22 SOP obat yang tidak jelas
1 4
5 20
23. SOP yang tidak jelas pada karyawan farmasi
1 4
4 16
24. Penggunaan hardware yang tidak up to date
1 4
3 12
25. Kurangnya sowtware khusus yang dapat digunakan
untuk kegiatan farmasi 1
5 2
10
26. Kurangnya pemeliharaan pada asset di gudang.
3 3
3 9
27. Kurangnya data yang akan diugunakan sebagai pedoman
untuk merencanakan jumlah persediaan 4
1 2
8
Sumber : Hasil Pengolahan Penelitian 2015 4.2.6
Evaluasi Risiko
Proses evaluasi risiko adalah proses yang menentukan risiko –risiko mana yang memerlukan perlakuan dan bagaimana prioritas perlakuan atas risiko –
risiko tersebut. Evaluasi risiko yang akan dilakukan merupakan hasil keputusan kepala unit farmasi. Hasil evaluasi risiko akan terlihat pada proses selanjutnya
yaitu proses perlakuan risiko. Adapun pertanyaan yang diajukan kepada kepala unit farmasi pada proses evaluasi risiko adalah :
1. Apakah 28 risiko yang telah ditetapkan membutuhkan penanganan ?
2. Apakah suatu tindakan penanganan terhadap setiap risiko perlu dilakukan ?
3. Bagaimanakah prioritas perlakuan risiko disusun ?
4.2.7 Perlakuan Risiko
Perlakuan terhadap risiko dapat berupa salah satu dari empat perlakuan dibawah ini, yaitu :
1. Menghindari risiko : strategi untuk meniadakan risiko sepenuhnya dengan
tidak melakukan kegiatan proyek yang diperkirakan mempunyai risiko yang tidak dapat diterima oleh rumah sakit.
69
2. Berbagi risiko : strategi yang digunakan untuk memindahkan sebagian dari
risiko ke individu, entitas bisis atau organisasi lain. Memindahkan risiko tidak berarti mengurangi tingkat kegawatan risiko, tetapi hanya memindahkan ke
pihak lain dan harus disadari bahwa pada akhirnya dampak risiko tetap pada unit farmasi rumah sakit.
3. Mitigasi risiko : perlakuan risiko yang bertujuan untuk mengurangi risiko.
Bentuk pengurangan risiko ini dapat berupa penguangan kemungkinan terjadinya risiko, pengurangan kerugian yang diakibatkan bila risiko terjadi
dan diversifikasi risiko. 4.
Penerimaan risiko : strategi perlakuan risiko menerima risiko merupakan suatu strategi untuk menerima risiko, karena memang lebih ekonomis untuk
menerima risiko. Selain itu, juga karena tidak tersedia alternatif lain untuk menghindari risiko, berbagi risiko atau melakukan mitigasi.
Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala unit farmasi maka perlakuan yang dilakukan untuk setiap risiko adalah :
Tabel 4.10 Perlakuan Risiko
No. Risiko
Perlakuan Risiko Pelayanan kepada Pasien
1. Penjelasan mengenai obat yang tidak jelas
kepada pasien Berbagi Risiko
2. Konseling kepada pasien tidak dilaksanakan
dengan baik Mitigasi Risiko
3. Penulisan riwayat penyakit pasien tidak benar
Berbagi Risiko
dan tidak terperinci 4.
Tidak ada permintaan terhadap satu jenis obat tertentu
Menerima Risiko Pabrik Besar Farmasi
5. Pemilihan pemasok yang subjektif
Berbagi Risiko 6.
Pemasok memberikan barang palsu dan bermutu rendah
Berbagi Risiko 7.
Pemasok tidak tepat waktu dalam mengirimkan barang
Mitigasi Risiko 8.
Pemasok salah dalam menyusun jumlah dan jenis obat yang akan di pesan
Mitigasi Risiko 9.
