Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi, jenis-jenis pelayanan adalah dijabarkan sebagai berikut.
2.4.1 Layanan sirkulasi
Perpustakaan memiliki beberapa layanan perpustakaan, salah satunya adalah layanan sirkulasi. Menurut Perpustakaan Nasional RI 1999 dalam buku
Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi layanan sirkulasi adalah “kegiatan peredaran koleksi perpustakaan di luar perpustakaan.
Pelayanan ini diberikan agar pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan dan meminjam pustaka secara tepat guna”.
Sedangkan menurut Lasa 1994 menyatakan bahwa layanan sirkulasi adalah “mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan
pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan” p.1.
Dari pengertian di atas dapat dipahami bahwa layanan sirkulasi yang merupakan suatu kegiatan, pekerjaan perpustakaan yang berkaitan dengan
peminjaman dan pengembalian.
2.4.1.1 Tujuan layanan sirkulasi
Layanan sirkulasi merupakan suatu layanan yang dekat dengan pengguna perpustakaan. Lasa 1994 menyatakan bahwa tujuan layanan sirkulasi adalah:
1. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal
mungkin 2.
Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi terteentu, di mana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan demikian
apabila koleksi itu diperlukan peminat lain, akan segera dapat diketahui alamat peminjam atau dinantikan pada waktu pengembalian
3. Terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas. Dengan
demikian keamanan bahan pustaka akan terjaga 4.
Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi
5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui p.1-2.
Universitas Sumatera Utara
2.4.1.2 Jenis Tugas Sirkulasi
Dalam sebuah sistem pelayanan sirkulasi terdapat sejumlah tugas yang saling terkaitan antara satu terkaitan antara satu dengan yang lain. Adapun
menurut Lasa 1994 tugas-tugas itu antara lain: 1.
Peminjaman koleksi ada yang boleh dibawa pulang dan ada sejumlah koleksi yang hanya boleh dibaca di tempat. Sedangkan jangka waktu
pinjam juga sangat bervariasi misalnya: a.
Jangka lama: setahun, semester, sekuartal, sebulan b.
Jangka menegah: setengah bulan, sepuluh hari, seminggu c.
Jangka waktu pendek: tiga hari, dua hari, sehari d.
Jangka waktu singkat: semalam, sesiang, sejam 2.
Pengembalian, pada perpustakaan kecil, bagian pengembalian sering dijadikan satu dengan bagian peminjaman. Akan tetapi, bagi
perpustakaan yang besar bagian ini dapat berdiri sendiri. Petugas dibagian ini harus tegas dan teliti. Sebab sering terjadi pelanggaran
misalnya: keterlambatan dalam pengembalian, penyobekan halaman, terdapat coretan, pemalsuan pada tanggal kembali.
3. Penagihan, jika terjadi keterlambatan pengembalian yang melebihi
batas kewajaran perlu diadakan pengihan. Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan. Sering terjadi pada kelompok masyarakat
tertentu terdapat kecenderungan untuk memonopoli pemanfaatan koleksi.
4. Sangsi yang dikenakan kepada pelanggar hendaknya bersifat
mendidik agar mereka menyadari bahwa pustaka itu juga diperlukan oleh orang lain.
5. Bebas pinjam, untuk menjaga keutuhan koleki secara keseluruhan,
maka tiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam. Kegunaan bebas
pinjam ini untuk mengecek apakah pinjaman telah kembali semua atau belum.
6. Statistik, dengan adanya statistik yang baik dapat diketahui
perkembangan perpustakaan. Statistik ini dapat dibuat untuk mengetahui jumlah pengunjung, peminjaman, pengembalian, buku
yang dibaca di tempat pada waktu tertentu hari, bulan, tahun p.2.
Sejalan dengan uraian di atas Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004
menyatakan bahwa layanan sirkulasi mempunyai dua pembagian sistem kendali sirkulasi, yaitu:
1. Peminjaman, layanan peminjaman merupakan kegiatan pencatatan
pustaka yang dipinjam oleh anggota. Layanan ini hanya terbuka bagi pengguna perpustakaan yang terdaftar sebagai anggota. Sistem
Universitas Sumatera Utara
peminjaman seringkali disebut dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sirkulasi. Sistem peminjaman mengalami banyak perubahan,
akan tetapi sistem apapun yang digunakan, hendaknya dipilih sistem yang memerlukan waktu sesingkat mungkin dalam hal peminjaman
dan pengendalian buku, serta ekonomis.
2. Sistem peminjaman yang dikenal, yaitu:
a. Sistem buku besar
Pada sistem ini setiap peminjam mendapat jatah satu halaman atau lebih. Buku besar ini disertai indeks nama peminjam pada bagian
akhir halaman untuk memudahkan pencaria nama peminjam. Setiap kali seseorang peminjam meminjam buku, maka data bibliografi buku
yang dipinjam berserta tanggal pinjam dan kembali dicatat dalam buku besar dan ditandatangani oleh peminjam.
b. Sistem Browne
Setiap anggota perpustakaan mendapat tiket kantong pembaca, jumlahnya sama dengan jumlah buku yang boleh dipinjam pada satu
waktu. Jumlah buku yang boleh dipinjam tergantung pada masing- masing kebijakan perpustakaan. Kantong pembaca berisi nama
anggota, nomor serta alamat dicatat pada masing-masing kantong. Kartu buku yang berisi nomor panggil, nomor induk, pengarang,
judul, edisi dan tahun terbit dicabut dari kantong buku dan dimasukkan kedalam kantong anggota
c. Sistem Newark
Anggota perpustakaan mendapat kartu peminjam, yang berisi nama, alamat, nomor, tanggal berlakunya kartu anggota, tanda tangan serta
kolom tanggal pinjam dan tanggal kembali. Peminjam membawa buku yang akan dipinjamnya beserta kartu anggota ke meja peminjaman.
Petugas sirkulasi mencap tanggal kembali pada kartu peminjam, slip tanggal dan kartu buku. Anggota diminta memberi paraf pada kartu
buku disamping nomor buku dan kartu anggota diserahkan pada peminjam, kartu buku dijajarkan menurut tanggal kembali. Pencatatan
pustaka yang dipinjam oleh anggota dapat dilakukan secara manual atau berbantuan komputer dengan menggunakan program khusus
untuk sirkulasi p.34.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sebuah sistem layanan perpustakaan pada bagian layanan sirkulasi memiliki banyak jenisnya,
yang dapat dipilih, disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan dari pustakawan perpustakaan tersebut.
Universitas Sumatera Utara
2.4.2 Layanan Referensi