Manajemen perpustakaan MAN 4 Pondok Pinang Jakarta Selatan

ABSTRAK

Skripsi berjudul MANAJEMEN PERPUSTAKAAN MADRASAH

ALIYAH NEGERI (MAN) (studi pada MAN 4 Pondok Pinang – Jakarta Selatan), oleh mahasiswa jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Penelitian di lakukan di perpustakaan MAN 4 Pondok Pinang Jakarta Selatan, aspek yang di kaji dalam penelitian ini adalah ruang lingkup manajemen perpustakaan yaitu, Staf, Koleksi, Fasilitas, dan Teknologi Informasi dan Komunikasi.

Metode yang di gunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif deskriptif, data dikumpulkan dengan teknik wawancara, dan observasi, kemudian data diolah dengan teknik analisa data dan editing, adapun yang menjadi sampel penelitian adalah para tenaga perpustakaan, sampel di tentukan dengan metode

purposive sampling atau sampel bertujuan, dan yang menjadi menjadi responden penelitian adalah satu orang kepala perpustakaan, dan dua orang staf perpustakaan MAN 4. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui manajamen perpustakaan MAN 4. Dari penelitian ini diketahui hasil, beberapa kegiatan manajemen berdasarkan lima unsur dalam teori manajemen planning, organizing, staffing, leading, controlling. Kegiatan manajemen di perpustakaan MAN 4 belum berjalan secara maksimal, dari segi planning, organizing, staffing, leading, controlling di perpustakaan MAN 4.

KATA PENGANTAR Bismillahirrahmanirrahim

Assalmu`alikum Wr. Wb.

Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat rahmatnya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir kuliah (Skripsi) tepat pada waktunya. Untuk menyelesaikan skripsi ini, penulis mengambil judul tentang, “Manajemen Perpustakaan Madrasah Aliyah Negeri (MAN)” (studi pada MAN 4 Pondok Pinang-Jakarta Selatan).

Dalam pelaksanaan penulisan skripsi ini penulis mendapat banyak bantuan dari berbagai pihak yang mendukung. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Allah SWT yang senantiasa memberikan kemudahan dan kesabaran

dalam berbagai aktifitas yang penulis lakukan.

2. Kedua orang tua, istri, putri, kerabat, teman, dan beserta keluarga besar saya yang selalu mendukung dalam pengerjaan penulisan skripsi ini.

3. Kepada Bapak Abdul Chair selaku Dekan Fakultas Adab dan

Humaniora.

4. Ibu Ida Farida, M.LIS selaku dosen pembimbing skripsi yang telah bersedia mencurahkan waktu dan ilmunya sehingga dapat membimbing penulis dengan baik sampai terselesaikannya skripsi ini.

5. Bapak Drs. Rizal Saiful Haq, MA selaku Ketua jurusan Ilmu

Perpustakaan.

6. Bapak Pungki Purnomo, M.LIS selaku Sekretaris jurusan Ilmu Perpustakaan.

7. Seluruh Bapak dan Ibu dosen jurusan ilmu perpustakaan yang telah banyak memberikan ilmu yang berharga kepada penulis.

8. Seluruh staf dan karyawan di Perpustakaan MAN 4 Pondok Pinang terutama kepada Bapak Emroni selaku kordinator perpustakan MAN 4 yang senanatiasa membantu penulis jika mengalami kesulitan pada saat melakukan penelitian, sehingga penulis dapat memberikan hasil yang seoptimal mungkin.

9. Teman-teman di jurusan ilmu perpustakaan, atas dukungan dan

bantuannya.

10.Semua pihak yang ikut terlibat yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu terima kasih atas segala dukungannya.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan skripsi ini masih jauh dari sempurna dan masih ada kekurangan, hal ini karena adanya keterbatasan dari diri penulis sendiri. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi menunjang kesempurnaan dari skripsi ini.

Terima kasih. Wasssalamualaikum Wr. Wb.

Jakarta, 1 Maret 2010

Penulis

DAFTAR ISI

ABSTRAK………....………...i

KATA PENGANTAR……...……….ii

DAFTAR ISI…………...……….iv

DAFTAR GAMBAR………...………..viii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah………...……….1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ………...6

C. Tujuan Penelitian………...7

D. Manfaat Penelitian………...…..7

E. Metodologi Penelitian………..………...8

F. Sistematika Penulisan……….…………11

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Manajemen Perpustakaan ....………...12

1. Perencanaan (planning)…………...12

2. Organisasi (organizing)...…………..…...26

3. Sumber Daya Manusia (staffing)…………...……...34

4. Kepemimpinan (leading)...…45

5. Pengawawasan (controlling)………48

B. Faktor-faktor Manajemen Perpustakaan Madrasah……...49

1. Unsur-unsur Utama Perpustakaan Madrasah……...50

BAB III DESKRIPSI MAN 4 PONDOK PINANG, JAKARTA SELATAN

A. Sejarah Singkat Perpustakan MAN 4 Pondok Pinang...……..52

B. Visi, Misi MAN 4………...………...52

C. Visi, Misi Perpustakaan MAN 4………...53

D. Struktur Organisasi Perpustakaan MAN 4………...54

E. Tenaga/sataf Perpustakaan MAN 4……...55

Koleksi perpustakan MAN 4………...56

BAB IV HASIL PENELITIAN A. Staf...57

1. Perencanaan (planning)...57

2. Organisasi (organizing)...57

3. Staf (staffing)...58

4. Kepemimpinan (leading)...62

5. Pengawasan (controlling)...63

B. Koleksi………...66

1. Perencanaan (planning)...66

2. Organisasi (Organizing...68

3. Staf (staffing)...69

4. Kepemimpinan (leading)...69

5. Pengawasan (controlling)...69

C. Fasilitas...72

1. Perencanaan………...72

vi

2. Organisasi (organizing)………...73

3. Staf (staffing)...73

4. Kepemimpinan (leading...74

5. Pengawasan (controlling...74

D. Manajemen Teknologi Informasi Dan Komunikasi (TIK)...76

1. Perencanaan (planning)...76

2. Organisasi (organizing)...77

3. Staf (staffing)..………...77

4. Kepemimpinan (leading...78

5. Pengawasan (controlling...78

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan…...………..……...80

B. Saran………..………..………...83

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Perpustakaan merupakan unsur penting dalam suatu lembaga pendidikan seperti sekolah, keberadaannya sangat berperan penting dalam menentukan keberhasilan suatu sekolah dalam membentuk anak didiknya yang berkualitas dan berkompetensi di masyarakat atau di jenjang perguruan tinggi nantinya. Sekolah wajib menyediakan berbagai sarana dan prasarana serta menerapkan sistem manajemen yang baik untuk mencapai itu semua. Dalam kaitan ini maka penting untuk melihat aspek perpustakaan sebagai sumber belajar siswa, aspek-aspek tersebut termasuk kedalam unsur-unsur manajemen perpustakaan, dan untuk mengkajinya tidak lepas dari teori-teori manajemen pada umumnya.

Manajemen adalah pencapaian tujuan organisasi dengan melibatkan pada empat fungsi utama, perencanaan, organisasi, kepemimpinan, dan pengawasan.1 Definisi lain manajemen adalah, proses untuk menentukan cara terbaik untuk menggunakan sumber daya dari usaha untuk memproduksi barang atau menyediakan jasa.2 Kegiatan manajemen di bagi menjadi lima kategori, yaitu:

Planning, Organizing, Staffing, Leading, Controlling.3

Implementasi dari uraian di atas pada sebuah perpustakaan adalah bahwa pada sebuah perpustakaan perlu adanya kesinambungan sistem manajemen kerja yang harmonis, hirarkis untuk mencapai keberhasilan demi kepentingan bersama

1

Kathryn Bartol et.al., Management: Pacific Rim Focus. (Australia:McGraw Hill, 2003) h. 5

2

Leslie W. Rue dan Lloyd L. Byars. Management: Skills and Application. (New York: McGraw-Hill/Irwin, 2003) h. 3

3

Leslie W. Rue dan Lloyd L. Byars. Management: Skills and Application. (New York: McGraw-Hill/Irwin, 2003) h. 5-6

sesuai prinsip manajemen. Karena perpustakaan sekolah adalah satu unit jasa yang sifatnya memberi layanan informasi, maka perlu adanya karakteristik tersendiri dalam menjalankan kegiatan menajemennya. Ada yang disebut istilah “manajemen informasi”, istilah ini mempunyai arti yaitu komunikasi yang mengarah kepada tindakan yang bersifat manajerial, dan tindakan ini adalah untuk mencapai hasil yang lebih baik melalui proses perencanaan dan pengawasan.4 Jadi dalam kegiatan perpustakaan perlu juga adanya seorang pemimpin dalam hal ini seorang pustakawan atau kepala perpustakaan yang tugasnya mengkonsep, mengatur, mengolah, mengorganisasikan, serta mengawasi jalannya manajemen informasi pada perpustakaan.

Di dalam manifesto IFLA (International Federation Library Association)

dikatakan bahwa perpustakaan sekolah bertanggung jawab atas penyediaan informasi dan gagasan-gagasan atau ide-ide yang penting atau diperlukan dalam mewujudkan suatu tatanan masyarakat yang berbasis pengetahuan dan informasi.5 Perpustakaan menyediakan berbagai macam informasi yang dibutuhkan oleh pemakainya, mulai dari informasi tercetak sampai non-cetak, selain itu juga perpustakaan berfungsi sebagai jantung sekolah karena di tempat inilah bermuaranya segala rujukan ilmu ataupun informasi baik itu hasil penelitian guru maupun siswa yang mengadakan penelitian, semua itu bisa menjadi tolak ukur perkembangan ilmu pengetahuan dan perkembangan wawasan siswa di sekolah tersebut, hal ini senada dengan pendapat Alexander Jatmiko yang mengatakan,

4

F. Wilfrid Lancaster. Ed., Library Automation as A Source of Management Information. (Illnois: University at Illnois, 1982) h. 10

5

Sudarnoto Abdul Hakim, ed., Perpustakaan dan Pendidikan. (Jakarta: fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2006) h. 11

“Perkembangan perpustakaan pada saat ini menunjukan bahwa perpustakaan bukan hanya tempat menyimpan koleksi / buku saja tetapi juga berperan sebagai tempat yang disebut The preservation of knowledge, artinya perpustakaan merupakan tempat untuk mengumpulkan, memelihara, dan mengembangkan seluruh ilmu pengetahuan, gagasan manusia dari jaman ke jaman sivitas akademik.6

Kita semua menyadari bahwa kemajuan suatu bangsa amat bergantung pada kualitas sumber daya manusia khususnya para generasi muda usia sekolah. Demikian pula dalam upaya mewujudkan masyarakat Indonesia yang berkualitas tinggi tidak bisa lepas dari pendidikan. Kegiatan memajukan pendidikan di Indonesia telah dilakukan antara lain melalui peningkatan pendidikan yang diwujudkan dalam undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Sisdiknas). Pasal 1 menyebutkan, bahwa pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mampu mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara. Salah satu sarana dalam menunjang proses belajar dan mengajar di sekolah adalah perpustakaan.

