Penilaian Tingkat Dampak Kesalahan Penilaian Kemungkinan Terjadinya kesalahan

5. Proses dan Sistem a. Keselamatan kerja pegawai tidak terjamin b. Terjadi kerusakan obat c. Kekurangan atau kelebihan stok obat d. Kerusakan pada asset gudang 6. Teknologi a. Inefektifitas pada kegiatan operasional b. Tidak dapat menghemat waktu dalam mengolah data persediaan c. Tidak dapat menghemat waktu dalam melakukan kegiatan operasional

4.2.4 Pengukuran Risiko

Setelah diketahui semua daftar kesalahan yang mungkin terjadi maka selanjutnya disusun dampak dari masing – masing kesalahan tersebut. Sebelum dampak ditentukan harus ditentukan terlebih dahulu kriteria dampak, kemungkinan dan deteksi nya. Skala kriteria untuk ketiga jenis penilaian ini adalah sama, terbagi dalam 5 skala, nilai 1 terendah dan nilai 5 tertinggi. Penilaian peringkat dari ketiga variabel ini dilakukan berdasarkan kesepakatan pemangku risiko itusndiri yaitu kepala unit farmasi dan pegawai farmasi lainnya. Risiko di ukur dengan menggunakan metode Subjective probablility, yaitu angka kemungkinan yang diberikan oleh seseorang yang ahli pada kasus terkait dan berdasarkan berbagai infromasi serta pengalaman yang ia miliki tentang kondisi tersebut. Pengertian “ahli” di sini dapat juga si pemangku risiko. Cara memperolehnya dapat dilakukan melalui teknik expert interview dan hasilnya disebut expert judgement.

4.2.4.1 Penilaian Tingkat Dampak Kesalahan

59 Penilaian terhadap tingkat dampak adalah perkiraan besarnya dampak negatif yang diakibatkan apabila kesalahan terjadi. Berdasarkan kesepakatan yang telah dibuat dengan pemangku risiko, maka peringkat penilaian untuk setiap dampak ditetapkan sebagai berikut : Tabel 4.3 Peringkat Dampak No. Sebutan Uraian Peringkat 1. Sangat kecil Dampak kecil terhadap sasaran yang dapat diabaikan 1 2. Kecil Kerusakan kecil yang mudah diperbaiki kembali 2 3. Sedang Mempengaruhi pencapaian beberapa sasaran 3 4. Besar Sasaran penting tidak tercapai 4 5. Sangat Besar Semua sasaran tidak tercapai 5 Sumber : Susilo 2014: 139 Tabel 4.4 Dampak Kesalahan No. Dampak D Pelayanan kepada Pasien 1. Pasien tidak menggunakan obat sesuai aturan yang dianjurkan 4 2. Pasien mendapatkan efek samping dari obat yang dikonsumsi 4 3. Dasar untuk pengobatan selanjutnya mengalami perlakuan yang salah 4 4. Obat kadaluarsa 4 Pabrik Besar Farmasi 5. Kualitas obat yang di beli sub standart 5 6. Pasien mmberikan keluhan karena pasien merasa obata yang diberikan tidak bereaksi 3 7. Terjadi kekosongan obat 4 8. Persediaan obat tidak sesuai dengan kebutuhan 2 9. Biaya obat yang dikeluarkan rumah sakit meningkat 3 Sumber : Hasil Pengolahan Penelitian 2015

4.2.4.2 Penilaian Kemungkinan Terjadinya kesalahan

