Visi Misi Rancang bangun sistem informasi penggajian dan penilaian kinerja PT. Putra Niaga Bimo

“Karena Anda Semangat Kami” yang menganut pelayanan perjalanan dengan formasi tempat duduk single sheet yang memberikan kesan eksklusif dan nyaman serta sangat menjunjung tinggi waktu keberangkatan, selalu diusahakan ontime dalam melakukan perjalanan karena perusahaan Bimo Trans ini sangat fokus kepada kualitas pelayanan serta konsekuen dengan slogan atau motto yang ada.

4.1.1.2 Visi dan Misi

Bimo Trans merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa transportasi khususnya travel Bandung-Jakarta PP. Bimo Trans memiliki visi, misi serta motto perusahaan yang menjadi dasar berjalannya perusahaan ini, visi, misi dan motto yaitu:

a. Visi

Berperan serta dalam dunia transportasi sebagai penyedia jasa transportasi yang berkualitas yang memberikan segala kemudahan serta kenyamanan dalam perjalanan dan terus menerus melayani permintaan konsumen.

b. Misi

1. Merubah, menambah kendaraan dan fasilitas yang telah ada untuk meningkatkan jumlah pelanggan.

2. Menjadi salah satu penyedia jasa transportasi terbesar di Indonesia. c.

Motto “KARENA ANDA SEMANGAT KAMI”

4.1.1.3 Struktur Organisasi

Komisaris Pengawas Pembina Direktur Utama Kepala Pengaturan Jadwal Unit Staff Keuangan Pembukuan Jkt Staff Keuangan Pembukuan Staff Keuangan Pembukuan Bdg Manager Keuangan Pengawas Pembina Manager Umum Adm Tiketing Bagian Kepegawaian Driver Marketing Promosi Kepala Bag. Kepegawaian Office Boy Kepala Loket Dipatiukur Adm Tiketing Kepala Loket Buahbatu Kepala Loket Gintung Kepala Loket Gaplek Kepala Loket Pamulang Kepala Loket Muncul Kepala Loket Cinere Office Boy Adm Tiketing Office Boy Adm Tiketing Office Boy Adm Tiketing Office Boy Adm Tiketing Office Boy Adm Tiketing Office Boy Adm Tiketing Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Putra Niaga Bimo

4.1.1.4 Job Description

Uraian tugas pada bagian-bagian dari struktur organisasi yang telah dipaparkan diatas pada PT. Putra Niaga Bimo, yaitu:

1. Komisaris

Merupakan pengawas sekaligus pemilik dari Bimo Trans yang terdiri dari beberapa orang yag bertugas sebagai pengawas serta pengambil kebijakan dalam perusahaan ini serta pemberi nasehat kepada tiap-tiap direktur.

2. Direktur Utama

Bertugas membawahi beberapa kepala bagian yaitu keuangan, marketing promosi, kepegawaian, pengaturan jadwal dan unit, serta manager utama.

3. Manager Umum

Bertanggung jawab atas pengadaan barang dan jasa yang mendukung seluruh aktivitas operasional kantor dan melakukan pemeliharaan asset fisik kantor serta bekerjasama dengan bagian bisnis, operasional dan keuangan untuk melakukan pengelolaan anggaran atas biaya pengadaan barangjasa, pemeliharaan serta biaya-biaya lain yang terkait. Merencanakan dan mengembangkan kebijakan dan sistem pengelolaan SDM, serta mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi manajemen SDM di seluruh perusahaan agar dapat menunjang dan meningkatkan kinerja SDM dalam mencapai target perusahaan.

4. Manager Keuangan

Membawahi Staff Keuangan, bertugas mengatur masuk keluarnya uang pada perusahaan serta memberikan segala laporan kepadam Komisaris tentang perkembangan keuangan perusahaan.

5. Staff Keuangan

Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target financial perusahaan.

6. Kepala Bagian Kepegawaian

Merencanakan dan mengembangkan kebijakan dan sistem pengelolaan SDM, serta mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi manajemen SDM di seluruh perusahaan agar dapat menunjang dan meningkatkan kinerja SDM dalam mencapai target perusahaan.

7. Bagian Kepegawaian Driver

Membantu Kepala Bagian Kepegawaian menangani urusan sopir.