Lebih khusus lagi pada tujuan utama MA (Madrasah Aliyah) yaitu, mempersiapkan peserta didik untuk dapat melanjutkan pendidikannya pada

6

Alexander Jatmiko Wibowo dan Fandy Tjiptono, Pendidikan Berbasis Kompetensi. (Jogjakarta: Universitas Atmajaya, 2002) h. ix

jenjang perguruan tinggi.7 Perpustakaan madrasah yang ada selama ini masih berbentuk perpustakaan ”artifisial” alias belum memenuhi unsur sebagai perpustakaan sesungguhnya, kalaupun ada baru sebatas papan nama, demikian juga koleksinya, yang hanya berupa buku-buku paket kiriman Departemen Agama dan Departemen Pendidikan Nasional.8 Keadaan seperti ini harus segera di tindaklanjuti oleh pihak madrasah, dalam hal ini Kepala madrasah karena beliaulah yang menentukan arah pengembangan suatu madrasah. Ada beberapa hal yang sering menghambat fungsi perpustakaan sekolah. Pertama, terbatasnya ruangan, lahan yang ada diprioritaskan untuk kelas, kantor, ruang guru, dan ruang lainnya. Kedua, keterbatasan koleksi dalam segi jumlah, variasi, maupun kualitas. Ketiga, terbatasnya jumlah petugas perpustakaan (pustakawan) ahli, dan yang keempat, kurangnya promosi pengguna perpustakaan menyebabkan siswa tidak tahu apa saja fasilitas dan layanan yang diberikan perpustakaan.9 Menurut Zaenal Arifin Toy, keberadaan perpustakaan madrasah di akuinya masih belum banyak diharapkan, selain sarana dan prasarananya yang terbatas juga kurangnya tenaga pustakawan profesional dan memadai.10

Menurut Zainal Arifin Toy mengatakan bahwa keadaan perpustakaan madrasah biasa di sebutkan sebagai berikut:

¾ Lokasi perpustakaan yang kurang nyaman (kondusif), jam buka yang

sangat terbatas (hanya pada saat jam istirahat sekolah), koleksi buku terbatas, fasilitas kurang memadai, dana terbatas;

7

Tim Penyusun Departemen Agama RI, Desain Pengembangan Madrasah (Jakarta: Departemen Agama RI, 2005) h. 19

8

Berita UIN, No. 76/Th. V/16-31 Januari 2008

9

Sugiyanto, Perpustakaan Sekolah. http://kompas.com, diakses pada hari Senin 29 Oktober 2007, pukul 13.55 WIB

10

¾ Pengelolaan yang kurang profesional;

¾ Guru kurang berpartisipasi dalam pemanfaatan perpustakaan bagi siswa;

¾ Kurangnya kordinasi antar perpustakaan.11

Umumnya perencanaan bangunan sekolah di Indonesia hampir tidak dipikirkan terhadap alokasi ruangan yang diperlukan untuk perpustakaan. Dengan demikian maka banyak sekali sekolah/madrasah yang kebingungan dalam menentukan ruang dengan ukuran yang pantas untuk perpustakaan. Berbagai upaya pemberdayaan terhadap peran perpustakaan pada institusi pendidikan dengan sistem manajemen yang baik adalah suatu hal yang sangat penting, para pemegang otoritas atau pengelola lembaga pendidikan sudah seharusnya menyadari pentingnya peran perpustakaan sebagai bagian integral dari sistem pendidikan itu sendiri. Sebuah unit kerja informasi yang melayani pelanggannya, perpustakaan adalah satu dari berbagai unit kerja bidang informasi yang melayani kebutuhan informasi sudah seharusnya berbenah diri menyesuaikan keadaan agar eksistensinya tidak tergeser dengan munculnya tren-tren baru yang menjanjikan kecepatan dan ketepatan informasi. Pada perpustakaan madrasah dimana pengguna utamanya adalah para siswa/i, mereka adalah golongan muda penerus bangsa, sudah menjadi tugas madrasah dan perpustakaan menyiapkan segala kebutuhan informasi yang up-to-date bagi mereka. Memberi kepuasan secara penuh kepada penggunanya, perpustakaan harus memiliki kualitas yang sangat baik. Tugas dari seorang pimpinan adalah mengelola sumber daya yang ada digunakan dengan cara yang paling efektif, di tingkat MAN (Madrasah Aliyah

11

Agus Rifa`i, makalah disampaikan pada acara seminar “Orientasi Perpustakaan Madrasah” Kanwil Depag,pada bulan Agustus 2007 di Asrama Haji Pondok Gede Jakarta Timur

Negeri) di kenal dengan Kepala Madrasah, sosok ini sebagai orang yang mempunyai tanggung jawab membawa organisasi yang di pimpinnya ke arah perubahan yang lebih baik.

Dari penjelasan diatas penulis dalam penelitian (skripsi) ini ingin mengetahui apakah perpustakaan sudah memiliki sistem manajemen yang baik, dan juga penelitian ini akan menjelaskan tentang jalannya penerapan sistem manajemen pada perpustakaan MAN. Dalam penulisan skripsi ini penelitian akan dilakukan di wilayah Jakarta Selatan dengan objek yang dikaji adalah perpustakaan MAN di wilayah Jakarta Selatan, dan skripsi ini mengambil judul,

“MANAJEMEN PERPUSTAKAAN MADRASAH ALIYAH NEGERI (MAN)” (Studi Pada MAN 4 Pondok Pinang-Jakarta Selatan).

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

Bertolak dari serangkaian polemik di atas penulis dalam penelitian (skripsi) ini akan membatasi aspek penelitian pada penerapan manajemen di perpustakaan MAN 4. Selain itu juga untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam penelitian ini akan dilakukan juga pembatasan dan perumusan masalahnya. Adapun secara spesifik perumusan masalah yang akan di kaji dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana keadaan sistem menajemen perpustakaan MAN 4, dan

mengetahui manajemen perpustakaan; Staf, Koleksi, Fasilitas, Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK).

C. Tujuan Penelitian

Dengan mengacu pada pembatasan dan perumusan masalah di atas, maka penelitian ini bertujuan:

1. Untuk mengetahui keadaan manajemen perpustakaan pada MAN 4

Pondok Pinang unsur-unsur manajemen perpustakaan; a. Staf Perpustakaan

b. Koleksi Perpustakaan c. Fasilitas Perpustakaan d. TIK

D. Manfaat Penelitian

• Sebagai bahan evaluasi serta solusi-solusi yang tepat bagi pihak Madrasah Aliyah khususnya dalam membuat kebijakan yang berkaitan dengan kebijakan pengembangan perpustakaan madrasah.

• Sebagai bahan pertimbangan rujukan bagi pemerintah, Departemen

Agama dalam mencari solusi membuat kebijakan-kebijakan dalam usaha memajukan kualitas madrasah.

• Menjadi kontribusi bagi dunia pendidikan Islam tentang bagaimana sistem manajemen perpustakaan madrasah yang baik, demi peningkatan mutu dan kualitas pendidikan Islam di Indonesia khususnya.

• Dan juga bagi para mahasiswa, peneliti, pengelola perpustakaan, serta para pecinta ilmu perpustakaan, skripsi ini menjadi sumber inspirasi dan informasi tentang dunia manajemen perpustakaan sekolah/madrasah.

E. Metodologi Penelitian 1) Metode penelitian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif. Penulis berada langsung ke lapangan dan mengamati fenomena-fenomena yang terjadi, serta mengadakan tanya jawab untuk mendapatkan informasi-informasi yang berkaitan dengan masalah yang di teliti dengan pihak-pihak yang kompeten dengan bidang perpustakaan kemudian di catat dan hasil wawancara di rekam dalam perangkat audio, kemudian di olah dengan hasil olah pikir yang logis baru kemudian di sajikan dalam bentuk tulisan yang baku. Yang menjadi responden adalah para tenaga perpustakaan MAN 4, responden di pilih dengan menggunakan metode purposive sampling atau sampel bertujuan. Purposive sampling

merupakan sampling yang memilih orang-orang yang terseleksi oleh peneliti berpengalaman berdasarkan ciri-ciri khusus yang dimiliki sampel tersebut yang dipandang mempunyai sangkut-paut yang erat dengan ciri-ciri atau sifat-sifat populasi yang sudah diketahui.

2) Lokasi Penelitian

Dalam penelitian ini penulis mengambil lokasi penelitian di Perpustakaan MAN 4 Pondok Pinang, Jakarta Selatan. Alasan mengapa penulis tertarik pada MAN 4 karena MAN 4 sebagai satu-satunya MAN percontohan di wilayah Jakarta Selatan. Dan juga MAN 4 menjadi contoh dari 38 MAN di Indonesia.12

12

Sampel penelitian ini yaitu para responden yang terdiri dari para tenaga perpustakaan MAN 4 yaitu Kordinator Perpustakaan, dan para staf perpustakaan.

3) Sumber Data

a. Data primer, data yang diperoleh dari lapangan seperti fasilitas, pustakawan, dan Kepala madrasah.

b. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari perpustakaan, akses internet tentang literatur-literatur yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang di bahas.

4) Teknik Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data yang dibutuhkan dalam penelitian ini maka penulis menggunakan beberapa teknik pengumpulan data yaitu:

a. Wawancara, mengadakan perbincangan dan tanya jawab dengan pihak

yang terkait dengan permasalahan yang sedang diteliti yaitu dengan Kepala madrasah, kordinator perpustakaan, dan para staf perpustakaan.

5). Teknik Pengolahan Data

a. Editing

Proses editing, yaitu mempersiapkan naskah untuk di cetak atau di terbitkan; menyunting.13 Pada tahap ini penulis mempelajari kembali informasi-informasi, data-data yang di dapat dari lapangan kemudian di pisahkan antara data

13

Peter Salim dan Yani Salim, Kamus Bahasa Indonesia Kontemporer. (Jakarta: Modern English Press, 2002) h. 376

yang komprehensif dengan permasalahan dengan yang tidak komprehensif, kemudian data yang komprehensif disiapkan untuk di proses berikutnya.

6) Teknik Analisa Data

Analisa data adalah proses penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah di baca dan diinterpretasikan.14 Dalam analisa data, penulis akan menganalisa langsung data-data hasil perbincangan dan tanya jawab menggunakan teknik penalaran penyimpulan. Data-data yang telah diteliti kemudian diolah dengan pengukuran yang sederhana untuk diperhitungkan baru kemudian diinterpretasikan secara rasional.

14

F. Sistematika Penulisan

Agar lebih mudah mendapat gambaran saat telaah skripsi ini, maka skripsi ini di bagi dalam lima bab, dengan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I Pendahuluan, bab pembuka yang membahas latar belakang

masalah, pembatasan dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.

BAB II Tinjauan pustaka, memuat tinjauan singkat dan jelas atau pustaka yang menimbulkan gagasan dan mendasari penelitian.15 Jadi pada bab ini berisi tentang landasan teoritis yang mendukung, menguatkan terhadap hal-hal yang berkaitan dengan masalah yang hendak diteliti.

BAB III Gambaran umum tentang perpustakaan madrasah yaitu: MAN 4

Pondok Pinang

BAB IV Hasil penelitian.

BAB V Penutup. Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran-saran yang diambil oleh penulis setelah melakukan penelitian, pembahasan.

15

Hamid Nasuhi, et.al., Pedoman Penulisan SKRIPSI, TESIS, dan DISERTASI. (Jakarta: Universiatas Islam Negeri [UIN] Syarif Hidayatullah Jakarta, 2004) h. 17

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA A. Manajemen Perpustakaan

Manajemen adalah proses untuk menentukan cara terbaik untuk menggunakan sumber daya dari usaha untuk memproduksi barang atau menyediakan layanan.16 Teori sistem manajemen perpustakaan sebenarnya hampir sama dengan ilmu manajemen pada umumnya hanya saja implementasinya sedikit berbeda, jika manajemen pada umumnya pengambilan keputusan mengarah pada kepentingan individu yaitu pimpinan, sedangkan pada perpustakaan mengarah pada kepentingan orang banyak yaitu para penggunanya. Di perpustakaan madrasah sendiri memang pada kenyataannya tidak semua madrasah dapat menyelenggarakan perpustakaan-nya dengan baik dan benar. Masih banyak kendala yang dihadapi oleh madrasah, salah satunya adalah kurangnya pengetahuan para pengelola perpustakaan tentang masalah manajemen perpustakaan.

