b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang
lengkap. Untuk mencapai tujuan tersebut, analis sistem harus dapat mencapai
sasaran-sasaran sebagai berikut : a.
Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan.
b. Perancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama
perusahaan. c.
Perancangan sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen, dan pelaksanaan
kebijakan. d.
Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang rinci untuk tiap komponen sistem.
J. Perancangan Formulir, Jurnal, Diagram Arus Data Data Flow
Diagram, Bagan Alir Dokumen Flowchart, dan Laporan
1. Formulir
a. Pengertian Formulir
Formulir adalah secarik kertas yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu.
Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir: Faktur
penjualan tunai Mulyadi,2001: 75.
b. Manfaat formulir menurut Mulyadi 2001: 78-80 dalam perusahaan
adalah sebagai berikut: 1
Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan
Dalam formulir, setiap orang yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi membubuhkan tanda tangan atau paraf. Hal
tersebut dilakukan sebagai bukti pertanggungjawaban pemakaian wewenang atas pelaksanaan transaksi yang terjadi.
2 Merekam data transaksi bisnis perusahaan
Formulir berfungsi sebagai alat untuk merekam data yang bersangkutan dengan transaksi. Semua data yang diperlukan
untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir. 3
Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan.
4 Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di
dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain. Formulir berfungsi sebagai sarana untuk menyampaikan
informasi secara intern organisasi atau antar organisasi. Hal ini dikarenakan setiap bagian atau departemen dalam perusahaan
mempunyai kegiatan yang saling berkaitan.
c. Prinsip dasar yang melandasi perancangan formulir Mulyadi,
2001: 82 sebagai berikut : 1
Sedapat mungkin memanfaatkan tembusan atau copy formulir. 2
Hindari duplikasi dalam pengumpulan data. 3
Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin.
4 Masukkan internal check dalam merancang formulr.
5 Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang
akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar. 6
Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi. 7
Beri nomor untuk identifikasi formulir. 8
Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil
kemungkinan salah pengisian. 9
Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan
dengan mesin ketik, pada garis tidak perlu dicetak, karena mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika
bergaris, pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu yang lama.
10 Cantumkan nomor urut tercetak.
11 Rancangan formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi
hanya membubuhkan tanda √, atau x, atau dengan menjawab ya atau tidak, untuk menghemat waktu pengisian.
12 Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali
pakai, atau dengan menggunakan karbon beberapa kali atau cetaklah denga kertas tanpa karbon.
13 Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi
menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait.
2. Jurnal
a. Pengertian Jurnal
Menurut Mulyadi 2001: 101, defin isi jurnal adalah “Catatan
akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan”.
b. Perancangan Jurnal
Prinsip-prinsip dasar yang melandasi pembuatan rancangan jurnal diungkapkan Mulyadi 2001: 104 sebagai berikut:
1 Harus tersedia jurnal dalam jumlah yang memadai sehingga
memungkinkan perusahaan untuk menggunakan karyawan dalam mencatat dengan transaksi keuangan yang terjadi.
2 Jurnal akan digunakan untuk memindahkan transaksi ke dalam
penggolongan pokok
tertentu, seperti
penerimaan kas,
pengeluaran kas, penjualan dan pembelian.
3 Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan yang terinci, harus
digunakan kolom-kolom khusus dalam jurnal, sehingga memungkinkan pembukuan jumlah per kolom ke dalam rekening
yang bersangkutan dalam buku besar. 4
Nama kolom dalam jurnal harus sesuai dengan nama rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
5 Kolom-kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan
angka yang diringkas dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
6 Sedapat mungkin jurnal harus dirancang sedemikian rupa
sehingga pekerjaan menyalin informasi dari dokumen sumbernya dibuat sangat minimum.
