61
4.2. Analisis
Pada tahap ini, peneliti membuat hasil analisis terhadap aplikasi yang sedang berjalan serta menganalisis kebutuhan yang diperlukan dalam
perancangan aplikasi yang akan diusulkan.
4.2.1. Analisis Aplikasi yang Sedang Berjalan
4.2.1.1. Uraian Aplikasi yang Sedang Berjalan
Setelah dilakukan analisis terhadap aplikasi penanganan keluhan user yang sedang berjalan. Maka dapat
disimpulkan dan digambarkan diagram alir workflow dari sistem tersebut sebagai berikut :
Gambar 4.2 Diagram Alir workflow Aplikasi yang Sedang Berjalan
62
4.2.1.2. Analisis Masukan Input
Aplikasi penanganan keluhan user yang diusulkan ini menggunakan konsep ERP, jadi data atau informasi
yang dibutuhkan tidak hanya di-input oleh Departemen bagian Helpdesk saja. Aplikasi ini membutuhkan data yang
sudah terorganisir dalam lingkungan DBMS Admin Back Office yang di-input oleh berbagai Departemen.
Berikut ini merupakan hubungan dari aplikasi yang digunakan Departemen Helpdesk dengan Departemen
lainnya yang terkait dalam suatu lingkungan konsep ERP, sebagai berikut:
1. Departemen Helpdesk Helpdesk berperan utama dalam penggunaan sistem
ini, dapat kita lihat tugasnya sebagai berikut: a. Input data keluhan user dan informasi user-nya
b. Input data fungsi dan tipe dari keluhan yang telah dikriteriakan.
c. Input data portfolio tiap teknisi koleksi jumlah teknisi menangani keluhan
d. Membuat laporan terhadap keluhan yang masuk. 2. Departemen Sales
Meski secara tidak langsung Departemen Sales berhubungan dengan sistem ini, karena sistem
63 membutuhkan data customer nasabah yang sebelumnya
telah di-input oleh Departemen Sales. 3.
Departemen Compliance Aplikasi
keluhan user juga membutuhkan deskripsi
data company mitra dan user beserta staf mitra yang di- input oleh bagian Departemen Compliance.
4. Admin Back Office Secara umum data yang terkait dalam konsep ERP
pada Perusahaan ini terdapat pada bagian Admin Back Office. Hubungan dengan aplikasi keluhan user ini yaitu
data teknisi dan data Departemen.
4.2.1.3. Analisis Proses
Aplikasi penanganan keluhan user ini memiliki dua proses utama, yaitu:
1. Proses Keluhan User yaitu proses manajemen pencatatan data atau informasi
keluhan user yang muncul, serta laporan keseluruhan. 2. Proses Portfolio Teknisi
yaitu proses pencatatan koleksi jumlah data teknisi yang telah menangani keluhan user.
4.2.1.4. Analisis Keluaran Output
Aplikasi penanganan keluhan user ini memiliki dua tujuan hasil output atau laporan, yaitu:
64 1. Manajer Helpdesk
Setiap hasil laporan dari data dan informasi keluhan user diserahkan kepada Manajer Helpdesk.
2. Manajer Teknisi Technician Laporan portfolio dari teknisi diserahkan kepada tiap
Manajer Teknisi dari masing-masing teknisi yang telah menangani keluhan.
4.2.1.5. Kelemahan Aplikasi yang Berjalan
Dari hasil wawancara dan analisis terhadap aplikasi yang berjalan ini, maka ditemukan beberapa kelemahan
mendasar pada aplikasi ini yaitu sebagai berikut: 1. Aplikasi sebelumnya masih manual dan berjalan
sendiri, tidak terintegrasi dengan lingkungan sistem lainnya pada Perusahaan
2. Aplikasi sebelumnya mengalami kesulitan dalam melakukan proses manipulasi banyak data seperti
permintaan data, pengubahan, maupun hapus data. 3. Aplikasi sebelumnya memiliki keterbatasan sistem dan
kesulitan dalam proses perawatan maintenance.
4.2.2. Analisis Aplikasi yang Diusulkan