1. Perencanaan (Planning)

Perencanaan adalah proses menentukan tujuan untuk mencapai dalam jangka waktu masa depan dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.17 Perencanaan diperlukan agar dalam menjalankan kegiatan operasional suatu

16

Leslie W. Rue dan Lloyd L. Byars. Management: Skills and Application. (New York: McGraw-Hill/Irwin, 2003) h. 3

17

Leslie W. Rue dan Lloyd L. Byars. Management: Skills and Application. (New York: McGraw-Hill/Irwin, 2003) h. 95

organisasi sesuai target dan tujuan. Perencanaan di bagi menjadi lima macam, yaitu:

a. 5 Macam Jenis Perencanaan, yaitu:18

1. Rencana Jangka Pendek (short-range plans). Pada ummunya hanya mencakup sampai satu tahun.

2. Rencana Jangka Panjang (long-range plans). Biasanya mencapai sekurang-kurangnya tiga sampai lima tahun, beberapa ada yang sampai 20 tahun.

3. Rencana Strategis (strategic planning). Sejalan pada tingkat atas rencana jangka panjang, meliputi periode yang cukup panjang, mempengaruhi banyak bagian dari organisasi.

4. Rencana Taktis atau Operasional (operations or tactical planning). Terutama dilakukan oleh manajer tingkat menengah sampai tingkat bawah, ia berkonsentrasi pada perumusan rencana fungsional.

5. Rencana secara Kebetulan (contingency plans). Terlepas dari berapa banyak rencana yang telah di gunakan, pasti akan selalu ada kesalahan, dan seorang manajer mengetahuinya, lantas tindakan yang di ambil seorang manajer adalah melakukan rencana yang sifatnya meng-cover kesalahan itu, inilah yang dimaksud rencana secara tidak sengaja, mungkin bisa dikatakan juga rencana tak terduga (unexpected plans).

18

Leslie W. Rue dan Lloyd L. Byars. Management: Skills and Application. (New York: McGraw-Hill/Irwin, 2003) h. 97-98

b. Sub-sistem Kegiatan Perencanaan:19

1. Pengambilan keputusan, proses dimana seorang manajer

mengidentifikasi masalah-masalah organisasional dan mencoba untuk mengatasinya.

2. Membangun tujuan-tujuan dan rencana-rencana organisasi, unsur-unsur yang terkait:

Customer, siapa penggunanya?

Product or service, apa produk atau jasa utama dari organisasi?

Location, dimana organisasi bersaing?

Technology, apa dasar teknologi yang di pakai?

Concern for survival, apa komitmen organisasi terhadap tujuan ekonomi?

Philosophy, apa kepercayaan, nilai, cita-cita, dan prioritas filosofinya? Self-concept, apa kekuatan utama dari organisasi dan keuntungan kompetitif? Concern for public image, apa tanggung jawab dari organisasi publik, dan apa

gambaran dari keinginan publik.

Concern for employees, apa sikap/pendirian organisasi terhadap karyawannya?20

3. Strategi manajemen,

4. Inovatif dan mendorong organisasi.

Pada organisasi seperti perpustakaan perencanaan dilakukan pada manajer tingkat atas oleh seorang kepala perpustakaan dengan dibantu para stafnya. Seperti biasanya di unit perpustakaan proses perencanaan di lakukan dengan

19

Kathryn Bartol, et.al., Management: Pacific Rim Focus. (Australia: McGraw-Hill, 2003) h. xix

20

mengadakan rapat untuk mengkonsep rencana jangka panjang maupun rencana strategis. Berbeda dengan organisasi lain perencanaan di perpustakaan meliputi antara lain, pengembangan koleksi, pengadaan fasilitas, perekrutan tenaga perpustakaan, dan lain sebagainya. Perencanaan di sebuah perpustakaan harus sejalan dengan tujuan dan visi misi perpustakaan itu sendiri, lebih khususnya lagi perencanaan di perpustakaan MAN harus sejalan dan mendukung vivi, misi, serta kurikulum MAN. Pada prakteknya seorang kepala perpustakaan MAN harus memiliki rencana pengembangan perpustakaannya yang tertuang dalam laporan atau proposal yang nantinya akan di diserahkan kepada Kepala MAN, untuk kemudian Kepala MAN menindaklanjutinya. Untuk rencana yang sifatnya strategis maka selain berkordinasi dengan para stafnya perlu juga ada kordinasi dengan, kepala madrasah, dewan guru, kasub kurikulum, hal ini dikarenakan rencana strategis hasilnya nanti sangat mempengaruhi semua bagian dan unit pada Madrasah. Sedangkan rencana yang bersifat jangka pendek di perpustakaan MAN dapat dilakukan hanya dengan berkordinasi dalam satu unit perpustakaan, antara kepala perpustakaan dan stafnya. Namun demikian dari semua kegiatan di perpustakaan, kepala perpustakaan MAN dalam mengambil keputusan berorientasi kepada kepentingan pemakai perpustakaan yaitu seluruh sivitas akedemik MAN khususnya siswa/i.

c. Rencana Pengembangan Koleksi Perpustakaan Madrasah

Koleksi adalah sekelompok sumber daya (resources) yang disediakan dan dilayankan untuk pemakai tertentu.21 Koleksi perpustakaan madrasah di bagi menjadi beberapa format, misalnya dalam bentuk tercetak seperti buku, majalah, koran, pamphlet, dan mikroform; sedangkan dalam bentuk visual seperti (filmstrip, slide, transparansi, bahan grafis dan video); format tactile seperti (games/permainan, seni pahat, model, dll); dalam bentuk elektronik seperti (computer software, CD-ROM dll).

Perpustakaan dapat di kelompokan menjadi 4 tipe yaitu, Akademi, Umum, Sekolah, Khusus, dan dari masing-masing tipe/jenis perpustakaan tersebut berbeda pemakai dan kebutuhannya satu dengan lainnya, pengadaan koleksi harus merujuk kepada jenis perpustakaan dan siapa pemakainya.22 Masalah pemilihan koleksi atau seleksi sangat penting karena pada tahap inilah yang menentukan optimalisasi dan baik buruknya jalannya sebuah perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan para pemakai nantinya. Maka pada perpustakaan sekolah/madrasah sebaiknya pada saat pemilihan koleksi (seleksi) tidak hanya dilakukan oleh pustakawan sekolah saja namun oleh pustakawan sekolah, para guru, bahkan terkadang administrator (staf)23, hal ini termasuk dalam perencanaan strategis. Dari berbagai jenis perpustakaan, perpustakaan madrasah lebih mudah dalam melakukan pengadaan koleksi karena jika di lihat dari masyarakat pemakainya

21

Sudarnoto Abdul Hakim, ed., Perpustakaan dan Pendidikan. (Jakarta: fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2006), h.15

22

G. Edward Evans, Developing Library Collections. (Littleton: Libraries Unlimited, 1979) h. 24

23

yang homogen, serta kebutuhannya yang hampir sama, hal ini dapat memudahkan dalam proses pengembangan koleksi.

d. Ragam Koleksi Perpustakaan Madrasah.

1. Koleksi setempat, yaitu bahan-bahan yang memang sudah dimiliki atau sudah ada di perpustakaan seperti, buku-buku, dokumen, sumber daya visual, relia, peta, globe, model, perangkat permainan, bahan-bahan elektronis, dan lain-lain.

2. Koleksi bergerak, yaitu koleksi atau bahan-bahan yang secara fisik tidak dimiliki atau berada di perpustakaan tetapi dapat digunakan oleh pemakai perpustakaan, seperti sumber daya internet, koleksi perpustakaan atau unit informasi lain yang dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan.24

3. Koleksi tercetak,

1.1 Non-fiksi, Ilmu Biologi, Ilmu Alam, Ilmu Sosial, Ilmu Terapan Humaniora.

1.2 Fiksi, mitos, epik, legenda, cerita rakyat, fabel, cerita keagamaan, personifikasi objek dan mainan, karakter dan situasi aneh, kejadian supernatural, fantasi sejarah, cerita petualangan, fiksi sains, olahraga, dan lain-lain.25

24

Sudarnoto Abdul Hakim, ed., Perpustakaan dan Pendidikan. (Jakarta: fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidaytullah Jakarta, 2006) h. 15

25

Sudarnoto Abdul Hakim, ed., Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah. (Jakarta: fakultas Adab dan Humaniora Syarif Hidaytullah Jakarta, 2005) h. 64 -75

e. Pengadaan Koleksi Perpustakaan Madrasah.

Pengembangan koleksi adalah proses indentifikasi kelemahan dan kekuatan koleksi perpustakaan dalam kaitannya dengan kebutuhan pemakai, dan upaya membenahi kelemahan-kelemahan yang mungkin ada.26 Suumber lain mengatakan, pengembangan koleksi adalah semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan, terutama kegiatan yang berkaitan dengan pemilihan dan pengadaan bahan pustaka.27

Dari dua pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan pengembangan koleksi erat kaitannya dengan pengadaan bahan pustaka yang merujuk kepada kebutuhan pemakainya, jika dalam hal ini sebuah perpustakaan madrasah maka kegiatan pengembangan koleksi harus sejalan dengan tuntutan kebutuhan madrasah itu sendiri, tidak jarang kebijakan yang dibuat oleh pihak perpustakaan madrasah satu dengan madrasah lainnya berbeda, hal ini kaitannya dengan tujuan dari madrasah itu sendiri yang tertulis dalam visi, misi madrasah. Peran pustakawan, para guru, sangat berperan penting dalam menentukan pemilihan koleksi perpustakaan karena merekalah yang mengerti tentang apa-apa saja yang dibutuhkan pemakai khususnya para siswa/i.

Beberapa aspek dalam mengembangkan koleksi;

¾ Seleksi.

¾ Pengadaan.

¾ Penyiangan.28

26

G. Edward Evans, Developing Library Collections. (Littleton: Libraries Unlimited, 1979) h. 28

27

F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan. (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007) h. 13

28

Sudarnoto Abdul Hakim, ed., Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah. (Jakarta: fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2005) h. 78

Untuk menentukan koleksi apa saja yang diperlukan, dan yang dapat mendukung kurikulum madrasah, setelah anda menguji sejumlah koleksi, catat pengarang buku tersebut serta tanggal di terbitkannya, kemudian anda cocokan dengan kurikulum. Dan nantinya anda perlu tahu kurikulum seluruhnya agar dapat menentukan mana koleksi yang di butuhkan sekolah.29

Secara umum pengembangan koleksi perlu merujuk pada prinsip-prinsip pengembangan koleksi, yaitu sebagai berikut:30

1. Relevansi. 2. Kelengkapan. 3. Kemutakhiran. 4. Kerjasama.

f. Pemesanan (koleksi)

Cara yang paling mudah melakukan pemesanan adalah dengan satu penjual (vendor) sehingga anda melakukan hanya satu pembayaran dan satu tagihan (invoice), dan jika anda memesan seluruh bahan-bahan (materials) pada satu penjual biasanya anda akan dapat potongan harga/diskon.31

1. Beberapa cara pemesanan bahan koleksi.32 1.1 Memesan buku (book ordering).

29

Barbara L. Stein dan Risa W. Brown, Running Library Media Center second ed. (New York: Neal-Schuman Publishers, Inc., 2002) h. 6

30

Darmono, Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. (Jakarta: Grasindo, 2001) h. 49-50

31

Barbara L. Stein dan Risa W. Brown, Running Library Media Center second ed. (New York: Neal-Schuman Publishers, Inc., 2002) h. 30

32

Barbara L. Stein dan Risa W. Brown, Running Library Media Center second ed. (New York: Neal-Schuman Publishers, Inc., 2002) h. 32

Jika anda memesan secara berkala pada satu penjual, ini akan memudahkan anda dalam tugas penataan buku; pendataan. Jika saatnya tiba untuk pemesanan kembali (re-order) penjual akan mengirim daftar barang langganan anda untuk kemudian di tinjau, untuk di masukan ke daftar pemesanan kembali atau di hapus.