Berdasarkan kesepakatan yang telah dibuat dengan pemangku risiko, maka peringkat penilaian untuk setiap kemungkinan ditentukan 10. Salah cara penggunaan obat dan tata cara perlakuan obat oleh pegawai gudang obat 3 11. Rumah sakit megalami kerugian jika masa penggunaan obat singkat dan obat tidak dapt digunakan sampai habis sebelum masa kadaluarsa 2 Keuangan 12. Rumah sakit memiliki utang terhadap pemasok dan membeli obat lebih mahal sehingga mengurangi keuntungan rumah sakit 3 Sumber Daya Manusia 13. Kegiatan operasional farmasi secara keseluruhan terganggu 5 14. Terhambatnya pencarian dana untuk pembelian obat 2 15. Ketidakseimbangan dalam laporan akhir tahun 4 16. Pegawai akan lama menemukan obat yang dibutuhkan pada instalasi 2 17. Pemborosan persediaan obat 2 18. Rumah sakit mengalami kerugian jika obat yang di pesan tidak sesuai 2 19. Ketidakseimbangan dalam laporan arus persediaan 3 20. Pegawai akan lama menemukan obat yang dibutuhkan pada gudang obat 1 21. Kegiatan operasional farmasi rumah sakit terahambat atau terhenti 5 Proses dan sistem 22 Keselamatan kerja pegawai tidak terjamin 4 23. Terjadi kerusakan obat 5 24. Kekurangan atau kelebihan stok obat 2 25. Kerusakan pada asset gudang 3 Teknologi 26. Inefektifitas pada kegiatan operasional 2 27. Tidak dapat menghemat waktu dalam mengolah data persediaan 3 61 berdasarkan frekuensi kemungkinan terjadinya dalam 1 tahun dengan ketetapan sebagai berikut : Tabel 4. 5 Frekuensi kemungkinan Sumber : Susilo 2104 : 140 Tabel 4.6 Kemungkinan Risiko No. Risiko K Pelayanan kepada Pasien 1. Penjelasan mengenai obat yang tidak jelas kepada pasien 2 2. Konseling kepada pasien tidak dilaksanakan dengan baik 2 3. Penulisan riwayat penyakit pasien tidak benar dan tidak terperinci 2 4. Tidak ada permintaan terhadap satu jenis obat tertentu 3 Pabrik Besar Farmasi 5. Pemilihan pemasok yang subjektif 2 6. Pemasok memberikan barang palsu dan bermutu rendah 1 7. Pemasok tidak tepat waktu dalam mengirimkan barang 2 8. Pemasok salah dalam menyusun jumlah dan jenis obat yang akan di pesan 3 9. Pemasok menawarkan harga obat di atas harga rata – rata ketika rumah sakit melakukan transaksi dibayar di 5 No. Uraian Frekuensi per Tahun Peringkat 1. Hampir tidak mungkin terjadi 1 – 5 kejadian 1 2. Kemungkinan kecil terjadi 6 – 10 kejadian 2 3. Dapat terjadi, dapat juga tidak. Kemungkinan fifty – fifty. 11 – 20 kejadian 3 4. Besar kemungkinan terjadinya 21 - 50 kejadian 4 5. Hampir pasti terjadi Lebih dari 50 kali terjadi 5 belakang 10. Pemasok tidak memberikan dokumen yang lengkap seperti brosur atau leaflet yang memuat tentang indikasi efek samping obat ataupun peringatan penting lainnya 2 11. Pemasok memberikan obat yang mendekati masa kadaluarsa. 2 Keuangan 12. Rumah sakit tidak selalu memiliki dana untuk membiayai pembelian tunai secara tunai kepada pemasok 5 Sumber Daya Manusia 13. Pegawai farmasi tidak kompeten 2 14. Kepala rumah sakit lama menyetujui proposal pembelian obat 1 15. Kepala unit salah mencatat arus masuk dan keluar obat 2 16. Pegawai kurang rapi menyusun tata letak obat tidak sesuai abjad nama obat 4 17. Pegawai salah menakar komposisi obat yang akan di racik 4 18. Tidak mencatat dan memeriksa pesanan yang di antar pemasok 2 19. Pegawai administrasi gudang obat salah mencatat arus masuk dan arus keluar obat 2 20. Pegawai yang bekerja pada gudang tidak menyusun tata letak obat secara rapi tidak sesuai dengan abjad nama obat 5 21. Keluarnya pegawai kunci kepala unit farmasi 1 Proses dan sistem 22 SOP yang tidak jelas pada karyawan farmasi 4 23. SOP obat yang tidak jelas 4 24. Kurangnya data yang akan diugunakan sebagai pedoman untuk merencanakan jumlah persediaan 1 25. Kurangnya pemeliharaan pada asset di gudang. 