Arsip Nasional Republik Indonesia 5
and received for legal and operational purpose in connection which transaction of business.
Arsip adalah informasi yang terekam dalam berbagai bentuk dan karakteristik yang dibuat dan diterima oleh organisasi dalam rangka melaksanakan
kegiatan. Arsip termasuk buku, kertas, foto, peta dan dokumen lainnya dalam berbagai bentuk karakteristik yang dibuat dan diterima untuk kepentingan hukum dan
yang berhubungan dengan tujuan operasional organisasi dalam menjalankan transaksi
bisnisnya Dari dua pengertian diatas, ISO 15489 tentang
Record Management
memberikan pengertian yang tidak jauh berbeda, bahwa:
“Arsip adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan dipelihara sebagai bahan bukti dan sebagai
informasi oleh organisasi atau individu, sesuai kewajiban hukum atau sebagai transaksi bisnis organisasi”
Sementara dalam pengertian arsip seperti apa yang dikemukakan dalam
Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang antara lain
disebutkan bahwa:
“Arsip adalah rekaman kegitan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”.
Pengertian dalam Undang-Undang ini memang sangat spesifik yang sudah disesuaikan dengan pengertian dan kondisi di Indonesia. Semua itu mempunyai
pemahaman yang sama yang intinya adalah : a.
Informasi atau kegiatan yang terekam; b.
Yang dibuat dan diterima; c.
Berbagai bentuk media; d.
Yang menyangkut masalah kegiatan dan transaksi organisasi.
2. Jenis Arsip
Kemudian dengan melihat beberapa aspek atau komponen dari pengertian arsip seperti tersebut diatas, maka pada dasarnya bahwa arsip terekam dalam berbagai
bentuk media yang kemudian dikelompokkan menjadi berbagai jenis arsip. Adapun
Arsip Nasional Republik Indonesia 6
jenis arsip dapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis seperti apa yang dikemukakan oleh
Milburn D. Smith III dalam bukunya “
Information and Record Management
” yang antara lain mengelompokkan : a.
Jenis arsip dengan media elektronik, yang antara lain meliputi
disk magnetic
, disket, pita magnetic,
disk optic
,
flash disk
; b.
Jenis arsip dengan media mikro fotografik, yang antara lain meliputi
microfilm
, mikrofis, dan COM
computer output microfilm
; c.
Jenis arsip dengan media kertas, umumnya dalam berbentuk
hard copy
seperti memo, surat, kontak, laporan, berkas proyek;
d. Jenis arsip dengan media video dan suara atau dikenal sebagai arsip audio dan
audio visual
. Media ini digunakan untuk menyimpan arsip-arsip gambar bergerak dan suara seperti kaset, audio kaset dan
video tape
, yang kemudian berkembang dalam media digital seperti
laser disk
,
video compact disk
dan
digital compact disk
DVD.
3. Karakter Arsip
Dalam rangka unutk mendukung tugas pokok, fungsi serta unutk memberikan bahan bukti otentik, arsip mempunyai beberapa karakteristik, seiring dengan apa yang
dikemukakan dalam ISO 15489 tentang
Records Management
, antara lain adalah: a.
Otentisitas, yaitu karakter keaslian atau keorsinilan yang berkaitan dengan konteks, struktur dan konten atau isi, maksudnya adalah bahwa arsip mempunyai
pokok isi; b.
Reliabilitas, bahwa arsip harus dapat memberikan kesanggupan sebgai bahan bukti yang dapat dipercaya. Arsip tersebut harus memiliki konten atau isi yang
dapat dipercaya, karena secara lengkap dan akurat benar-benar menggambarkan transaksi, kegiatan dan fakta-fakta;
c. Integritas, arsip mempunyai integritas atau untuk satu kesatuan yang saling
berkaitan serta lengkap dan tidak dapat diubah; d.
Ketergunaan, adalah kesanggupan arsip untuk menempatkan, menemukan kembali dan menyajikan serta dapat mengintepretasikan aktivitas dan transaksi
kegitan organisasi
Arsip Nasional Republik Indonesia 7
Sehingga dengan karakter arsip seperti tersebut diatas, maka arsip akan memiliki kontenisi, struktur, dan konteks untuk memberikan pertanggungjawaban
aktivitas dan transaksi secara lengkap dan dapat menggambarkan suatu keputusan, tindakan serta tanggung jawab.
4. Perlunya Arsip Dilindungi Dan Diselamatkan Dari Bencana