1.2 Memesan Koran atau terbitan berkala lainnya.

Anda mungkin dapat memesannya langsung ke penerbit, meskipun di beberapa koran nasional mungkin dapat juga di pesan melalui penjual buku anda. Pada saat memesan periksa kemungkinan adanya harga spesial untuk sekolah; ada harga rendah untuk sekolah. Pilihlah koran lokal atau nasional yang terbaik di antaranya.

Kedua cara pemesanan ini dapat juga dilakukan untuk pemesanan koleksi-koleksi non-cetak.

g. Rencana Pengembangan Fasilitas dan Perabot Perpustakaan.

Dalam undang-undang perpustakaan nomor 43 tahun 2007 pasal 25 ayat (1), (2), (3), (4) dikatakan:

(1) Setiap penyelenggara perpustakaan wajib menyediakan sarana dan prasarana meliputi gedung/ruang, perabot dan peralatan serta perlengkapan lainnya yang diperlukan dalam pengelolaan perpustakaan.

(2) Sarana dan prasarana perpustakaan yang dimaksud meliputi infrastruktur sistem perpustakaan dan infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi. (3) Pengadaan sarana dan prasarana perpustakaan sejauh mungkin

memperhitungkan kepentingan pengguna perpustakaan yang mengalami kendala akibat cacat fisik tertentu.

(4) Pengadaan sarana dan prasarana perpustakaan berpedoman pada standar yang berlaku. 33

Secara umum sebuah perpustakaan harus memiliki beberapa fasilitas sarana dan prasarana dari hal infrastruktur sampai dengan fasilitas teknologi informasi. Lebih dari itu jika sebuah perpustakaan berorientasikan kepada kebutuhan sekelompok komunitas misalkan perpustakaan madrasah, berarti komunitasnya terdiri dari siswa, guru, dan karyawan di samping fasilitas dan perabot yang disebutkan dalam undang-undang di atas, wajib pula melengkapinya dengan fasilitas lain sesuai tuntutan kebutuhan masyarakat pemakainya, melalui proses evaluasi, misalkan adanya ruang belajar kelompok, program menonton film, ikut bertugas di perpustakaan, dan lain sebagainya.

Perabot perpustakaan perlu di desain secara khusus karena perabot untuk perpustakaan agak berbeda dengan perabot-perabot kantor pada umumnya. Sumber literatur tentang rincian fasilitas untuk sebuah perpustakaan madrasah memang masih jarang, namun bisa kita aplikasikan dari perpustakaan sekolah.

33

Perlengkapan atau mebelair yang sangat dibutuhkan dalam penyelenggaraan perpustakaan sekolah adalah rak buku, rak surat kabar, rak majalah, kabinet gambar, meja sirkulasi, almari atau kabinet katalog, kereta buku, dan papan display.34

Untuk dapat melaksanakan fungsinya dalam mendukung proses pembelajaran di madrasah, perpustakaan perlu dilengkapi fasilitas dan perlengkapan yang memadai, baik fisik gedung, tata-letak, perabotan maupun sarana teknis lainnya. Ketersediaan gedung perpustakaan yang representatif sangat mendukung kegiatan dan layanan perpustakaan. Gedung perpustakaan tidak semata-mata untuk menyimpan sumber-sumber informasi atau koleksi perpustakaan, akan tetapi juga sebagai ruang bagi kegiatan dan proses pembelajaran. Proses pembelajaran tidak terikat di ruang-ruang kelas, akan tetapi dapat dilaksanakan di luar, termasuk di dalam perpustakaan. Oleh karena itu menjadi sangat penting untuk menyediakan ruang yang cukup yang memungkinkan tersedianya layanan perpustakaan yang baik dan memuaskan. Lebih rinci lagi fasilitas yang meliputi perabot di daftar sebagi berikut:

1. Ruang kerja 2. Ruang koleksi 3. Ruang baca 4. Ruang pelayanan

5. Ruang pembelajaran kelompok

6. Ruang belajar mandiri/individual (Study Carrel)

34

7. Ruang display 8. Akses komputer 9. Perabotan furnitur 10.Katalog.35

Rumusan lain:

Menurut Emanuel T. Prostano dan Joyce S. Prostano dalam bukunya ”The School Library Media Center (LMC)”, gedung perpustakaan meliputi dua tipe bagian; ruang utama, di mana termasuk ruangan yang diperuntukan untuk para siswa, para guru, koleksi, dan jasa layanan; ruang pendukung, digunakan untuk membantu mem-back up bagian pelayanan agar fungsi perpustakaan sebagai pusat media (informasi) efisien dan efektif.36

a. Ruang studycarrel.

Ada dua variasi, kering dan basah. Ruang carrel Kering menyediakan dengan tempat yang dapat dilihat; ruang baca yang individual. Sedangkan yang basah biasanya memasukan unsur elektrikal pada disainnya, dan penggunaannya pun menggunakan alat bantu elektrik, audio-visual.37

35

Sudarnoto Abdul Hakim, ed., Perpustakaan dan Pendidikan. (Jakarta: fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2006), h. 107

36

Emanuel T. Prostano dan Joyce S. Prostano, The School Library Media Center. (Littleton: Libraries Unlimited, 1982) h. 134

37

Emanuel T. Prostanto dan Joyce S. Prostanto, The School Library Media Center. (Colorado: Libraries Unlimited, Inc., 1982) h. 127

38

Beberapa bentuk disain ruang study carrel.

1.

2.

3.

38

Emanuel T. Prostanto dan Joyce S. Prostanto, The School Library Media Center. (Colorado: Libraries Unlimited, Inc., 1982) h. 128

h. Perencanaan Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi di Perpustakaan Madrasah

Seiring dengan perkembangan jaman yang serba modern teknologi menjadi perantara yang sangat kuat untuk memberikan pada peserta didik berbagai keahlian dan pengetahuan yang dibutuhkan secara cepat dan mudah, untuk itu perlu disiapkan para peserta didik yang berkualitas dan tidak ketinggalan jaman. Agar tidak ketinggalan jaman dan selalu terbelakang keberadaannya dengan sekolah-sekolah umum, madrasah seharusnya sudah melengkapi perpustakaannya dengan teknologi yang canggih. Pentingnya teknologi informasi dan komunikasi di perpustakaan merupakan kesulitan tersendiri karena mengingat para siswa hidup dan berkembang pada era modern namun sumber daya manusianya yang terkadang tidak menguasai teknologi, yang ada nantinya malah terjadi keterkagetan budaya (shock culture) dan ketertinggalan budaya (cultural-lack), hal ini harus di hindari mungkin dengan cara sosialisasi atau dengan mengenalkan teknologi secara bertahap dan intensif.

Dasar pertimbangan penerapan teknologi informasi dan komunikasi pada perpustakaan adalah:

a. Tuntuan terhadap kualitas layanan perpustakaan. b. Tuntutan terhadap penggunaan koleksi secara bersama c. Kebutuhan untuk mengefektifkan sumber daya manusia. d. Tuntutan terhadap efisiensi waktu.

e. Keragaman informasi yang dikelola.39

39

Adapun rumusan tentang teknologi informasi dan komunikasi pada perpustakaan yaitu adanya,

1. Katalog On-line (OPAC) 2. Layanan rental komputer

3. Fasilitas komunikasi elektronik; fax, telepon, e-mail 4. Ruang multimedia

5. Printer dan scanner.40

Dalam menyeleksi perangkat audiovisual harus dilakukan secara hati-hati karena biaya yang dikeluarkan untuk semua koleksi audio visual yang telah dibeli sama artinya anda telah mengurangi daftar yang dapat anda beli. Semua ini karena barang-barang ini yang sifatnya ”selamanya” dalam penggunaannya serta harga yang relatif mahal untuk membelinya, itulah sebab mengapa kita harus memilih secara hati-hati.

2. Organisasi (Organizing)

Organisasi (organization) adalah sekelompok orang yang bekerja bersama di laksanakan dengan persetujuan bersama terkordinasi dalam upaya untuk mencapai tujuan.41 Pengorganisasian (organizing) adalah kegiatan berkelompok yang diperlukan untuk mencapai tujuan umum dari tugas masing-masing kelompok untuk manajer yang memiliki kewenangan yang diperlukan untuk

40

Sudarnoto Abdul Hakim, ed., Perpustakaan dan Pendidikan. (Jakarta: fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidaytullah Jakarta, 2006), h. 108

41

Leslie W. Rue dan Lloyd L. Byars. Management: Skills and Application. (New York: McGraw-Hill/Irwin, 2003) h. 145

mengawasi orang-orang yang melakukan kegiatan.42 Sama halnya di perpustakaan juga melakukan perngorganisasian tenaga perpustakaan hal ini dimaksudkan untuk memperjelas fungsi dan tanggung jawab masing-masing unit kerja di perpustakaan MAN, bentuk struktur organisasi disesuaikan dengan keadaan organisasi itu sendiri.

a . Struktur Organisasi

Pada dasarnya kegiatan organisasi merupakan divisi disertai tenaga kerja oleh wewenang yang sesuai dari masing-masing unit kerja. Kerangka kerja yang menjelaskan tentang batasan-batasan dari organisasi formal di mana didalamnya organisasi beroperasi di sebut struktur organisasi. Ada batasan-batasan kewenangan di berbagai posisi unit kerja. Batasan ini ada mungkin saja karena unsur dari luar, dalam bentuk aturan hukum, politik, atau sikap sosial, atau mungkin ada unsur dari dalam, yang digambarkan oleh tujuan-tujuan organisasi atau uraian kerja.

1. Struktur Organisasi Sentralisasi.

Organisasi Sentralisasai yaitu organisasai secara terpusat dimana puncuk pimpinana dan keputusan sepenuhnya di tangan pimpinan utama, pada MAN pimpinan utama adalah Kepala MAN. Sistem ini menutup kesempatan bagi manajerial tingkat bawah untuk ikut serta dalam kegiatan manajemen perencanaan seperti menyusun rencana

42

Leslie W. Rue dan Lloyd L. Byars. Management: Skills and Application. (New York: McGraw-Hill/Irwin, 2003) h. 145

strategis, pengambilan keputusan, semua kegiatan yang sifatnya rencana, pengambilan keputusan ada di pihak manajerial tingkat atas. 2. Struktur Organisasi Desentralisasi.

Organisasi Desntralisasai yaitu organisasai secara terpisah, dimana setiap divisi mempunyai hak untuk menentukan arah, keputusan dari suatu organisasai tanpa harus berkordinasi dengan pusat. Sistem ini memberikan bagi manajerial tingkat bawah untuk ikut serta dalam kegiatan manajemen perencanaan seperti menyusun rencana strategis, pengambilan keputusan.

Pada organisasi seperti perpustakaan sekolah/madrasah sebelum menyusun struktur organisasi ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan, adalah sebagai berikut:

• Menggunakan organisasi struktural atau organisasi fungsional.

Pada organisasi struktual, Kepala perpustakaan, bertangung jawab kepada kepala madrasah. Sedangkan petugas perpustakaan betanggung jawab Kepada Kepala perpustakaan. Pada organisasi fungsional yang bertugas di perpustakaan adalah beberapa orang pustakawan sebagai pejabat fungsional. Pustakawan bekerja secara profesional dan mandiri. Masing-masing bertanggung jawab kepada kepala madrasah. Selain itu ada juga organisasi gabungan yang terdapat pejabat struktural dan fungsional. Pertimbangan diatas mnenekankan bahwa pertimbangan unutk menetukan suatu bentuk struktur organisasi didasari pada bentuk organisasi utama. Perpustakaan MAN yang bernaung di bawah Depaertemen Agama menggunakan

struktur organisasi fungsional. Disamping itu perlu juga dilihat beberapa keuntungan dan kelebihan dari masing-masing bentuk organisasi ini.

b. Keuntungan dan Kerugian Pada Penerapan Organisasi Struktural dan Fungsional.