3 Teknologi 26. Kurangnya sowtware khusus yang dapat digunakan untuk kegiatan farmasi 5 27. Penggunaan hardware yang tidak up to date 4 Sumber : Hasil Pengolahan Penelitian 2015 4.2.4.3 Penilaian Kemungkinan Deteksi 63 Penilaian kemungkinan deteksi adalah penilaian yang diberikan menunjukkan seberapa jauh pemangku risiko dapat mendeteksi kemungkinan terjadinya kesalahan atau timbul nya dampak dari suatu kesalahan. Hal ini di ukur dengan seberapa jauh pengendalian atau indikator terhadap hal tersebut tersedia. Bila tidak ada maka nilai nya rendah, tetapi bila banyak indikator sehingga kecil kemungkinan tidak terdeteksi maka nilai nya tinggi. Tabel 4.7 Peringkat Kemungkinan Deteksi No. Sebutan Kemungkinan deteksi Peringkat 1. Tidak ada indikator untuk mendeteksi risiko Sangat kecil 1 2. Hanya ada 1 indikator untuk mendeteksi risiko kecil 2 3. Ada setengah indikator dari indikator penuh untuk mendeteksi risiko sedang 3 4. Indikator hampir lengkap untuk mendeteksi risiko Besar 4 5. Indikator lengkap untuk mendeteksi risiko Sangat Besar 5 Sumber : Hasil Pengolahan Penelitian 2015 Tabel 4. 8 Nilai kemungkinan Deteksi No. Indikator I Pelayanan kepada Pasien 1. a. Rumah sakit memiliki kebijakan khusus bahwa pasien berhak memperoleh informasi tentang obat yang akan digunakan. b. Doker memberikan penjelasan tentang obat yang akan digunakan pasien. c. Dokter memberikan obat yang sesuai kepada pasien. 5 2. a. Rumah sakit memiliki kebijakan khusus bahwa pasien berhak memperoleh informasi tentang obat yang akan digunakan. b. Dokter memberikan penjelasan tentang obat yang akan digunakan pasien. 5 c. Dokter memberikan obat yang sesuai kepada pasien. 3. a. Dokter harus menginformasikan tentang penyakit pasien kepada bagian administrasi. b. Pegawai administrasi harus memahami dan menulis secara jelas yang disampaikan oleh dokter. c. Rumah sakit memiliki kebijakan untuk menyimpan riwayat penyakit pasien sebagai data. rumah sakit jika suatu saat pasien memerlukan data tersebut. 4 4. a. Melakukan pemeriksaan secara berkala pada persediaan obat b. Mengembalikan obat 5 Pabrik Besar Farmasi 5. a. Menentukan kriteria tertentu dalam memilih pemasok b. Rumah sakit mengadakan tender secara terbuka untuk memilih pemasok c. Pemasok memiliki dokumen resmi yang menunujukkan pemasok sesuai dengan kriteria 4 6. a. Pemasok memiliki dokumen resmi yang menunujukkan pemasok sesuai dengan kriteria b. Memberikan dokumen yang berisi komposisi obat c. Rumahsakit harus mengetahui riwayat kerja dari pihak pemasok 5 7. a. Menulis surat perjanjian berupa kontrak kerja b. Mempunyai pemasok alternatif 5 8. a. Mempunyai pemasok alternative b. Rumah sakit menentukan jangka waktu konfirmasi apakah pemasok dapat memenuhi pasokan tepat waktu 5 9. a. Rumah sakit harus memiliki kas tersendiri untuk pasokan obat – obatan 1 10. a. Pemasok memiliki dokumen resmi yang