g. Jumlah
: Menerangkan total
nominal yang
dikeluarkan perusahaan.
h.
Terbilang : Menerangkan jumlah bukti kas keluar
dalam bentuk huruf.
F. Rancangan Proses
Rancangan bagan alir dokumen sistem akuntansi penggajian PT Bayu Sari Utama dirancang dengan memperhatikan pengendalian intern dalam
perusahaan PT Bayu Sari Utama.Perancangan bagan alir dokumen termasuk fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian dan prosedur yang
digunakan dalam sistem akuntansi penggajian perusahaan. Rancangan sistem akuntansi penggajian perusahaan terdiri dari rancangan bagan alir dokumen
flowchart dan rancangan diagram arus data DFD.
1. Rancangan Bagan Alir Dokumen Flowchart
Rancangan bagan alir dokumen bagi perusahaan meliputi rancangan: a.
Fungsi-fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama
1 Fungsi Pencatatan Waktu
Fungsi ini bertugas untuk mencatat kehadiranpresensi karyawan perusahaan.Penyelenggaran cacatan waktu hadir ada dua macam yaitu
dengan mesin fingerprint dan berupa presensi yang dilaksanakan di masing-masing bagian.
2 Fungsi Administrasi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji berdasarkan rekap hadir karyawan.Daftar gaji berisi gaji pokok, tunjangan, dan
potongan yang menjadi beban setiap karyawan.Fungsi ini berada di tangan bagian administrasi.
3 Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengeluarkan biaya gaji karyawan berdasarkan bukti kas keluar yang diotorisasi oleh fungsi
akuntansi serta membuat cek untuk pengambilan uang di bank.Bertanggung jawab dalam pembayaran gaji kepada karyawan.
Fungsi ini dilaksanakan oleh bagian keuangan 4
Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatatan besarnya pengeluaran
atas gaji karyawan di perusahaan dengan dasar bukti kas keluar.Fungsi ini memilik wewenang untuk memberikan otorisasi terhadap dokumen
daftar gaji dan membuat bukti kas keluar. b.
Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian di PT Bayu Sari Utama
1. Kartu Jam Hadir
Kartu jam hadir merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan
berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin fingerprint. Kartu jam
hadir dibuat kemudian dilanjutkan ke bagian administrasi untuk dilakukan perekapan daftar gaji.
2. Daftar Hadir Karyawan
Daftar hadir karyawan digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan pada masing-masing bagian. Daftar hadir karyawan berupa daftar
hadir biasa yang kemudian diisi oleh setiap karyawan dengan cara membubuhkan tanda tangan.
3. Daftar Gaji
Dokumen yang berisi gaji dan tunjangan setiap karyawan, dikurangi dengan potongan-potongan.Daftar gaji dibuat buat oleh bagian
administrasi berdasarkan rekap hadir karyawan. 4.
Rekap Hadir Rekap hadir dibuat oleh bagian administrasi berdasarkan kartu jam
hadir dan daftar hadir karyawan. 5.
Rekap Daftar Gaji Rekap daftar gaji merupakan ringkasan gaji yang dibuat berdasarkan
daftar gaji setelah dilakukan otorisasi..Rekap daftar gaji dibuat oleh bagian akuntansi.
6. Slip Gaji
Slip gaji adalah dokumen yang berisi sejumlah gaji bersih yang diterima karyawan berdasarkan perhitungan gaji kotor, tunjangan, dan
potongan-potongan gaji karyawan. Slip gaji dibuat dua rangkap oleh bagian administrasi yang diteruskan ke bagian keuangan. Rangkap
pertama diserahkan kepada karyawan saat pendistribusian gaji dan rangkap kedua diarsipkan.
7. Tanda Terima Gaji
Dokumen yang dibuat oleh bagian administrasi yang kemudian diterukan kepada bagian keuangan.Dokumen ini digunakan untuk
melakukan pendistribusian gaji karyawan. Karyawan yang telah mengambil gaji akan membubuhkan tanda tangan pada dokumen
tersebut. Tanda terima gaji diarsipkan bagian keuangan. 8.
Amplop Gaji Dokumen yang berisi slip gaji dan gaji bersih karyawan. Amplop gaji
dibuat oleh bagian administrasi dan diserahkan kepada karyawan saat pendistribusian gaji karyawan.
9. Bukti Kas Keluar
Dokumen yang dibuat oleh bagian akuntansi berdasarkan infomasi dalam daftar gaji karyawan. Bukti kas keluar dibuat dua rangkap
dimana rangkap pertama diteruskan ke bagian keuangan dan rangkap kedua diarsipkan bagian akuntansi.
