21
e-commerce Bisnis internet, koltur kolaboratif
Wawan dan Falahah, 2007: 12 Dengan aplikasi ERP, suatu sistem organisasi usaha
perusahaan dapat menstandarisasikan proses-proses dan data usahanya, dan dengan lebih mudah mempraktekkannya. Dengan
membuat proses-proses yang effisien, energi dan upaya sistem organisasi bisa diarahkan untuk memberikan layanan lebih kepada
konsumennya, serta untuk memaksimalkan keuntungan usahanya. Penelitian yang dilakukan oleh Martin et al. 2002 membagi 2 dua
tujuan organisasi perusahaan yang menerapkan ERP, yaitu: 1. Untuk menerapkan aktivitas mata rantai proses bisnis dari hulu
hingga hilir dalam satu kesatuan yang terintegrasi dengan baik 2. Untuk mendukung aktivitas bisnis fungsional meliputi proses-
proses akuntansi, keuangan, sumber daya manusia dan fungsi- fungsi lainnya.
2.3.4. Implementasi Sistem ERP
Kemampuan ERP untuk mengintegrasikan proses dan informasi diharapkan dapat membawa perbaikan pada proses bisnis
perusahaan. Sistem ERP merupakan sistem yang besar dan kompleks, sehingga pengaruhnya meliputi hampir sebagian besar department
pelaku proses bisnis utama dalam perusahaan. Data yang dikelola oleh sistem ini juga biasanya berjumlah besar dan sistem sendiri dituntut
untuk berjalan dengan baik agar manfaat sistem dapat dirasakan oleh
22
perusahaan. Oleh karena itu, investasi yang dikeluarkan untuk implementasi sistem tidaklah sedikit dan keberhasilan
implementasinya dipengaruhi oleh banyak aspek. Gambar 2.4 merupakan dimensi dan faktor-faktor yang dapat
mempengaruhi implementasi ERP mencakup berbagai aspek, sebagai berikut :
Gambar 2.4
Faktor yang mempengaruhi implementasi ERP
Wawan dan Falahah, 2007: 99
Dalam implementasinya terdapat beberapa jenis pendekatan yang dapat dilakukan perusahaan dalam memilih, menyeleksi, dan
mengadopsi sistem ini sesuai kemampuan perusahaan dan skenario untuk implementasi jangka panjang. Secara garis besar terdapat 3
tiga pendekatan umum, yaitu:
Economy Economic growth
I nfrastruktur Manufacturing
I T Maturity Computer culture
Business size Mngmt.commitment
BPR experience Regional
Government Development
implementation of ERP
Environment External
Organitation internal
1. Penggunaan satu paket software utuh vendor tunggal. 2. Kombinasi dari beberapa paket software berbagai vendor.
3. Kostumisasi atau membuat sendiri paket software ERP
23
Apabila perusahaan sudah berniat untuk mengimplementasikan sistem ERP, maka dibutuhkan beberapa tahapan dan langkah umum
yang dapat dilakukan, sebagai berikut: 1. Membangun organisasi tim proyek
2. Menentukan pendekatan implementasi 3. Membangun rencana implementasi
4. Menentukan kriteria keberhasilan dan metode pengukurannya. Berikut ini merupakan karakteristik khusus yang membedakan
proyek ERP dengan proyek pengembangan sistem lainnya, yaitu: 1. Proyek ERP biasanya memiliki ruang lingkup yang lebih luas
dibanding proyek pengembangan software lainnya, dan melibatkan hampir semua fungsi departemen dalam perusahaan.
2. Proyek ERP biasanya menggunakan beberapa paket software secara ekstensif luas, baik berupa satu paket kesatuan atau
kombinasi beberapa paket. Sebelum
menerapkan sistem
ERP, alangkah lebih baiknya diperlukan pemahaman tentang siklus hidup implementasi ERP,
sebagai berikut:
- Fase 1 : Perencanaan
Pada langkah awal ini adalah membentuk komite pengarah dengan tugas utamanya mengidentifikasi tujuan utama dan ruang
lingkup proyek ERP, menentukan manajer proyek dan anggota tim lainnya untuk membangun sistem.
