Analisis Manajemen Risiko (Studi Kasus pada Gudang Obat Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar )

(1)

ANALISIS MANAJEMEN RISIKO

(Studi Kasus pada Gudang Obat Rumah Sakit Tentara

Pematangsiantar)

Diajukan sebagai Salah Satu Syarat untuk Menyelesaikan Program Sarjana (S1) Pada Program Sarjana Administrasi Bisnis

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sumatera Utara

Disusun oleh :

YOHANNA N. S DAMANIK 110907107

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NIAGA/BISNIS FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NIAGA/BISNIS

HALAMAN PERSETUJUAN

Hasil skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan dan diperbanyak oleh :

Nama : Yohanna Nidya Sari Damanik

NIM : 110907107

Program Studi : Ilmu Administrasi Niaga/ Bisnis

Judul : Analisis Manajemen Risiko (Studi Kasus pada Gudang

Obat Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar ) Medan, 23Mei 2015

Pembimbing Ketua Program Studi

Drs. Yance, M.Si

NIP : 19580315 198803 1 003 NIP : 195908161986011001 Prof. Dr. Marlon Sihombing, MA

Dekan

Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik

NIP : 196805251992031002 Prof. Dr. Badaruddin, M.Si

(3)

ABSTRAK

Nama : Yohanna N. S Damanik Nim : 110907107

Departemen : Ilmu Administrasi Niaga / Bisnis Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Pembimbing : Drs. Yance, M. Si

Dalam penelitian ini penulis menguraikan skripsi dengan judul Analisis Manajemen Risiko ( Studi Kasus pada Gudang Obat Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar ), yakni perusahaan yang bergerak di bidang perusahaan jasa. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana cara untuk menerapkan manajemen risiko di Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar pada unit farmasi.

Metode penelitian yang digunakan adalah observasi dan wawancara secara langsung kepada para pegawai Rumah Sakit Tentara pada unit farmasi. Dari hasil analisis secara keseluruhan unit farmasi Rumah Sakit Tentara memiliki 27 jenis risiko yang mungkin terjadi.

Teknik identifikasi risiko yang digunakan adalahFailure Mode and Affect

Analysis (FMEA) untuk mencegah terjadinya kegagalan dan dampaknya

sebelum terjadi. analisis risiko ini akan menjadi masukan bagi evaluasi risiko dan proses pengambilan keputusan mengenai perlakuan terhadap risiko tersebut. Termasuk dalam pengertian ini adalah cara dan strategi yang tepat dalam memperlakukan risiko tersebut

Hasil analisis skripsi ini ditulis berdasarkan data – data yang diperoleh dari rumah sakit yaitu hasil wawancara para pegawai unit farmasi, struktur organisasi dan dokumen – dokumen yang berkaitan dengan kegiatan unit farmasi dan data lain yang mendukung penelitian ini. Kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini adalah manajemen rumah sakit pada unit farmasi sudah efektif namun masih terdapat kekurangan dan kemungkinan risiko yang akan terjadi.

(4)

ABSTRACT

Name : Yohanna N. S Damanik ID Number : 110907107

Department : Ilmu Administrasi Niaga / Bisnis Faculty : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Advisor : Drs. Yance, M. Si

In this research author describes the thesis with the title “ The Analysis of Risk Management (Case Study inthe medicine warehouse of Tentara Hospital )“ , is a company engaged in the field of enterprise services. The purpose of study was to find out how to apply risk management in the hospitals pharmacy unit.

The method used is observation and interviews directly to the employees of the hospital. From the analysis of the overall pharmaceutical unit, Tentara hospital has 27 types of risk that may occur.

The method that the author used to identify the risk is Failure Mode and

Affect Analysis (FMEA), to prevent failure and its impact before it

happens. The risk analysis will be input for risk evaluation and decision – making process regarding the treatment of such risks. Including in this sense is the way and the right strategy in treating these risks.

Results of analysis of this paper was written based on the data obtained from the hospital that is the result of interviews the pharmacy unit, organizational structure and documents that related to the permises activities of pharmacy unit and other data that support this research. The conclusion that obtained from this research is the hospital management in pharmacy unit has been effective, but there are still shortcomings and possible risks that will happen.

(5)

iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan yang Maha Esa atas segala rahmat yang dilimpahkan-Nya sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul “ANALISIS MANAJEMEN RISIKO (Studi Kasus pada Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar) ”. Penulisan skripsi ini untuk dilaksanakan memenuhi sebagian persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Administrasi Bisnis Universitas Sumatera Utara. Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini tidak mungkin akan terwujud apabila tidak ada bantuan dari berbagai pihak, melalui kesempatan ini izinkan penulis menyampaikan ucapan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Tuhan Yesus Kristus yang telah memberikan berkat kepada penulis dalam

menyelesaikan skripsi ini.

2. Mama tercinta Elfrida Sitompul, adik ku Raja Todo Damanik, Wak Linda,

Bou vany, Kak Vany, Kak Nina serta anggota keluarga lainnya yang senantiasa memberikan dukungan, semangat dan doa kepada penulis.

3. Bapak Prof. Dr. Badaruddin, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Politik Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Prof. Dr. Marlon Sihombing selalu Ketua Jurusan Administrasi

Niaga / Bisnis Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Siswati Saragih, S.sos, M. SP, selaku staf sekretaris di Jurusan

Administrasi Niaga / Bisnis Universitas Sumatera Utara.

6. Bapak Drs.Yance, M.Si, selaku dosen pembimbing, yang telah berkenan

meluangkan waktu untuk membimbing dan memberikan motivasi dalam penulisan skripsi ini.

7. Bapak Faisal S.Sos, MSP , selaku dosen penguji, yang telah memberi

kritik dan saran sebagai masukan untuk penulis dalam memperbaiki penulisan skripsi ini.

8. Kepala Unit Farmasi Ibu Yanti Simanjuntak beserta seluruh karyawan unit

(6)

izin penelitian dan bersedia meluangkan waktu untuk penulis dalam melakukan penelitian.

9. Seluruh Dosen dan Staf pengajar Fakultas Ilmu Sosial dan Politik USU,

yang telah memberikan ilmu dan pengalaman yang sangat bermanfaat bagi penulis.

10.Teman – teman yang menjadi keluarga baru saya di empat tahun terakhir,

Dhesi Ginting, Leavanny Surbakti , Liana Marbun, Denny Ginting, Derick Azwindy, Fajar Sianturi dan teman – teman lainnya yang bersedia meluangkan waktu membantu penulis secara langsung dalam menyelesaikan skripsi ini. Terimakasih untuk kebersamaan dan dukungan yang telah kalian berikan.

11.Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu-persatu, yang telah

membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

Akhir kata penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan didalam penulisan skripsi ini, oleh karenanya penulis senantiasa mengharapkan kritik dan saran bagi perbaikan dimasa mendatang. Semoga Tuhan membalas kebaikan semua pihak yang telah berkenan untuk membantu penulis menyelesaikan skripsi ini. Besar harapan penulis, semoga skripsi ini memberikan manfaat bagi setiap pembaca.

Medan, 23 Mei 2015 Penulis

(7)

v DAFTAR ISI

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR SKEMA ... viii

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... x

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 4

1.3 Batasan Masalah... 4

1.4 Tujuan Penelitian ... 4

1.5 Manfaat Penelitian ... 4

BAB II KAJIAN TEORI 2.1 Manajemen Risiko ... 6

2.1.1 Pengertian Manajemen Risiko ... 6

2.1.2 Jenis – Jenis Risiko ... 7

2.1.3 Penyebab Risiko ... 7

2.1.4 Sumber Risiko ... 9

2.2 Proses Manajemen Risiko ... 11

2.2.1 Komunikasi dan Konsultasi ... 11

(8)

2.2.3 Identifikasi Risiko... 14

2.2.4 Analisis Risiko ... 19

2.2.4.1 Teknik Analisis Skema Pemeringkatan Risiko ... 22

2.2.5 Evaluasi Risiko ... 22

2.2.6 Perlakuan Risiko ... 26

2.2.7 Monitoring dan Review ... 31

BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Pendekatan Penelitian ... 33

3.2 Tempat dan waktu Penelitian ... 33

3.3Informan Penelitian ... 34

3.4 Sumber Data ... 34

3.5 Teknik Pengumpulan Data ... 34

3.6 Teknik Analisis Data ... 35

BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN 4.1 Deskripsi Lokasi Penelitian ... 37

4.1.1 Sejarah Singkat Rumah Sakit Tentara Pemaangsiantar ... 37

4.1.2 Visi dan Misi Rumah Sakit Tentara Pemaangsiantar ... 38

4.1.3 Struktur Organisasi Rumah Sakit Tentara Pemaangsiantar ... 39

4.2 Penyajian Data ... 41

4.2.1 Komunikasi dan Konsultasi ... 41

4.2.2 Menetapkan Konteks ... 44

(9)

vii

4.2.4 Pengukuran Risiko ... 58

4.2.4.1 Penilaian Tingkat Dampak Kesalahan ... 59

4.2.4.2 Penilaian Kemungkinan Terjadinya Kesalahan ... 61

4.2.4.3.Penilaian Kemungkinan Deteksi ... 63

4.2.5 Teknik Analisis Risiko ... 66

4.2.6 Evaluasi Risiko ... 68

4.2.7 Perlakuan Risiko ... 69

4.2.8 Monitoring dan review ... 76

4.3 Analisis Data ... 76

BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan ... 82

5.2 Saran ... 83

(10)

DAFTAR SKEMA

(11)

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Pengaruh Lingkungan Eksternal ... 44

Tabel 4.2 Pengaruh Lingkungan Internal ... 45

Tabel 4.3 Peringkat Dampak ... 59

Tabel 4.4 Dampak Kesalahan ... 61

Tabel 4.5 Frekuensi kemungkinan ... 61

Tabel 4.6Kemungkinan Risiko... 63

Tabel 4.7 Peringkat Kemungkinan Deteksi ... 63

Tabel4.8 Nilai kemungkinan Deteksi ... 66

Tabel 4.9Pengolahan Nilai RPN ... 68

Tabel 4.10 Perlakuan Risiko ... 70

Tabel 4.11Nilai Prioritas Risiko ( RPN ) ... 76

Tabel 4.12 Penilaian Peringkat Risiko ... 78

Tabel 4.13 Peringkat Risiko Rumah Sakit denganSkala Sangat Kecil ... 79

Tabel 4.14 Peringkat Risiko Rumah Sakit dengan Skala kecil ... 80

(12)

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Daftar pertanyaan jenis-jenis risiko

Lampiran 2 Dokumentasi

Lampiran 4 Surat permohonan pengajuan judul skripsi

Lampiran 5 Kartu kendali bimbingan skripsi

Lampiran 6 Surat jadwal seminar proposal

Lampiran 7 Surat undangan seminar proposal untuk dosen penguji

Lampiran 8 Surat daftar hadir peserta seminar proposal Lampiran 9 Surat izin penelitian

(13)

ABSTRAK

Nama : Yohanna N. S Damanik Nim : 110907107

Departemen : Ilmu Administrasi Niaga / Bisnis Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Pembimbing : Drs. Yance, M. Si

Teknik identifikasi risiko yang digunakan adalahFailure Mode and Affect

Analysis (FMEA) untuk mencegah terjadinya kegagalan dan dampaknya

(14)

ABSTRACT

Name : Yohanna N. S Damanik ID Number : 110907107

Department : Ilmu Administrasi Niaga / Bisnis Faculty : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Advisor : Drs. Yance, M. Si

The method used is observation and interviews directly to the employees of the hospital. From the analysis of the overall pharmaceutical unit, Tentara hospital has 27 types of risk that may occur.