8. Marketing Promosi

Melakukan promosi kepada para pelanggan, melakukan hal-hal kreatif dan inovatif dalam menarik perhatian pelnggan serta menjalin hubungan kerjasama antara perusahaan dalam program diskon.

9. Kepala Pengaturan Jadwal dan Unit

Bertanggung jawab atas segala kegiatan loket yang dibawahi, mengatur penjualan jam keberangkatan dengan berkoordinasi dengan koordinator lainnya, serta mengatur ketersediaan kendaraan pada setiap jam keberangkatan yang telah terjual dan yang akan dijual dengan berkoordinasi dengan koordinator lainnya.

10. Kepala Loket

Dibawahi oleh Kepala Pengaturan Jadwal dan Unit, bertanggung jawab atas segala kegiatan loket yang dibawahi, mengatur penjualan jam keberangkatan dengan berkoordinasi dengan koordinator lainnya.

11. Admin dan Tiketing

Menjual tiket dan member informasi yang sejelas-jelasnya dan selengkap- lengkapnya kepada penumpang dan calon penumpang, memegang dan bertanggungjawab penuh atas posisi keuangan dan ketersediaan dana pada loket yang dipegang, membuat dan memeberikan laporan keuangan harian kepada koordinator untuk diserahkan kepada bagian keuangan, serta mencatat semua penjualan tiket, paket, dll serta pengeluaran yang berhubungan dengan loket.

4.1.1.5 Lingkup Sistem

Untuk membatasi ruang lingkup perancangan sistem ini, penulisan akan membuat Rancang Bangun Sistem Informasi Penggajian dan Penilaian Kinerja pada PT. Putra Niaga Bimo dalam bagian kepegawaian dalam proses penggajian dan juga penilaian kinerja. Metode pengembangan sistem menggunakan object oriented dengan pendekatan RAD Rapid Application Development hingga tahapan implementasi Testing. Tools yang digunakan dalam membantu perancangan sistem yaitu menggunakan UML Unified Modeling Language dengan Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, dan Class Diagram. Bahasa pemrograman yang digunakan yaitu PHP untuk aplikasi dan MySQL sebagai database.

4.1.2 Analisis Sistem yang Berjalan

Pegawai Kepala Bagian Kepegawaian LoginLogout Menampilkan histori login pegawai Sistem PT. Putra Niaga Bimo Laporan Absensi Pegawai Absen pegawai LoginLogout Lihat history Login Bagian keuangan Eksekutif Slip Gaji Gambar 4.2 Rich Picture sistem yang berjalan pada aktifitas kepegawaian Gambar diatas menjelaskan sistem yang berjalan pada perusahaan terutama pada kegiatan kepegawaian. Sebelumnya pegawai telah terdata pada data pegawai perusahaan. Data pegawai masih berupa data tertulis. Pada proses absensi, pegawai melakukan login ke dalam sistem selama masa kerja. Absensi dilakukan dengan melihat history login pegawai ke dalam sistem selama masa kerja yang kemudian dicatat ke dalam laporan absensi. Laporan absensi akan diberikan kepada eksekutif untuk diproses. Laporan absensi berupa berkas kertas. Penggajian pegawai melibatkan faktor absensi dan history pegawai. History pegawai merupakan lama pegawai tersebut bekerja di dalam perusahaan. Gaji pegawai berupa gaji pokok dan uang makan Gaji pegawai dikategorikan menjadi 4 jenis berdasarkan lamanya pegawai mengabdi pada perusahaan yaitu: 1. Pegawai dibawah 3 bulan 2. Pegawai diatas 3 bulan dan dibawah 1 tahun 3. Pegawai diatas 1 tahun dan dibawah 3 tahun 4. Pegawai diatas 3 tahun

4.1.3 Analisis Permasalahan

Berdasarkan hasil wawancara serta analisis pada sistem yang berjalan, maka didapatkan masalah yang dihadapi PT. Putra Niaga Bimo yaitu sebagai berikut: 1. Kurangnya pengontrolan kinerja pegawai, karena belum adanya sistem penilaian kinerja pegawai. Penilaian kinerja berfungsi untuk pemberian reward kepada karyawan. Reward dapat membantu pegawai dalam meningkatkan kualitas kerja pegawai serta loyalitas pegawai terhadap perusahaan. 2. Lambannya proses penggajian pegawai, karena data-data yang dibutuhkan memerlukan waktu yang cukup lama dalam penyajiannya seperti tidak tercatatnya histori kerja karyawan yang menjelaskan berapa lama karyawan tersebut bekerja pada perusahaan.