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan Perusahaan dalam Sistem Akuntansi
Penggajian 1
Jurnal Umum Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang dilakukan oleh bagian
akuntansi berdasarkan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan. Bukti kas keluar tersebut
merupakan rangkap bukti kas keluar yang telah verifikasi oleh bagian keuangan.
d. Rancangan bagan alir dokumen flowchart sistem akuntansi penggajian
PT Bayu Sari Utama adalah sebagai berikut:
Gambar VI: Rancangan Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama
Sumber: Data Diolah
Mulai Petugas
Mencatat waktu
hadir karyawan
Membubuhkan tanda
tangan pada kartu jam
hadir
KJH
1 Mulai
Mengawasi pengisian
daftar hsir karyawan
DH 2 DH 1
2 T
Masing-masing Departemen
Keterangan KJH
: Kartu Jam Hadir
DH :
Daftar Hadir
Pengawas Lapangan Petugas Keamanan
Kepala Bagian
daftar hadir
Gambar VI: Rancangan Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama Lanjutan
Sumber: Data Diolah
Administrasi
1 2
KJH DH 2
Melakukan verifikasi
membuat rekap hadir
karyawan Membuat
daftar gaji tanda terima
gaji Membuat
slip gaji amplog
gaji
4
T AG
SG 2 SG 1
TTG R. hadir
DH 1 KJH
DG 3
3 DG 2
DG 1
Keterangan KJH
: Kartu Jam Hadir
DH :
Daftar Hadir DG
: Daftar Gaji
R.Hadir :
Rekap Hadir SG
: Slip Gaji
AG :
Amplop Gaji TTG
: Tanda Terima Gaji
Gambar Vi: Rancangan Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama Lanjutan
Sumber: Data Diolah
Keterangan DG
: Daftar Gaji
BKK :
Rekap Hadir RDG
: Rekap Daftar Gaji
3
DG 2 DG 1
Melakukan otorisasi
Membuat bukti kas
keluar Akuntansi
Membuat rekap
daftar gaji RDG
BKK 2 BKK 1
5 T
DG 2 DG 1
Jurnal umum
6
RDG BKK 1
DG 1
T Selesai
Gambar VI: Rancangan Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama Lanjutan
Sumber: Data Diolah
Keuangan 4
5
Melakukan verifikasi
dokumen
Menguangkan cek ke bank
memasukkan ke amplop gaji
Membayarkan gaji kepada karyawan
meminta tanda tangan atas tanda
terima gaji Membubuhkan
cap lunas TTG
AG SG 2
SG 1 Karyawan
AG SG 2
SG 1 TTG
Mengisi cek memintakan
tanda tangan atas cek
T RDG
BKK 1 DG 1
RDG BKK 1
DG 1
6
Keterangan DG
: Daftar Gaji
BKK :
Rekap Hadir RDG
: Rekap Daftar Gaji
SG :
Slip Gaji AG
: Amplop Gaji
TTG Tanda Terima Gaji
e. Jaringan Prosedur yang membentuk sistem
Rancangan prosedut yang membentuk rancangan proses sistem akuntansi penggajian PT Bayu Sari Utama adalah:
1 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir karyawan menggunakan kartu jam hadir yang diisi dengan mesin pada waktu masuk dan pulang.
Pencatatan waktu hadir dilaksanakan oleh petugas keamanan dan kepala masing-masing bagian. Petugas keamanan membubuhkan
tanda tangan pada kartu jam hadir karyawan. 2
Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Karyawan Prosedur pembuatan daftar gaji karyawan dilakukan oleh bagian
administrasi berdasarkan daftar hadir karyawan dan kartu jam hadir karyawan setelah dilakukan rekap hadir.
3 Prosedur Pembuatan Rekapitulasi Daftar Gaji Karyawan
Prosedur pembuatan rekap daftar gaji dilaksanakan oleh bagian administrasi.Bagian administrasi bertugas membuat rekap daftar gaji
berdasarkan daftar hadir karyawan dan daftar hadir karyawan. 4
Prosedur Distribusi Biaya Gaji Prosedur distribusi biaya gaji dilaksanakan oleh bagian keuangan
setelah otorisasi bukti kas keluar dari bagian akuntansi. Bagian keuangan melakukan distribusi gaji karyawan dengan mengeluarkan
biaya gaji dan memasukkan gaji tersebut ke dalam amplop gaji karyawan berdasarkan slip gaji karyawan.
5 Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar
Prosedur pembuatan bukti kas keluar dilakukan oleh bagian akuntansi berdasarkan daftar gaji karyawan setelah dilakukan otorisasi oleh
bagian akuntansi.Bukti kas keluar digunakan oleh bagian keuangan sebagai tanda bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang untuk
pembayaran gaji. 6
Prosedur Pembayaran Gaji Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh bagian keuangan setiap
bulan.Dokumen yang digunakan adalah amplop gaji, slip gaji, dan tanda terima gaji.Bagian akuntansi bertugas mencairkan cek ke bank
setelah meminta tanda tangan kepada direktur. Bagian keuangan membayarkan gaji sebesar nominal yang tertera pada slip gaji kepada
karyawan dan meminta tanda tangan atas tanda terima gaji serta membubuhkan cap lunas
2. Rancangan Diagram Arus Data Data Flow Diagram
Diagram Arus Data dirancang berdasarkan aliran data yang terjadi dalam sistem akuntansi penggajian perusahaan. Perancangan diagram arus data
sistem akuntansi penggajian perusahaan dimulai dari diagram konteks context
diagram, diagram
berjenjang,diagram level
0overview diagram,dan diagram level 1.