The method that the author used to identify the risk is Failure Mode and

Affect Analysis (FMEA), to prevent failure and its impact before it

(15)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang

Tugas atau fungsi rumah sakit seperti yang tercantum dalam surat

Keputusan Menteri Kesehatan No. 134 / Menkes / SK / IV / 1978 adalah

melaksanakan usaha pelayanan medis, pelayanan rehabilitasi medis, usaha pencegahan penyakit dan pemulihan kesehatan, perawatan, sistem rujukan, pendidikan dan pelatihan medis serta paramedis dan juga merupakan tempat penelitian. Agar fungsi – fungsi tersebut dapat dilaksanakan dengan baik, maka dituntut kemampuan menetapkan kebijaksanaan dalam pengambilan keputusan.

Dalam jurnal Umam, Solikhah. 2010 Penyimpanan Obat Di Gudang

Instalasi Farmasi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta Unit 1, rumah

sakit dan organisasi didalamnya harus dikelola dengan sebaik – baiknya, agar dapat memberikan pelayanan kesehatan semaksimal mungkin kepada masyarkat, sehingga tercapai tujuan terciptanya derajat kesehatan yang optimal. Salah satu diantaranya adalah pengelolaan obat di gudang instalasi farmasi rumah sakit yang meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan, distribusi dan penggunaan obat. Pengelolan obat pada gudang instalasi farmasi rumah sakit mempunyai peran penting dalam pelaksanaan pelayanan kesehaan di rumah sakit, oleh karena itu pengelolaan obat yang kurang efisien pada tahap penyimpanan akan berpengaruh terhadap peran rumah sakit secara keseluruhan.

Semakin berkembangnya usaha rumah sakit di Indonesia, tentu akan menimbulkan persaingan yang ketat dalam menarik pasien untuk datang ke rumah

(16)

sakit mereka, serta menimbulkan tantangan – tantangan ataupun hambatan – hambatan yang sangat besar bagi pengelola maupun pemilik rumah sakit agar tetap berjalan. Salah satu aspek yang perlu digalakkan untuk menjawab tantangan ataupun hambatan dalam pengelolaan manajemen rumah sakit adalah manajemen logistik . Menurut Subagya M. S 1994 (di dalam Henni, 2013: 2) menyatakan bahwa manajemen logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material atau alat – alat. Unit logistik adalah bagian dari instansi yang tugasnya menyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk keperluan kegiatan operasional rumah sakit dalam jumlah, jenis, kualitas dan pada waktu yang tepat sesuai kebutuhan dengan harga serendah mungkin.

Menurut Febriawati, Henni ( 2011 : 2 ) logistik di rumah sakit terbagi menjadi dua bagian, yaitu logistik umum dan logistik farmasi. Logistik umum hanya menyediakan kebutuhan yang terbatas pada alat – alat rumah tangga sedangkan unit logistik farmasi di rumah sakit membutuhkan perhatian yang besar, biaya rutin terbesar di suatu rumah sakit pada umumnya terdapat pada pengadaan persediaan farmasi yang meliputi persediaan obat, persediaan bahan kimia, persediaan gas medik, persediaan peralatan kesehatan. Perencanaan dan penentuan kebutuhan obat merupakan fungsi yang pertama dalam logistik farmasi karena perencanaan merupakan langkah nyata pertama dalam usaha mencapai tujuan. Perencanaan harus terlihat dengan jelas apa yang harus dikerjakan dalam kurun waktu tertentu. Maka perencanaan dan penentuan kebutuhan obat di gudang

(17)

farmasi mutlak diperlukan agar terpenuhi tingkat persediaan yang telah ditetapkan.

Menurut Setyo Untoro (2011: 82) secara tradisional, gudang didefenisikan sebagai tempat menyimpan inventori atau material. Namun dalam praktek modern, fungsi gudang telah berkembang. Dengan kata lain, trend pemanfaatan gudang lebih kepada bagaimana gudang bisa memberi nilai tambah. Gudang juga dapat dipilah berdasarkan barang yang disimpan, yaitu gudang terbuka untuk penyimpanan bahan dasar sebelum sampai ke gudang tertutup menggunakan

freezer untuk menyimpan produk – produk frozen dan gudang yang digunakan

untuk menyimpan barang jadi. Sebelum didistribusikan hingga ke pemakai terakhir.

Perencanaan dan pengadaan persediaan obat di gudang farmasi harus dilakukan secara baik, agar rumah sakit terhindar dari masalah kehabisan persediaan obat di gudang farmasi. Apabila terjadi kekosongan obat di gudang farmasi ini, akan sangat berpengaruh terhadap mutu pelayanan yang diberikan kepada pasien. Hal inilah yang seringkali terjadi di sub bagian gudang farmasi rumah sakit, sering kali terjadi kekosongan obat di sub bagian gudang farmasi sehingga obat tersebut harus dibeli di apotek ataupun di luar rumah sakit lain. Maka itu pihak rumah sakit seharusnya memiliki manajemen yang baik dalam melaksanakan kegiatan logistiknya terutama dalam mengelola kegiatan pada gudang obat nya.

Seperti yang kita ketahui risiko selalu melekat pada kegiatan apapun yang kita kerjakan, baik dalam mengelola suatu proyek, mengendarai mobil, menentukan prioritas kerja, melakukan transaksi dengan pelanggan, membeli

(18)

suatu barang, dan lain – lain. Bahkan, tidak melakukan sesuatu pun tidak lepas dari risiko yang tidak terduga. Sebagai manusia, secara alamiah kita mengelola risiko secara berkelanjutan. Ini kita lakukan secara tidak sadar meski kadang – kadang secara sadar. Bagi organisasi, risiko tidak bisa dikelola tanpa sadar. Organisasi harus mengelola risiko –risiko yang mungkin dihadapinya secara logis, sistematis, terstruktur, dan terdokumentasi dengan baik. Hal ini berlaku bagi seluruh fungsi dan bagian organisasi, baik untuk pimpinan maupun anggota, serta meliputi seluruh kegiatan organisasi tersebut. Selain itu kebutuhan atas pengelolaan risiko juga harus disadari dan diketahui sebagai sesuatu yang penting serta mendasar. Organisasi perlu mengetahui penyebab kegagalan dalam mencapai sasaran. Dengan demikian, dapat dilakukan manajemen risiko yang benar. Oleh Karena itu seluruh anggota organisasi harus menyadari potensi penyebab kegagalan pencapaian sasaran. Jika tidak, maka yang terjadi bukanlah manajemen risiko tetapi manajemen berisiko.

1.2Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis merumuskanpermasalahan sebagai berikut :

“Bagaimana Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar menerapkan Manajemen Risiko di gudang obatnya ?”

1.3Batasan Masalah

Untuk membatasi lingkup penelitian maka peneliti memberi batasan masalah. Penelitian pada gudang obat Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar ini dilakukan dengan menggunakan analisis manajemen risiko. Penelitian dilakukan

(19)

tidak pada seluruh kegiatan logistik rumah sakit, melainkan pada kegiatan di gudang obat saja.

1.4Tujuan Penelitian

Untuk mengetahui implementasi manajemen risiko di gudang obat Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar sehingga dapat membantu mengurangi risikoyang mungkin dapat terjadi dengan adanya kegiatan operasional gudang obat itu sendiri.

1.5Manfaat Penelitian

Peneliti berharap agar penelitian ini dapat memberikan kegunaan sebagai berikut :

1. Manfaat teoritis

a. Memperkaya pengetahuan ilmiah dalam mengelola manjemen risiko pada

gudang obat.

b. Sebagai referensi bagi peniliti berikutnya dalam penelitian mengenai

analisis manajemen risiko pada gudang obat. 2. Manfaat praktis

a. Sebagai informasi kepada karyawan pengelola gudang obat untuk

menyusun analisis manajemen risiko yang baik sehingga dapat mengurangi risiko kerugian yang ditimbulkan di kemudian hari.

b. Memberikan kesempatan kepada peneliti lain bahwa gudang obat di

sebuah rumah sakit bisa menjadi sarana untuk pembelajaran melalui penelitian ilmiah.

(20)

BAB II

KAJIAN TEORI

2.1 Manajemen Risiko

2.1.1 Pengertian Manajemen Risiko

Ada beberapa defenisi tentang risiko, antara lain (Kasidi, 2010 : 5) :

1. Risiko adalah kemungkinan yang tidak diharapkan.

2. Risiko adalah ketidakpastian atau uncertainty yang mungkin melahirkan

kerugian (loss).

3. Risiko adalah kejadian yang merugikan.Dalam bidang investasi risiko

diartikan sebagai kemungkinan hasil yang diperoleh menyimpang dari apa yang diharapkan; dan

4. Definisi lain dikatakan : risk management is a rational attempt to reduce or avoid the consequences of loss or injury . Manajemen risiko adalah suatu usaha secara rasional untuk menghindari arau mengurangi kerugian atau cedera.

Dari berbagai definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa risiko adalah kemungkinan terjadinya penyimpangan dari harapan yang dapat menimbulkan kerugian. Sedangkan manajemen risiko adalah usaha yang secara rasional ditujukan untuk mengurangi kemungkinan dari risiko yang dihadapi. Risiko tidak cukup dihindari, tapi harus dihadapi dengan cara –cara yang dapat memperkecil kemungkinan terjadinya suatu kerugian. Risiko dapat datang setiap saat, agar risiko tidak menghalangi kegiatan, maka risiko harus dikelola secara baik.

(21)

7 2.1.2 Jenis – Jenis Risiko

Risiko secara umum dapat dikelompokkan menjadi (Kasidi, 2010 : 7 ) :

1. Risiko Spekulatif ( Speculative Risk ) 2. Risiko Murni ( Pure Risk )

Risiko spekulatif adalah risiko yang mengandung dua kemungkinan, yaitu kemungkinan yang menguntungkan atau kemungkinan yang merugikan. Risiko ini biasanya berkaitan dengan risiko usaha atau bisnis.

Risiko murni adalah risiko yang hanya mengandung satu kemungkinan, yaitu kemungkinan rugi saja. Pengelompokan risiko ini menjadi sangat penting, karena setiap kegiatan usaha baik perseorangan maupun sebagai badan akan selalu berhadapan dengan risiko tersebut, baik risiko spekulatif maupun risiko murni. Walaupun kategori suatu risiko tidak selalu jelas, namun kebanyakan risiko dapat diklasifikasikan. Suatu risiko tergolong risiko spekulatif atau risiko murni akan sangat tergantung pada pendekatan yang digunakan.

2.1.3 Penyebab Risiko

Risiko adalah suatu kemungkinan terjadinya peristiwa yang menyimpang dari apa yang diharapkan. Penyimpangan ini baru akan nampak bilamana sudah berbentuk suatu kerugian. Jika tidak ada kemungkinan kerugian, maka hal ini berarti tidak ada risiko. Jadi faktor –faktor yang menyebabkan terjadinya suatu kerugian adalah penting dalam analisis risiko. Dua faktor yang bekerjasama menimbulkan kerugian adalah bencana ( perils ) dan bahaya ( hazards ).

(22)

Bencana ini merupakan penyebab langsung terjadinya kerugian, kehadirannya menimbulkan risiko yang menyebabkan terjadinya kemungkinan penyimpangan yang tidak diharapkan. Lingkungan kita selalu dihadapkan dengan bencana –bencana, seperti ; banjir, tanah longsor, gempa, gelombang laut yang tinggi, gunung meletus, kebakaran, pencurian, perampokan, kematian dan masih banyak yang lainnya.

Bahaya adalah keadaan yang melatar belakangi terjadinya kerugian oleh bencana tertentu. Bahaya meningkatkan risiko kemungkinan terjadinya kerugian. Keadaan –keadaan tertentu disebut berbahaya, misalnya mengendarai mobil di jalan raya terlalu kencang, mendirikan bangunan yang tinggi tanpa dilengkapi dengan alat pengaman, kondisi hujan badai dan sambaran petir.