7 Harus ditetapkan hubungan antara dokumen sumber tertentu
dengan jurnal sehingga pertanggungjawaban kebenaran informasi dapat ditentukan.
c. Metode Pencatatan Data ke dalam Jurnal
Menurut Mulyadi 2001: 109-111 ada berbagai cara yang dapat digunakan untuk mencatat informasi dalam jurnal:
1 Dengan pena
Informasi dari dokumen disalin dengan cara tulisan tangan. 2
Dengan mesin pembukuan Informasi dari dokumen disalin dengan mesin pembukuan,
bersamaan dengan pembukuan ke dalam rekening pembantu.
3 Dengan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai jurnal
Jurnal berupa arsip dokumen sumber yang disusun menurut waktu terjadinya transaksi.
4 Dengan komputer
Informasi dari dokumen dimasukan ke dalam komputer melalui keyboard dan dicatat ke dalam arsip transaksi yang berfungsi
sebagai jurnal. 3.
Diagram Arus Data Data Flow Diagram a.
Pengertian DFD Data Flow Diagram DFD atau data flow diagram merupakan diagram yang
menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem
yang telah ada atau suatu sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana
data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan di simpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada
metodologi pengembangan sistem yang terstruktur Jogiyanto, 2001: 700.
b. Perancangan DFD Data Flow Diagram
DFD atau sering disebut diagram arus data adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data dari
sistem Jogiyanto, 2001: 700. Berikut ini adalah pedoman tentang
bagaimana menggambarkan diagram arus data DFD atau disebut juga diagram arus data yang baik Jogiyanto, 2001: 713-721.
1 Mengidentifikasi semua kesatuan luar external entity yang
terlibat di dalam sistem. Kesatuan luar merupakan kesatuan Entity di luar sistem. Kesatuan luar ini merupakan sumber arus
data ke sistem informasi serta tujuan penerima arus data hasil dari proses sistem informasi, sehingga merupakan kesatuan luar sistem
informasi. 2
Mengidentifikasi semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar. Input dan output dari kesatuan luar dapat berupa
arus data manapun berupa arus dokumen. 3
Gambarkan dahulu suatu diagram konteks context diagram. DFD merupakan alat untuk structured analisis. Pendekatan
analisis ini mencoba untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar disebut top level dan memecah-mecahnya
menjadi bagian lebih terinci disebut dengan lower level. 4
Gambarlah bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di dalam sistem terlebih dahulu. Bagan berjenjang digunakan untuk
mempersiapkan penggambaran DFD lebih ke level yang masih ke bawah lagi. Bagan berjenjang dapat digambarkan dengan
menggunakan notasi proses yang digunakan pada diagram arus data.
5 Gambarlah sketsa DFD untuk overview diagram level 0
berdasarkan proses pada bagan berjenjang. 6
Gambarlah DFD untuk level-level berikutnya, yaitu level 1 dan seterusnya untuk setiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan
bagan berjenjangnya. 7
Setelah semua level DFD digambar, berikutnya adalah menggambar DFD untuk pelaporan manajemen yang digambar
terpisah. 8
Setelah semua level DFD dan DFD untuk pelaporan manajemen telah digambar, maka semua DFD ini dapat digabung dalam satu
diagram. c.
Simbol untuk membuat DFD Data Flow Diagram
Tabel 1. Elemen-elemen dari DFD dan lambangnya.