Pemasok menawarkan harga obat di atas harga rata – rata ketika rumah sakit melakukan
transaksi dibayar di belakang Menerima Risiko
10. Pemasok tidak memberikan dokumen yang lengkap seperti brosur atau leaflet yang memuat
tentang indikasi efek samping obat ataupun peringatan penting lainnya
Mitigasi Risiko
11. Pemasok memberikan obat yang mendekati masa kadaluarsa.
Mitigasi Risiko Keuangan
12. Rumah sakit tidak selalu memiliki dana untuk membiayai pembelian tunai secara tunai
kepada pemasok Menerima Risiko
Sumber Daya Manusia 13. Pegawai farmasi tidak kompeten
Berbagi Risiko 14. Kepala rumah sakit lama menyetujui proposal
pembelian obat Mitigasi Risiko
15. Kepala unit salah mencatat arus masuk dan keluar obat
Mitigasi Risiko 16. Pegawai kurang rapi menyusun tata letak obat
tidak sesuai abjad nama obat Mitigasi Risiko
17. Pegawai salah menakar komposisi obat yang akan di racik
Mitigasi Risiko 18. Tidak mencatat dan memeriksa pesanan yang di
antar pemasok Mitigasi Risiko
19. Pegawai administrasi gudang obat salah mencatat arus masuk dan arus keluar obat
Mitigasi Risiko 20. Pegawai yang bekerja pada gudang tidak
menyusun tata letak obat secara rapi tidak sesuai dengan abjad nama obat
Mitigasi Risiko
71
21. Keluarnya pegawai kunci kepala unit farmasi Mitigasi Risiko
Proses dan sistem Proses dan sistem
22 SOP yang tidak jelas pada karyawan farmasi
Mitigasi Risiko 23. SOP obat yang tidak jelas
Mitigasi Risiko 24. Kurangnya data yang akan diugunakan sebagai
pedoman untuk merencanakan jumlah persediaan
Mitigasi Risiko
25. Kurangnya pemeliharaan pada asset di gudang. Mitigasi Risiko Teknologi
Teknologi 26. Kurangnya sowtware khusus yang dapat
digunakan untuk kegiatan farmasi Mitigasi Risiko
27. Penggunaan hardware yang tidak up to date Mitigasi Risiko
Sumber : Hasil Pengolahan Penelitian 2015
Penjelasan mengenai setiap perlakuan risiko yang dilakukan terdapat dibawah ini, yaitu :
Unit farmasi Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar hanya perlu melakukan 3 perlakuan risiko saja. Dalam menangani jenis risiko nya tidak
terdapat perlakuan menghindari riskiko karena setiap kegiatan yang telah direncanakan tidak dapat dihilangkan maka itu harus dilaksanakan sekalipun
menimbulkan risiko. 1.
Berbagi Risiko a.
Penjelasan mengenai obat yang tidak jelas kepada pasien Penjelasan obat kepada pasien tidak hanya tugas pegawai pada unit farmasi
saja, tetapi pasien dapat langsung mendapatkan penjelasan dari dokter yang menyarankan penggunaan obat tertentu dengan demikian penjelasan tentang
penggunaan obat tidak sepenuhnya menjadi tanggung jawab pegawai unit farmasi.
b. Penulisan riwayat penyakit pasien tidak benar dan tidak terperinci
Pencatatan penyakit pasien merupakan hasil dari pemeriksaan yang dilakukan dokter dan dilaporkan oleh perawat rumah sakit kepada pegawai farmasi.
Maka jika terjadi kesalahan pencatatan riwayat penyakit pasien, kesalahan tidak berasal dari pegawai farmasi namun pada dokter ataupun perawat yang
membantu dokter dalam melakukan pencatatan. c.
Pemilihan pemasok yang subjektif Pemilihan pemasok melalui suatu proses keputusan yang diawali oleh dokter.
Dokter adalah pihak yang menentukan obat apa yang akan diberikan kepada pasien, sehingga para pemasok berusaha untuk menawarkan produk mereka
kepada dokter dan apabila dokter menyetujui penawaran tersebut, para pemasok akan melaporkan kepada pegawai farmasi. Selanjutnya kepala unit
farmasi akan melaporkan jenis obat dan pemasok yang telah disetuji oleh dokter tersebut kepada kepala rumah sakit. Lalu jika kepala rumah sakt
menyetujui keputusan dokter tersebut, maka kepala unit farmasi akan melakukan pembelian kepada pemasok yang bersangkutan.
d. Pemasok memberikan barang palsu dan bermutu rendah
Pegawai farmasi tidak dapat menjamin bahwa obat yang dibeli dari pemasok adalah obat yang berkualitas baik. Namun melalui dokumen yang diperoleh
dari Badan Pengawas Obat dan Makanan pemasok tentang kelayakan obat yang mereka produksi, rumah sakit dapat mempercayainya. Sehingga risiko
unit farmasi memperoleh obat palsu dapat diperkecil dengan adanya BPOM sebagai pengawas para pedagang obat.
e. Pegawai farmasi tidak kompeten
Setiap pegawai farmasi diizinkan bekerja apabila memiliki pendidikan yang sesuai dengan bidang farmasi dan memiliki surat izin bekerja yang diperoleh
dari Dinas Kesehatan. Maka kesempatan seseorang untuk bekerja pada unit
73
farmasi ditentukan oleh pendidikan yang dimilikinya dan surat izin dari Dinas Kesehatan. Jika kedua persyaratan ini dimliki seseorang, maka unit farmasi
akan menerima lamaan pekerjaannya apabila dibutuhkan namun pegawai yang telah diterima tetap harus menjalani training selama 3 bulan.