Macam – macam bahaya (Kasidi, 2010 : 12) :

1. Bahaya fisik, adalah aspek fisik dari hal yang terbuka terhadap risiko.

Misalnya, lokasi sebuah gedung mempengaruhi kepekaannya terhadap risiko. Misalnya, lokasi sebuah gedung mempengaruhi kepekaannya terhadap kerugian, karena terbakar atau terkena gempa.

2. Bahaya Moral juga mempengaruhi kemungkinan kerugian. Contoh :

ketidakjujuran adalah bahaya moral yang dapat meningkatkan kemungkinan risiko. Seseorang kasir yang bermoral tidak baik memiliki kemungkinan melakukan penggelapan uang cukup tinggi.

3. Bahaya morale adalah bahaya yang ditimbulkan oleh sikap ketidak hati –

hatian dan kurangnya perhatian sehingga dapat meningkatkan terjadinya kerugian.

(23)

4. Bahaya karena hukum atau peraturan yaitu suatu bahaya yang timbul karena

mengabaikan undang – undang atau peraturan yang telah ditetapkan. 2.1.4 Sumber Risiko

Sumber risiko dapat diklasifikasikan menjadi : risiko sosial, risiko fisik dan risiko ekonomi.

1. Risiko Sosial. Sumber utama risiko ini adalah masyarakat. Artinya, tindakan

orang – orang menciptakan kejadian yang menyebabkan penyimpangan merugikan. Misalnya pencurian, vandalisme, huru – hara, peperangan dan sebagainya.

2. Risiko fisik. Ada banyak sumber risiko fisik, sebagian merupakan fenomena

alam dan sebagian karena tingkah laku manusia. Kebakaran adalah penyebab utama cedera fisik, kematian maupun kerusakan harta. Kebakaran dapat disebabkan oleh petir, konsluiting kabel, gesekan benda maupun kecerobohan manusia.

3. Risiko ekonomi. Banyak risiko yang dihadapi oleh manusia itu bersifat

ekonomi, misalnya : inflasi, resesi, fluktuasi harga dan lain – lain. Selama periode inflasi daya beli uang merosot. Para pensiunan dan mereka yang berpenghasilan tetap, tidak mungkin lagi dapat mempertahankan tingkat hidup sebagaimana biasanya. Bahkan pada periode ekonomi yang relatif stabil, daerah – daerah tertentu mungkin mengalami boom atau resesi. Keadaan ini menempatkan orang – orang dan pengusaha pada risiko yang sama dengan risiko pada fluktuasi umum kegiatan ekonomi.

(24)

Walaupun seseorang atau badan telah mengasuransikan risikonya, bukan berarti telah terlindung sepenuhnya dari kemungkinan terjadinya kerugian. Asuransi hanya menanggung sebagian dari risiko yang mungkin terjadi. Bahkan, mungkin sebagian besar risiko itu harus dihadapi sendiri dan tidak dapat dipindahkan kepada perusahaan asuransi. Inilah yang menyebabkan manajemen risiko menjadi suatu keharusan dalam setiap usaha, baik usaha perseorangan maupun suatu badan.

Program manajemen risiko pertama –tama bertugas untuk mengidentifikasi risiko – risiko usaha yang dihadapi. Kemudian mengadakan evaluasi dan pengukuran risiko, selanjutnya menentukan metode penanganannya. Untuk menjalankan program tersebut, harus ada strategi tertentu.

Identifikasi risiko adalah kegiatan mengidentifikasi semua risiko usaha yang dihadapi, baik risiko yang sifatnya murni. Segala informasi yang berkenaan dengan usaha yang dikumpulkan kemudian dianalisis bagian –bagian mana yang sekiranya akan muncul sebagai penyebab kemungkinan terjadinya suatu kerugian.

Evaluasi dan pengkuran risiko adalah kegiatan untuk menilai bagian – bagian yang dipekirakan akan menjadi penyebab terjadinya suatu kerugian. Selanjutnya memperkirakan satuan biayanya jika risiko ini menjelma menjadi suatu kerugian. Beberapa teknik pengukuran risiko dapat digunakan, antara lain dengan menggunakan pendekatan probabilitas.Setelah analisis dan evaluasi risiko, langkah selanjutnya adalah mengelola risiko. Berbagai cara untuk mengelola risiko usaha, antara lain dengan cara penghindaran, ditangani sendiri,diversifikasi atau risiko itu dipindahkan kepda pihak lain.

(25)

11 2.2Proses Manajemen Risiko

Proses manajemen risiko hendaknya merupakan bagian yang tak terpisahkan dari manajemen umum. Ia harus masuk dan menjadi bagian budaya organisasi, praktik terbaik organisasi dan proses bisnis organisasi. Proses manajemen risiko meliputi lima kegiatan yaitu komunikasi dan konsultasi, menentukan konteks, asesmen risiko, perlakuan risiko serta monitoring dan review.

2.2.1 Komunikasi dan Konsultasi

Komunikasi dan konsultasi dengan pemangku kepentingan internal maupun eksternal harus dilaksanakan seekstensif mungkin sesuai dengan kebutuhan dan pada setiap tahapan proses manajemen risiko. Oleh karena itu sejak awal harus disusun suatu rencana komunikasi dan konsultasi dengan para pemangku kepentingan. Rencana ini harus merujuk pada risiko yang mungkin terjadi, dampaknya, dan apa yang perlu dilakukan untuk mengatasinya, serta hal – hal lain yang terkait. Komunikasi dan konsultasi yang efektif baik internal maupun eksternal haruslah membuahkan kejelasan bagi pihak – pihak yang bertanggung jawab untuk menerapkan proses manajemen risiko dan para pemangku kepentingan terkait. Mereka harus memahami dengan baik kriteria pengambilan keputusan serta mengapa suatu tindakan perlu diambil. Pendekatan konsultasi secara kelompok sangat disarankan untuk menghasilkan hal – hal berikut tetapi tidak terbatas pada :

1. Penentuan konteks yang benar ;

2. Memastikan bahwa kepentingan para pemangku kepentingan telah dimengerti

(26)

3. Memperoleh manfaat dari berbagai keahlian yang ada untuk menganilisis risiko ( multidisiplin ) ;

4. Memastikan bahwa semua risiko telah diidentifikasikan dengan baik ;

5. Memastikan bahwa berbagai pandangan telah dipertimbangkan dalam

melakukan evaluasi risiko ;

6. Meningkatkan proses manajemen perubahan ketika pelaksanaan proses

manajemen risiko ;

7. Memperoleh persetujuan dan dukungan untuk tindakan perlakuan risiko ; serta

8. Mengembangkan rencana komunikasi dan konsultasi internal maupun

eksternal.

Komunikasi dan konsultasi dengan para pemangku kepentingan sangat penting karena mereka memberikan pertimbangan dan penilaian terhadap risiko yang didasarkan atas persepsi mereka terhadap risiko tersebut. Persepsi terhadap risiko ini sangat berbeda bagi masing – masing pemangku kepentingan, baik dari segi nilai, konsep, kebutuhan maupun kepentingan mereka. Apabila pandangan mereka mempunyai pengaruh yang menentukan dalam pengambilan keputusan maka menjadi sangat penting untuk dapat mengidentifikasi persepsi mereka. Hal tersebut perlu dicatat dan dijadikan bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan. Rencana komunikasi dan konsultasi hendaknya :

1. Merupakan forum untuk bertukar informasi di antara para pemangku

kepentingan ;

2. Tempat untuk menyampaikan pesan secara jujur, akurat, mudah dimengerti

dan didasarkan pada fakta yang ada ;

(27)

13 2.2.2 Menetapkan Konteks

Dengan ditetapkannya konteks berarti manajemen organisasi menentukan batasan atau parameter internal dan eksternal yang akan dijadikan pertimbangan dalam pengelolaan risiko menentukan lingkup kerja dan kriteria risiko untuk proses – proses selanjutnya. Konteks yang ditetapkan haruslah meliputi semua parameter internal dan eksternal yang relevan dan penting bagi organisasi. Dalam menentukan konteks akan banyak ditemui kesamaan parameter dengan proses sebelumnya yaitu ketika merencanakan kerangka kerja manajemen risiko. Akan tetapi dalam proses manajemen risisko parameter ini akan ditelaah jauh lebih rinci khusus nya yang terkait dengan lingkungan suatu proses manajemen risiko tertentu. Konteks manajemen risiko adalah konteks di mana proses manajemen risiko diterapkan. Hal ini meliputi sasaran organisasi, strategi, lingkup, parameter, kegiatan utama organisasi atau bagian lain di mana manajemen risiko diterapkan. Penerapan manajemen risiko dilaksanakan dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat kewenangan dan pencatatan / dokumentasi proses yang diperlukan harus ditentukan dengan baik. Konteks proses manajemen risiko akan berubah sesuai dengan kebutuhan organisasi. Hal ini dapat meliputi, tetapi tidak terbatas pada hal – hal berikut :

1. Penetapan tanggung jawab untuk manajemen risiko ;

2. Penerapan lingkup kegiatan manajemen risiko baik dari luas maupun

kedalamannya, termasuk bila ada hal – hal khusus yang harus diperhatikan atau tidak dicakup ;

3. Penentuan tujuan, sasaran, lokasi maupun tempatkegiatan, proses, fungsi,

(28)

4. Penentuan hubungan dari proyek atau kegiatan khusus organisasi dengan proyek dan kegiatan lain organisasi;

5. Penentuan metode untuk melakukan asesmen risiko ;

6. Penentuan kriteria penilaian kinerja manajemen risiko ;

7. Melakukan identifikasi dan spesifikasi keputusan yang harus diambil ;

8. Menentukan identifikasi lingkup ataupun kerangka kajian studi yang

diperlukan, termasuk luas dan sasarannya serta sumber daya yang diperlukan untuk melakukan kajian tersebut.

Faktor – faktor di atas dan juga faktor lain yang relevan dapat membantu mengetahui apakah pendekatan proses manajemen risiko yang digunakan sesuai dengan kebutuhan organisasi dan dampaknya terhadap risiko – risiko yang dapat memengaruhi pencapaian sasaran.

2.2.3 Identifikasi Risiko

Organisasi harus melakukan identifikasi sumber risiko, area dampak risiko, peristiwa dan penyebabnya serta potensi akibatnya. Sasaran dan tahapan ini adalah membuat daftar risiko secara komprehensif dan luas yang dapat memengaruhi pencapaian sasaran, baik meningkatkan, menghalangi, memperlambat atau bahkan menggagalkan pencapaian sasaran organisasi. Perlu juga diidentifikasi risiko – risiko yang terjadi bila peluang yang ada tidak kita ambil. Proses identifikasi ini penting untuk dilakukan secara meluas dan mendalam serta komprehensif, karena risiko yang tidak teridentifikasi pada tahapan ini tidak akan diikutsertakan pada proses – proses berikutnya. Identifikasi risiko ini juga dilakukan terhadap sumber – sumber risiko baik yang di dalam kendali maupun yang diluar kendali organisasi. Tehnik identifikasi yang

(29)

digunakan oleh organisasi hendaknya sesuai dengan sasaran, kemampuan, dan jenis risiko yang dihadapi oleh organisasi. Informasi yang relevan dan terkini sangat penting dalam proses identifikasi risiko. Bila memungkinkan hendaknya juga digali latar belakang informasi tersebut. Orang – orang yang mepunyai pengetahuan tentang risiko terkait atau proses terkait hendaknya dilibatkan dalam proses identifikasi risiko. Bila memungkinkan hendaknya juga digali latar belakang informasi tersebut. Orang – orang yang mempunyai pengetahuan tentang risiko terkait hendaknya dilibatkan dalam proses identifikasi risiko. Setelah mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi perlu dipertimbangkan hal – hal yang dapat menyebabkan risiko itu terjadi. Bagaimanakah skenario yang memungkinkan hal tersebut terjadi dan bagaimana besar dampak nya. Sesuai hal yang secara signifikan dapat menimbulkan risiko harus dipertimbangkan dan diperhatikan.

