Penerapan Teori dalam Sistem Akuntansi Pembelian di Toko Tas

2. Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian Tabel V.2. Penerapan teori tentang jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian dengan sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di Toko Tas Teori Praktek Keterangan Sesuai Tidak Sesuai Prosedur permintaan pembelian √ Tidak ada prosedur permintaan pembelian. Barang akan langsung dikirimi oleh pemasok setiap kali faktur pembelian yang lama telah dilunasi. Prosedur permintan penawaran harga dan pemilihan pemasok √ Tidak ada prosedur permintan penawaran harga dan pemilihan pemasok. 1 merek barang hanya dimiliki oleh 1 pemasok dan pemasok sudah menetapkan harga netto yang tidak dapat ditawar. Prosedur order pembelian √ Tidak ada prosedur order pembelian. Barang langsung dikirimi oleh pemasok setiap kali faktur pembelian yang lama telah dilunasi. Prosedur penerimaan barang √ Bagian gudang menerima barang dari pemasok dan membuat dokumen yang berkaitan dengan penerimaan barang tersebut. Prosedur pencatatan utang √ Admin 1 bertugas mencatat semua utang dan pelunasan faktur pembelian barang dagangan. Manajer bertugas menyiapkan dokumen-dokumen yang digunakan oleh pimpinan untuk melunasi faktur pembelian barang dagangan. Prosedur distribusi pembelian √ Tidak ada prosedur distribusi pembelian. Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara 3. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian Tabel V.3. Penerapan teori tentang dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian dengan sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di Toko Tas Teori Praktek Keterangan Sesuai Tidak Sesuai Surat permintaan pembelian √ Toko tidak membuat surat permintaan pembelian. Surat permintaan penawaran harga √ Toko tidak membuat surat permintaan penawaran harga. Surat order pembelian √ Toko tidak membuat surat order pembelian. Laporan penerimaan barang √ Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang setelah menerima barang dari pemasok. Surat perubahan order √ Toko tidak membuat surat perubahan order. Bukti kas keluar √ Manajer membuat bukti kas keluar ketika menyiapkan pembayaran utang dari faktur pembelian. Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara 4. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian Tabel V.4. Penerapan teori tentang catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian dengan sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di Toko Tas Teori Praktek Keterangan Sesuai Tidak Sesuai Register bukti kas keluar √ Toko tidak membuat jurnal permbelian. Jurnal pembelian √ Toko tidak membuat jurnal permbelian. Kartu utang √ Toko hanya membuat laporan pembelian per bulan yang digunakan sebagai catatan utang. Kartu persediaan √ Toko tidak membuat kartu persediaan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli, kartu persediaan yang dibuat toko hanya mencatat keluar masuk barang. Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara 5. Stuktur organisasi yang memisahkan tangung jawab fungsional secara tegas Tabel V.5. Penerapan teori tentang stuktur organisasi yang memisahkan tangung jawab fungsional secara tegas dengan yang ada di Toko Tas Teori Praktek Keterangan Sesuai Tidak Sesuai Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan √ Tidak ada fungsi pembelian, sehingga fungsi penerimaan tidak merangkap menjalankan fungsi pembelian. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi √ Tidak ada fungsi pembelian, sehingga fungsi akuntansi tidak merangkap menjalankan fungsi pembelian. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang √ Gudang melaksanakan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan, namun hanya sebagian barang saja yang disimpan bagian gudang. Fungsi penyimpanan juga dilaksanakan oleh pramuniaga. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, pembelian, penerimaan, dan akuntansi √ Transaksi pembelian di Toko Tas hanya dilaksanakan oleh fungsi gudang, penerimaan, dan akuntansi, tanpa fungsi pembelian. Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara 6. Adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya Tabel V.6. Penerapan teori tentang adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya dengan yang ada di Toko Tas Teori Praktek Keterangan Sesuai Tidak Sesuai Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang fungsi pemakai barang √ Sistem akuntansi pembelian Toko Tas tidak melaksanakan prosedur yang menghasilkan surat permintaan pembelian. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian pejabat yang lebih tinggi √ Sistem akuntansi pembelian Toko Tas tidak melaksanakan prosedur yang menghasilkan surat order pembelian. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang √ Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh gudang yang berfungsi menerima barang dari pemasok. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntasi pejabat yang lebih tinggi √ Bukti kas keluar diotorisasi oleh manager. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok √ Pencatatan terjadinya utang di Toko Tas hanya didasarkan pada laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi √ Tidak ada pencatatan dan otorisasi ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar. Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara 7. Adanya praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Tabel V.7. Penerapan teori tentang adanya praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi dengan yang ada di Toko Tas Teori Praktek Keterangan Sesuai Tidak Sesuai Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian fungsi gudang √ Sistem akuntansi pembelian Toko Tas tidak melaksanakan prosedur yang menghasilkan surat permintaan pembelian. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian √ Sistem akuntansi pembelian Toko Tas tidak melaksanakan prosedur yang menghasilkan surat order pembelian. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertangung- jawabkan oleh fungsi penerimaan √ Laporan penerimaan barang pemakaiannya sudah dipertangungjawabkan oleh fungsi penerimaan namun belum bernomor urut tercetak. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok √ Tidak ada prosedur permintan penawaran harga dan pemilihan pemasok. 1 merek barang hanya dimiliki oleh 1 pemasok dan pemasok sudah menetapkan harga netto yang tidak dapat ditawar. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian √ Tidak ada prosedur yang menghasilkan surat order pembelian. Barang yang datang dari pemasok akan langsung diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung, menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian √ Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut tanpa membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. Lanjutan Tabel V.7. Teori Praktek Keterangan Sesuai Tidak Sesuai Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar √ Terdapat pengecekan terhadap faktur pembelian yang dilakukan oleh manajer dan admin 1 di awal bulan berikutnya dari diterimanya faktur. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar √ Sistem akuntansi pembelian Toko Tas tidak melaksanakan prosedur yang menghasilkan buku besar dan buku pembantu utang. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai √ Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan ketika barang yang terdapat pada faktur sudah banyak yang terjual atau hanya dengan perkiraan. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap ‘lunas’ oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok √ Fungsi pengeluaran kas hanya memberikan bukti transfer ketika ada faktur pembelian yang sudah dilunasi tanpa memberi cap ‘lunas’. Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara 8. Kesesuaian sistem akuntansi pembelian perusahaan dengan teori Berdasarkan Tabel V.1 sampai dengan Tabel V.7, berikut merupakan kesesuaian sistem akuntansi pembelian perusahaan dengan teori: a. Terdapat fungsi gudang, penerimaan, dan akuntansi. b. Terdapat prosedur penerimaan barang dan pencatatan utang. c. Sudah terdapat laporan penerimaan barang dan bukti kas keluar. d. Fungsi penerimaan terpisah dari fungsi pembelian karena perusahaan tidak mempunyai fungsi pembelian. e. Fungsi akuntansi terpisah dari fungsi pembelian karena perusahaan tidak mempunyai fungsi pembelian. f. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. g. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi manajer. h. Terdapat pengecekan terhadap faktur pembelian yang dilakukan oleh manajer dan admin 1 di awal bulan berikutnya dari diterimanya faktur. 9. Ketidaksesuaian sistem akuntansi persediaan perusahaan dengan teori Berdasarkan Tabel V.1 sampai dengan Tabel V.7, berikut merupakan ketidaksesuaian sistem akuntansi pembelian perusahaan dengan teori: a. Transaksi pembelian di Toko Tas hanya dilaksanakan oleh fungsi gudang, penerimaan, dan akuntansi, tanpa fungsi pembelian. b. Tidak ada prosedur permintaan pembelian, prosedur permintan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur order pembelian, dan prosedur distribusi pembelian. c. Tidak ada surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, dan surat perubahan order. d. Tidak ada catatan akuntansi yang digunakan. e. Gudang melaksanakan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan, namun hanya sebagian barang saja yang disimpan bagian gudang. Fungsi penyimpanan juga dilaksanakan oleh pramuniaga. f. Tidak ada otorisasi terhadap surat permintaan pembelian dan surat order pembelian. g. Pencatatan terjadinya utang hanya didasarkan pada laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok, tanpa ada surat order pembelian dan bukti kas keluar. h. Tidak ada pencatatan dan otorisasi ke dalam kartu utang dan register buki kas keluar. i. Tidak memiliki surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian fungsi gudang. j. Tidak memiliki surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. k. Laporan penerimaan barang pemakaiannya sudah dipertangung- jawabkan oleh fungsi penerimaan namun belum bernomor urut tercetak. l. Barang yang datang dari pemasok akan langsung diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan tanpa menunggu surat order pembelian. m. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut tanpa membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. n. Tidak melaksanakan prosedur yang menghasilkan buku besar dan buku pembantu utang sehingga tidak ada rekonsiliasi secara periodik. o. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan ketika barang yang terdapat pada faktur sudah banyak yang terjual atau hanya dengan perkiraan. p. Fungsi pengeluaran kas hanya memberikan bukti transfer ketika ada faktur pembelian yang sudah dilunasi tanpa memberi cap ‘lunas’.

D. Pengantar Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Perancangan dibuat berdasarkan kelemahan sistem yang lama dan apa yang perusahaan butuhkan untuk mendapatkan informasi yang lebih akurat dan tepat waktu. Berikut adalah rancangan perbaikan sistem akuntansi pembelian berdasarkan identifikasi masalah dan penerapan teori dalam sistem yang telah perusahaan jalankan. Tabel V.8. Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Berdasarkan Identifikasi Masalah No Masalah Penyebab Masalah Titik Keputusan Usulan rancangan rekomendasi 1. Kesalahan informasi menentukan harga jual saat barang datang. Harga jual barang pada faktur pembelian dan label dari pabrik di barang diketahui berbeda di akhir bulan saat Admin 1 membuat laporan pembelian tidak langsung diketahui ketika barang datang. Manajer menunda mengecek faktur pembelian dengan laporan barang dagang yang dibuat oleh bagian gudang berdasarkan spesifikasi barang yang datang. Membuat rancangan yang mengharuskan harga jual pada faktur pembelian dan label barang dari pabrik dicek langsung saat barang datang. 2. Salah mengidentifikasi barang berdasarkan kode toko. Barang yang berbeda mempunyai kode toko yang sama atau barang yang sama mempunyai kode toko yang berbeda rangkap kode toko. Bagian gudang membuat kode toko untuk barang datang berdasarkan kartu stok dari Admin 2 yang belum tentu update. Membuat rancangan aplikasi komputer yang dapat membantu membuat kode toko tidak dobel. 3. Pemasok mengeluh tentang pembayaran faktur pembelian. Pembayaran faktur pembelian yang terlambat dan potongan tunai yang sudah tidak berlaku tetap saja dipotongkan dalam pembayaran. Waktu pembayaran faktur pembelian ditentukan dengan cara perkiraan atau kadang ketika barang yang terdapat pada faktur pembelian sudah banyak yang terjual. Membuat rancangan laporan pembelian yang di dalammnya menyebutkan tanggal jatuh tempo faktur pembelian dan setiap hari dapat dicek mana yang sudah jatuh tempo. Sumber: Data yang diolah