Semua kegiatan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaknya layanan sirkulasi disusun dan dikoordinir dengan baik sesuai dengan jenis tugas
pada setiap bagian. Pelayanan layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut :
a. Keanggotaan
b. Peminjaman
c. Pengembalian
d. Perpanjangan
e. Penagihan
f. Pemberian sanksi
g. Surat Keterangan Bebas Pinjam
h. Statistik pengunjung
2.8.1.1 Keanggotaan
Setiap perpustakaan memiliki persyaratan untuk menjadi anggota perpustakaan dan perpustakaan boleh menentukan siapa saja yang boleh menjadi
pihak atau pengguna perpustakaan, serta persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi. Perpustakaan perlu melakukan pencatatan dalam keanggotaan untuk memudahkan
peminjaman. Untuk menjalankan peminjaman dengan lancar dan teratur, perlu diadakan administrasi pendaftaran anggota perpustakaan. Setiap
pengunjungpengguna perpustakaan dapat meminjam bahan perpustakaan untuk dibaca diruang baca atau juga dapat membawa pulang bahan perpustakaan
tersebut, maka harus mendaftar untuk menjadi anggota terlebih dahulu. Calon anggota harus terlebih dahulu mengisi blanko pendaftran menjadi anggota dan
sebelum mengisi calon anggota harus membaca tata tetib yang berlaku dan memenuhi persyaratan yang diminta oleh petugas. Kemudian mengisi kartu
permintaan menjadi anggota dengan nama, alamat, pekerjaan dan tanggal permintaan diajukan.
Setelah mengisi data dengan lengkap dan telah memenuhi syarat maka petgas perpustakaan mencetak kartu perpustakaan dan mengaktifkan permintaan anggota
perpustakaan tersebut.
Universitas Sumatera Utara
2.8.1.2 Peminjaman
Seperti yang diketahui tidak semuanya pengguna perpustakaan mempunyai waktu yang cukup untuk membaca diperpustakaan. Hal ini membuat pihak
perpustakaan membuat kebijakan dengan memberikan kesempatan bagi pengguna untuk meminjam bahan pustaka untuk dibawa pulang. Dilatarbelakangi hal
tersebut maka perpustakaan selalu menyediakan jasa peminjaman bagi pengguna. Menurut Sjahrial-Pamuntjak 2000 : 97, “Peminjamna buku atau sirkulasi
adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam perpustakaan maupun untuk dibawa keluar perpustakaan”.
Layanan ini hanya terbuka kepada pengguna perpustakaan yang terdaftar sebagai anggota. Sistem peminjaman seringkali disebut dengan sistem kendali
sirkulasi. Sistem peminjaman mengalami banyak perubahan, mulai dari sistem manual hingga ke sisitem komputer. Namun apapun sistem yang digunakan,
hendaknya dipilih sistem yang memerlukan waktu sesingkat mungkin dalam hal peminjaman dan pengembalian buku, serta ekonomis.
Menurut Sulistyo-Basuki 1991 : 260 , sistem peminjaman sirkulasi adalah sebagai berikut :
1. Sistem Buku Besar
Sistem buku besar ini menganut register, artinya setiap peminjaman mendapat jatah pada satu halaman atau lebih dalam buku besar, disertai
indeks nama peminjam pada bagian akhir buku besar. Pada setiap halaman buku besar terdapat kolom nama peminjam, alamat, tanggal, pinjam,
nomor buku, nomor panggil, pengarang, judul,edisi, tanda tangan peminjam, tanggal harus kembali, dan tanggal pengembalian sebenarnya.
Setiap kali seorang peminjam meminjam buku maka biodata buku yang dipinjam beserta tanggal pinjam dan tanggal harus kembali dicatat dalam
buku besar, kemudian ditandatangani. Bila peminjam mengembalikan buku maka petugas sirkulasi cukup mengetahui nama peminjam kemudian
memeriksa buku besar.
2. Sistem Sulih Dummy
Sistem sulih atau dummy system dalam bahasa Inggris menggunakan sulih yang terbuat dari karton sebagai subsitusi buku takkala buku dipinjam.
Sulih dari karton tersebut ditulis pada secarik kertas yang ditempelkan pada halaman sulih. Lembar tersebut berisi nama peminjam, nomor
panggil, dan tanggal pinjam.