Tabel II.1 skema keuntungan dan kerugian pada jenis organisasi struktural.43

Keuntungan Kerugian

1. Mendalam dalam pengembangan keahlian.

2. Kejelasan dalam prospek karir.

3. Penggunaan sumber daya yang efisien.

4. Skala ekonomi yang memungkinkan.

5. Kemudahan dalam fungsi kordinasi. 6. Potensi keuntungan secara teknis

diantara organisasi lainnya.

1. Lambat dalam merespon masalah- masalah yang sifatnya multifungsi. 2. Penumpukan keputusan pada sistem

hirarki tingkat atas. 3. Terhambatnya tugas secara

berurutan.

4. Dibatasi bagi karyawan untuk meninjau organisasi.

5. Tidak tepatnya pengukuran kinerja. 6. Kecil pelatihan bagi karyawan yang

berpotensi.

43

Tabel II.2 Skema keuntungan dan kerugian pada jenis organisasi fungsional.44

Keuntungan Kerugian

1. Cepat dalam merespon perubahan lingkungan.

2. Kemudahan dalam mengkordinasi semua fungsi.

3. Penekanan serentak pada tujuan-tujuan divisi.

4. Orientasi yang kuat pada kebutuhan pelanggan/pengguna jasa atau produk.

5. Akuratnya pengukuran kinerja.

6. Kesempatan pelatihan dalam keterampilan manajemen umum

1. Duplikasi sumber daya pada setiap divisi.

2. Kuranganya pendalaman keahlian.

3. Tingginya kompetisi antara divisi.

4. Kecilnya saling berbagi keahlian pada semua divisi.

5. Keterbatasan berinovasi pada divisi.

6. Lalai dalam mencapai semua tujuan.

44

c. Bentuk-bentuk Struktur Organisasi Pada Perpustakaan Sekolah.

1. Organisasi Struktural.45 Gambar II.1

Kepala Perpustakaan: A

Seksi Adm: A Kepala Sekolah

Pelayanan Teknis: B Pelayanan Pemakai: C

1. Kepala perpustakaan merangkap petugas administrasi. 3. Petugas pelayanan teknis.

4. Petugas pelayanan pemakai.

Gambar II.2

Kepala Sekolah

Seksi Adm dan Ku: B Kepala Perpustakaan/

Pustakawan Pengolahan A

Pelayanan Teknis: C Pelayanan Pemakai: D

1. Kepala perpustakaan merangkap pustakawan pengolahan. 2. Petugas administrasi dan keuangan.

3. Petugas pelayanan teknis seleksi. 4. Petugas pelayanan pemakai

45

Sudarnoto Abdul Hakim, ed., Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah. (Jakarta: fakultas Adab dan Humaniora UIN syarifhidayatullah Jakarta, 2006) h. 47-50

Gambar II.3

Kepala Sekolah

Pustakawan Pengelolaan: B

Seksi Adm & Ku: B Kepala Perpustakaan: A

Pelayanan Teknis Seleksi: C

Pelayanan Pemakai: C

1. Kepala perpustakaan

2. Pustakawan pengelolaan merangkap sebagai staf administrasi dan

keuangan.

3. Staf bagaian teknis merangkap sebagai staf pelayanan pemakai.

Selain organisasi secara struktural dapat juga disusun organisasi fungsional pustakawan atau campuran. Yang memimpin perpustakaan sekolah bisa seorang pejabat fungsional yaitu pustakawan, atau seorang Kepala perpustakaan, di dampingi oleh seorang atau lebih pejabat fungsional pustakawan. Jika organisasi seperti ini yang akan di terapkan maka beberapa tipe strukturnya disusun sebagai berikut.

2. Organisasi Fungsional.46

Pustakawan : B Kepala

Perpustakaan: A Kepala Sekolah Gambar II.4

1. Kepala perpustakaan merangkap administrasi. 2. Pustakawan ahli.

3. Pustakawan ahli pustakawan terampil.

Gambar II.5

Seksi Adm & Ku: D

Kepala Perpustakaan: B

Pustakawan Terampil: C Pustakawan

Ahli: A

Kepala Sekolah

1. Pustakawan ahli. 2. Kepala perpustakaan. 3. Pustakawan terampil.

4. Petugas administrasi dan keuangan.

46

Sudarnoto Abdul Hakim, ed., Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah. (Jakarta: fakultas Adab dan Humaniora UIN syarifhidayatullah Jakarta, 2006) h. 51-54

3. Sumber Daya Manusia (Staffing)

Manajemen sumber daya manusia memiliki pengertian, seluruh fungsi manajemen yang berkaitan dengan perawatan, menarik, dan mengembangkan orang dalam hubungan ketenagakerjaan.47 Didalamnya terdapat unsur-unsur seperti rekrutmen, pelatihan dan pengembangan, analisis jabatan. Selain itu juga sebelum kita merekrut seorang pegawai untuk perpustakaan, kita harus mengerti bagaimana kita memilih staf yang tepat, yang mendukung perpustakaan sekolah nantinya?

• Dapat di percaya (Dependability). • Tertarik pada perpustakaan.

• Senang akan anak-anak.

• Memiliki keterampilan teknis.48

a. Dasar Ketenagakerjaan Pada Perpustakaan

Untuk menjalankan manajemen sebuah perpustakaan yang baik hendaknya madrasah memiliki seorang pustakawan sekolah di samping juga beberapa orang staf perpustakaan. Pustakawan sekolah adalah anggota staf berkualifikasi profesional yang bertanggung jawab atas perencanaan dan pengelolaan perpustakaan sekolah.49 Sebaiknya perpustakaan sekolah dikelola oleh seorang guru yang kemudian di didik dalam bidang ilmu perpustakaan.50 Untuk mengatur

47

Kathryn Bartol, et.al., Management: Pacific Rim Focus. (Australia: McGraw-Hill, 2003) h. 330

48

Emanuel T. Prostanto dan Joyce S. Prostanto, The School Library Media Center. (Colorado: Libraries Unlimited, Inc., 1982) h. 81

49

Darmono, Perpustakaan Sekolah. (Jakarta: Grasindo, 2007) h. 22

50

Mastini Hardjoprakoso, Perpustakaan Sekolah “petunjuk untuk membina, memakai, dan memelihara perpustakaan sekolah”. (Jakarta: Perpustakaan Nasional, 1996) h. 8

sistem kerja tenaga perpustakaan seorang pimpinan harus melakukan manajemen kinerja pada para stafnya, pimpinan menilai kinerja mereka dengan maksud untuk meningkatkan produktifitas kerja, seperti yang di ulas sebelumnya bahwa tugas seorang pimpinan pada dasarnya adalah membawa unit kerjanya menuju perubahan yang lebih baik. Kaitannya dengan manajemen staf, bahwa dalam sistem manajemen SDM perlu di evaluasi kinerjanya setiap tahun, maka dari itu mulailah dengan merencanakan kinerja, langkah yang kritis ini meliputi memastikan bahwa baik anda dan karyawan mengerti apa yang harus di lakukan di tahun depan untuk berkontribusi pada keseluruhan sistem sasaran.51 Dan pastikan anda mengkomunikasikan kinerja sepanjang tahun. Hal ini membantu anda untuk mengenali dan menyelesaikan masalah lebih awal sebelum timbul kerugian atau masalah yang berarti.

Staf adalah tenaga perpustakaan selain pustakawan, dia yang membantu pekerjaan pustakawan. Kata staf biasanya berkonotasi karyawan perkantoran, seperti staf administrasi, staf keuangan dan lain sebagainya. Namun di perpustakaan seorang staf tidak hanya sebagai ”pembantu” pustakawan namun lebih dari itu dia mempunyai tugas yang profesional, dan tanggung jawab yang di berikan oleh pimpinan. Di banyak organisasi posisi seorang staf adalah orang yang bertanggung jawab memberi saran dan petunjuk pada atasannya, namun tidak diberikan tangung jawab wewenang seperti layaknya seorang manajer, pada unit staf di definisikan sebagai salah satu yang berhubungan dengan ”ide”. Namun sebaiknya libatkan karyawan sebagai kontributor sejajar dalam proses manajemen

51

kerja, khususnya selama perencanaan kerja, peninjauan kerja, dan penyelesaian masalah.52 Di perpustakaan misalnya, seorang staf perpustakaan harus punya tanggung jawab; melayani aplikasi pengunjung, wawancara/bincang dengan pengunjung, merawat file-file, dan lain-lain.53 Di indonesia peraturan tentang tenaga perpustakaan diatur dalam undang-undang nomor 43 tahun 2007 pasal 23 ayat 1 sampai 6 tentang sumber daya perpustakaan;

(1) Tenaga perpustakaan adalah orang-orang yang berdasarkan ketentuan yang sah, ditugaskan pada institusi perpustakaan untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi program, kegiatan, dan/atau pengembangan perpustakaan.

(2) Tenaga perpustakaan terdiri dari pustakawan dan tenaga lain bukan pustakawan.

(3) Pustakawan adalah tenaga fungsional bidang perpustakaan, dokumentasi, dan informasi yang memiliki kompetensi, keahlian, dan profesionalisme berdasarkan pendidikan dan/atau pelatihan di bidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi dari lembaga pendidikan dan/atau pelatihan yang sah.

(4) Pustakawan berhak memperoleh tunjangan jabatan fungsional sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

(5) Ketentuan mengenai tugas dan tanggung jawab, serta persyaratan untuk

52

Robert Bacal, How To MANAGE Perfomence, (Jakarta: PT. Bhuana Ilmu Populer, 2005) h. 11

53

Robert D. Stueart dan John Taylor Eastlick, Library Management, (Littleton: Libaries Unlimited, 1981) h.63

pengangkatan dan promosi jabatan fungsional tenaga pustakawan diatur lebih lanjut dengan Peraturan Pemerintah dan/atau peraturan perundang-undangan yang relevan.

(6) Tenaga lain non-pustakawan terdiri dari tenaga administrasi dan tenaga teknis bidang yang terkait dengan perpustakaan, dokumentasi dan informasi. 54

Maka jelas dalam sebuah perpustakaan tenaganya terdiri dari 2 profesi, pustakawan, dan tenaga lain bukan pustakawan atau biasa di sebut staf perpustakaan, tenaga bukan pustakawan di bagi lagi menjadi, tenaga administrasi, tenaga teknis bidang perpustakaan, biasanya mereka yang pernah mengikuti pelatihan atau seminar tentang perpustakaan, serta dokumentasi dan informasi. Keberadaan staf sangat membantu jalannya operasional sebuah perpustakaan bagaimanapun juga perpustakaan yang mempunyai beberapa layanan, produk, koleksi tidak mungkin dapat dilakukan oleh seorang pustakawan saja.

Khusus di perpustakaan madrasah selain pustakawan dan staf juga melibatkan guru dan murid untuk terlibat dalam mengelola perpustakaan, kegiatan ini sangat bermanfaat bagi berbagai pihak; sekolah, perpustakaan, dan siswa sendiri. Keuntungan yang di dapat oleh para siswa yang ikut dalam mengelola perpustakaan dimana mereka dapat belajar tentang operasional sebuah perpustakaan sebagai pusat media informasi, mereka dapat memberikan

54

Undang-Undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2007 tentang perpustakaan, pasal 23 ayat 1,2,3,4,5,6

kontribusi kepada sekolah dengan ikut membantu dalam menyeleksi bahan media (koleksi) perpustakaan.55

Di Madrasah Aliyah Negeri (MAN), bila sudah ada seorang pustakawan, maka statusnya pegawai negeri sipil, ketentuannya dinyatakan dalam konsideran keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara no. 18/MENPAN/1988 tentang angka kredit bagi jabatan fungsional pustakawan bertujuan untuk meningkatkan mutu dan manfaat perpustakaan yang berarti pula meningkatkan mutu dan prestasi kerja pustakawan.56

Berdasarkan Keputusan MENPAN nomor 18/MENPAN/1988 tanggal 29 Pebruari 1988 tentang angka kredit bagi jabatan fungsional yang dapat menduduki jabatan fungsional pustakawan adalah:

1. Berijazah di bidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi

2. Di beri tugas secara penuh oleh pejabat yang berwenang, untuk melakukan kegiatan perpustakaan dan dokumentasi.

3. Bekerja pada unit perpustakaan instansi pemerintah atau unit-unit lainnya.57

b.Tahapan Dalam Manajemen Ketenagakerjaan.