Salah satu teknik identifikasi risiko adalahFailure Mode and Affect

Analysis (FMEA) untuk mencegah trejadinya kegagalan dan dampaknya sebelum

terjadi. Ada sepuluh langkah untuk menerapkannya, yaitu: (Leo J.Susilo & Victor Riwu Kaho, 2014: 121-125):

1. Peninjauan proses

Tim FMEA harus meninjau ulang peta proses atau bagan alir yang ada untuk dianalisis. Ini perlu dilakukan untuk mendapatkan kesamaan paham terhadap proses tersebut. Ini perlu dilakukan untuk mendapatkan kesamaan paham terhadap proses tersebut. Dengan menggunakan peta, seluruh anggota tim

(30)

harus melakukan peninjauan lapangan untuk meningkatkan pemahaman terhadap proses yang dianlisis.

2. Brainstroming potensi kesalahan/kegagalan proses

Setalah melakukan peninjauan di lapangan terhadap proses yang akan dianalisis maka setiap anggota melakukan proses brainstorming. Proses ini dilakukan lebih dari satu kali untuk memperoleh satu daftar yang komprehensif terhadap segala kemungkinan yang dapat terjadi. Hasil

brainstroming ini kemudian dikelompokan menjadi beberapa penyebab

kesalahan, seperti manusia, mesin/peralatan, metarial, metode kerja dan lingkungan kerja. Cara lain untuk mengelompokkan adalah menurut jenis kesalahan itu sendiri, misalnya kesalahan pada pkesalahan elektrik, kesalahan mekanis dan lain-lan. Pengelompokan ini akan mempermudah proses analisis nantinya dan mengetahui dampak satu kesalahan yang mungkin menimbulkan kesalahan lain.

3. Menyusun daftar dampak masing-masing kesalahan

Setelah diketahui semua daftar kesalahan yang mungkin terjadi maka disusun dampak dari masing-masing kesalahan. Untuk setaip kesalahan dampak yang terjadi mungkin satu atau lebih dari satu. Proses ini harus dilaksanakan dengan cermat dan teliti, karena apa yang terlewatkan dari proses ini tidak akan mendapat perhatian untuk ditangani. Penentuan dampak, kriteria, kemungkinan dan deteksi ini harus diterapkan terlebih dahulu. Kriteria ini mula-mula secara kualitatif dan kemudian dibuat secara kuantitatif. Skala kriteria utnuk ketiga jenis penilaian harus sama, misalnya terbagai dalam skala 5 atau skala 10. Nilai 1 terendah dan 5 atau 10 tertinggi. Penilaian

(31)

peringkat dari ketiga variabel yang dinilai dilakaukan secara konsenus dan disepakati olehseluruh anggota tim.

4. Penilaian tingkat dampak kesalahan

Penilaian terhadap tingkat dampak adalah perkiraan besarnya dampak negatif yang diakibatkan apabila kesalahan terjadi. Bila pernah terjadi makapenilaian akan mudah, tetapi bila belum pernah terjadi maka penilaian berdasarkan perkiraan.

5. Penilaian kemungkinan terjadinya kesalahan

Sama dengan langkah ke-4. Bila tersedia cukup data maka dapat dihitung probababilitas atau frekuensi kemungkinan terjaidnya kesalahan tersebut. Bila tidak tersedia maka harus digunakan estimasi yang berdasarkan pendapat ahli.

6. Penilaian kemungkinan deteksi

Penilaian yang diberikan menunjukan seberapa jauh kita dapat mendeketsi terjadinya kesalahan atau timbulnya dampak terhadap suatu kesalahan. Hal ini dapat diukur dengan seberapa jauh pengendalian/indikator terhadap hal tersebut tersedia. Bila tidak ada maka nilainya rendah, tetapi bila banyak indikator sehingga kecil kemungkinan tidak terdeteksi maka nilainya tinggi. 7. Perhitungan tingkat prioritas risiko – RPN

Nilai prioritas risiko (RPN) merupakan hasil perkalian dari : RPN = (nilai dampak) x (nilai kemungkinan) x (nilai deteksi)

Total ini RPN ini dihitung untuk setiap kesalahan yang mungkin terjadi. Bila proses tersebut terdiri dari kelompok-kelompok tertentu maka jumluh keseluruhan RPN pada kelompok tersebut dapat menunjukan betapa gawatnya

(32)

kelompok proses tesebut bila suatu kesalahan terjadi. Jadi, terdapat tingkat prioritas tertinggi untuk jenis kesalahan dan jenis kelompok proses.

8. Menyusun prioritas kesalahan yang harus ditangani

Setelah dilakukan perhitungan RPN untuk masing-masing potensi kesalahan maka dapat disusun prioritas berdasarkan nilai RPN tersebut. Apabila digunakan skala 10 untuk masing-masing variabel maka nilai RPN tertinggi adalah RPN = 10 x 10 x 10 =1.000. Bila digunakan skala 5 maka nilai tertinggi RPN = 5 x 5 x5 = 125. Terhadap nilai RPN tersebut dapat dibuat klasifikasi tinggi, sedang dan rendah atau ditentukan nilai secara umum bahwa

nilai RPN diatas 250 (cut of points) harus dilkukan penanganan untuk

memperkecil kemungkianan terjadinya kesalahan dan dampaknya, serta pengendalian deteksinya. Penentuan klasifikasi atau nilai batas penanganan ditentukan oleh kepala tim atau manajemen sesuai dengan proses yang dianalisis.

9. Melakukan mitigasi untuk mencegah kesalahan dengan dampak yang tinggi

Idealnya semua kesalahan yang menimbulkan dampak tinggi harus dihilangkan sepenuhnya. Penanganan dilakukan secara serentak untuk ketiga aspek, meningkatkkan kemampuan untuk mendetksi kesalahan, mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan mengurangi dampak terjadinya kesalahan bila terjadi.

10.Menghitung ulang RPN setelah langkah penanganan dilakukan

Segera setelah tindak lindung risiko dilaksanakan, harus dilakukan pengukuran ulang atau perkiraa nilai deteksi, nilai dampak dan kemungkinan timbulnya kesalahan. Setelah itu, dilakukan perhitungan nilai tingkat prioritas

(33)

risiko kesalahan tadi. Hasil tindak lindung tadi harus menghasilkan penurunan nilai RPN yang cukup signifikan ke tingkat yang cukup aman. Bila belum tercaapi maka dilakukan tindak lindung lebih lanjut.

2.2.4 Analisis Risiko

Analisis risiko adalah upaya untuk memahami risiko lebih dalam. Hasil analisis risiko ini akan menjadi masukan bagi evaluasi risiko dan untuk proses pengambilan keputusan mengenai perlakuan terhadap risiko tersebut. Termasuk dalam pengertian ini adalah cara dan strategi yang tepat dalam memperlakukan risiko tersebut. Analisis risiko meliputi kegiatan – kegiatan yang menganalisis sumber risiko dan pemicu terjadinya risiko, dampak positif dan negatif serta kemungkinan terjadinya. Organisasi harus mengidentifikasi dengan baik faktor – faktor yang dapat memengaruhi kemungkinan terjadinya risiko dan dampaknya. Risiko dianalisis dengan menentukan dampak dan kemungkinan terjadinya, serta atribut lain risiko. Suatu kejadian dapat mempunyai dampak yang beragam dan dapat memengaruhi berbagai macam sasaran organisasi. Pengendalian risiko yang ada harus diperiksa efektivitasnya serta harus dimasukkan ke dalam pertimbangan analisis risiko. Cara menyatakan besaran dampak dan besaran terjadinya risiko serta cara penggabungannya untuk menentukan kegawatan risiko akan bervariasi sesuai dengan jenis risiko. Ini semua harus disesuaikan dengan informasi yang tersedia dan bagaimana hasil asesmen akan digunakan. Semua proses ini harus sesuai dan konsisten dengan kriteria risiko yang telah ditetapkan sebelumnya. Perlu juga memerhatikan ketergantungan berbagai macam risiko beserta sumber risiko nya. Dalam menentukan tingkat kepercayaan dan sensivitas risiko, proses analisis risiko harus mempertimbangkan kondisi awal dan asumsi yang

(34)

digunakan. Hal ini harus dikomunikasikan secara jelas kepada para pengambil keputusan dan para pemangku kepentingan yang terkait. Faktor – faktor seperti perbedaan pendapat dari para ahli atau keterbatasan model yang digunakan, harus dinyatakan secara jelas dan bila perlu digaris bawahi. Analisis risiko dapat dilaksanakan dengan tingkat kerincian yang bervariasi tergantung dari jenis risiko, sasaran analisis risiko, informasi, data dan sumber daya yang tersedia. Analisis dapat dilakukan secara kuantitatif, semi kuantitatif, kualitatif atau kombinasi dari cara – cara ini, tergantung dari kondisi yang ada. Dalam praktik biasanya dilakukan analisis kualitatif terlebih dahulu untuk mendapatkan indikasi umum tingkat kegawatan risiko dan mengetahui peta risiko serta risiko – risiko yang gawat. Setelah itu sesuai dengan keperluan, harus dilaksanakan langkah berikutnya dengan melakukan analisis yang lebih spesifik dan secara kuantitatif. Besaran dampak risiko dapat ditentukan dengan membuat model akibat dari suatu peristiwa atau kumpulan peristiwa atau dengan menggunakan ekstrapolasi dari hasil suatu kajian atau data yang tersedia. Dampak risiko dapat dinyatakan dalam besaran yang terukur ataupun yang tidak terukur. Dalam hal – hal tertentu dampak risiko dapat juga dinyatakan dalam beberapa macam ukuran atau sebutan untuk dapat lebih menggambarkan akibat risiko tersebut sesuai dengan waktu dan tempat peristiwa, misalnya gabungan dampak finansial, kecelakaan fisik rusaknya reputasi dan sebagainya.

Tujuan dari analisis risiko adalah melakukan analisis dampak dan kemungkinan semua risiko yang dapat menghambat tercapainya sasaran organisasi, juga semua peluang yang mungkin dahadapi organisasi. Kondisi ini

(35)

dicapai apabila beberapa hal berikut dapat dipenuhi : (Leo J.Susilo & Victor Riwu Kaho, 2014: 136):

1. Proses analisis risiko dilaksanakan secara komprehensif dan mencakup semua

risiko serta peluang yang ditemui dalam proses identifikasi risiko sebelumnya dan telah masuk ke dalam daftar risiko;

2. Semua yang terkait dengan risiko tersebut (para pemangku risiko) telah

terlibat dalam proses analisis dan melalukan analisis berdasarkan informasi, data serta pengetahuan yang mereka memiliki dengan baik.