Universitas Sumatera Utara
3. Bentuk NCR No Carbon Required
Pada sistem ini, peminjam perlu mengisi formulir peminjaman, lengkap dengan nama, alamat, nama pengarang, judul, nomor klasifikasi, dan
nomor induk pada formulir pinjaman. Karena jumlah formulir lebih daripada satu maka semua keterangan yang diisi anggota akan tertera pada
lembaran lain. Hal ini terjadi karena formulir peminjaman menggunakan kertas khusus yang langsung membuat tembusan walaupun tidak
menggunakan karbon. Karena itu, formulir tersebut NCR atau No Carbon Required. Jumlah kertas karbon tergantung pada kebijakan masing-masing
perpustakaan. Bila hanya menggunakan dua lembar maka lembar pertama dijajarkan pada tanggal kembalipengarang dan nama peminjam. Label
tanggal distempel tanggal kembali. Sistem ini banyak digunakan di perpustakaan tinggi dalam rangka mendorong mahasiswa berpartisipasi
dalam peminjaman. Biasanya perpustakaan senacam ini membatasi berapa banyak buku yang boleh dipinjam mahasiswa.
4. Sistem “Book Issue Card” BIC
Sistem ini banyak digunakan diperpustakaan sekolah. Ada dua variasi sistem BIC, masing-masing menggunakan kartu berukuran 7,5 x 12,3 cm.
Pada sistem pertama, pada bagian atas kartu tertulis kata “pengarang” dan “judul”. Pada bagian sebelah bawah “pengarang” dan “judul” ditulis
kolom “tanggal” dan “peminjam”. Bila buku dipinjam maka kartu dicabut, kemudian pada kolom “tanggal” ditulis tanggal harus kembali sedangkan
pada kolom “peminjam” ditulis nama peminjam ditulis nama peminjam. Label tanggal juga distempel tanggal harus kembali. Kartu BIC kemudian
dijajar menurut tanggal kembali, baru menurut pengarang. Bila buku kembali, kartu dimasukkan ke kantong buku. Metode ini tidak
memerlukan tenaga terampil, namun tidak membatasi berapa banyak buku yang boleh dipinjam oleh seorang anggota.
5. Sistem Browne
Sistem ini mula-mula digunakan di Inggris. Setiap anggota perpustakaan memperoleh tiket pembaca, jumlahnya sama dengan jumlah buku yang
boleh dipinjamoleh anggota perpustakaan. Jumlah buku yang boleh dipinjam seorang anggota perpustakaan bervariasi, tergantung pada
kebijakan masing-masing perpustakaan. Tiket anggota berisi nomor anggota, nama, serta alamat diketik pada
masing-masing tiket. Tiket pembaca berbentuk kantong. Untuk mendampingi tiket buku diperlukan kartu buku yang berisi nomor panggil,
nomor induk, pengarang, judul, edisi, dan tahun terbit.
6. Sistem Islington Variasi Browne
Perlengkapan yang diperlukan ialah mesin pencetak huruf timbul Embossing Machine, kartu plastik masing-masing anggota menerima 1
kartu, paper clip, label tanggal pada masing-masing buku, kantong buku, dan kartu buku.
Universitas Sumatera Utara
Setiap anggota memperoleh satu kartu plastik, di bagian atas tertulis nama dan alamatnya dalam huruf timbul. Proses peminjamannya sama dengan
sistem Browne, hanya saja satu peminjaman harus menempelkan kartu anggota pada kartu buku dengan alat cetak khusus. Alat ini menekan kartu
plastik pada kartu buku sehingga di karrtu buku tertera nama peminjam.
7. Sistem Newark
Anggota perpustakaan memperoleh kartu peminjaman. Kartu peminjaman berisi nama, alamat, nomor pendaftaran, tanggal berakhirnya kartu
anggota, tanda tangan anggota serta kolom tanggal pinjam, dan tanggal harus kembali.
Sistem Newark menggunakan kartu buku, kantong buku, serta slip tanggal. Kartu buku berisi keterangan mengenai buku, termasuk di dalamnya
nomor panggil, pengarang, judul, nomor induk beserta kolom untuk tanggal harus kembali, dan nama peminjam atau tanda tangan peminjam,
kadang-kadang disertai nomor registrasi. Kantong buku merupakan kantong diletakkan di bagian akhir buku, pada fly leaf. Dikantong buku
lazimnya diketikkan nama pengarang, judul, serta nomor induk. Slip tanggal diletakkan di bagian dalam buku pada bagian akhir buku,
khususnya pada bagian yang berhadapan dengan halaman akhir buku. Bagian ini dikenal dengan nama fly leaf. Slip tanggal beerisi nomor
panggil, nomor induk, dan kolom tanggal peminjaman, kadang-kadang pada slip tanggal terdapat peraturan mengenai denda bagi buku yang
terlambat dikembalikan.