1. Penerimaan tenaga kerja.

• Jumlah.

• Komposisinya; jenis kelamin, usia, karakteristik biografikal.

• Kualifikasi, latar belakang pendidikan.

55

Emanuel T. Prostano dan Joyce S, Prostano, The School Library Media Center. (Littleton: Libraries Unlimited, 1982) h. 93

56

Hernandono, Perpustakaan dan Kepustakawanan. (Jakarta: Universitas Terbuka, 1999) h. 3.2

57

2. Rekrutmen (Recruitment).

Rekrutmen adalah menemukan dan menarik calon pekerja yang dapat mengisi lowongan pekerjaan secara efektif (Werther & Davis 1989; Schuler & Huber 1990), dan proses rekrutmen memiliki tiga tujuan dalam fungsi manajemen sumber daya manusia yaitu,

• Untuk memenuhi/mengisi posisi kerja, dari pelamar kerja dengan tingkat biaya yang rendah.

• Untuk memastikan kesesuaian organisasi dengan syarat legislatif seperti, persamaan kesempatan atau proses non-diskriminasi.

• Untuk mengembangkan seluruh proses seleksi dengan cara menarik pelamar yang berkualitas dan terampil.58

Pada sumber lain juga di jelaskan lowongan bisa terjadi karena berbagai sebab seperti:

• Adanya pegawai yang meninggal.

• Adanya pegawai yang tidak bisa lagi melanjutkan kehadirannya dalam organisasi karena berbagai alasan, misal sakit yang menyebabkan berhalangan tetap.

• Adanya pegawai yang pindah pekerjaan.

• Adanya pegawai yang dipromosikan.

• Perluasan kegiatan organisasi.59

Kathryn Bartol, et.al., Management: Pacific Rim Focus. (Australia: McGraw-Hill, 2003) h. 336-337

59

3. Penempatan.

Menempatkan seseorang pada pekerjaan yang tepat.60 Pada tahap ini pihak organisasi tidak harus langsung menetapkan calon pegawai sebagai pegawai tetap, namun harus melalui proses pengangkatan sementara, masa percobaan. Proses ini dilakukan dengan maksud:

• Benar-benar memiliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan atau tidak.

• Mampu melakukan penyesuaian yang diperlukan misal, kultur budaya, budaya sosial, kerja, dan lain-lain.

4. Sistem Imbalan.

• Imbalan finansial/renumerasi; gaji, bonus, tunjangan kesehatan, tunjangan pendidikan.

• Imbalan non-finansial; berkaitan dengan hak pokok seseorang sebagai pegawai yang sifatnya abstrak, seperti pengakuan eksistensi pada organisasi, keadilan, dan lain-lain.

5. Pembinaan pegawai.

Hal-hal penting dalam kegiatan pembinaan pegawai adalah:

• Kejelasan tangga karir yang mungkin dinaiki.

• Gaya kepemimpinan yang demokratik.

• Tujuan berdasarkan sasaran.

• Memperkaya kejiwaan.

• Mutu kehidupan kekaryawanan.

60

Robert L. Maltis dan John H. Jackson, Human Resource Management. (Ohio: South Western, 2004) h. 190

6. Pengembangan karyawan.

• Informal: Semua cara yang dilakukan untuk meningkatkan

kemampuan kerja dari bawahan; petunjuk, arahan, perbaikan kesalahan tanpa dikenakan sanksi yang sifatnya punitif, dan lain-lain.

• Formal: Organisasi harus memiliki program pendidikan khusus dan latihan bagi karyawannya. Hal ini di lakukan untuk 2 hal kepentingan utama:

1. Peningkatan keahlian/keterampilan.

2. Mempersiapkan untuk penugasan baru di masa yang akan

datang.

Pada penyelenggaraannya, rekrutmen di bedakan menjadi 2 macam yaitu,

Internal Recruitment dan External Recruitment. Internal recruitment adalah proses perekrutan seorang pegawai yang prosesnya pengadaannya tidak melibatkan pihak diluar organisasi tersebut cukup dengan mengajukan kepada atasan (Kepala MAN), sedangkan external recruitment adalah proses perekrutan pegawai dimana melibatkan organisasi induk. Dan kedua macam cara ini pun mempunyai keuntungan dan kelemahan, berikut penjelasannya.

Keuntungan dan kerugian dari sistem:61

• Internal Recruitment

Keuntungan Kerugian 1. Meningkatkan semangat

2. Kesempatan penilaian lebih baik 3. Motivasi staf

4. Memelihara pengetahuan organisasi

1. Tertutup kelompok sedarah (satu klan) 2. Nepotisme

3. Persaingan negatif dalam promosi 4. Adanya biaya pelatihan

• External Recruitment

Keuntungan Kerugian

1. Tenaga baru dan segar

2. Pengetahuan dan pengalaman baru 3. Menambah wawasan bagi pelamar

yang lain

1. Lebih sulit untuk menilai

2. Turunnya semangat pelamar internal 3. Penyesuaian perbedaan budaya kerja

61

c. Pelatihan dan Pengembangan.

Pendidikan dan pelatihan harus selalu diadakan untuk pegawai terutama dalam menghadapi perubahan-perubahan teknologi dan manajemen pendidikan baik nasional maupun di madrasah.62 Selain di beri kesempatan mengikuti pelatihan, SDM perpustakaan madrasah juga di beri peluang mengikuti berbagai kegiatan acara keilmuan yang berkaitan dengan perpustakaan, menjadi anggota organisasi profesi dan mengikuti kegiatan organisasi tersebut, mengikuti seminar. Keikutsertaan SDM perpustakaan dalam kegiatan ilmiah ini sangat berguna sekali bagi pengembangan kepribadiannya dan akan berpengaruh besar bagi kinerjanya di perpustakaan. Sehubungan dengan tugasnya di perpustakaan yang berada di lingkungan sekolah hendaknya pegawai perpustakaan sekolah dapat juga diberi kesempatan mengikuti kegiatan di bidang ilmu kependidikan misalnya kurikulum. Pemberian kesempatan pengembangan pribadi pegawai perpustakaan seperti diatas tentulah dengan mempertimbangkan bahwa pelaksanaan tugas pokok tidak terganggu. Kegiatan pelatihan itu sendiri harus di sesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan organisasi. Seperti pada perpustakaan, pelatihan penyusunan arsip, pengoperasian program komputer, pengolahan koleksi, dan lain sebagainya. Pelatihan dapat di lakukan dengan cara yang sederhana sampai yang rumit sekalipun, namun secara garis besar metode pelatihan di bagi mejadi 4 macam yaitu:

1. On-the-job training. Biasanya di berikan oleh pegawai senior kepada pegawai junior dengan cara praktek langsung di lapangan.

62

Sudarnoto Adul Hakim, ed., Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah. (Jakarta: fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2006) h. 60

2. Vestibule training. Pada sistem ini dimana prosedur dan perlengkapan pelatihan di disain sama menyerupai persis seperti di tempat kerja yang sebenarnya, ini di sebut vestibule.

3. Apprenticeship training. Pada sistem ini dimana pegawai di beri instruksi dan pengalaman, tanpa melakukan kegiatan atau simulasi bekerja, karena pelatihan ini sifatnya teoritis.

4. Computer-based training. Sistem pelatihan ini membiarkan peserta pelatihan untuk menggunakan komputer sesuai dengan pengetahuannya tentang program-program komputer dan mempercepat pengetahuannya dengan sendirinya..

Selain dari peraturan tentang tenaga pada perpustakaan diatas ada juga alternatif tentang masalah ketenagakerjaan pada perpustakaan. Karena pembahasannya adalah perpustakaan madrasah, jangan lupa disana masih ada murid, siswa/i. Ini bisa menjadi sumber daya untuk ikut mengelola perpustakaan madrasah. Tetapi ada perbedaan antara pegawai yang mengelola dengan murid yang mengelola, mereka (para murid) di sebut relawan volunteer. Dasar memilih siswa untuk ikut mengelola perpustakaan adalah:

• Tertarik pada perpustakaan.

• Dapat di percaya.

• Percaya diri.

Selain itu juga para siswa yang akan menjadi petugas perpustakaan haruslah di latih sebelum dan selama melakukan tugas-tugas di perpustakaan. Pelatihan di butuhkan agar selain dapat efektif kegiatan di perpustakaan juga

sebagai penambah wawasan, pengalaman, serta pengetahuan tambahan tentang dunia kepustakawanan. Pastikan semua siswa calon relawan dilatih, meskipun ada relawan lama yang kembali bergabung, sebelum memberikan tugas-tugas pokok. Berikanlah tugas-tugas individu kepada siswa, sesuai ketertarikan/kegemaran, umur, dan kemampuan.63 Ada beberapa cara untuk melatih para siswa. Anda bisa melakukan pelatihan dalam satu grup langsung dalam satu waktu, sebelum atau sesudah masuk sekolah, namun pada umumnya pelatihan dilakukan secara perorangan, dan juga selama waktu itu, putar secara bergantian tugasnya antar sesama para siswa, dengan begitu setiap orang akan mendapatkan kesempatan untuk melakukan keinginannya.64

4. Kepemimpinan (Leading) a. Definisi Kepemimpinan.

Kepemimpinan adalah kemampuan untuk mempengaruhi orang lain untuk mau mengikuti/mematuhi satu arahan dari satu keputusan.65

• Kepemimpinan adalah upaya mempengaruhi banyak orang melalui

komunikasi untuk mencapai tujan. Yang di maksud komunikasi adalah mengirim dan menerima pesan.

• Kepemimpinan adalah cara mempengaruhi orang dengan petunjuk atau

perintah. Misalnya, seorang pemimpin bisa mempengaruhi karyawan

63

Emanuel T. Prostanto dan Joyce S. Prostanto, The School Library Media Center. (Colorado: Libraries Unlimited, Inc., 1982) h. 83

64

Emanuel T. Prostanto dan Joyce S. Prostanto, The School Library Media Center. (Colorado: Libraries Unlimited, Inc., 1982) h. 84

65

Leslie W. Rue dan Lloyd L. Byars. Management: Skills and Application. (New York: McGraw-Hill/Irwin, 2003) h. 265

untuk bekerja selama 40 jam dalam seminggu agar mereka bisa merasa dibutuhkan dalam mensukseskan tugas-tugas di departemen mereka.

• Kepemimpinan adalah tindakan yang menyebabkan orang lain bertindak atau merespon dan menimbulkan perubahan positif.

• Kepemimpinan adalah kekuatan dinamis penting yang memotivasi dan

mengkordinasikan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Tanpa inspirasi pemimpin, organisasi atau sebuah departemen mungkin akan tidak fokus pada tujuan tertentu, misalnya untuk meningkatkan keamanan kerja.