3. Proses analisis ini didampingi atau ditunjang dengan pengetahuan mengenai

manajemen risiko yang memadai ;

4. Prosesanalisis ini didampingi atau ditunjang dengan pengetahuan mengenai

manajemen risiko yang memadai ;

5. Waktu yang dialokasikan untuk proses ini cukup memadai ;

6. Ukuran kemungkinan dan dampak yang digunakan harus konsisten dengan

organisasi tersebut. Apabila digunakan tabel kemungkinan dan dampak, besaran dan pengelompokan nilai yang digunakan hendaknya tidak terlalu lebar dan juga tidak terlalu sempit tetapi seusai dengan organisasi tersbut. Pilihan metode analisis ditentukan oleh konteks, sasaran dan sumber data yang tersedia. Sebagai contoh pada tingkat pada tingkat unit bisnis atau proyek, manajer perlu mengidentifikasi dan memprioritaskan risiko-risiko spesifik yang mengancam pencapaian sasaran/target yang ditetapkan. (Leo J.Susilo & Victor Riwu Kaho, 2014: 137)

(36)

Teknik ini merupakan analisis kualitatif yang paling sederhana dan paling sering digunakan. Skema pemeringkatan risiko haruslah distandarisasikan dan digunakan dengan konsisten untuk keseluruhan organisasi. Ini penting untuk mendapatkan kesamaan pemahaman terhadap pengertian kemungkinan dan dampak yang akan digunakan. Melalui skema ini ditentukan cara gambaran kuantitatif dan kualifikasi yang digunakan untuk istilah “besar, sedang dan rendah”. Input untuk mengembangkan skema ini berasal dari mereka yang berpengalaman dalam organisasi atau proyek dan mempunyai keahlian dalam bidang tersebut. Dengan demikian diperoleh uraian yang tepat untuk nilai kemungkinanserta dampak yang akan digunakan. Metode pengumpulan informasi

ini dapat dilakukan dengan teknik expert judgement, baik melalui metode

terstruktur seperti Delphi Teqnique maupun bentuk wawancara atau bentuk Focus Group Discussion lainya. Hal ini penting untuk mengurangi aspek subjektif dan kelemahan tidak tersedianya data yang memadai. Masukan para ahli ini kemudian akan diolah oleh penanggung jawab manajemen risiko menjadi peringkat yang akan digunakan dan disahkan oleh manajemen organisasi menjadi standar bagi seluruh organisasi. (Leo J.Susilo & Victor Riwu Kaho, 2014:154)

2.2.5 Evaluasi Risiko

Menurut (Leo J.Susilo & Victor Riwu Kaho, 2014:167 ) tujuan dari evaluasi risiko adalah membantu proses pengambilan keputusan berdasarkan hasil analisis risiko. Proses evaluasi risiko akan menentukan risiko - risiko mana yang memerlukan perlakuan dan bagaimana prioritas perlakuan atas risiko – risiko tersebut. Hasil evaluasi risiko akan menjadi masukan bagi proses perlakuan risiko.

(37)

Hasil analisis risiko menjadi masukan untuk dievaluasi lebih lanjut menjadi urutan prioritas perlakuan risiko, sekaligus menyaring risiko –risiko tertentu untuk tidak ditindaklanjuti atau diperlakukan khusus. Keputusan tindak lanjut tersebut mencakup :

1. Apakah suatu risiko butuh penanganan ?

2. Apakah suatu tindakan penanganan perlu dilakukan ?

3. Bagaimanakah prioritas perlakuan risiko disusun ?

Sifat dari keputusan yang perlu diambil dan kriteria yang akan digunakan dalam pengambilan keputusan telah ditetapkan pada tahap ini. Ini perlu karena telah diperoleh informasi lebih banyak mengenai risiko –risiko tersebut dari tahap analisis risiko. Kriteria untuk pengambilan keputusan harus konsisten dengan konteks eksterbal, internal dan manajemen risiko yang telah didefenisikan. Selain itu, juga harus selalu memerhatikan sasaran perusahaan, sasaran pengelolaan risiko, dan pendapat para pemangku kepentingan. Keputusan dalam mengevaluasi biasanya didasarkan pada peringkat risiko yang telah diperoleh dari hasil analisis risiko, tetapi dapat juga didasarkan atas nilai ambang yang ditetapkan sesuai dengan :

1. Tingkat dampak yang telah ditentukan ;

2. Kemungkinan timbulnya suatu kejadian tertentu ;

3. Efek kumulatif timbulnya suatu kejadian ;

4. Rentang ketidakpastian terhadap tingkat – tingkat

Kriteria – kriteria evaluasi risiko tersebut di atas pada dasarnya harus disusun secara objektif dan dapat dinyatakan baik secara kualitatif maupun

(38)

kuantitatif. Akan tetapi masi terdapat kemungkinan distorsi dalam penyusunan kriteria ini. Penyebabnya antara lain

1. Pertimbangan nilai - nilai pribadi

Pertimbangan nilai – nilai pada kriteria evaluasi sebenarnya secara implisit terkandung dalam setiap kriteria. Akan tetapi pertimbangan ini akan tergantung pada kebiasaan masing –masing individu menghadapi risiko, tingkat kepercayaannya terhadap efektivitas pengelolaan risiko yang ada, serta persepsinya terhadap risiko dan manfaat kegiatan tersebut.

2. Pengaruh kejadian – kejadian yang lalu

Kriteria untuk memutuskan apakah suatu risiko perlu ditangani seringkali mengacu pada kegiatan yang sama pada masa lalu atau berdasarkan pengalaman sehari – hari. Namun data ini dapat mengalami penyimpangan karena :

a. Besar bencana yang baru satu kali terjadi atau keuntungan besar yang tak

disangka –sangka, akan sangat mendominasi bank data.

b. Penurunan tingkat risiko karena peningkatan sistem pengendalian setelah

belajar dari insiden yang lalu, atau adanya perbaikan standar pengendalian. Ini berarti bahwa kriteria yang didasarkan pada risiko – risiko historis tidak dapat diandalkan sepenuhnya sebagai acuan untuk mengendalikan situasi terkini.

c. Perubahan kegiatan, proses atau lingkungan yang tidak sesuailagi dengan

situasi masa lalu.

Menyusun kriteria evaluasi berdasarkan pengalaman risiko masa lalu harus memerhatikan permasalahan yang mungkin muncul, yaitu :

(39)

1. Suatu risiko memerlukan perlakuan pada suatu kondisi tertentu, tetapi pada

kondisi lain tidak perlu ditangani.

2. Dengan metode analisis terbaru, risiko yang dapat diterima di masa lalu kini tidak dapat diterima lagi. Begitu pula ada risiko yang menurut standar sosial saat ini tidak dapat ditolerir lagi.

3. Lain pandang lain belalang, latar belakang risiko yang berbeda – beda

menimbulkan pertanyaan apakah standar evaluasi risiko harus disusun sesuai dengan masing –masing situasi ataukah dapat bersifat universal. Untuk situasi semacam ini, petimbangan kebijakan politik, sosial dan ekonomi dapa digunakan sebagai tambahan data risiko yang ada.

Selain itu perlu juga diperhatikan keterbatasan hasil analisis kualitatif sebagai sarana untuk evaluasi. Ini karna penyusunan suatu matriks kemungkinan dan dampak secara kualitatif sangat terkait dengan latar belakang serta persepsi para penyusunnya. Interpretasi dari besaran kualitatif ( tinggi, sedang, rendah, dll.) dapat berbeda antara suatu situasi dengan situasi lainnya. Oleh karena itu perlu diperhatikan keterbatasan ini dalam menyusun prioritas risiko atas dasar hasil analisis kualitatif.

Walaupun istilah risiko yang dapat diterima sering digunakan untuk menyeimbangkan risiko dan manfaat, masih belum cukup untuk menggambarkan substansi risiko serta manfaat yang dapat ditooleransi. Dengan demikian, setiap orang perlu memertimbangkan toleransi terhadap risiko – risikoyang timbul dalam situasi tertentu dalam kerangka manfaat yang spesifik.

(40)

Kriteria risiko yang paling sederhana hanya memisahkan antara risiko yang perlu ditangani dengan yang tidak perlu ditangani. Kesederhanaan ini menarik, tapi tidak menggambarkan unsur ketidakpastian dalam memperkirakan risiko dan menetapkan batasan yang jelas anatara risiko yang butuh penanganan dengan yang tidak. Saat ini, kebanyakan pihak membagi risiko ke dalam tiga kelompok :

1. Kelompok Atas adalah kelompok dimana terdapat risiko – risiko yang

berbahaya dan tidak bisa ditolerir, apapun manfaat yang dikandung dalam kegiatan tersebut. Oleh karena itu langkah mitigasi risiko harus diambil, berapapun biayanya.

2. Kelompok tengah adalah kelompok risiko di mana perlu ada analisis manfaat

biaya guna mengukur perbandingan antara peluang serta dampak buruknya.

3. Kelompok Bawah adalah kelompok risiko di mana aspek positif atau negatif

risiko tersebut sangat sepele atau terlalu kecil sehingga tidak butuh penanganan risiko secara khusus

2.2.6 Perlakuan Risiko

Hasil dari evaluasi risiko adalah suatu daftar yang berisi peringkat risiko yang memerlukan perlakuan lebih lanjut. Manajemen organisasi harus melakukan kajian dan menentukan jenis serta bentuk perlakuan risiko yang diperlukan. Perlakuan risiko ini tidak harus bersifat khusus untuk situasi tertentu, juga tidak harus berlaku umum. Ini berarti, setiap risiko memerlukan perlakuan yang khas untuk tiap risiko itu sendiri. Untuk setiap risiko yang memerlukan risiko, perlu dilakukan pemeriksaan ulang yang cukup komprehensif terhadap informasi dan data hasil analisis risiko. Hal ini diperlukan untuk memahami sumber atau

(41)

penyebab risiko, apa pemicu timbulnya risiko, bagaimana besar kemungkinannya terjadi, serta seberapa besar dampaknya. Selain itu perlu juga dipahami kondisi lingkungan ( hukum, sosial, politik, ekonomi, dll.) serta siapa saja yang terlibat di dalam kegiatan yang berisiko tersebut. Pengkajian awal yang cukup mendalam seringkali membuahkan suatu pilihan perlakuan risiko yang tidak hanya bermanfaat untuk suatu risiko, tetapi juga untuk risiko – risiko lainnya. Artinya, suatu perlakuan risiko untuk beberapa risiko. Di lain pihak, mungkin untuk satu macam risiko diperlukan berbagai macam perlakuan risiko. Secara umum, perlakuan terhadap suatu risiko dapat berupa dari empat perlakuan sebagai berikut :

1. Menghindari risiko, berarti tidak melaksanakan atau meneruskan kegiatan

yang menimbulkan risiko tersebut. Menghindari risiko adalah suatu strategi untuk meniadakan risiko sepenuhnya dengan tidak melakukakn kegiatan / proyek yang diperkirakan mempunyai risiko melebihi selera risiko organisasi. Saat terbaik untuk mengambil strategi menghindari risiko adalah pada saat – saat awal kegiatan bisnis dilaksanakan. Bila diketahui atau diantisipasi, suatu risiko besar mungkin terjadi. Strategi ini juga dapat diambil pada saat kegiatan atau proyek berjalan sudah cukup jauh, tetapi terjadi perubahan kondisi politik atau ekonomi yang memaksa menghentikan pelaksanaan kegiatan tersebut. Beberapa hal yang harus dipertanyakan sebelum mengambil keputusan untuk melakukan penghindaran risiko adalah :

a. Dampak terhadap sasaran bisnis / organisasi. Dengan menghindari risiko,

(42)

Dengan hilangnya kegiatan ini apakah sasaran organisasi telah ditetapkan tetap dapat tercapai dengan baik dan tidak terganggu ?

b. Dampak biaya. Apakah betul akibat penghindaran risiko ini lebih besar

nilainya daripada dampak risiko yang dihindari ? Pertanyaan ini karena dampak penghindaran risiko ini, khususnya dengan tidak dilakukannya kegiatan atau proyek tekait, seringkali tidak jelas dan baru terasa dalam jangka panjang.

c. Peluang. Dengan tidak dilaksanakannya suatu kegiatan / proyek maka

suatu peluang hilang. Apakah perhitungan peluang versus risiko atas kegiatan / proyek ini sudah betul – betul dilakukan dengan cermat ?