4.1.4 Analisis PIECES Tabel 4.1

Analisis PIECES Jenis Kebutuhan Penjelasan Information 1 Mencegah hilangnya data-data yang rentan akan bencana seperti data kepegawaian berupa biodata pegawai, history pegawai, serta absensi. Control 1 Mempermudah Eksekutif dalam pengontrolan kinerja pegawai. Efficiency 1 Mempercepat waktu penyajian laporan data pegawai, laporan penggajian serta laporan penilaian kinerja.

4.1.4 Analisis Sistem Usulan

Dari masalah utama yang dihadapi oleh PT. Putra Niaga Bimo yaitu tidak adanya data kepegawaian yang akurat, sistem ini menyediakan database yang telah dirancang untuk mengatasi hal tersebut. Diharapkan dengan adanya sistem ini dapat membantu eksekutif dalam melakukan penggajian pegawai secara efesien dan cepat. Di sisi lain, sistem ini menyediakan fitur penilaian kinerja pegawai. Dengan adanya sistem penilaian kinerja pegawai, eksekutif dapat mengontrol kinerja pegawai serta mempermudah eksekutif dalam memberikan reward kepada pegawai yang telah bekerja dengan baik terhadap perusahaan. Pegawai Eksekutif Direktur Utama LoginLogout Lihat Data pegawai Lihat absensi Lihat penilaian kinerja Lihat laporan gaji Cetak laporan gaji Menampilkan menu eksekutif Loginlogout Absen Cetak slip gaji Menampilkan menu pegawai LoginLogout Manajemen data Pegawai Absensi Penilaian kinerja Cetak slip gaji Menampilkan menu Admin Sistem Informasi Penggajian dan Penilaian Kinerja Admin Kepala Bagian Kepegawaian Manajer Keuangan Loginlogout Lihat data pegawai Validasi slip gaji Menampilkan menu Keuangan Gambar 4.3 Rich picture sistem usulan 1. Pegawai yang telah terdaftar akan memiliki ID untuk login ke dalam sistem dan dapat melakukan absensi, melihat profil pribadi dan juga melihat laporan gaji. 2. Admin bertugas dalam mendata pegawai baru dan juga me-manage data pegawai yang telah ada. Admin juga bertugas dalam melakukan penilaian kinerja pegawai yang nantinya akan terdata di dalam sistem. 3. Eksekutif melihat informasi yang disediakan oleh sistem, berupa laporan gaji, laporan pendataan pegawai, laporan penilaian kinerja serta absensi. Data penilaian kinerja ditampilkan dengan bentuk grafik sehingga eksekutif dapat melihat perkembangan pegawai tiap bulannya. Pemberian reward dapat diberikan oleh eksekutif setelah menilai pegawai dari informasi yang tersedia di dalam system. 4. Manager keuangan bertugas untuk melakukan validasi laporan penggajian. Penggajian melibatkan faktor penilaian kinerja, absensi, jam kerja, serta lama pegawai bekerja pada perusahaan tersebut. Setelah melihat sistem yang berjalan dan telah mengevaluasi sistem, maka prosedur sistem yang diusulkan adalah: 1. Proses pendataan kepegawaian akan masuk ke dalam database yang telah dirancang, seperti absensi, jam kerja pegawai, serta lama pegawai bekerja pada perusahaan. 2. Proses absensi dilakukan oleh pegawai dengan cara login ke dalam sistem lalu melakukan absensi dengan mengklik Submit. Apabila pegawai berhalangan untuk hadir, pegawai mengabari bagian kepegawaian dengan melampirkan alasana tertentu, kemudian bagian kepegawaian melakukan absensi untuk pegawai tersebut. Proses absensi dilakukan dua kali yaitu saat jam masuk dan jam keluar. 