sehingga saldo rekening dapat diketahui setiap saat dan dapat langsung ditampilkan dalam neraca saldo. Neraca saldo dapat dilihat pada menu report bagian neraca saldo. Rekening dalam usulan neraca saldo hanya rekening yang berkaitan dengan sistem pembelian saja. Gambar V.29. Usulan Keluaran Neraca Saldo Sumber: Data yang diolah Dalam usulan sistem informasi akuntansi pembelian Toko Tas, penulis masih menggunakan beberapa dokumen dengan fungsi yang sama dari sistem yang telah berjalan gambar dapat dilihat dilampiran, yaitu : 1. Buku barang datang, dibuat oleh bagian gudang untuk mencatat barang yang dari pemasok. 2. Kartu kecil, dibuat oleh bagian gudang untuk menuliskan data dari sampel barang yang dipajang di etalase. 3. Kartu stok tas, dibuat oleh Admin 2 untuk mendokumentasikan masuk keluarnya barang dagang. 4. Bukti kas keluar, dibuat oleh manajer untuk mengajukan pembayaran faktur pembelian kepada pimpinan dan oleh pimpinan diarsip sebagai bukti pelunasan faktur pembelian.

K. Perancangan Pengendalian

Sistem informasi yang baik harus dapat mencegah, menjaga, dan melacak dan mengoreksi kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang disengaja maupun tidak disengaja. Untuk maksud ini maka sistem informasi harus mempunyai pengendalian. Jenis pengendalian yang diterapkan untuk sistem informasi berbasis komputer adalah pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Wenny Prisicillia, 2010:189 Berikut merupakan usulan pengendalian untuk sistem informasi akuntansi pembelian Toko Tas. 1. Pengendalian Umum Tabel V.17. Usulan Pengendalian Umum No. Nama Pengendalian Pengendalian yang Dibutuhkan Keterangan a. Pengendalian organisasi Pemisahan tugas dan pemisahan tanggung jawab yang tegas. - Fungsi pembelian oleh manajer terpisah dengan fungsi penerimaan oleh gudang. - Fungsi pembelian oleh manajer terpisah dengan fungsi akuntansi oleh Admin 2 untuk pencatatan manual dan Admin 1 untuk pencatatan dengan komputer. - Fungsi penerimaan dan penyimpanan barang memang masih didelegasikan kepada gudang, namun dalam penerimaan barang masih ada Admin 1 yang mengecek data barang yang diterima dengan faktur pembelian. - Fungsi akuntansi oleh admin terpisah dengan fungsi kas oleh pimpinan. b. Pengendalian dokumentasi i.Dokumentasi prosedur ii.Dokumentasi sistem iii.Dokumentasi program iv.Dokumentasi operasi v.Dokumentasi data - Prosedur, sistem, program, operasi, dan data perlu didokumentasikan supaya ada acuan dalam menjalankan operasional perusahaan. - Pelatihan kepada fungsi yang terkait jika ada perubahan atau pengembangan sistem. Lanjutan Tabel V.17. No. Nama Pengendalian Pengendalian yang Dibutuhkan Keterangan c. Pengendalian perangkat keras i.Pemeriksaan pariti ii.Pemeriksaan gaung iii.Pemeriksaan validitas iv. Pemeriksaan kesalahan lain-lain - Pengendalian ini biasanya sudah dipasang dalam komputer oleh pabrik pembuatnya. d. Pengendalian keamanan fisik i.Pengawasan terhadap pengaksesan ii. Pengaturan lokasi fisik iii. Penggunaan alat-alat pengaman - Ada satpam yang mengawasi orang yang keluar masuk toko. - Penempatan komputer di ruangan yang jauh dari jangkauan orang banyak dan hanya yang berwenang yang dapat menggunakan fasilitas komputer. - Penggunaan UPS, stabiliser, closed- circuit television, dan alat pemadam kebakaran. e. Pengendalian keamanan data i. Digunakan data log ii. Proteksi file iii. Pembatasan pengaksesan iv. Data backup dan recovery - Akses komputer menggunakan password. - File yang penting diproteksi. Data tidak hanya disimpan dalam komputer, ada pencatatan manual jika komputer rusak. f. Pengendalian komunikasi Tidak ada. Tidak memerlukan pengendalian komunikasi karena tidak terhubung dengan jaringan komputer lain. Sumber : Jogiyanto 2005:250-254 dan data yang diolah 2. Pengendalian Aplikasi a Pengendalian masukan Tabel V.18. Rancangan Pengendalian Masukan pada Tahap Penangkapan Data Pengendalian Bagian yang Memerlukan Pengendalian Nomor urut tercetak pada dokumen dasar Semua data transaksi diberi nomor urut tercetak dari aplikasi komputer dengan format tertentu dan berbeda-beda supaya tidak terjadi tumpang tindih nomor antar transaksi yang berbeda. Ruang maksimum untuk setiap field di dokumen dasar Setiap field pada data aplikasi diberi ruang maksimum field size. Sumber : Jogiyanto 2005:255 dan data yang diolah