2. Berbagi risiko, yaitu suatu tindakan untuk mengurangi kemungkinan

timbulnya risiko atau mengurangi dampak risiko bila terjadi, atau mengurangi keduanya, yaitu kemungkinan dan dampak. Perlakuan ini sebetulnya adalah bagian dari kegiatan organisasi sehari – hari. Modus untuk melakukan pemindahan risiko ini adalah asuransi, subkontrak, outsourcing, perjanjian bagi hasil, dan joint operation. Mengingat bahwa berbagi risiko ini melibatkan pihak lain tersebut, bagaimanakah kemampuannya baik dalam melaksanakan pekerjaan maupun menyerap risiko yang timbul. Untuk memastikan bahwa strategi pemindahan risiko memang tepat, perlu diajukan beberapa pertanyaan sebagai berikut :

a. Kejelasan tujuan dan sasaran para pihak. Apakah tujuan dari pihak yang

memindahkan risiko tersebut ? Apakah hal ini cukup jelas / transparan bagi keduanya ?

(43)

b. Kemampuan mengelola. Suatu pemindahan risiko hanya efektif bila pihak

penerima risiko mampu mengelola kegiatan yang mengandung risiko tersebut, atau mampu menyerap risiko tersebut bila terjadi. Dengan kata lain, penerima risiko harus mampu melakukan mitigasi risiko terkait. Bagaimanakah kemampuan penerima risiko terhadap hal – hal tersebut ?

c. Konteks risiko. Selain kemampuan untuk mengelola risiko, juga

diperlukan pemahaman terhadap dinamika risiko itu sendiri. Hal ini meliputi pemahaman terhadap volatilitas pergerakan atau perubahan dari sumber risiko, perubahan dari kemungkinan terjadinya dan apa pemicunya, serta perubahan dampak yang mungkin terjadi. Apakah penerima risiko juga cukup memahami konteks risiko semacam ini ?

d. Efektivitas biaya. Penerima pekerjaan yang mengandung risiko tersebut

biasanya akan membebankan biaya tambahan yang tidak rendah. Ia akan memperhitungkan semua biaya yang terkait dengan faktor risiko tersebut, terutama bila risiko tersebut terjadi. Pertanyaannya adalah apakah biaya yang dibebankan tersebut memang dapat diterima bila dibandingkan dengan dampak biaya yang akan diserap organisasi jika risiko tersebut terjadi ?

3. Mitigasi risiko adalah perlakuan risiko yang bertujuan untuk mengurangi

risiko. Bentuk pengurangan risiko ini dapat berupa pengurangan kemungkinan terjadinya risiko, pengurangan kerugian yang diakibatkan bila risiko tersebut terjadi, dan diversifikasi risiko. Diversifikasi adalah suatu strategi yang lebih sering disebut sebagai “ jangan menempatkan semua telur dalam satu keranjang”. Salah satu contoh bentuk diversifikasi untuk mengurangi risiko

(44)

adalah investasi dalam berbagai macam portofolio untuk mengurangi risiko kerugian.

4. Menerima risiko, yaitu tidak melakukan perlakuan apapun terhadap risiko

tersebut. Strategi perlakuan risiko menerima risiko merupakan suatu strategi untuk menerima risiko, karena memang lebih ekonomis untuk menerima risiko itu. Selain itu, juga kerna tidak tersedia alternatif lain untuk menghindari risiko, berbagi risiko, atau melakukan mitigasi. Penerimaan risiko sering juga disebut sebagai penyerapan risiko, toleransi risiko atau retensi risiko. Risiko ini termasuk juga risiko tersisa setelah dilakukan perlakuan risiko sebelumnya. Untuk melakukan strategi penerimaan risiko, perlu dipertimbangkan beberapa hal sebagai berikut :

a. Penentuan pilihan. Apakah memang semua pilihan telah dikaji dengan

cermat sehingga pilihan menerima risiko yang diambil ? Apakah betul – betul sudah tidak terdapat alternatif lain untuk melakukan mitigasi, pemindahan, atau penghindaran risiko ?

b. Waktu dan kondisi. Pada saat pilihan diambil untuk menerima risiko karna

dianggap tidak ada pilihan lain, hal ini tidak boleh dianggap sebagai keadaan yang tidak dapat ditolak. Tetapi sebaliknya, dengan perubahan waktu konteks risiko juga berubah dan berbagai dinamika perubahan juga terjadi sehingga kemungkinan adanya alternatif baru akan timbul. Perlu

dilakukan monitoring dan review secara proaktif untuk memantau arah

perubahan yang terjadi. Manajemen risiko yang baik akan selalu memastikan bahwa tidak ada kesempatan dan peluang yang terlewatkan.

(45)

c. Kemampuan menyerap risiko. Pilihan untuk menerima risiko dilakukan

dengan sadar. Artinya, karena lebih ekonomis untuk melakukan hal tersebut dibandingkan melakukan tindakan lainnya. Bagaimanakah dampaknya jika risiko tersebut memang terjadi ? Seberapa besarkah kemungkinan terjadinya ? Apakah betul risiko ini hanya merupakan risiko tunggal dan bukan risiko yang memicu risiko – risiko lainnya ? Jika risiko ini memang akan menimbulkan rentetan risiko lainnya, apakah dampaknya hanya finansial saja ataukah juga dampak – dampak lainnya ? Misalnya dampak reputasi, dampak berhentinya operasi, dampak keselamatan kerja dan lain – lain. Ini adalah pertanyaan –pertanyaan yang perlu dipertimbangkan. 2.2.7 Monitoring dan Review

Monitoring adalah pemantauan rutin terhadap kinerja aktual proses

manajemen risiko dibandingkan dengan rencana atau harapan yang akan dihasilkan. Review adalah peninjauan atau pengkajian berkala atas kondisi saat ini dan dengan fokus tertentu misalnya efektivitas pengendalian terhadap risiko keuangan atau pasar, atau bagaimana mempertajam analisis risiko saat ini.

Monitoring dan review merupakan bagian yang mendasar dan sangat penting

dalam proses manajmen risiko, terutama dalam proses manajemen risiko bagi keseluruhan organisasi. Sangat penting untuk memantau dan meninjau perkembangan serta perubahan status risiko, efektivitas strategi dan pelaksanaan perlakuan serta pengendalian risiko dan perencanaan system manajemen risiko

serta keseluruhan manajemen risiko. Pelaksanaan monitoring dan review

berkelanjutan ini bertujuan untuk memberikan jaminan yang wajar terhadap pencapaian sasaran penerapan sistem manajemen risiko secara keseluruhan.

(46)

Dalam menerapkan proses monitoring dan review yang mampu memenuhi fungsi yang diinginkan, manajemen organisasi harus mempertimbangkan beberapa pertanyaan dasar dalam menyusun proses monitoring dan review ini. Beberapa pertanyaan dasar tersebut adalah :

1. Siapa yang harus melakukan monitoring dan review ? 2. Apa yang perlu dipantau dan ditinjau ?

3. Informasi yang bagaimana yang harus dievaluasi ?

4. Bagaimanakah proses pelaporannya dan siapa yang berhak membacanya ?

Pertanyaan – pertanyaan di atas menjadi dasar dari perencanaan monitoring dan review.

(47)

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Pendekatan Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian terapan (applied

research) yang berorientasi pada kegiatan menghasilkan informasi yang

digunakan untuk memecahkan permasalahan aktual dan praktis dalam kehidupan manusia. Penelitian terapan biasanya merujuk pada teori-teori yang dihasilkan oleh penelitian dasar. Peneliti mengembangkan produk-produk tertentu sehingga benar-benar bermanfaat untuk kehidupan manusia dalam untuk kehidupan manusia dalam rangka menyelesaikan berbagai persoalan yang dihadapi.

Peneliti memilih penelitian terapan karena peneliti mengambil judul penelitian “Analisis Manajemen Risiko pada Gudang Obat Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar”. Peneliti melihat bahwa banyaknya kegiatan yang dilakukan di gudang obat membutuhkan pengukuran dampak dan kemungkinan untuk mencegah atau mengurangi risiko terjadi. Untuk itu, peneliti berusaha menganalisis risiko yang terjadiagar pemangku risiko dapat megambil keputusan untuk melakukan mitigasi risiko-risiko itu.

3.2 Tempat dan Waktu Penelitian

Tempat penelitian dilakukan pada gudang obat di Rumah Sakit Tentara, Jalan Gunung Simanuk –manuk , Pematangsiantar. Penelitian akan dilakukan pada Bulan Maret 2015.

(48)

3.3Informan Penelitian

Informan dalam penelitian ini adalah Kepala unit farmasi dan karyawan yang bekerja pada gudang obat Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar.

3.4Sumber Data

Menurut Azuar Juliandi (2013 : 66 ) ialah data menurut sumber perolehannya. Data dikelompokkan menjadi dua bagian, yakni data primer dan data sekunder :

1. Data primer

Data primer ialah data mentah yang diambil oleh peneliti sendiri (bukan oleh orang lain) dari sumber utama guna kepentingan penelitiannya, dan data tersebut sebelumnya tidak ada. Contoh data primer adalah data yang dikumpulkan melalui instrumen :

a. Wawancara

b. Pengamatan atau observasi

2. Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang sudah tersedia yang dikutip oleh peneliti guna kepentingan penelitiannya. Contoh data sekunder adalah data yang dikumpulkan melalui

a. Studi kepustakaan

b. Studi dokumentasi

3.5 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data menurut Azuar Juliandi (2013 : 69 ) adalah merupakan alat yang digunakan untuk mengumpulkan data penelitian. Teknik pengumpulan data terdiri atas :

(49)

1. Wawancara atau interview

Wawancara adalah dialog langsung antara peneliti dengan responden penelitian. Wawancara dapat dilakukan apabila jumlah responden hanya sedikit. Wawancara dapat dibedakan menjadi dua bentuk :

a. Wawancara terstruktur atau terpimpin : ada pedoman wawancara yang

disiapkan oleh peneliti.

b. Wawancara tidak terstruktur atau tidak terpimpin : peneliti tidak

mempersiapkan pedoman wawancara.

Hasil wawancara direkam secara tertulis oleh peneliti, atau menggunakan

alat perekan elektronis, seperti tape recorder, handycam, dan alat perekam

elektronis lainnya.

2. Pengamatan Observasi

Pengamatan adalah kegiatan melihat suatu kondisi secara langsung terhadap obyek yang diteliti.

3. Dokumentasi

Menyelidiki rekaman –rekaman data yang telah berlalu. Ada dua bentuk pengumpulan dokumentasi :

a. Dokumen tertulis : buku, majalah, dokumen, peraturan, notulen rapat,

catatan harian, jurnal, laporan.

b. Dokumentasi elektronis : situs internet, foto, microfilm, disket, CD,

Kaset, atau peralatan audio visual lainnya. 3.6 Teknik Analisis Data

Teknik analisis data dilakukan dengan menggunakan Teknik Analisis Skema Pemeringkatan Risiko. Teknik ini merupakan analisis kualitatif yang

(50)

paling sederhana dan paling sering digunakan. Skema pemeringkatan risiko haruslah distandarisasikan dan digunakan dengan konsisten untuk keseluruhan organisasi. Ini penting untuk mendapatkan kesamaan pemahaman terhadap pengertian kemungkinan dan dampak yang akan digunakan. Melalui skema ini ditentukan cara gambaran kuantitatif dan kualifikasi yang digunakan untuk istilah “besar, sedang dan rendah”. Input untuk mengembangkan skema ini berasal dari mereka yang berpengalaman dalam organisasi atau proyek dan mempunyai keahlian dalam bidang tersebut. Dengan demikian diperoleh uraian yang tepat untuk nilai kemungkinanserta dampak yang akan digunakan.

