Penerapan Teori dalam Sistem Akuntansi Pembelian di Toko Tas
2. Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian
Tabel V.2. Penerapan teori tentang jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian dengan sistem akuntansi
pembelian yang diterapkan di Toko Tas
Teori Praktek
Keterangan Sesuai
Tidak Sesuai
Prosedur permintaan pembelian
√ Tidak ada prosedur
permintaan pembelian. Barang akan langsung dikirimi
oleh pemasok setiap kali faktur pembelian yang lama telah
dilunasi.
Prosedur permintan penawaran harga dan
pemilihan pemasok √
Tidak ada prosedur permintan penawaran harga dan
pemilihan pemasok. 1 merek barang hanya dimiliki
oleh 1 pemasok dan pemasok sudah menetapkan harga netto
yang tidak dapat ditawar.
Prosedur order pembelian
√ Tidak ada prosedur order
pembelian. Barang langsung dikirimi oleh
pemasok setiap kali faktur pembelian yang lama telah
dilunasi.
Prosedur penerimaan barang
√ Bagian gudang menerima
barang dari pemasok dan membuat dokumen yang
berkaitan dengan penerimaan barang tersebut.
Prosedur pencatatan utang
√ Admin 1 bertugas mencatat
semua utang dan pelunasan faktur pembelian barang
dagangan. Manajer bertugas menyiapkan
dokumen-dokumen yang digunakan oleh pimpinan
untuk melunasi faktur pembelian barang dagangan.
Prosedur distribusi pembelian
√ Tidak ada prosedur distribusi
pembelian. Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara
3. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian
Tabel V.3. Penerapan teori tentang dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian dengan sistem akuntansi pembelian yang
diterapkan di Toko Tas
Teori Praktek
Keterangan Sesuai
Tidak Sesuai
Surat permintaan pembelian
√ Toko tidak membuat surat permintaan
pembelian. Surat permintaan
penawaran harga √
Toko tidak membuat surat permintaan penawaran harga.
Surat order pembelian
√ Toko tidak membuat surat order
pembelian. Laporan
penerimaan barang √
Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang setelah menerima
barang dari pemasok.
Surat perubahan order
√ Toko tidak membuat surat perubahan
order. Bukti kas keluar
√ Manajer membuat bukti kas keluar ketika
menyiapkan pembayaran utang dari faktur pembelian.
Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara
4. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian
Tabel V.4. Penerapan teori tentang catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian dengan sistem akuntansi
pembelian yang diterapkan di Toko Tas
Teori Praktek
Keterangan Sesuai
Tidak Sesuai
Register bukti kas keluar
√ Toko tidak membuat jurnal permbelian.
Jurnal pembelian √
Toko tidak membuat jurnal permbelian. Kartu utang
√ Toko hanya membuat laporan pembelian
per bulan yang digunakan sebagai catatan utang.
Kartu persediaan √
Toko tidak membuat kartu persediaan untuk mencatat harga pokok persediaan
yang dibeli, kartu persediaan yang dibuat toko hanya mencatat keluar masuk
barang.
Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara
5. Stuktur organisasi yang memisahkan tangung jawab fungsional secara
tegas Tabel V.5. Penerapan teori tentang stuktur organisasi yang memisahkan
tangung jawab fungsional secara tegas dengan yang ada di Toko Tas
Teori Praktek
Keterangan Sesuai
Tidak Sesuai
Fungsi pembelian harus terpisah dari
fungsi penerimaan √
Tidak ada fungsi pembelian, sehingga fungsi penerimaan
tidak merangkap menjalankan fungsi pembelian.
Fungsi pembelian harus terpisah dari
fungsi akuntansi √
Tidak ada fungsi pembelian, sehingga fungsi akuntansi tidak
merangkap menjalankan fungsi pembelian.
Fungsi penerimaan harus terpisah dari
fungsi penyimpanan
barang √
Gudang melaksanakan fungsi penerimaan dan fungsi
penyimpanan, namun hanya sebagian barang saja yang
disimpan bagian gudang. Fungsi penyimpanan juga dilaksanakan
oleh pramuniaga.
Transaksi pembelian harus
dilaksanakan oleh fungsi gudang,
pembelian, penerimaan, dan
akuntansi √
Transaksi pembelian di Toko Tas hanya dilaksanakan oleh
fungsi gudang, penerimaan, dan akuntansi, tanpa fungsi
pembelian.
Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara
6. Adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya Tabel V.6. Penerapan teori tentang adanya sistem otorisasi dan prosedur
pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya dengan
yang ada di Toko Tas
Teori Praktek
Keterangan Sesuai
Tidak Sesuai
Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi
gudang fungsi pemakai barang
√ Sistem akuntansi
pembelian Toko Tas tidak melaksanakan
prosedur yang menghasilkan surat
permintaan pembelian.
Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi
pembelian pejabat yang lebih tinggi
√ Sistem akuntansi
pembelian Toko Tas tidak melaksanakan
prosedur yang menghasilkan surat order
pembelian.
Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi
penerimaan barang √
Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh
gudang yang berfungsi menerima barang dari
pemasok.
Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntasi
pejabat yang lebih tinggi √
Bukti kas keluar diotorisasi oleh manager.
Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas
keluar yang didukung dengan surat order pembelian,
laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok
√ Pencatatan terjadinya
utang di Toko Tas hanya didasarkan pada
laporan penerimaan barang dan faktur dari
pemasok.
Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas
keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi
√ Tidak ada pencatatan
dan otorisasi ke dalam kartu utang dan register
bukti kas keluar.
Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara
7. Adanya praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organisasi Tabel V.7. Penerapan teori tentang adanya praktik yang sehat dalam
melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi dengan yang ada di Toko Tas
Teori Praktek
Keterangan Sesuai
Tidak Sesuai
Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
bagian fungsi gudang √
Sistem akuntansi pembelian Toko Tas tidak melaksanakan
prosedur yang menghasilkan surat permintaan pembelian.
Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
fungsi pembelian √
Sistem akuntansi pembelian Toko Tas tidak melaksanakan
prosedur yang menghasilkan surat order pembelian.
Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertangung- jawabkan oleh fungsi
penerimaan √
Laporan penerimaan barang pemakaiannya sudah
dipertangungjawabkan oleh fungsi penerimaan namun
belum bernomor urut tercetak.
Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga
bersaing dari berbagai pemasok
√ Tidak ada prosedur permintan
penawaran harga dan pemilihan pemasok.
1 merek barang hanya dimiliki oleh 1 pemasok dan pemasok
sudah menetapkan harga netto yang tidak dapat ditawar.
Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi
penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat
order pembelian dari fungsi pembelian
√ Tidak ada prosedur yang
menghasilkan surat order pembelian. Barang yang datang
dari pemasok akan langsung diperiksa dan diterima oleh
fungsi penerimaan.
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang
diterima dari pemasok dengan cara menghitung,
menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya
dengan tembusan surat order pembelian
√ Fungsi penerimaan melakukan
pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan
cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut
tanpa membandingkannya dengan tembusan surat order
pembelian.
Lanjutan Tabel V.7. Teori
Praktek Keterangan
Sesuai Tidak
Sesuai Terdapat pengecekan terhadap
harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam
faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk
dibayar √
Terdapat pengecekan terhadap faktur pembelian yang
dilakukan oleh manajer dan admin 1 di awal bulan
berikutnya dari diterimanya faktur.
Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara
periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam
buku besar √
Sistem akuntansi pembelian Toko Tas tidak melaksanakan
prosedur yang menghasilkan buku besar dan buku pembantu
utang.
Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai
dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya
kesempatan untuk memperoleh potongan tunai
√ Pembayaran faktur dari
pemasok dilakukan ketika barang yang terdapat pada
faktur sudah banyak yang terjual atau hanya dengan
perkiraan.
Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap
‘lunas’ oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek
dikirimkan kepada pemasok √
Fungsi pengeluaran kas hanya memberikan bukti transfer
ketika ada faktur pembelian yang sudah dilunasi tanpa
memberi cap ‘lunas’. Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara
8. Kesesuaian sistem akuntansi pembelian perusahaan dengan teori
Berdasarkan Tabel V.1 sampai dengan Tabel V.7, berikut merupakan kesesuaian sistem akuntansi pembelian perusahaan dengan teori:
a. Terdapat fungsi gudang, penerimaan, dan akuntansi.
b. Terdapat prosedur penerimaan barang dan pencatatan utang.
c. Sudah terdapat laporan penerimaan barang dan bukti kas keluar.
d. Fungsi penerimaan terpisah dari fungsi pembelian karena perusahaan
tidak mempunyai fungsi pembelian.
e. Fungsi akuntansi terpisah dari fungsi pembelian karena perusahaan
tidak mempunyai fungsi pembelian. f.
Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. g.
Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi manajer. h.
Terdapat pengecekan terhadap faktur pembelian yang dilakukan oleh manajer dan admin 1 di awal bulan berikutnya dari diterimanya faktur.
9. Ketidaksesuaian sistem akuntansi persediaan perusahaan dengan teori
Berdasarkan Tabel V.1 sampai dengan Tabel V.7, berikut merupakan ketidaksesuaian sistem akuntansi pembelian perusahaan dengan teori:
a. Transaksi pembelian di Toko Tas hanya dilaksanakan oleh fungsi
gudang, penerimaan, dan akuntansi, tanpa fungsi pembelian. b.
Tidak ada prosedur permintaan pembelian, prosedur permintan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur order pembelian,
dan prosedur distribusi pembelian. c.
Tidak ada surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, dan surat perubahan order.
d. Tidak ada catatan akuntansi yang digunakan.
e. Gudang melaksanakan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan,
namun hanya sebagian barang saja yang disimpan bagian gudang. Fungsi penyimpanan juga dilaksanakan oleh pramuniaga.
f. Tidak ada otorisasi terhadap surat permintaan pembelian dan surat order
pembelian.
g. Pencatatan terjadinya utang hanya didasarkan pada laporan penerimaan
barang dan faktur dari pemasok, tanpa ada surat order pembelian dan bukti kas keluar.
h. Tidak ada pencatatan dan otorisasi ke dalam kartu utang dan register
buki kas keluar. i.
Tidak memiliki surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian fungsi gudang.
j. Tidak memiliki surat order pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. k.
Laporan penerimaan barang pemakaiannya sudah dipertangung- jawabkan oleh fungsi penerimaan namun belum bernomor urut tercetak.
l. Barang yang datang dari pemasok akan langsung diperiksa dan diterima
oleh fungsi penerimaan tanpa menunggu surat order pembelian. m.
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut
tanpa membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
n. Tidak melaksanakan prosedur yang menghasilkan buku besar dan buku
pembantu utang sehingga tidak ada rekonsiliasi secara periodik. o.
Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan ketika barang yang terdapat pada faktur sudah banyak yang terjual atau hanya dengan perkiraan.
p. Fungsi pengeluaran kas hanya memberikan bukti transfer ketika ada
faktur pembelian yang sudah dilunasi tanpa memberi cap ‘lunas’.