a Rancangan Diagram Konteks Context Diagram
Gambar VII: Rancangan Konteks Diagram Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama
Sumber: Data Diola
b Rancangan Diagram Berjenjang Arus Data
Gambar VIII: Rancangan Diagram Berjenjang Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama
Sumber: Data Diolah
Gambar VIII: Rancangan Diagram Berjenjang Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama Lanjutan
Sumber: Data Diolah
c Rancangan Diagram Level 0 Overview Diagram
Gambar IX: Rancangan Diagram Level 0 Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama Lanjutan
Sumber: Data Diolah
d Rancangan Diagram Level 1
Gambar X: Rancangan Diagram Level 1 Proses 1 Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama
Sumber: Data Diolah
Gambar XI: Rancangan Diagram Level 1 Proses 2 Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama
Sumber: Data Diolah
Keterangan KJH
: Kartu Jam Hadir
DH :
Daftar Hadir
Gambar XII: Rancangan Diagram Level 1 Proses 3 Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama
Sumber: Data Diolah
Gambar XIII: Rancangan Diagram Level 1 Proses 4 Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama
Sumber: Data Diolah
Gambar XIV: Rancangan Diagram Level 1 Proses 5 Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama
Sumber: Data Diolah
Gambar XV: Rancangan Diagram Level 1 Proses 6 Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama
Sumber: Data Diolah
Gambar XVI: Rancangan Diagram Level 1 Proses 7 Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama
Sumber: Data Diolah
a. Proses Pencatatan Waktu HadirKaryawan
Proses pencatatan waktu hadir diawasi oleh petugas keamanan dan masing- masing kepala bagian yang terdiri dari kegiatan mencatatan jam hadir karyawan
dan membubuhkan tanda tangan pada kartu jam hadir. b.
Proses Rekap HadirKaryawan Proses rekap hadir dilakukan oleh bagian administrasi yang terdiri dari
verifikasi kartu jam hadir dan daftar hadir kemudian membuat rekap hadir. Masukan untuk proses ini adalah kartu jam hadir dan daftar hadir, keluaran dari
proses ini adalah rekap hadir. c.
Proses Dokumen Gaji Karyawan Proses dokumen gaji karyawan dilakukan oleh bagian administrasi yang terdiri
dari verifikasi rekap hadir, membuat daftar gaji, slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Masukkan proses ini adalah rekap hadir dan keluaran proses
ini adalah daftar gaji. d.
Proses Otorisasi GajiKaryawan Proses otorisasi gaji dilaksanakan oleh bagian akuntansi yang terdiri dari
otorisasi daftar gaji, mencetak bukti kas keluar dan membuat rekap daftar gaji. Masukan proses ini adalah daftar gaji dan keluaran proses ini adalah bukti kas
keluar dan rekap daftar gaji. e.
Proses Distribusi GajiKaryawan Proses distribusi gaji dilakukan oleh bagian keuangan dengan melakukan
verifikasi dokumen gaji yang telah dibuat bagian administrasi dengan bukti kas
keluar dari bagian akuntansi. Membuat cek, memintakan tanda tangan atas cek, menguankan cek ke bank dan memasukkan gaji ke dalam amplop karyawan.
Masukkan proses ini adalah daftar gaji, bukti kas keluar, rekap daftar gaji, slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Keluaran proses ini adalah daftar gaji,
bukti kas keluar, rekap daftar gaji, slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. f.
Proses Pembayaran GajiKaryawan Proses pembayaran gaji dilakukan bagian keuangan yang terdiri dari kegiatan
membayarkan gaji kepada karyawan, meminta tanda tangan atas tanda terima gaji, dan membubuhkan cap lunas. Masukkan proses ini adalah daftar gaji,
bukti kas keluar, rekap daftar gaji, slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Keluaran dari proses ini adalah slip gaji dan amplop gaji yang diberikan kepada
karyawan serta daftar gaji, bukti kas keluar, dan rekap daftar gaji yang diteruskan kepada bagian akuntansi.
g. Proses Pencatatan Akuntansi
Proses pencatatan akuntansi dilaksanakan oleh bagian akuntansi yang terdiri dari kegiatan perjurnalan biaya gaji dan mengarsipkan daftar gaji, bukti kas
keluar, rekap daftar gaji. Masukkan untuk proses ini adalah daftar gaji, bukti kas keluar dan rekap daftar gaji. Keluaran dari proses ini adalah jurnal.
G. Rancangan Output