Elemen Data Flow Diagram
Field Tipikal yang biasa digunakan
Simbol Gene Sarson
Setiap proses memiliki:
Nomor Nama
Deskripsi proses Satulebih output
data flow Satulebih input
flow Label Nama
Type proses Deskripsi
Nomor proses
Setiap Data Flow memiliki:
Nama Deskripsi
Satulebih koneksi ke suatu proses
Label Nama Type
Deskripsi Alias
Komposisi Deskripsi dari
elemen-elemen data
Tabel 1. Elemen-elemen dari DFD dan lambangnya Lanjutan Setiap Data Store
memiliki: Nomor
Nama Deskripsi
Satulebih input data flow
Satulebih output data flow
Label Nama Type
Deskripsi Alias
Komposisi catatan
Setiap entitas eksternal memiliki:
Nama Deskripsi
Label Nama Type
Deskripsi Alias
Deskripsi entitas
Sumber: Al
Fatta 2007: 107
4. Bagan Alir Dokumen Flowchart
a. Pengertian Flowchart
Bagan alir dokumen flowchart adalah bagan yang digunakan untuk menjelaskan mengenai aliran-aliran dokumen-dokumen yang masuk
ke dalam sebuah sistem, serta dokumen-dokumen yang dari proses sebuahsistem. Dalam bagan alir, arus dokumen digambarkan
berjalan dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah. Arah perjalanan dokumen ini dapat diikuti dengan melihat nomor dalam simbol
penghubung pada halaman yang sama on-page connector atau nomor dalam symbol penghubung pada halaman yang berbeda off-
page connector Mulyadi 2001: 64.
b. Simbol untuk membuat Bagan Alir Dokumen Flowchart
Tabel 2. Simbol-Simbol dalam Bagan Alir Dokumen
Dokumen.
Jurnalrekening atau inputoutput.
Kartu plong.
Pita mesin hitung jumlah totalnya dignakan untuk control sekelompok bukti transaksi.
Arus dokumen.
Arus informasi tanpa dokumen.
Fungsi proses utama.
Dimulainya suatu tahapan pekerjaan.
Tabel 2. Simbol-Simbol dalam Bagan Alir Dokumen Lanjutan Pengisian suatu dokumen secara manual.
Arsip sementara.
Arsip urut nomor.
Arsip urut tanggal.
Arsip urut abjad.
Arus pisik barang.
Pita kertas plong.
Tabel 2. Simbol-Simbol dalam Bagan Alir Dokumen Lanjutan
Display informasi, dengan plotter atau video.
Diakhirinya suatu tahapan pekerjaan.
Sortir, pembandingan, atau bila diberi hurufangka si dalamnya berarti prosedur
dipotong dan dilanjutkan dalam halaman yang sama.
Jalur komunikasi.
Prosedur dipotong di sini dan dilanjutkan di halaman lain. Ada hurufangka di
dalamnya.
Keputusan dalam bentuk ya atau tidak.
Pita magnetis.
File yang direct access.
Tabel 2. Simbol-Simbol dalam Bagan Alir Dokumen Lanjutan
Kegiatan memasukan data ke komputer dengan mesin key-driven.
Komentar.
Sumber: Baridwan
2009: 45-46
c. Manfaat penggunaan bagan alir dibandingkan dengan uraian
tertulis dalam menggambarkan suatu sistem adalah sebagai berikut Mulyadi, 2001: 64 :
1 Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh
dengan menggunakan bagan alir. 2
Perubahan sistem
lebih mudah
digambarkan dengan
menggunakan bagan alir. 3
Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang- bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan
oleh bagan alir. 4
Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir.
5. Laporan
Laporan merupakan bentuk dari output atau hasil dari suatu proses. Laporan digunakan oleh manajemen untuk pengambilan
keputusan. Beberapa hal yang dilakukan untuk merancang laporan adalah sebagai berikut: Baridwan 1993: 190-191
a. Merancang format laporan
Laporan yang dihasilkan dapat dibuat dalam berbagai bentuk seperti tabel, grafik, atau bentuk uraian.
b. Merancang isi laporan
Perancangan isi laporan berkaitan dengan penggunaan laporan itu. Agar laporan yang dihasilkan itu dapat bermanfaat bagi penerima,
maka perlu diketahui lebih dahulu tujuan dibuatnya laporan tersebut. c.
Merancang jumlah laporan, distribusi, dan lain-lain. Untuk setiap laporan yang dihasilkan perlu ditentukan jumlahnya
dan kepada siapa laporan itu akan didistribusikan, juga bagaimana mendistribusikannya. Selain itu perlu ditentukan juga kapan laporan
itu akan dibuat, apakah harian, mingguan, atau periode yang lain.
K. Review Penelitian Terdahulu
