Arsip Nasional Republik Indonesia 4
BAB II STUDI KEPUSTAKAAN
Berdasarkan permasalahan yang telah dituangkan pada bab sebelumnya, selanjutnya adalah mencari bahan pustaka yang akan digunakan sebagai landasan teoritis atau kerangka
konseptual untuk pelaksanaan pengkajian. Bahan pustaka yang akan dibahas dalam Kajian Perlindungan dan Penyelamatan Arsip dari Bencana meliputi konsep tentang arsip, konsep
tentang bencana, konsep tentang perlindungan dan penyelamatan arsip dari bencana, serta deskripsi wilayah.
A. Konsep Arsip
1. Pengertian Arsip
Banyak ahli kearsipan atau peraturan kearsipan yang mengemukakan pengertian dan konsep tentang arsip, tetapi hanya beberapa yang akan dikemukakan
diantaranya adalah seperti apa yang dikemukakan oleh Suzan Z. Diamond, dalam
bukunya “
Records Management: A Practical Guide
”, mengatakan bahwa:
A record is any form of recorded information. The means of recording information may be paper, microfilm, audiotapes, photographs, slides or any
computer-readable medium such as computer tapes or disks, or optical disk. In words, practically any information created or communicated within the
organization, axcept unrecorded conversation, form record.
Arsip adalah informasi
terekam, maksudnya adalah dalam berbagai bentuk baik berupa kertas, mikrofilm, audiotape, video tape, foto, slide atau media komputer baca seperti disk, compact disk
atau optikal disk. Dengan kata lain, informasi yang tercipta atau di komunikasikan dalam organisasi, kecuali percakapan yang tidak terekam, membentuk arsip
Hampir senada dengan Diamond seperti apa yang dikemukakan oleh Ricks, Swafford dan Gow
dalam bukunya “
information and Image Management : A Records System Approach
” bahwa:
A record id recorde information, regardless of medium, characteristic, made or received by an organization. Records include all books, papers, photographs, maps
or other documentary materials regardless of physical form of characteristic, made
Arsip Nasional Republik Indonesia 5
and received for legal and operational purpose in connection which transaction of business.
Arsip adalah informasi yang terekam dalam berbagai bentuk dan karakteristik yang dibuat dan diterima oleh organisasi dalam rangka melaksanakan
kegiatan. Arsip termasuk buku, kertas, foto, peta dan dokumen lainnya dalam berbagai bentuk karakteristik yang dibuat dan diterima untuk kepentingan hukum dan
yang berhubungan dengan tujuan operasional organisasi dalam menjalankan transaksi
bisnisnya Dari dua pengertian diatas, ISO 15489 tentang
Record Management
memberikan pengertian yang tidak jauh berbeda, bahwa:
“Arsip adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan dipelihara sebagai bahan bukti dan sebagai
informasi oleh organisasi atau individu, sesuai kewajiban hukum atau sebagai transaksi bisnis organisasi”
Sementara dalam pengertian arsip seperti apa yang dikemukakan dalam
Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang antara lain
disebutkan bahwa:
“Arsip adalah rekaman kegitan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”.
Pengertian dalam Undang-Undang ini memang sangat spesifik yang sudah disesuaikan dengan pengertian dan kondisi di Indonesia. Semua itu mempunyai
pemahaman yang sama yang intinya adalah : a.
Informasi atau kegiatan yang terekam; b.
Yang dibuat dan diterima; c.
Berbagai bentuk media; d.
Yang menyangkut masalah kegiatan dan transaksi organisasi.
2. Jenis Arsip
Kategori