Tujuan layanan sirkulasi Jenis Tugas Sirkulasi

Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi, jenis-jenis pelayanan adalah dijabarkan sebagai berikut.

2.4.1 Layanan sirkulasi

Perpustakaan memiliki beberapa layanan perpustakaan, salah satunya adalah layanan sirkulasi. Menurut Perpustakaan Nasional RI 1999 dalam buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi layanan sirkulasi adalah “kegiatan peredaran koleksi perpustakaan di luar perpustakaan. Pelayanan ini diberikan agar pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan dan meminjam pustaka secara tepat guna”. Sedangkan menurut Lasa 1994 menyatakan bahwa layanan sirkulasi adalah “mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan” p.1. Dari pengertian di atas dapat dipahami bahwa layanan sirkulasi yang merupakan suatu kegiatan, pekerjaan perpustakaan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian.

2.4.1.1 Tujuan layanan sirkulasi

Layanan sirkulasi merupakan suatu layanan yang dekat dengan pengguna perpustakaan. Lasa 1994 menyatakan bahwa tujuan layanan sirkulasi adalah: 1. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin 2. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi terteentu, di mana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan demikian apabila koleksi itu diperlukan peminat lain, akan segera dapat diketahui alamat peminjam atau dinantikan pada waktu pengembalian 3. Terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas. Dengan demikian keamanan bahan pustaka akan terjaga 4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi 5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui p.1-2. Universitas Sumatera Utara

2.4.1.2 Jenis Tugas Sirkulasi

Dalam sebuah sistem pelayanan sirkulasi terdapat sejumlah tugas yang saling terkaitan antara satu terkaitan antara satu dengan yang lain. Adapun menurut Lasa 1994 tugas-tugas itu antara lain: 1. Peminjaman koleksi ada yang boleh dibawa pulang dan ada sejumlah koleksi yang hanya boleh dibaca di tempat. Sedangkan jangka waktu pinjam juga sangat bervariasi misalnya: a. Jangka lama: setahun, semester, sekuartal, sebulan b. Jangka menegah: setengah bulan, sepuluh hari, seminggu c. Jangka waktu pendek: tiga hari, dua hari, sehari d. Jangka waktu singkat: semalam, sesiang, sejam 2. Pengembalian, pada perpustakaan kecil, bagian pengembalian sering dijadikan satu dengan bagian peminjaman. Akan tetapi, bagi perpustakaan yang besar bagian ini dapat berdiri sendiri. Petugas dibagian ini harus tegas dan teliti. Sebab sering terjadi pelanggaran misalnya: keterlambatan dalam pengembalian, penyobekan halaman, terdapat coretan, pemalsuan pada tanggal kembali. 3. Penagihan, jika terjadi keterlambatan pengembalian yang melebihi batas kewajaran perlu diadakan pengihan. Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan. Sering terjadi pada kelompok masyarakat tertentu terdapat kecenderungan untuk memonopoli pemanfaatan koleksi. 4. Sangsi yang dikenakan kepada pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa pustaka itu juga diperlukan oleh orang lain. 5. Bebas pinjam, untuk menjaga keutuhan koleki secara keseluruhan, maka tiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam. Kegunaan bebas pinjam ini untuk mengecek apakah pinjaman telah kembali semua atau belum. 6. Statistik, dengan adanya statistik yang baik dapat diketahui perkembangan perpustakaan. Statistik ini dapat dibuat untuk mengetahui jumlah pengunjung, peminjaman, pengembalian, buku yang dibaca di tempat pada waktu tertentu hari, bulan, tahun p.2. Sejalan dengan uraian di atas Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004 menyatakan bahwa layanan sirkulasi mempunyai dua pembagian sistem kendali sirkulasi, yaitu: 1. Peminjaman, layanan peminjaman merupakan kegiatan pencatatan pustaka yang dipinjam oleh anggota. Layanan ini hanya terbuka bagi pengguna perpustakaan yang terdaftar sebagai anggota. Sistem Universitas Sumatera Utara peminjaman seringkali disebut dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sirkulasi. Sistem peminjaman mengalami banyak perubahan, akan tetapi sistem apapun yang digunakan, hendaknya dipilih sistem yang memerlukan waktu sesingkat mungkin dalam hal peminjaman dan pengendalian buku, serta ekonomis. 2. Sistem peminjaman yang dikenal, yaitu: a. Sistem buku besar Pada sistem ini setiap peminjam mendapat jatah satu halaman atau lebih. Buku besar ini disertai indeks nama peminjam pada bagian akhir halaman untuk memudahkan pencaria nama peminjam. Setiap kali seseorang peminjam meminjam buku, maka data bibliografi buku yang dipinjam berserta tanggal pinjam dan kembali dicatat dalam buku besar dan ditandatangani oleh peminjam. b. Sistem Browne Setiap anggota perpustakaan mendapat tiket kantong pembaca, jumlahnya sama dengan jumlah buku yang boleh dipinjam pada satu waktu. Jumlah buku yang boleh dipinjam tergantung pada masing- masing kebijakan perpustakaan. Kantong pembaca berisi nama anggota, nomor serta alamat dicatat pada masing-masing kantong. Kartu buku yang berisi nomor panggil, nomor induk, pengarang, judul, edisi dan tahun terbit dicabut dari kantong buku dan dimasukkan kedalam kantong anggota c. Sistem Newark Anggota perpustakaan mendapat kartu peminjam, yang berisi nama, alamat, nomor, tanggal berlakunya kartu anggota, tanda tangan serta kolom tanggal pinjam dan tanggal kembali. Peminjam membawa buku yang akan dipinjamnya beserta kartu anggota ke meja peminjaman. Petugas sirkulasi mencap tanggal kembali pada kartu peminjam, slip tanggal dan kartu buku. Anggota diminta memberi paraf pada kartu buku disamping nomor buku dan kartu anggota diserahkan pada peminjam, kartu buku dijajarkan menurut tanggal kembali. Pencatatan pustaka yang dipinjam oleh anggota dapat dilakukan secara manual atau berbantuan komputer dengan menggunakan program khusus untuk sirkulasi p.34. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sebuah sistem layanan perpustakaan pada bagian layanan sirkulasi memiliki banyak jenisnya, yang dapat dipilih, disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan dari pustakawan perpustakaan tersebut. Universitas Sumatera Utara

2.4.2 Layanan Referensi