menunjukkan pemasok sesuai dengan kriteria b. Memberikan dokumen yang berisi komposisi obat c. Mempunyai pemasok alternatif 4 11. a. Mempunyai pemasok alternatif b. Pegawai yang menerima pesanan harus memeriksa obat dengan baik. 5 Keuangan 12. a. Rumah sakit harus memiliki kas tersendiri untuk pasokan obat – obatan 1 Sumber Daya Manusia 13. a. Pendidikan yang sesuai dengan bidang farmasi b. Rumah sakit melakuakan training selama 3 bulan pertama c. Memiliki surat izin bekerja dari dinas kesehatan 5 65 14. a. Kepala rumah sakit memeriksa proposal pembelan obat secara langsung dan secepatnya 5 15. a. Data arus obat pada gudang harus lengkap dan benar b. Data pembelian obat harus lengkap c. Data persediaan obat harus lengkap d. Data arus keluar obat pada pasien harus lengkap 5 16. a. Membuat peraturan tentang tata letak obat sesuai abjad nama obat b. Menyimpan obat brdasarkan jenisnya c. Obat disusun berdasarkan kebutuhan rumah sakit, semakin sering digunakan maka diletakkan ditempat yang dapat di jangkau dengan mudah 5 17. a. Pegawai farmasi memiliki daftar tentang komposisis obat b. Pegawai harus kompeten pada bidangnya 5 18. a. Pegawai memeriksa kelengkapan dokumen pesanan b. Membuat pencatatan pesanaan yang diterima c. Pesanan yang di antar langsung di susun berdasarkan jenisnya 5 19. a. Pegawai mmeriksa kelengkapan dokumen pesanan b. Membuat pencatatan pesanaan yang diterima 5 20. a. Membuat peraturan tentang tata letak obat sesuai abjad nama obat b. Menyimpan obat brdasarkan jenisnya c. Obat disusun berdasarkan kebutuhan rumah sakit, semakin sering digunakan maka diletakkan ditempat yang dapat di jangkau dengan mudah 5 21. a. Rumah sakit memberikan tunjangan yang sesuai dengan kinerja b. Memperhatikan kesejahteraan pegawai c. Membuat peraturan berupa 4 Proses dan sistem 22. a. Menetapkan SOP secara tertulis pada kinerja karyawan 1 23. a. Menetapkan SOP secara tertulis pada penggunaan dan perlakuan obat 1 24. a. Memiliki data penggunaan obat tahun sebelumnya b. Memiliki data pola siklus penyakit pasien c. Memiliki data persediaan obat 4 25. a. Menyediakan dana pemeliharaan b. Pegawai harus engerti tata cara penggunaan asset 3 Teknologi 26. a. Menggunakan software farmasi 1 27. a. Menentukan umur ekonomis hardware b. Perencanaan penggunaan hardware baru c. Mnyediakan dana penggunaan hardware 1 Sumber: Hasil Pengolahan Penelitian 2015 4.2.5 Teknik Analisis Risiko Analisis risiko adalah upaya untuk memahami risiko lebih dalam. Hasil analisis risiko ini akan menjadi masukan bagi evaluasi risiko dan untuk proses pengambilan keputusan mengenai perlakuan terhadap risiko tersebut. Termasuk cara dan strategi yang tepat dalam memperlakukan risiko tersebut. Teknik analisis yang digunakan adalah metode pemeringkatan risiko dengan menentukan nilai risiko melalui nilai prioritas risiko RPN yang merupakan hasil perkalian dari nilai dampak, nilai risiko dan nilai deteksi. Total nilai RPN ini dihitung untuk tiap – tiap kesalahan yang mungkin terjadi. Bila proses tersebut terdiri dari kelompok – kelompok tertentu maka jumlah keseluruhan RPN pada kelompok tersebut