2. Mitigasi Risiko
Perlakuan risiko yang mendominasi pada rumah sakit tentara adalah mitigasi risiko yaitu dengan mengurangi kemungkinan terjadinya risiko dan
mengurangi dampak dari risiko yang akan terjadi. Rumah sakit mencegah terjadinya kesalahan – kesalahan yang mungkin akan terjadi dengan
menetapkan berbagai peraturan dan sanksi yang tegas kepada setiap pegawai yang melakukan kesalahan. Peraturan demi peraturan disusun sedemikian rupa
hingga tidak ada celah terjadinya kesalahan yang akan menimbulkan kerugian pada unit farmasi.
a. Konseling kepada pasien tidak dilaksanakan dengan baik
b. Pemasok tidak tepat waktu dalam mengirimkan barang
c. Pemasok salah dalam menyusun jumlah dan jenis obat yang akan di pesan
d. Pemasok tidak memberikan dokumen yang lengkap seperti brosur atau leaflet
yang memuat tentang indikasi efek samping obat ataupun peringatan penting lainnya
e. Pemasok memberikan obat yang mendekati masa kadaluarsa.
f. Kepala rumah sakit lama menyetujui proposal pembelian obat
g. Kepala unit salah mencatat arus masuk dan keluar obat
h. Pegawai kurang rapi menyusun tata letak obat tidak sesuai abjad nama obat
i. Pegawai salah menakar komposisi obat yang akan di racik
j. Tidak mencatat dan memeriksa pesanan yang di antar pemasok
k. Pegawai administrasi gudang obat salah mencatat arus masuk dan arus keluar
obat l.
Pegawai yang bekerja pada gudang tidak menyusun tata letak obat secara rapi tidak sesuai dengan abjad nama obat
m. Keluarnya pegawai kunci kepala unit farmasi
n. SOP yang tidak jelas pada karyawan farmasi
o. SOP obat yang tidak jelas
p. Kurangnya data yang akan diugunakan sebagai pedoman untuk merencanakan
jumlah persediaan q.
Kurangnya pemeliharaan pada asset di gudang. r.
Kurangnya sowtware khusus yang dapat digunakan untuk kegiatan farmasi s.
Penggunaan hardware yang tidak up to date t.
Kurangnya pemanfaatan teknologi dalam berkomunikasi
Untuk keduapuluh risiko di atas, pemangku risiko hanya perlu meningkatkan perhatian yang lebih dengan menetapkan peraturan – peraturan
yang ketat dan dapat mencegah kemungkinan terjadinya risiko. 3.
Menerima Risiko a.
Tidak ada permintaan terhadap satu jenis obat tertentu Ada beberapa jenis obat yang sangat jarang bahkan dalam setahun bisa saja
tidak ada permintaan terhadap obat tersebut. Namun unit farmasi sebisa mungkin melengkapi persediaan obat untuk segala jenis penyakit. Persediaan
obat yang sangat jarang digunakan biasanya memiliki persediaan yang kecil
75
atau sedikit. Sehingga apabila obat tersebut tidak digunakan hingga masa pakai nya habis unit farmasi tidak mengalami kerugian yang besar.
b. Pemasok menawarkan harga obat di atas harga rata – rata ketika rumah sakit
melakukan transaksi dibayar di belakang. Salah satu kewajiban utama unit farmasi adalah menyediakan obat yang cukup
dan sesuai dengan kebutuhan pasien sekalipun dana yang dimiliki tidak mencukupi untuk melakukan pembelian secara tunai. Maka sekalipun
pemasok menetapkan harga obat diatas normal, unit farmasi akan memenuhi kebutuhan obat pasien.
c. Rumah sakit tidak selalu memiliki dana untuk membiayai pembeliansecara
tunai kepada pemasok. Para pemasok mengizinkan unit farmasi untuk membeli obat secara kredit,
sehingga keterbatasan dana rumah sakit tidak akan menjadi penghalang dalam memenuhi persediaan obat pada unit farmasi.
4.2.8 Monitoring dan Review