• Kepemimpinan adalah kemampuan untuk dapat menciptakan rasa percaya diri dan dukungan di antara bawahan agar tujuan organisasional dapat tercapai. Dengan kata lain, tugas pemimpin adalah menjaga keutuhan kerja sesama karyawan yang bekerja di dalam organisasi. Seorang pemimpin menciptakan visi bagi orang lain, dan kemudian mengarahkan mereka untuk mencapai visi tersebut. Untuk menjadi seorang pemimpin anda harus punya bawahan yang percaya pada anda dan bersedia berkomitmen dan mendukung anda dalam mencapai tujuan. Inilah yang di maksud dengan kepemimpinan.66

66

Andrew J. DuBrin, The Complete IDEAL”S Guides Leadership. (Jakarta: Renada Media, 2005) h. 4

b. Motivasi

Motivasi juga bagian inti dari tugas pemimpin. Memotivasi orang lain berarti mengajak orang lain untuk bekerja lebih keras.67 Motivasi adalah tantangan utama yang sudah ada sejak lama di dalam tugas manajer. Motivasi mengacu pada prilaku aktual. Orang mudah terlena oleh perkataan seorang anggota kelompok yang mendeskripsikan bagaimana dirinya ingin menjadi lebih unggul dengan menggunakan kalimat-kalimat yang bersemangat. Bukti pertama bahwa anda berhasil memotivasi seseorang adalah jika orang itu mau bekerja lebih keras dari pada sebelumnya. Tanatangan ini berpotensi di unit perpustakaan, karena organisasi ini bersifat nirlaba, maka seorang kepala perpustakaan harus dapat menggairahkan stafnya unutk dapat berkerja secara maksimal dengan berbagai cara dan pendekatan. Hal ini sangat berpengaruh tethadap kinerja perpustakaan yang nantinya berdampak terhadap mutu layanan perpustakaan itu sendiri.

Pada perpustakaan madrasah, peran kepala perpustakaan diperlukan bukan hanya pada hal yag bersifat konseptual namun juga yang bersifat praktis seperti pengawasan, kordinasi dengan para stafnya, semua ini sejalan dengna konsep kepemimpinan dalam manajemen di pepustakaan. Seorang kepala perpustakaan harus mampu membina para stafnya agar selalu konsisten pada tanggung jawabnya demi mencapai tujuan organisasi, keberadaannya sebagai dinamisartor di organisasi yang dipimpinnya, serta sebagai teladan bagi para satafnya, dan kegiatan ini dilakukan secara konsisten dan intensif.

67

Andrew J. DuBrin, The Complete IDEAL”S Guides Leadership. (Jakarta: Renada Media, 2005) h. 12

5. Pengawasan (Controlling)

Kontrol adalah proses memastikan bahwa kegiatan organisasi berjalan sesuai rencana; yang dicapai dengan membandingkan kinerja untuk menentukan tujuan, kemudian mengambil tindakan untuk memperbaiki penyimpangan yang ada.68 Jadi bisa di simpulkan bahwa kegiatan pengawasan controlling adalah proses seorang pimpinan menjamin/memastikan kegiatan berjalan sesuai rencana dan tujuan organisasi serta mengindentifikasi kemungkinan adanya masalah dalam kegiatan organisasi. Pengawsan perlu dilakukan agar hasil yang didapat sesuai dengan tujuan organisasi, maka dari itu proses pengawasan dapat dilakukan setiap hari. Di perpustakaan pengawasan dilakukan oleh kepala perpustakaan terhadap satafnya meliputi, arus peminjaman, pemanfaatan koleksi, kendala-kendala yang ada. Dalam kegiatan pengawasan seorang manajer harus memperhatikan 2 hal penting secara bersamaan.

a. Dua Hal Penting Dalam Kegiatan Pengawasan

1. Stabilitas. Untuk dapat melakukannya, manajer harus memastikan

organisasi berjalan dalam batasan-batasan yang telah ditetapkan

2. Realisasi tujuan. Realisasi tujuan membutuhkan pengawasan yang konstan untuk memastikan kemajuan sedang dibuat untuk tujuan yang ditetapkan.69

68

Leslie W. Rue dan Lloyd L. Byars. Management: Skills and Application. (New York: McGraw-Hill/Irwin, 2003) h. 337

69

Leslie W. Rue dan Lloyd L. Byars. Management: Skills and Application. (New York: McGraw-Hill/Irwin, 2003) h. 338

b. Proses Manajemen Pengawasan.

Hasil dari kegiatan yang akan dipantau oleh beberapa jenis sensor dan dibandingkan dengan standar (biasanya diatur selama proses perencanaan). Pengelola bertindak sebagai regulator, ia mengambil tindakan korektif bila output tidak sesuai dengan standar dan tujuan organisasi. Tindakan seorang kepala perpustakaan dapat diarahkan pada kegiatan untuk masukan atau pada semua kegiatan layanan di perpustakaan.

B. Faktor-faktor Manajemen Perpustakaan Madrasah70

a. Prosedur dan Kebijakan

Prosedur merupakan “cara” atau “bagaimana” kegiatan atau tindakan-tindakan akan dapat mengimplementasikan sebuah rencana spesifik atau menjalankan sebuah kebijakan.

b. Manajemen Koleksi

Beberapa hal yang masuk dalam kategori manajemen koleksi adalah:

• Pemetaan koleksi dan kurikulum

• Seleksi; kebijakan dan prosedur

• Kegiatan katalogisasi

• Pemilihan/weeding

• Rencana pengembangan koleksi c. Pendanaan dan Pengadaan

70

http://arifs.staff.ugm.ac.id/mypaper/manpersek.pdf, di akses pada hari kamis, 9 April 2009, pukul 18.35 WIB

1. Unsur-unsur Utama Perpustakaan Madrasah

a. Pengguna. b. Koleksi.

c. Sumber Daya Manusia.

d. Sistem dan Manajemen Perpustakaan.

Sistem-sistem dan manajemen perpustakaan meliputi:

• Sistem simpan dan temu kembali informasi.

• Sistem layanan baca.

• Sistem layanan pinjam.

• Tata tertib perpustakaan.

• Sistem layanan online dan lain-lain.

• Manajemen koleksi.

• Manajemen sarana dan prasarana.

• Manajemen anggaran dan keuangan.

• Manajemen SDM.

• Manajemen kerjasama komunikasi dan kordinasi. Sarana.71

Sebuah rencana pendanaan yang matang akan membantu kita meyakinkan dewan sekolah atau pemilik sekolah untuk menyetujui dan juga sebagai bukti akuntabilitas dari program-program perpustakaan, dan langkah selanjutnya apabila sudah disetujui, maka tugas dari pengelola perpustakaan untuk merancang dan mengawal penggunaan dana yang sudah diajukan. Selain itu kegiatan

71

Sudarnoto Abdul Hakim, ed., Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah, (Jakarta: fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2005) h. 40-44

pendanaan ini sangat erat kaitannya dengan sebuah kegiatan pengadaan. Pengadaan di perpustakaan dapat meliputi pengadaan koleksi, fasilitas, ruang, alat maupun lainnya.

Di masa sekarang ini informasi sudah sangat cepat beredar dan begitu pula sangat mudah mendapatkannya, teknologi informasi berkembang mengikuti tren yang beredar di masyarakat, perubahan budaya, cara penelusuran informasi melalui membaca buku bergeser menjadi budaya online browsing information

penelusuran informasi secara online. Hal ini memang mempunyai segi positif yaitu meningkatnya keterampilan masyarakat dalam menggunakan teknologi informasi, namun bila di lihat dampak negatifnya, ada beberapa hal yang perlu di perhatikan kaitannya dengan perpustakaan:

• Kurangnya minat baca buku.

• Manipulasi data.

• Berkurangnya minat kunjungan ke perpustakaan.

• Timbulnya pola belajar instan, tanpa membaca buku.

BAB III

DESKRIPSI MAN 4 PONDOK PINANG JAKARTA SELATAN

A. Sejarah Singkat Perpustakaan MAN 4 Pondok Pinang

Sejarah keberadaan perpustakaan Madrasah Aliyah Negeri ( MAN ) 4 Jakarta Selatan saat ini, tidak lepas dari sejarah keberadaan MAN 4 Jakarta itu sendiri. Perpustakaan MAN 4 Jakarta merupakan peralihan dari perpustakaan sekolah Pendidikan Guru Agama Negeri (PGAN) 28 Jakarta, yakni semenjak terjadinya alih fungsi PGAN 28 Jakarta menjadi Aliyah Negeri (MAN 4) Jakarta. Dasar dari peralihan tersebut, sesuai dengan SK Menteri Agama RI. No. 42 tahun 1992.

Perkembangan selanjutnya dengan SK Dirjen Bimbaga Islam No. E.IV/PP.00.6/Kep/17.A/1988, tanggal 20 Pebruari 1998 ditetapkan menjadi Madrasah Aliyah Negeri (MAN) 4 Model untuk propinsi DKI Jakarta dari 35 MAN Model seluruh Indonesia.

B. Visi, Misi MAN 4

1. MAN 4 Pondok Pinang

a. Visi

“Pengembang pendidikan islami, unggul dalam prestasi” b. Misi

Akademik : Meningkatkan perolehan Ujian Negara/Ujian Mandiri dan meningkatkan persentase ke Perguruan Tinggi Negeri.

non-Akademik : Mengabdi pada profesi sebagai wujud syukur sebagai mahluk ilahi dengan semangat belajar dan etos kerja tinggi.

C. Visi, Misi Perpustakaan MAN 4

1. Perpustakaan MAN 4 Pondok Pinang a. Visi

“Terwujudnya perpustakaan dengan pelayanan prima” b. Misi

Memberikan pelayanan perpustakaan berkualitas, dengan di dukung fasilitas dan tenaga profesional.

c. Sasaran mutu pelayanan perpustakaan:

1. Tercapainya tingkat kepuasan pelanggan dalam pelayanan

perpustakaan sebesar 80%.

2. Terlaksananya inventarisasi koleksi perpustakaan sebesar 100%.

3. Tersedianya katalog untuk seluruh koleksi perpustakaan

sebesar 100%.

4. Pengembalian koleksi perpustakaan yang dipinjam terlaksana 100% sesuai jadwal pengembalian.

5. Terlaksananya stock opname koleksi-koleksi perpustakaan dilakukan paling sedikit 1 kali dalam satu tahun.

6. Terselesaikannya labelisasi koleksi baru perpustakaan paling sedikit 50 buah buku dalam satu hari.

7. Terlaksananya penyiangan koleksi bahan perpustakaan

dilakukan paling sedikit dua kali dalam setahun.

D. Struktur Organisasi Perpustakaan MAN 4

STRUKTUR ORGANISASI

PERPUSTAKAAN MAN 4 PONDOK PINANG

KORDINATOR PERPUSTAKAAN

KEPALA MAN

UNIT PELAYANAN TEKNIS UNIT PELAYANAN SIRKULASI

Keterangan:

1. Kepala MAN 4 langsung memonitor perkembangan perpustakaan. 2. Kordinator bertanggung jawab langsung kepada Kepala MAN 4, dan

membuat laporan pertanggung-jawaban kepada Kepala MAN, serta mengolah koleksi.

3. Unit pelayanan teknis berfungsi sebagai yang mengelola atau memenej hal-hal teknis seperti, penerimaan buku, seleksi buku, melayani administrasi anggota, dan penempatan buku di rak.

4. Unit pelayanan sirkulasi bertugas melayani di bagian peminjaman, denda, dan pengembalian.

E. Tenaga/staf Perpustakaan MAN 4

Menjadi tanggung jawab pihak madrasah yaitu Kepala madrasah untuk melakukan kebijakan-kebijakan pengembangan perpustakaan madrasah untuk mendukung visi dan misi madrasah dengan menjadikan perpustakaan sebagai fasilitas sumber belajar siswa, dan salah satunya adalah mengadakan seorang pustakawan untuk mengelola perpustakaan secara baik dan terpadu.

a. Pustakawan ahli : pustakawan ahli tidak ada, perpustakaan ini dikepalai oleh seorang kordinator perpustakaan bernama Bapak Emroni, beliau tidak ada latar belakang pendidikan perpustakaan namun pendidikan terakhir S2 dalam bidang manajemen.

b. Staf , terdiri dari : 1. Nur`aini sebagai staf bagian pelayanan teknis.