dapat menunjukkan betapa gawatnya kelompok proses tersebut bila suatu kesalahan terjadi. RPN = nilai dampak x nilai kemungkinan x nilai deteksi. Tabel 4.9 Pengolahan Nilai RPN No. RPN I R D RPN Pelayanan kepada Pasien 1. Tidak ada permintaan terhadap satu jenis obat tertentu 5 3 4 60 2. Penjelasan mengenai obat yang tidak jelas kepada pasien 5 2 4 40 3. Konseling kepada pasien tidak dilaksanakan dengan baik 5 2 4 40 4. Penulisan riwayat penyakit pasien tidak benar dan tidak terperinci 4 2 4 32 Pabrik Besar Farmasi 67 5. Pemilihan pemasok yang subjektif 4 2 5 40 6. Pemasok tidak tepat waktu dalam mengirimkan barang 5 2 4 40 7. Pemasok salah dalam menyusun jumlah dan jenis obat yang akan di pesan 5 3 2 30 8. Pemasok tidak memberikan dokumen yang lengkap seperti brosur atau leaflet yang memuat tentang indikasi efek samping obat ataupun peringatan penting lainnya 4 2 3 24 9. Pemasok memberikan obat yang mendekati masa kadaluarsa. 5 2 2 20 10. Pemasok menawarkan harga obat di atas harga rata – rata ketika rumah sakit melakukan transaksi dibayar di belakang 1 5 3 15 11. Pemasok memberikan barang palsu dan bermutu rendah 5 1 3 15 Keuangan 12. Rumah sakit tidak selalu memiliki dana untuk membiayai pembelian tunai secara tunai kepada pemasok 1 5 3 15 Sumber Daya Manusia 13. Pegawai farmasi tidak kompeten 5 2 5 50 14. Kepala unit salah mencatat arus masuk dan keluar obat 5 2 4 40 15. Pegawai kurang rapi menyusun tata letak obat tidak sesuai abjad nama obat 5 4 2 40 16. Pegawai salah menakar komposisi obat yang akan di racik 5 4 2 40 17. Pegawai administrasi gudang obat salah mencatat arus masuk dan arus keluar obat 5 2 3 30 18. Pegawai yang bekerja pada gudang tidak menyusun tata letak obat secara rapi tidak sesuai dengan abjad nama obat 5 5 1 25 19. Keluarnya pegawai kunci kepala unit farmasi 4 1 5 20 20. Tidak mencatat dan memeriksa pesanan yang di antar pemasok 5 2 2 20 21. Kepala rumah sakit lama menyetujui proposal pembelian obat 5 1 2 10 Proses dan sistem 22 SOP obat yang tidak jelas 1 4 5 20 23. SOP yang tidak jelas pada karyawan farmasi 1 4 4 16 24. Penggunaan hardware yang tidak up to date 1 4 3 12 25. Kurangnya sowtware khusus yang dapat digunakan untuk kegiatan farmasi 1 5 2 10 26. Kurangnya pemeliharaan pada asset di gudang. 3 3 3 9 27. Kurangnya data yang akan diugunakan sebagai pedoman untuk merencanakan jumlah persediaan 4 1 2 8 Sumber : Hasil Pengolahan Penelitian 2015 4.2.6 Evaluasi Risiko Proses evaluasi risiko adalah proses yang menentukan risiko –risiko mana yang memerlukan perlakuan dan bagaimana prioritas perlakuan atas risiko – risiko tersebut. Evaluasi risiko yang akan dilakukan merupakan hasil keputusan kepala unit farmasi. Hasil evaluasi risiko akan terlihat pada proses selanjutnya yaitu proses perlakuan risiko. Adapun pertanyaan yang diajukan kepada kepala unit farmasi pada proses evaluasi risiko adalah : 1. Apakah 28 risiko yang telah ditetapkan membutuhkan penanganan ? 2. Apakah suatu tindakan penanganan terhadap setiap risiko perlu dilakukan ? 3. Bagaimanakah prioritas perlakuan risiko disusun ?

4.2.7 Perlakuan Risiko