(51)

37 BAB IV

PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN

4.1 Deskripsi Lokasi Penelitian

4.1.1 Sejarah singkat Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar

Pada tahun 1949 terbentuklah Rumah Sakit Militer dengan sebutan “HOSPITAL MILITER“ dan sebagai Kepala Rumah Sakit Mayor CDM dr. Suryo. Pada tahun 1951 sebutan “ Hospital Militer “ diubah menjadi Rumah Sakit Tentara dan sebagai Kepala Rumah Sakit dr. Sajiman.Pada tahun 1952 sebutan “ RUMAH SAKIT TENTARA “ diubah menjadi Tempat Perawatan Tentara (T.P.T) dan sebagai Kepala Rumah Sakit Letnan Kolonel CDM dr. Imam.Pada tahun 1982 sebutan Rumah Sakit Militer 021 / Pantai Timur dirubah menjadi Rumah Sakit Militer 022 / Pantai Timur ( Rumkit Rem 022/PT ) dengan klasifikasi sebagai berikut :

1. Sesuai dengan Surat Keputusan MENHANKAM / PANGAB Nomor : Skep /

746 / VI / 1982 tanggal, 21 Juli 1982 Klasifikasi sebagai Rumah Sakit Tingkat III.

2. Sesuai dengan Surat Keputusan KEPALA STAF ANGKATAN DARAT

Nomor : Kep – 9 / VII / 1982 tanggal, 21 Juli 1982 Klasifikasi sebagai Rumah Sakit Tingkat IV.

Pada tahun 1986 sebutan Rumah Sakit Resort Militer 022 / Pantai Timur dirubah menjadi Rumah Sakit Tingkat IV 01.07.03 Pematangsiantar sampai saat sekarang ( Sesuai dengan Surat Keputusan Panglima Daerah Militer I / Bukit Barisan Nomor : Skep / 118 / II / 1986 tanggal 18 Pebruari 1986 )

(52)

Rumah Sakit Tingkat IV 01.07.01 Pematangsiantar terletak di Jalan Gunung Simanuk-manuk No. 6Kelurahan TeladanKecamatan Siantar Barat Kota Pematangsiantar Provinsi Sumatera Utara. Kode Pos 21115, Telepon ( 0622 ) – 21071, Faximili (0622) 434171, Ema

4.1.2. Visi dan Misi Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar

Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar berada dalam wilayah Korem 022 / PT dan Kodim 0207 / Simalungun serta jarak evakuasi ke Rumah Sakit Tingkat II Putri Hijau Medan + 128 km.

Visi Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar adalah “Menjadikan Rumah Sakit kebanggaan Prajurit, Pns TNI dan Keluarganya sertaMasyarakat Umum “

Misi Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar adalah “ Memberikan Pelayanan Kesehatan yang bermutu bagi Prajurit, Pns TNI dan Keluarganya serta Masyarakat Umum dalam rangka meningkatkan Kesehatan “

(53)

4.1.3 Struktur Organisasi Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar Skema 4.1

Struktur Organisasi Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar

Sumber : Dokumen Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar

Bidang – bidang kerja berdasarkan struktur organisasi, yaitu:

1. Kepala Rumah Sakit

Kepala rumah sakit bertugas untuk mengawasi dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional di Rumah sakit.

2. Wakil Kepala Rumah Sakit

Wakil kepala bertugas sebagai pendamping kepala rumah sakit untuk membantu tugas kepala rumah sakit.

3. Komite Medik

Kepala Wakil Kepala Urusan Medis Urusan Tata Usaha Dalam Instalasi Bedah Anastesia Instalasi Rawat Inap Instalasi Rawat Jalan Unit Farmasi Unit Penunjang Diagnosa Unit Penunjang Perawatan Komite Staf Medik Fungsional

(54)

Pihak yang mengawasi kinerja para pegawai yang bekerja dalam bidang medis, komite medik terdiri dari ketua komite medik dan beberapa anggota komite medic.

4. Staf Medik Fungsional

Anggota komite yang terdiri atas para pegawai rumah sakit yang bekerja pada bidang medis yaitu dokter spesialis, dokter umum, dan paramedis fungsional.

5. Urusan Medis ( URMED )

Terdiri dari perwira sebagai ketua yang menangani urusan medis, anggota yang mengatur urusan medis dan anggota yang mengatur informasi kesehatan.

6. Urusan Tata Usaha Dalam ( URTUUD )

Terdiri dari bintara sebagai ketua yang mengurus urusan tata usaha dalam rumah sakit, provost sebagai pengatur keamanan, anggota yang mengatur setiap personil di rumah sakit di luar bidang medis, anggota yang mengatur pemeliharaan bangunan termasuk pembayaran rekening listrik dan air, anggota yang mengatur pengemudi ambulans, dan pengatur kebersihan serta taman.

7. Instalasi Bedah Anastesi

Terdiri dari kepala instalasi yang melakukan anastesi dan bedah untuk pasien, anggota pengatur perawat bagian bedah, anggota pengatur kegiatan medis yaitu anastesi, anggota pengatur alat – alat bedah, dan anggota yang megatur perawat umum.

(55)

Terdiri dari kepala yang mengatur pasien rawat inap, anggota pengatur perawat pada instalasi rawat inap, anggota pengatur perawat umum dan anggota yang mengatur kegitan administrasi.

9. Instalasi Rawat Jalan

Terdiri dari kepala yang mengatur pasien rawat jalan, kepala poli gigi, kepala polklinik, anggota yang mengatur perawat bagian poli gigi dan poliklinik, anggota yang mengatur perawat umum dan pengatur kegiatan administrasi. 10.Unit farmasi

Terdiri dari kepala unit famasi dan anggota yang mengatur obat serta resep.

11.Unit Penunjang Diagnosa

Terdiri dari kepala unit penunjang diagnose yang bertugas untuk mmeberikan informasi sebagai dasar dokter mendiagnosa pasien, anggota yang mengatur radiologi, anggota yang mengatur laboratorium, dan anggota yang mengatur administrasi.

12.Unit Penunjang Perawatan

Terdiri dari kepala penunjang perawatan yang akan diberikan kepada pasien, anggota yang mengatur pelayanan dapur dan cuci, anggota yang mengatur pelayanan jenazah dan anggota yang mengatur administrasi.

4.2Penyajian Data

4.2.1 Komunikasi dan Konsultasi

Komunikasi dan konsultasi dilakukan untuk mengetahui pihak – pihak yang bertanggung jawab dalam menerapkan proses manajemen risiko dan siapa yang menjadi pemangku kepentingan terkait. Pendekatan ini dilakukan unuk

(56)

mengetahui konteks manajemen yang benar, keahlian setiap pegawai farmasi dimiliki untuk menganalisis risiko, memastikan bahwa semua risiko telah diidentifikasi dan perlakuan untuk masing – masing risiko.

Unit farmasi terdiri dari 8 orang pegawai dengan 5 bagian kerja. Kegiatan utama farmasi bertujuan untuk membeli persediaan obat dan melayani pasien dengan mendistribusikan obat itu sendiri. Secara garis besar kegiatan farmasi rumah sakit adalah memesan dan membeli obat kepada pemasok, menyimpannya sebagai persediaan lalu memberikannya kepada pasien yang membutuhkan.

Beberapa pertanyaan yang telah diajukan pada tahap komunikasi dan konsultasi adalah :

1. Konteks eksternal

a. Siapakah yang menjadi pemangku kepentingan yang terdapat pada gudang

Obat Rumah Sakit Tentara ?

b. Bagaimanakah pembagian kerja diantara pemangku kepentingan ?

c. Bagaimanakah pengaruh keberadaan pasien terhadap kegiatan operasional

gudang obat ?

d. Bagaimanakah pengaruh pemasok obat terhadap kegiatan operasional

gudang obat ?

e. Bagaimanakah pengaruh BPOM terhadap kegiatan operasional obat ?

f. Apakah kepentingan pasien yang paling utama terhadap gudang obat ?

g. Apakah kepentingan Pabrik Besar Farmasi paling dominan terhadap

gudang obat ?

h. Apakah kepentingan gudang obat yang paling utama terhadap pasien ?

(57)

j. Bagaimanakah pengaruh kepentingan pasien terhadap penentuan kebijakan

gudang obat ?

k. Bagaimanakah pengaruh kepentingan pemasok terhadap penentuan

kebijakan gudang obat ?

l. Apakah kewajiban yang harus dipenuhi oleh gudang obat terhadap pasien?

m. Apakah kewajiban yang harus dipenuhi oleh gudang obat terhadap PBF ?

2. Konteks Internal

Operasional

a. Bagaimanakah kriteria penerimaan karyawan pada gudang obat ?

b. Apakah ada pelatihan atau training untuk karyawan baru ?

c. Apa sajakah target kerja yang harus dicapai oleh setiap karyawan pada

gudang obat ?

d. Apakah tunjangan atau gaji yang diterima sudah sesuai dengan kinerja

para karyawan ?

e. Adakah standart sperasional yang dimiliki dalam menjalankan kegiatan

operasional gudang obat ?

f. Bagaimanakah sistem dsitribusi obat yang dilaksanakan oleh gudang obat?

g. Bagaimanakah systemkeuangan yang dimiliki oleh gudang obat Rumah

Sakit Tentara ?

h. Bagaimanakah sistem pencatatan pada gudang obat ?

i. Apa sajakah peralatan pendukung pada gudang obat ?

j. Apa sajakah peralatan pendukung pada pada pencatatan obat?

k. Bagaimanakah sistem komunikasi yang dilakukan antar departemen

(58)

4.2.2 Menetapkan Konteks

Konteks manajemen risiko adalah konteks di mana proses manajemen risiko akan diterapkan. Konteks proses manajemen risiko ditetapkan sesuai dengan kebutuhan unit farmasi Rumah Sakit Tentara.

Dengan ditetapkannya konteks berarti manajemen unit farmasi memiliki batasan atau parameter internal dan eksternal yang akan dijadikan pertimbangan dalam pengelolaan risiko dan menentukan lingkup kerja serta kriteria risiko untuk proses – proses selanjutnya. Konteks yang ditetapkan meliputi semua parameter internal dan eksternal yang relevan dan penting bagi unit farmasi.

Melalui tahap komunikasi dan konsultasi, unit farmasi Rumah Sakit Tentara menetapkan konteks internal dan eksternal seperti yang ada pada tabel dibawah ini.

Tabel 4.1

Pengaruh Lingkungan Eksternal

Pengaruh Lingkungan Eksternal

No. Faktor Eksternal Kelompok Risiko Jenis Risiko

Pasien

PedagangBesar Farmasi

1. Pelayanan

terhadap Pasien

1. Pemilihan

Pemasok

2. Transaksi antara pemasok dan unit farmasi rumah sakit

a. Edukasi manfaat obat

b. Konseling pasien yang akan

keluar dari rumah sakit

a. Menetapkan calon pemasok

a. Pemantauan status pesanan

b. Penerimaan dan

pemeriksaan pesanan

c. Pembayaran

Sumber : Hasil Pengolahan Penelitian ( 2015 )

(59)

Pengaruh Lingkungan Internal

Pengaruh Lingkungan Internal

No. Faktor Internal Kelompok Risiko Jenis Risiko

1. 2. 3. Keuangan Operasional Teknologi

1. Biaya pembelian

1. SDM

2. Proses dan sistem

1. Teknologi

Informasi

2. Teknologi

Komunikasi

a. Kesesuaian antara dana yang

dikeluarkan dan dana yang didapatkan dalam kegiatan pembelian obat

a. Kompetensi karyawan pada

unit farmasi

b. Keselamatan kerja karyawan

a. Sistem pengendalian dan

kontrol yang digunakan pada kegiatan operasional

b. SOP yang digunakan pada

gudang obat

a. Keandalan software yang

digunakan

b. Keandalan Hardware yang

digunakan c. Back up data

a. Pemanfaatan teknologi

dalam berbagi dan bertukar informasi di antara

stakeholder Sumber : Hasil Pengolahan Penelitian ( 2015 )

4.2.3 Identifikasi Risiko

Tahap identifikasi risikobertujuan untuk mengidentifikasi risiko yang harus dikelola Rumah sakit melalui proses yang sistematis dan terstruktur. Sasaran identifikasi risiko adalah mengembangkan daftar sumber risiko dan kejadian yang komprehensif serta memiliki dampak trhadap pencapaian sasaran target yang teridentifikasi dari konteks. Dokumen utama yang dihasilkan dalam proses ini adalah daftar risiko.