2. Tini Artini sebagai staf pelayanan teknis. 3. Armiati sebagai staf pelayanan sirkulasi.

F. Koleksi Perpustakaan MAN 4

a. Jumlah koleksi

- Buku penunjang = 11.190 buku - Koleksi referensi = 1.031 buah - TOTAL KOLEKSI = 12.221 buah b. Jenis koleksi

- Karya umum - Filsafat umum - Ilmu agama - Ilmu sosial

- Ilmu bahasa (secara umum) - Ilmu murni

- Ilmu teknologi

- Seni dan olah raga (seniora) - Sastra

- Sejarah dan geografi - Cerita fiksi dan non-fiksi - Referensi

BAB IV

HASIL PENELITIAN A. Staf

1. Perencanaan (planning)

Untuk perencanaan di bidang ketenagaan perpustakaan MAN 4 melakukannya dengan sistem perekrutan internal, dimana kepala perpustakaan akan mengajukan pengadaan tenaga perpustakaan kepada Kepala MAN. Namun dari segi manajemen hal ini belum cukup baik, perekrutan di lakukan dengan tidak mempertimbangkan kebutuhan yang sesuai di perpustakaan, dengan kata lain perencanaan untuk mengadakan tenaga di perpustakaan MAN 4 tidak berjalan dinamis, perencanaan yang ada sekarang ini hanya sebatas konsep ide, bukan tertuang dalam program rencana strategis ataupun rencana jangka panjang.

”...perkrutan di MAN 4 dilakukan dengan dua cara...”72

2. Organisasi (organizing)

Di perpustakaan MAN 4 pengorganisasian tiap staf belum dilakukan secara baik dan benar karena penempatan staf pada jabatannya tidak memperhitungkan faktor latar belakang pendidikan staf tersebut. Pertama Kordinator perpustakaan adalah seoarang guru berlatar belakang pendidikan S2 di bidang manajemen, dengan latar belakang ini maka posisinya sebagai kepala perpustakaan kurang relefan. Kedua staf sirkulasi yaitu Ibu Armiati dengan latar belakang pendidikan PGA (pendidikan guru agama), walaupun latar belakang pendidikannya kurang relefan dengan ilmu perpustakaan dan kepustakawanan

72

Wawancara pribadi dengan Bapak Emroni 57

namun beliau pernah juga mengikuti beberapa pelatihan tentang kepustakawanan. Dan yang ketiga yaitu seorang staf teknis yaitu bapak Munawar dengan latar belakang pendidikan MA (madrasah aliyah), awalnya beliau adalah salah satu alumni MAN 4 Jakarta Selatan yang kemudian di rekrut menjadi salah satu staf di perpustakaan MAN 4, walaupun latar belakang pendidikannya kurang relefan dengan ilmu perpustakaan dan kepustakawanan namun beliau pernah juga mengikuti beberapa seminar atau pelatihan tentang perpustakaan dan kepustakawanan.

Kesesuaian ini penting agar para tenaga perpustakaan dalam melaksanakan tugasnya dapat secara maksimal dan menguasai pekerjaannya berdasarkan prinsip ilmu yang di milikinya. Perpustakaan di pimpin oleh seorang kordinator perpustakaan bukan pustakawan, dapat dikatakan perpustakaan MAN 4 belum melakukan pengorganisasian staf secara tepat.

”...tenaga kita sekarang belum ada yang spesialis dari ilmu perpustakaan...”73

3. Staf (staffing)

Untuk mengadakan tenaga di perpustakaan MAN 4 melakukannya melalui dua cara yaitu, pertama dengan anggaran APBN, dimana pihak sekolah mengajukan kepada dinas terkait yaitu Kanwil Departemen Agama untuk mengangkat tenaga perpustakaan yang statusnya sudah pegawai negeri sipil,

73

kemudian yang kedua dengan sistem komite, sistem honorer yaitu pihak perpustakaan mengajukan kepada Kepala madrasah untuk mengadakan penambahan tenaga perpustakaan, setelah itu bila pihak Kepala madrasah setuju selanjutnya pihak perpustakaan memanggil calon tenaga perpustakaan untuk proses selanjutnya, seperti wawancara, penempatan kerja , dan masa percobaan, status daripada tenaga baru disini adalah tenaga honorer bukan pegawai negeri sipil. Kegiatan perekrutan di perpustakaan MAN 4 sesuai dengan prinsip manajemen, ”pada penyelenggaraannya, rekrutmen di bedakan menjadi 2 macam yaitu, Internal Recruitment dan External Recruitment 74. Bahwa setiap perekrutan dapat dilakukan dengan sistem perekrutan internal dan eksternal pada ilmu manajemen, jika dilihat dari uraian diatas bahwa sistem internal terjadi jika dilakukan oleh pihak perpustakaan yang mengusulkan kepada Kepala MAN. Kemudian sistem eksternal jika perekrutan dilakukan oleh pihak pemerintah yaitu kanwil Departemen Agama. Namun pada kenyataannya di perpustakaan MAN 4 pengadaan tenaga perpustakaan menggunakan sistem perekrutan internal, hal ini dilakukan karena bila pihak perpustakaan MAN 4 menggunakan sistem perekrutan eksternal mengalami kendala dalam hal waktu, karena panjangnya prosedur dan birokrasi di tingkat Kanwil Departemen Agama, akhirnya di pilihlah sistem perekrutan internal, dimana calon tenaganya berasal dari dalam MAN 4, biasanya calon tenaga berasal dari kerabat, rekan, keluarga dari guru atau pegawai MAN 4, kemudian pihak perpustakaan mengajukan kepada Kepala MAN untuk kemudian di tindak lanjuti.

74

non-cetak, audio visual seperti, CD musik, film yang isinya bersifat edukatif, rekreatif.

3. Fasilitas

a. Membuat rencana kebijakan pengadaan fasilitas perpustakaan secara tertulis.

b. Merumuskan acuan atau kebijakan pengembangan fasilitas perpustakaan MAN 4, agar pengadaan faslitas pun sesuai dengan kebutuhan.

c. Mengadakan seorang tenaga teknisi unutk mengurusi peralatan fasilitas perpustakaan MAN 4, komputer misalnya.

4. Teknologi Informasi Komunikasi

1. Merencanakan secara tertulis rencana pegadaan TIK untuk perpustakaan. 2. Merumuskan kebijakan pengembangan TIK untuk sebuah perpustakaan

madrasah.

3. Melengkapi teknologi informasi dan komunikasi seperti, OPAC, printer, scanner, mesin fax, dan lain-lain.

4. Mengadakan seorang tenaga teknisi unutk mengurusi peralatan TIK perpustakaan MAN 4.

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsini, Prosedur Penelitian, “suatu pendekatan praktek”. Jakarta: Rineka Cipta, 1998

Bacal, Robert, How To Manage Perfomence. Jakarta: PT. Bhuana Ilmu Populer, 2005

Bafadal, Ibrahim, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Bumi Aksara, 2006

Batrol, Kathryn M. et.al., Management “Pacific Rim Focus”. Australia: McGraw Hill, 2001

Berita UIN, No. 76/Th. V/16-31 Januari 2008

Darmono, Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Grasindo, 2007

________, Manajemen Dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Grasindo, 2001

DuBrin, Andrew J., The Complete Ideal’s Guides Leadership. Jakarta: Prenada Media, 2006

Departemen Agama RI Majelis Pertimbangan dan Pemberdayaan Pendidikan, Pedoman Umum Kerangka Dasar dan Prosedur Pelaksana, Jakarta: Depag RI MP3A, 2005

Departemen Agama RI, Pedoman Akselerasi Pendidikan Madrasah Tingkat Menengah (Madrasah Aliyah) (Jakarta: Departemen Agama RI, 205) h. 103

Evans, Edward G., Developing Library Collections. Littleton: Libraries Unlimited, 1979

Farida, Ida, Meningkatkan Kualitas Madrasah Melalui Pemberdayaan Peranan Perpustakaan Belajar dan Cermin Sejarah. Jakarta: Jurnal Al-Turas vol.11, no.1 Januari, 2005

Hernandono, Perpustakaan dan Kepustakawanan, Jakarta Universitas Terbuka, 1999

Hakim, Sudarnoto Abdul, Perpustakaan dan Pendidikan. Jakarta: Fakultas Adab dan Humaniora, 2006

Hakim, Sudarnoto Abdul, Perpustakaan dan Pendidikan. Jakarta: Fakultas Adab dan Humaniora, 2005

Hakim, Sudarnoto Abdul, Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah. Jakarta: Fakultas Adab dan Humaniora, 2005

Hardjoprakoso, Mastini, Perpustakaan Sekolah “Petunjuk Untuk Membina, Memakai, dan Memelihara Perpustakaan Sekolah”. Jakarta: Perpustakaan Nasional, 1996

Heineke, Davis, Managing Services. New York: McGraw Hill/Irwin, 2003

Maltis, Robert L.; Jackson, John H., Human Resource Management. Ohio: South Western, 2004

McLeod, Raymond Jr. dan Schell, George, Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Indeks, 2004

Nasuhi, Hamid et.al., Pedoman Penulisan SKRIPSI, TESIS, dan DISERTASI. Jakarta: Universiatas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta, 2004

Prostano, Emanuel T.; Prostano, Joyce S., The School Library Media Center. Littleton: Libraries Unlimited, 1982

Rahayuningsih, F., Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007 Rifa`i, Agus makalah disampaikan pada acara seminar “Orientasi Perpustakaan

Madrasah” Kanwil Depag, pada bulan Agustus 2007 di Asrama Haji

Pondok Gede Jakarta Timur

Rue, Leslie W. dan Byars, Lloyd L., Managament: Skills And Application. New York; McGraw-Hill/Irwin, 2003

Sabri, Aisuf M., Pengantar Ilmu Pendidikan. Jakarta: UIN Jakarta Press, 2005 Salam, Syamsir; Aripin, Jaenal, Metodologi Penelitian Sosial. Jakarta: UIN

Jakarta Press, 2006

Salim, Peter dan Salim, Yani, Kamus Bahasa Indonesia Kontemporer. Jakarta Shaleh, Ibnu Ahmad, Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah. Jakarta: PT.

Hidakarya Agung, 1999

Simons, Roberts, Performance Measurment & Control For Implementing Strategy. New Jersey: Prentice Hall, 1999

Singarimbun, Masri; Effendi, Sofian, Metode Penelitian Survai. Jakarta: LP3S, 1987

Soetminah, Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta: Kanisius, 1992

Stein, Barbara L.; Brow, Risa W., Running A School Media Center second edtion. New York: Neal-Schuman Publishers Inc., 2002

Stueart, D Robert; Eastlick, Taylor John, Library Management. Littleton: Libraries Unlimited, 1981

Sulistia dkk, Manajemen Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Universitas Terbuka, 2002

Sulistyo-Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia, 1993

Suryabrata, Sumadi, Metodologi Penelitian. Jakarta: PT. Raja Grafindo Utama, 2005

Tim penyususn Departemen Agama RI, Desain Pengembangan Madrasah. Jakarta: Departemen Agama RI, 2005

Undang-undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2007 Tentang Perpustakaan Rue, Leslie W. dan Lloyd, Byars L., Managament: Skills And Application. New

York; McGraw-Hill/Irwin, 2003

Wibowo, Jatmiko Alexander; Tjiptono, Fandy, Pendidikan Berbasis Kompetensi. Jogjakarta: Universitas Atmajaya, 2002

Wawancara dengan Bapak Emroni, pada hari Jumat, tanggal 06 Mei 2009 Wawancara dengan Ibu Armiati, pada hari Jumat, tanggal 06 Mei 2009 Wawancara dengan Bapak Munawar, pada hari Jumat, tanggal 06 Mei 2009 http://www.humasdepag.or.id

http://kompas.com

http://www.radarbanten.com/madhttp://man9-jkt.sch.id/pb/index.php?option=com_content&task=view&id=18&Itemid=34 http://pendis.depag.go.id/file/dokumen/4-gab-rabata-mad.pdf