membeli sendiri buku tersebut dan kemudian dana untuk membeli buku tersebut akan di ganti oleh pihak sekolah dengan menunjukan bukti pembelian kuitansi,
dan selanjutnya buku tersebut menjadi milik perpustakaan MAN.
2. Organisasi organizing
Yang bertanggung jawab mengolah koleksi adalah staf bagian teknis, namun karena keterbatasan sumber daya manusianya maka dalam pelaksanaannya
pengolahan koleksi perpustakaan mereka bagian teknis dan bagian sirkulasi saling berkerjasama melakukannya. Koleksi di olah dengan menggunakan sistem
klasifikasi persepuluhan Dewey DDC. Para staf telah dapat menggunakan buku DDC dengan baik. Pengolahan koleksi buku dilakukan sampai proses
penyampulan plastik, namun menurut Armiati selaku petugas bagian sirkulasi mengatakan, kendala dalam melakukan pengolahan koleksi adalah kurangnya
alat-alat ATK seperti gunting, lem, cutter meskipun sepertinya tidak begitu penting namun hal tersebut penting dalam melakukan pengolahan koleksi. Pihak
pimpinan madrasah terkadang kurang respon akan hal ini, menurut Ibu Armiati berkata,
”...maka dari itu kami membeli alat-alat ATK-pen sendiri dengan menggunakan uang denda siswa”.
78
78
Wawancara pribadi dengan Ibu Armiati
3. Staf staffing
Kaitan staf dengan unsur koleksi yaitu bahwa kordinator perpustakaan menentukan staf yang akan melakukan pengolahan koleksi, namun karena
minimnya tenaga yang ada di perpustakaan MAN 4 hanya 2 orang, maka kedua staf tersebut di berdayakan untuk melakukan pengolahan koleksi sekaligus
pengorganisasian koleksi bersama-sama. Di perpustakaan MAN 4 belum memiliki staf yang berkompeten untuk bidang kepustakawanan.
4. Kepemimpinan leading
Selama melaksanakan tugas pengolahan dan atau pengorganisasian koleksi, seringkali hanya di lakukan oleh staf saja, sedangkan kordinator
perpustakaan terkadang tidak ada di tempat.
5. Pengawasan controlling
Untuk mengawasi optimalisasi pemanfaatan koleksi pihak perpustakaan MAN 4 telah membuat format data rekapitulasi pinjaman buku yang di rekap
setiap akhir tahun ajaran. Laporan ini juga sebagai bentuk pertangungjawaban kordinator perpustakaan kepada Kepala madrasah.
Pengawasan pemanfaatan koleksi yang dimiliki perpustakaan MAN 4 baru sebatas koleksi tercetak, terdiri dari buku-buku penunjang belajar dan koleksi
penunjang lainnya yang sifatnya rekreatif. Setiap peminjam dapat meminjam koleksi apa saja untuk di bawa keluar perpustakaan atau di bawa pulang, kecuali
koleksi referensi seperti kamus, ensiklopedi, peta, globe, koran, dan lain-lain tidak
boleh di bawa keluar perpustakaan. Namun untuk kitab Al-quran walaupun tergolong koleksi referensi, boleh di bawa keluar perpustakaan namun hanya di
dalam lingkungan madrasah itupun jika ada guru yang bertanggung jawab. Selain
dari penagwasan-pengawasan diatas, pengawasan untuk kegiatan
sirkulasi dibuatkan juga tata tertibnya yaitu, a. Tata tertib peminjaman koleksi.
• Siswa mencari sendiri koleksi yang akan di pinjam kemudian menyerahkannya beserta kartu anggota kepada petugas perpustakaan.
• Setelah di proses oleh petugas perpustakaan, maka koleksi tersebut di perbolehkan untuk di pinjamkan.
• Lama peminjaman tiap satu buku yaitu selama 1 satu minggu, bila masih memerlukan masih dapat diperpanjang masa peminjaman 1 satu minggu
lagi selama buku tersebut tidak ada yang memerlukannya. • Peminjam wajib menjaga kebersihan, keutuhan buku yang dipinjam.
b. Tata tertib pengembalian koleksi. • Peminjam menyerahkan koleksi yang di pinjam.
• Petugas perpustakaan memeriksa buku tersebut. • Bila masa pinjam buku di perpanjang, petugas perpustakaan memberikan
kembali tanggal kembali buku. • Bila masa pinjam buku tidak diperpanjang, petugas perpustakaan
mengambil buku tersebut dan mengembalikanmenyerahkan kembali kartu peminjaman kepada yang bersangkutan.
c. Sanksi. • Peminjam yang terlambat mengembalikan buku, akan dikenakan denda
sebesar Rp 200,- Dua ratus rupiah per hari untuk setiap satu bukunya. • Buku yang rusak atau hilang dikenakan sanksi mengganti buku baru sesuai
dengan judul buku yang rusak hilang. • Bagi yang tidak mengindahkan tata tertib ini, maka dapat dikenakan sanksi
teguran sampai kehilangan hak peminjaman buku. Selain dengan sanksi-sanksi diatas tadi bila terjadi keterlambatan
pengembalian pihak perpustakaan dapat melayangkan surat teguran dengan
format surat panggilan keterlambatan pengembalian.
Selain itu pengawasan dalam hal pengolahan juga dilakukan secara intensif oleh pihak pimpinan perpustakaan hal ini karena posisi perpustakaan
sebagai penyedia informasi, dimana perpustakaan dituntut agar selalu menyediakan informasi-informasi yang terbaru dan up-to-date, program ini secara
tertulis baku tertuang dalam ”sasaran mutu pelayanan perpustakaan MAN 4” yang salah satunya yaitu, terselesaikannya labelisasi koleksi baru perpustakaan paling
sedikit 50 buah buku dalam sehari”, biasanya jika datang buku-buku baru dalam jumlah besar mereka menargetkan pengolahan koleksi 50 buah buku dalam sehari,
dan biasanya buku-buku yang datang dalam jumlah besar adalah buku-buku paket
kiriman dari Departemen Agama atau Diknas.
C. Fasilitas 1. Perencanaan