3. Proses penilaian kinerja dilakukan oleh admin bagian kepegawaian dengan memperhatikan kinerja pegawai per individual. Unsur dalam penilaian kinerja meliputi ketepatan waktu pegawai saat masuk ataupun keluar kerja yang memiliki bobot 15, penampilan atau kerapihan pegawai dalam bekerja memiliki bobot 10, tanggung jawab pegawai atas pekerjaan yang ditanganinya memiliki bobot 20, kerapihan dalam menyelesaikan tugas yang ditanganinya yang memiliki bobot 20, serta inisiatif pegawai saat bekerja yang memiliki bobot 35. Penilaian kinerja akan mempengaruhi bonus gaji pegawai pada laporan penggajian. 4. Proses penggajian dilakukan dengan melibatkan faktor absensi, penilaian kinerja, histori kerja pegawai, serta tunjangan-tunjangan seperti tunjangan nikah ataupun tunjangan anak sesuai kondisi pegawai. Pengupahan pegawai didasarkan kepada undang-undang RI nomor 13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan. Nominal gaji bonus kinerja pada laporan penggajian didasarkan pada hasil dari penilaian kinerja pegawai. Untuk hasil penilaian diatas 90 mendapatkan bonus upah kinerja sebesar 200.000 rupiah, untuk hasil penilaian 80 keatas dan dibawah 90 mendapatkan bonus upah kerja sebesar 150.000 rupiah, untuk hasil penilaian 70 keatas dan dibawah 80 mendapatkan bonus upah kerja sebesar 100.000 rupiah, dan untuk hasil penilaian dibawah 70 maka pegawai tidak mendapatkan bonus upah kerja. Berikut adalah standar operasional prosedur Sistem Informasi Penggajian dan Penilaian Kinerja yang terdiri dari beberapa proses yaitu: 1. Proses Absensi 2. Proses Penilaian Kinerja 3. Proses Penggajian Tabel 4.2 Standar Operasional Prosedur Absensi No Deskripsi Admin Eksekutif Manajer Keuangan Pegawai Keterangan 1. Pegawai berhalangan Hadir atau tidak? Ya Tidak 2. Pegawai Melakukan Absensi  Pegawai   Tabel Absensi 3. Admin mengelola absensi pegawai, pegawai Hadir, Sakit, atau Izin  Admin  Laporan absensi  Tabel Absensi 4.. Eksekutif melihat laporan absensi  Eksekutif  Laporan Absensi  Tabel Absensi Tabel 4.3 Standar Operasional Prosedur Penilaian kinerja A Mulai Selesai No Deskripsi Admin Eksekutif Manajer Keuangan Pegawai Keterangan 1. Admin melakukan Penilaian kinerja  Admin  Penilaian kinerja  Tabel Penilaian kinerja 2 Admin Input Penilaian kinerja  Admin  Penilaian kinerja  Tabel penilaian kinerja 2 Admin mengelola Penilaian kinerja  Admin  Penilaian kinerja  Tabel penilaian kinerja 3. Eksekutif melihat laporan Penilaian kinerja  Eksekutif  Penilaian kinerja  Tabel Penilaian kinerja 4. Pertimbangan pemberian reward pegawai kepada pegawai yang berprestasi Tidak Ya  Eksekutif  Penilaian kinerja  Tabel Penilaian kinerja 5. Eksekutif memberikan reward  Eksekutif   Tabel 4.4 Standar Operasional Prosedur Penggajian Mulai Selesai B No Deskripsi Admin Eksekutif Manajer Keuangan Pegawai Keterangan 1. Manajer keuangan laporan gaji pada periode yang ditentukan  Manajer keuangan  Slip gaji  Tabel gaji 2 Manajer keuangan melakukan validasi laporan gaji pada pegawai tertentu  Manajer keuangan  Slip gaji  Tabel gaji 3. Pegawai melihat laporan penggajian individual yang telah divalidasi  Pegawai  Slip gaji  Tabel gaji 4. Eksekutif melihat laporan gaji telah divalidasi  Eksekutif  Laporan Penggajian  Tabel gaji 5 Admin mencetak slip gaji  Admin  Slip gaji  Tabel gaji Mulai A B Selesai Tabel 4.5 Legenda Diagram Alir Sistem Usulan Simbol Keterangan Simbol Keterangan Mulai Selesai Dokumen Input Penghubung Proses Arsip

4.2 Workshop Design RAD Tahap Desain