8. Token Charging
Untuk keperluan ini digunakan kartu anggota, satu kartu untuk seorang anggota dan mas berlaku 1 tahun, “Token” artinya semacam kartu berisi
tanda pengenal perpustakaan terbuat dari karton berukuran 4 x 6 cm ataupun lebih serta label tanggal pada masing-masing.
Ketika meminjam, anggota menyerahkan satu “Token” untuk setiap buku yang dipinjam dan label tanggal distempel tanggal kembali. Ketika
mengembalikan buku, anggota menerima kembali “Token”nya. Pada akhir tahun anggota harus menyerahkan “Token” sesuai dengan jatahnya.
Bilamana dia menghilangkan “Token” maka ia akan didenda.
9. Sistem Kartu Tebuk Punched Card
Perlengkapan yang diperlukan adalah komputer atau pemilah mekanis lainnya, mesin tebuk automatik, kartu anggota yang terbuat dari plastik 1
kartu per anggota, kartu tebuk punched card, dua kartu untuk setiap buku yang dipinjamkan, serta kantong buku pada masing-masing buku.
Bila anggota ingin meminjam buku maka petugas bagian sirkulasi mengambil kartu tebuk yang telah diberi tanggal kembali. Pemberian
tanggal dilakukan denagn stempel serta dengan alat tebuk. Kedua kartu tebuk diletakkan pada mesin tebuk automatik. Kemudian ptugas
menebukkan punched kedua kartu, yang ditebukkan ialah nomor anggota, nomor induk, serta nomor panggil. Satu kartu tebuk ditinggal
diperpustakaan, merupakan berkas pinjam sedangkan kartu tebuk dimasukkan dalam kantong buku. Peminjam dengan mudah mengetahui
Universitas Sumatera Utara
kapan buku harus dikembalikan karena tanggal harus kembali jelas tertera dikartu tebuk.
10. Photocharging atau Peminjaman Berbasis Sistem Foto
Alat yang diperlukan adalah mesin “Photocharging”, komputer, alat baca mikrofilm, kartu anggota satu kartu per anggota, dan kartu transaksi.
Lazimnya satu set terdiri dari beberapa warna, kantong buku serta label pada masing-masing buku. Label ini berisi keterangan mengenai nomor
induk, pengarang, dan judul. Namun label ini tidak berisi kolom untuk tanggal.
Menurut jangka waktunya, prosedur peminjaman bahan pustaka dibedakan tiga macam :
Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu.
Peminjamna jangka pendek, misalnya 1 hari sampai 3 hari.
Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai satu semester.
Menurut Sjahrial-Pamuntjak 2000 : 100, prosedur dalam peminjaman ada 3 yaitu :
1. Nomor anggota dan tanggal pengembalian dicatat pada kartu buku,
2. Tanda buku dan tanggal pengembalian dicatat pada kartu anggota,
3. Tanggal pengembalian dicatat pada buku. Untuk maksud ini pada
halaman terakhir buku ditempel sepotong kertas untuk distempelkan tanggal pengembalian ini.
Biasanya prosedur peminjaman ini digunakan apabila perpustakaan yang dikelola menggunakan sistem kartu buku.
Untuk mendapatkan hasil sebaik mungkin, petugas perpustakaan harus didukung oleh administrasi peminjaman yang telah diatur secara efisien agar
mudah dijalankan. Dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan oleh Sjahrial-
Pamuntjak, 2000 : 97 dinyatakan bahwa : a.
Dapat memberi kesempatan bagi pengunjung untuk memperoleh buku yang diperlukan dengan cepat dan tepat.
b. Dapat diketahui bahan pustaka mana yang sedang dipinjam.
c. Dapat mengetahui siapa yang meminjam bahan pustaka tertentu.
d. Dapat menjamin bahan pustaka yang dipinjamkan akan dikembalikan.
e. Dapat mengetahui volume kegiatan peminjaman.
Universitas Sumatera Utara
Peminjaman koleksi perpustakaan ada yang boleh dibawa pulang dan ada sejumlah koleksi yang hanya bisa dibaca ditempat dimana koleksi tersebut
ditempatkan. Oleh karena itu peminjaman bahan pustaka harus dicatat pada bagian pelayanan sirkulasi, agar bahan pustaka dapat terkontrol dengan baik.
2.8.1.3 Pengembalian