24
Tugas tim proyek ini, adalah: o
Mengidentifikasi masalah yang akan diselesaikan oleh sistem ERP.
o Mengevaluasi alternatif pendekatan pada ERP.
o Membuat jadwal dan anggaran proyek.
- Fase 2 : Analisis
Meskipun mungkin belum menentukan vendor tertentu, tapi tim proyek mulai membentuk kelompok kerja pada berbagai fungsi
di perusahaan untuk mengumpulkan informasi dan mengidentifikasi kebutuhan. Setelah itu tim proyek bertanggung
jawab mengevaluasi vendor yang diperkirakan dapat memenuhi kebutuhan dan membuat rekomendasi kepada tim pengarah.
Setelah menentukan
vendor dan dilakukan pelatihan- pelatihan, maka akan dihasilkan sebuah prototype sistem ERP di
berbagai area untuk menyimulasikan dan menunjukkan integrasi antar modul kepada user dan identifikasi kebutuhan tambahan
lainnya.
- Fase 3 : Desain
Fase desain akan dimulai setelah perusahaan menetapkan vendor dan tingkat desainnya tergantung pada pendekatan ERP.
Selain desain prototype, aspek desain lainnya yang cukup penting yaitu hardware, karena berbagai fungsi bisnis akan menggunakan
sumber daya yang sama. Alternatif yang tepat saat ini adalah
25
client-server yang meliputi penetapan jalur jaringan komputer yang menghubungkan berbagai department, gedung atau lokasi kantor
yang terpisah. Setelah itu para pengguna akhir end user harus mendapat
pelatihan intensif atas peket-paket ERP, supaya mereka siap menggunakan sistem yang baru. Selain itu juga dapat membantu
dalam menyempurnakan identifikasi kebutuhan selama proses pembuatan prototype.
- Fase 4 : Implementasi
Setelah perusahaan menentukan paket software yang akan digunakan, fase selanjutnya adalah melakukan konstruksi dan
penerapan per-modul. Setelah modul selesai dikonfigurasi dan diintegrasikan dengan komponen dan program lainnya. Maka fase
selanjutnya yaitu pertama, dibuat prototype sistem dengan dilakukan revisi hingga sistem digunakan. Tahap kedua, verifikasi
dan pengujian seluruh sistem dengan konfigurasi ulang untuk meningkatkan kinerja sistem. Tahap ketiga, adalah membuat
dokumentasi seluruh sistem dan memberikan pelatihan pada semua pengguna sistem. Dan terakhir membuat rencana ‘roll out’ sistem
meliputi jadwal instalasi sistem diseluruh divisi.
- Fase 5 : Dukungan Teknis
Tujuan dari fase ini adalah untuk menjamin keberhasilan sistem jangka pendek dan jangka panjang. Hal ini merupakan
26
pemeliharaan sistem ERP meliputi koreksi kesalahan yang ditemui oleh user. Jika terjadi kesalahan, maka diperlukan respon yang
cepat dari seorang konsultan yang berpengalaman untuk menjaga kepercayaan user serta mendukung kelancaran kerja. Selain itu
mungkin diperlukan pemeliharaan seperti upgrade versi paket atau modul untuk memenuhi kebutuhan yang teridentifikasi kemudian.
Wawan dan Falahah, 2007: 99-108 Dalam pengimplementasinya pada perusahaan, ERP dapat
berhubungan dengan bagian back office system yang secara umum mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik tidak dilibatkan dalam
sistem ini. Dan terintegrasi juga dengan front office system yang langsung berhubungan dengan pelanggan customer seperti sistem
untuk e-commerce.
2.3.5. Strategi Evaluasi dan Pemeliharaannya