(60)

Metode identifikasi risiko yang digunakan adalah metode Failure Mode and Effect Analysis ( FMEA ). Proses identifikasi risiko menggunakan metode FMEA dilakukan tahap peninjauan risiko para pemangku kepentigan, yaitu :

I. Peninjauan Proses pada Pelayanan Terhadap Pasien

Berdasarkan kepentingan pasien terhadap obat di Rumah Sakit tentara, pasien terdiri atas 2 jenis, yaitu pasien umum yang hanya melakukan pembelian obat pada instalasi rumah sakit tanpa disertai rawat inap dan pasien yang menjalani rawat inap serta secara otomatis mendapatkan obat – obatan sesuai dengan kebutuhan mereka. Permintaan obat oleh pasien terhadap rumah sakit akan dipenuhi setelah pasien umum memberikan resep dan setelah petugas rumah sakit pada setiap ruang inap pasien memberikan resep yang telah ditulis oleh dokter. Pelayanan untuk pasien yang dilakukan unit farmasi rumah sakit tidak hanya sebatas memenuhi resep dokter saja, namun pegawai pada bagian farmasi juga memberikan penjelasan tentang penggunaan obat, manfaat mengonsumsi obat bahkan efek samping yang mungkin ditimbulkan.

II. Peninjauan Proses pada Hubungan Rumah Sakit dengan Pemasok (Pedagang

Besar Farmasi)

A. Perencanaan

Kegiatan perencanaan pada unit farmasi Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar meliputi perencanaan kebutuhan obat dan pemilihan pemasok. Kegiatan perencanaan ini di susun oleh Kanit Farmasi berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

(61)

Kepala unit farmasi menentukan jumlah obat yang akan dibeli untuk persediaan pada gudang obat dengan beberapa pertimbangan dan pedoman yang telah ditentukan sebelumnya.

Adapun kegiatan pokok pada kegiatan perencanaan pengadaan obat meliputi :

a. Memilih obat apa yang akan di beli dan menentukan jumlahnya.

b. Kanit menyusun daftar pembelian yang memuat tentang bahan obat

serta spesifikasinya dan kapan waktu diperlukannya obat tersebut.

c. Penentuan jumlah obat yang akan di beli memiliki pedoman dasar,

yaitu berdasarkan pemakaian obat pada periode yang lalu, data obat pada kartu stok, data mengenai pola atau siklus penyakit pasien, dan anggaran yang tersedia dengan menyesuaikan kebutuhan obat dan alokasi dana.

2. Menentukan kriteria pemasok (Pedagang Besar Farmasi )

Sebelum pembelian dilakukan maka unit farmasi menentukan kriteria pemasok yang akan menyalurkan obat ke rumah sakit terlebih dahulu. Terdapat banyak pemasok yang ingin menawarkan produk mereka ke Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar, sehingga persaingan diantara pemasok mengakibatkan mereka berlomba – lomba untuk memberikan pelayanan terbaik. Tentunya hal ini berdampak positif bagi rumah sakit karena dapat dengan leluasa memilih pemasok yang sesuai dengan kriteria yang diinginkan rumah sakit dan tidak jarang para pemasok bersedia memberikan layanan di bayar di belakang. Banyaknya pemasok yang menawarkan produk mereka menjadi kesempatan yang

(1)

Tabel 4.14

Peringkat Risiko Rumah Sakit dengan Skalakecil S

Sumber : Hasil Pengolahan Penelitian ( 2015 )

Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar memiliki 15 jenis risiko dengan sakala sangat kecil yang disusun berdasarkan nilai RPN yang diperoleh seperti yang berada pada tabel di bawah ini :

Tabel 4.15

Peringkat Risiko Rumah Sakit dengan Skala Sedang

No. Jenis Risiko dengan Peringkat Risiko Sedang Nilai RPN 1. Tidak ada permintaan terhadap satu jenis obat tertentu 60 Sumber : Hasil Olahan Peneliti

No. Jenis Risiko dengan Peringkat Risiko Kecil Nilai RPN 1. Pegawai administrasi gudang obat salah mencatat arus

masuk dan arus keluar obat )

30 2. Pemasok salah dalam menyusun jumlah dan jenis obat yang

akan di pesan

30 3. Penulisan riwayat penyakit pasien tidak benar dan tidak

terperinci

32 4. Penjelasan mengenai obat yang tidak jelas kepada pasien 40 5. Konseling kepada pasien tidak dilaksanakan dengan baik 40 6. Pegawai salah menakar komposisi obat yang akan di racik 40 7. Pegawai kurang rapi menyusun tata letak obat (tidak sesuai

abjad nama obat)

8. Pemilihan pemasok yang subjektif 40

9. Pemasok tidak tepat waktu dalam mengirimkan barang 40 10. Kepala unit salah mencatat arus masuk dan keluar obat 40

(2)

Rumah Sakit Tentara memiliki 27 jenis risiko yang mungkin dapat terjadi, namun tidak satupun diantaranya terdapat jenis risiko dengan peringkat risiko yang besar apalagi peringkat risiko yang sangat besar. Peringkat risiko yang terdapat di Rumah Sakit Tentara hanya terbagi atas 3 peringkat risiko, yaitu 15 jenis risiko dengan peringkat risiko sangat kecil, 11 jenis risiko dengan peringkat risiko kecil dan hanya ada 1 jenis risiko pada peringkat risiko sedang.

Diantara 27 risiko yang terdapat di Rumah Sakit Tentara risiko yang pertama sekali harus ditangani adalah risiko pada kategori pelayanan pasien yaitu tidak adanya permintaan pasien terhadap suatu obat tertentu (nilai RPN 60 ) lalu dilanjutkan dengan penanganan risiko dengan peringkat yang lebih rendah yaitu penanganan tentang pegawai farmasi yang tidak kompeten dalam bekerja (nilai RPN 50 ). Demikian seterusnya setiap risiko mendapatkan perhatian dan penanganan berdasarkan nilai RPN yang tertinggi menuju nilai RPN terendah yang telah diperoleh.

(3)

BAB V PENUTUP

5.1 KESIMPULAN

Setiap aktivitas organisasi, apapun jenis dan seberapapun besarnya, pasti menhgadapi berbagai faktor internal maupun eksternal dan berbagai pengaruh yang membuat mereka tidak merasa pasti bagaimana dan kapan mereka dapat meraih sasaran organisasi. Dampak ketidakpastian pada pencapaian sasaran organisasi inilah yang disebut dengan risiko.

Manajemen risiko adalah usaha yang secara rasional ditujukan untuk mengurangi kemungkinan dari risiko yang dihadapi. Risiko tidak cukup dihindari, tapi harus dihadapi dengan cara – cara yang dapat memperkecil kemungkinan terjadinya suatu kerugian (Kasidi. 2010 : 5).

Tujuan penerapan manajemen risiko adalah untuk meningkatkan kemungkinan tercapainya sasaran organisasi dan untuk meningkatkan kesadaran untuk mengdentifikasi dan menangani risiko di seluruh bagian organisasi.

Rumah Sakit Tentara pada kenyataannya tidak memiliki divisi manajemen risiko. Namun secara teknis setiap kegiatan operasional yang dilakukan pada unit farmasi tidak memiliki risiko dengan peringkat yang besar ataupun sangat besar. Hal ini dapat terjadi dikarenakan adanya peraturan yang baik pada unit farmasi, namun bukan berarti unit farmasi tidak membutuhkan manajemen risiko karena masih ada kesalahan yang mungkin dapat terjadi sekalipun peringkat risiko nya secara keseluruhan berada pada peringkat kecil bahkan sangat kecil.

(4)

1. Belum ada SOP khusus secara tertulis yang mengatur karyawan unit farmasi dan tata cara perlakuan obat – obatan.

2. Peringkat risiko yang terdapat di Rumah Sakit Tentara hanya terbagi atas 3 peringkat risiko, yaitu 15 jenis risiko dengan peringkat risiko sangat kecil, 11 jenis risiko dengan peringkat risiko kecil dan hanya ada 1 jenis risiko pada peringkat risiko sedang. Persentasi peringkat risiko yang terdapat pada Rumah Sakit Tentara adalah 3,7 % risiko dengan peringkat sedang, 55,5% risiko dengan peringkat sangat kecil dan 40,7 % risiko dengan peringkat kecil.

5.2 SARAN

Kegiatan operasional unit farmasi Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar sudah berjalan dengan baik dan peringkat risiko yang telah diidentifikasi secara keseluruhan adalah risiko dengan peringkat yang rendah, namun tidak menjamin bahwa tidak akan ada lagi kesalahan yang mungkin terjadi pada setiap kegiatan. Kemungkinan terjadinya risiko masih tetap ada. Mengingat bahwa biaya rutin terbesar di suatu rumah sakit pada umumnya terdapat pada pengadaan persediaan farmasi dari antara unit – unit yang lain maka sebaiknya Rumah Sakit Tentara menerapkan manajemen risiko di unit farmasi agar setiap kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Akan jauh lebih baik jika kepala unit farmasi dapat memastikan bahwa tidak akan ada lagi risiko yang berada pada peringkat sedang, kecil bahkan pada peringkat yang sangat kecil sekalipun.

Berdasarkan pada penelitian maka penulis memiliki 2 saran, yaitu :

1. Menetapkan dan membuat SOP khusus untuk unit farmasi secara tertulis. 2. Pemangku risiko pada unit farmasi menggunakan manajamen risiko untuk

(5)

sehingga yang bersangkutan dapat menetapkan peraturan atau kebijakan yang dapat digunakan untuk mencegah atau meminimalisir terjadinya kesalahan di kemudian hari.

Jika dilihat pada saat ini unit farmasi Rumah Sakit Tentara yang beroperasi tanpa manajemen risiko saja sudah berjalan dengan baik dan memiliki tingkat risiko yang relatif rendah, apalagi jika proses manajemen risiko dilaksanakan untuk mengatur kegiatan pada unit farmasi maka dapat diperkirakan target ataupun sasaran unit farmasi dapat dicapai dengan sangat baik karena adanya manajemen yang mencegah terjadinya 27 risiko tersebut.

(6)

DAFTAR PUSTAKA

Febriawati, Henni. 2013. Manajemen Logistik Farmasi Rumah Sakit. Yogyakarta: Gosyen.

Juliandi, Azuar. 2013. Metodeologi Penelitian Kuantitatif untuk Ilmu-Ilmu Bisnis.

Medan : M200.

Kasidi. 2010. Manajemen Risiko. Bogor : Ghalia Indonesia.

Susilo, Leo dan KahoR, Viktor. 2014, Manajemen Risiko Berbasis ISO 31000 untuk Industri Nonperbankan, Jakarta Pusat: Penerbit PPM.

Analisis Manajemen Risiko (Studi Kasus pada Gudang Obat Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar )