Prosedur Penerbitan Sertifikat Produk Penggunaan Tanda Standar

2. Membekukan sertifikat apabila menurut lembaga sertifikasi produk ketidakmampuan perusahaan hanya bersifat sementara dan tidak mengakibatkan pencabutan sertifikat. 3. Menetapkan periode penundaan, pembekuan dan selama periode tersebut sertifikat yang dimiliki perusahaan dapat dicabut apabila tidak mampu memenuhi persyaratan. 4. Mencabut sertifikat jika: a. Pemilik dinyatakan bangkrut atau menjadi bagian dari krediturnya b. Badan usaha tersebut dalam tahap likuidasi c. Tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

C. Prosedur Penerbitan Sertifikat Produk Penggunaan Tanda Standar

Nasional Indonesia Setidak-tidaknya ada 2 dua hal yang dominan mendorong perusahaan untuk melakukan sertifikasi atas perusahaannya.Pertama, permintaan kontrak yang dilakukan perusahaan dengan pelanggannya.Kedua, karena tuntutan pasar atau dari pihak perusahaan sendiri yang ingin ikut serta dan memperluas jangkauan perdagangan yang hendak dicapai, untuk meningkatkan daya saing dan jumlah volume serta jenis barang yang dapat diterima pasar. 74 74 Endang Sri Wahyuni, Op.Cit., hlm. 69. Perusahaan manufaktur atau perusahaan yang bergerak di bidang jasa, jika ingin mendapatkan sertifikat SNI 19-9000 harus telah menerapkan manajemen mutu sesuai dengan kegiatan yang dilakukan dan standar yang digunakan. Universitas Sumatera Utara Kesiapan dan kesungguhan dalam menerapkan butir-butir SNI 19-9000 tersebut harus benar-benar dihayati sebab 1 satu kali menemui kegagalan berarti investasi dan waktu akan hilang secara sia-sia. Pedoman dan panduan sebagaimana berlaku, baik secara nasional maupun Internasional, menjelaskan dan mensyaratkan perlakuan sertifikasi SNI 19-9000, seperti diuraikan di bawah ini: 1. Tahap Permohonan 75 Dalam mengajukan permohonan perusahaan harus memperhatikan ketentuan-ketentuan yang ada, sebab di samping apa yang tertulis dalam pedoman yang berlaku, setiap badanLembaga Sertifikasi Sistem Mutu memiliki peraturan masing-masing, tetapi secara umum hendaknya dibuat pada formulir permohonan yang telah disiapkan oleh badanLembaga Sertifikasi Sistem Mutu. Formulir ini memuat: a. Identitas perusahaan nama, alamat, nomor telepon dan nomor fax perusahaan b. Identitas penghubung nama dan jabatan yang bisa dihubungi c. Alamat pabrik jika berbeda dengan kantor pusatnya d. Jenis produk atau jasa yang diminta untuk sertifikasi e. Model sistem mutu yang dipilih f. Rincian penilaian, sertifikat yang dimiliki g. Pernyataan bagi perusahaan pemohon mengenai biaya dan ongkos yang tidak bergantung pada persetujuan sertifikasi ini, ditulis dalam bahasa 75 Ibid, hlm. 70. Universitas Sumatera Utara yang dapat diterima oleh badanLembaga Sertifikasi Sistem Mutu yang telah dipilih, meliputi sistem mutu yang tercakup dalam lokasi yang ditentukan. Artinya berapa jumlah dan di mana lokasinya, serta ruang lingkup pengajuan permohonan, hendaknya tercermin di dalam sistem mutu yang diajukan. Berkaitan dengan sistem mutu produk, proses atau jasa yang dilaksanakan oleh perusahaan pemohon. Langkah selanjutnya adalah membayar biaya proses sertifikasi. Sebaiknya perusahaan pemohon menanyakan terlebih dahulu kepada badanLembaga Sertifikasi Sistem Mutu secara jelas dan lengkap, komponen apa saja yang harus dibayar biayanya, sebab setiap badanLembaga Sertifikasi Sistem Mutu tidak sama dalam menetapkan biaya untuk setiap proses sertifikasi. Besarnya biaya tentunya disesuaikan dengan maksud dan ruang lingkup pengajuan sertifikasi tersebut.Pembayaran biaya ini biasanya disampaikan ke badanLembaga Sertifikasi Sistem Mutu bersamaan dengan penyampaian permohonan. Langkah berikutnya adalah mempersiapkan diri untuk dikunjungi. Dalam rangka menghadapi Tim Penilai pada saat melakukan kunjungan penilaian ke perusahaan pemohon, hendaknya pihak perusahaan telah menyiapkan tim pendamping yang dibentukditunjuk dari personel mereka sendiri, dengan maksud untuk memperlancar penilaian. Penilaian yang dimaksud di sini adalah proses pengumpulan fakta ketidaksesuaian antara ketentuan yang ada dalam dokumen mutu dengan pelaksanaannya. Universitas Sumatera Utara Dalam menentukan tim pendamping hendaknya ditunjuk personel yang memiliki pengetahuan tentang ISO 9000SNI 19-9000 dan mempunyai pengetahuan tentang sistem mutu perusahaan. Tim pendamping tersebut tugasnya adalah membantu tim penilai, membantu personel yang sedang dinilai auditee, mencatat semua hasil temuan yang disampaikanyang ditemukan oleh asesor sewaktu penilaian, baik berupa observasi maupun dalam hal ketidaksesuaian-Non Conformance Report NRC. Permohonan yang diajukan oleh perusahaan berlaku maksimum untuk masa 2 dua tahun, terhitung sejak tanggal diajukan.Jika dalam masa 2 dua tahun tersebut perusahaan belum mendapatkan sertifikat, maka permohonan dianggap gugur. 2. Proses Penilaian 76 Proses ini mencakup beberapa hal yang tahap-tahapnya dapat diuraikan sebagai berikut: a. Informasi tentang permohonan Setelah permohonan diterima oleh badanLembaga Sertifikasi Sistem Mutu, lembaga tersebut kemudian mengadakan penelaahan terhadap kelengkapan permohonan tersebut, kemudian memberitahukan kepada perusahaan tentang diterima atau ditolaknya permohonan tersebut beserta alasannya. BadanLembaga Sertifikasi Sistem Mutu juga akan memberikan informasi yang diperlukan, serta mengidentifikasi lebih lanjut hal-hal yang 76 Ibid, hlm. 72. Universitas Sumatera Utara diperlukan untuk mendukung permohonan jika permoohonan tersebut badanlembaga sertifikasi yang bersangkutan dirasa belum cukup. b. Penentuan Tim Asesor dan Rencana Penilaian Sebelum kunjungan penilaian dilakukan, badanLembaga Sertifikasi Sistem Mutu akan menyampaikan surat konfirmasi kepada perusahaan pemohon untuk menanyakan kesiapan perusahaan. Setelah kesepakatan tanggal kunjungan, badanLembaga Sertifikasi Sistem Mutu mengirimkan jadwal dan tim penilai yang terdiri dari 2-3 orang lead asesorasesor. Jika semua telah disepakati, maka dilakukan kunjungan langsung ke perusahaan pemohon. Kesepakatan ini penting karena perusahaan dapat menolak anggota tim penilai jika ditemukan bukti ketidakjujuran atau yang bersangkutan berasal dari perusahaan competitor yang mungkin akan merugikan kepentingan perusahaan. c. Kunjungan Penilaian 77 Kunjungan pendahuluan yang tidak resmi sering kali justru membawa manfaat, guna mendapatkan gambaran tentang kemampuan perusahaan pemohon, sifat dasar kegiatan, kesiapannya untuk penilaian dan juga dalam menentukan keahlian yang diperlukan dalam tim penilai. Tim penilai tersebut biasanya dibagi 2 dua. Tim pertama, berkaitan dengan masalah teknis atau proses produksi, seperti pengujian, pengendalian proses, kalibrasi, dan lain-lain. Sedangkan tim kedua, berkaitan dengan masalah pendukung teknis, manajemen, dan masalah yang 77 Ibid, hlm. 73. Universitas Sumatera Utara berkaitan dengan administrasi, seperti tanggung jawab manajemen, personel, pelatihan, pembelian dan lain-lain. 1 Langkah pertama Yang dilakukan oleh tim penilai sebelum melakukan penilaian adalah mengadakan pertemuan pembukaan antara tim penilai dengan pihak manajemen perusahaan yang akan dinilai. Pertemuan tersebut dipimpin oleh ketua tim penilai, tujuannya memperkenalkan ketua dan anggota tim penilai, menguraikan secara rinci programjadwal selama penilaian, menjelaskan prosedurmetode yang dipakai dalam penilaian, menentukan saluran komunikasi resmi antara tim penilai dengan pihak manajemen perusahaan di mana pihak perusahaan harus menunjuk seorang dari pihaknya untuk menjadi penghubung, menjelaskan hal-hal yang belum dipahami oleh pihak perusahaan, memastikan sumber daya dan fasilitas yang diperlukan, menjelaskan masalah ketidaksesuaian-Non Conformance Report NCR dan masalah temuan-temuan ketidaksesuaian mayor dan minor, menegaskan hal-hal khusus atau hal sensitif yang harus dijaga kerahasiaannya, menjelaskan tujuan, waktu dan rincian pertemuan penutup dan mendapatkan denahpeta tata letak dari perusahaan yang akan dinilai untuk memudahkan tim penilai menelusuri lokasi perusahaan pada saat penilaian, dan memberi kesempatan untuk bertanya tentang hal-hal yang belum dimengerti oleh pihak manajemen. 2 Pada saat pelaksanaan penilaian 78 78 Ibid, hlm. 74. Universitas Sumatera Utara Metode yang digunakan meliputi wawancara langsung, pengumpulan data, observasi terhadap pelaksanaan kegiatan, dan verifikasi. Tim penilai juga dapat meminta bukti-bukti yang diperlukan dalam proses penilaian. Oleh karena itu, untuk mendukung kelancaran pelaksanaan penilaian pihak perusahaan harus terbuka. Pada akhir penilaian tim penilai bersidang untuk mendiskusikan hasil temuan mereka dan menyimpulkan dalam bentuk laporan penilaian. 3 Pada akhir penilaian Diadakan pertemuan penutup yang dipimpin oleh ketua tim penilai dan dihadiri oleh pihak penilai dan pihak manajemen perusahaan. Dalam pertemuan ini tim penilai menyampaikan terima kasih atas penerimaan pihak perusahaan, perkenalan ulang tim penilai, keadaan penilaian, permintaan agar pertanyaan ditangguhkan dulu sampai semua temuan telah disajikan, menyampaikan lingkup penilaian dan rekomendasi, memberi kesempatan bertanya kepada pihak perusahaan atas laporan dan rekomendasi yang disampaikan, penentuan tanggal pelaksanaan tindakan perbaikan yang diperlukan jika ada, permintaan tanda tangan dari pihak manajemen pada formulir laporan, dan dengan penandatanganan ini pihak perusahaan terikat dengan isi laporan. Laporan inilah yang kemudian disampaikan kepada badanLembaga Sertifikasi Sistem Mutu untuk ditindaklanjuti sesuai dengan rekomendasi. Hasil dari tim asesor ini akan dibahas di badanLembaga Sertifikasi Sistem Mutu. Jika tidak Universitas Sumatera Utara ada masalah dan tidak ada temuan ketidaksesuaian, maka kepada perusahaan pemohon akan diterbitkan sertifikat. 79 Organisasi yang terdiri dari industri manufacturing yang produknya ditetapkan SNI wajib, maka ada kewajiban untuk mengurus sertifikasi SPPT SNI, baik industri local maupun industri mancanegara. Berikut ini adalah prosedur mendapatkan SPPT SNISistem Sertifikasi Type 5: 80 1. Pendaftaran a. Mengambil formulir registrasi SPPT SNI yang telah disediakan oleh LSPro b. Mengisi formulir registrasi SPPT SNI c. Melampirkan copy Permission RequirementSurat Perjanjian, khusus untuk pabrik diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia oleh penerjemah tersumpah d. Melampirkan Quality Management System Requiremnet Quality Manual dan Quality Procedure dan dokumen lainnya dalam Bahasa Inggris e. Menyerahkan form registrasi dan lampiran persyaratan kepada LSPro f. Menerima bukti Pendaftaran setelah dinyatakan lengkap oleh LSPro g. Menerima jadwal sementara untuk pelaksanaan audit lapangan di Pabrik setelah LSPro melaksanakan Audit Kecukupan h. Memastikan jadwal kunjungan ke pihak pabrik dalam rangka Audit Lapangan. 79 Ibid, hlm. 75. 80 “Prosedur Mendapat SPPT SNI – Sistem Sertifikasi Type 5”.Lihat http:www.lingkarmutu-indonesia.comsni-wajibprosedur-mendapatkan-sppt-sniprosedur- mendapat-sppt-sni-sistem-sertifikasi-type-5 diakses pada tanggal 28 April 2016. Universitas Sumatera Utara 2. Persiapan Pelaksanaan Audit a. Menerima kepastian jadwal dan anggota tim audit yang akan bertugas b. Menerima Audit Plan dari Ketua tim audit c. Menerima Sample plan dari Petugas Pengambil Contoh PPC d. Audit Plan dan Sample Plan dikirimkan ke pabrik 2 Dua hari sebelum Pelaksanaan audit lapangan e. Pengurusan Visa setelah menerima tim audit f. Pengurusan tiket dan akomodasi luar negeri Lokasi Pabrik. 3. Pelaksanaan Audit dan Pengambilan Contoh a. Waktu berangkat ke lokasinegara tujuan mempertimbangkan waktu pelaksanaan audit seperti tertera dalam Audit Plan b. Keberangkatan Tim Auditor dan Petugas Pengambil Contoh menuju ke lokasi pabrik, menjadi tanggung jawab pemohon SPPT SNI c. Pelaksanaan Audit adalah Rapat Pembukaan, Pelaksanaan Audit dan Pengambilan Contoh, Rapat Penutupan d. Tempat rapat adalah lokasi pabrik e. Peserta rapat pembukaan dan rapat penutup tertuang dalam Audit Plan, biasanya meliputi Pimpinan Puncak dan para manager yang terlibat dalam sistem manajemen mutu, antara lain Wakil Manajemen, Manager Produksi, Manager QC, Manager Pemeliharaan Mesin, Manager Pembelian, Manager Sumber Daya Manusia, Manager Gudang, dan lain- lain, yang sebagai Audite sebagaimana disebutkan dalam Audit Plan f. Pelaksanaan Audit: Universitas Sumatera Utara 1 Para Auditor bertemu dengan para Audite sesuai dengan Audit Plan 2 Para Auditor mencatat dan mengumpulkan rekamandokumen Petugas Pengambil Contoh PPC melaksanakan pengambilan contoh sesuai Sampling Plan di Pabrik dan atau di Gudang Rapat Penutupan: 1 Manyampaikan hasil Audit oleh Auditor 2 Menyampaikan permasalahan pengambilan contoh 3 Menyepakati hasil audit dan pengambilan contoh, kesepakatan ini dalam bentuk jumlah kesesuaian, ketidaksesuaian dan observasi Conformity, Unconformity, and Observation serta kesepakatan untuk waktu penyelesaiannya. 4. Pengujian a. Pengujian dilaksanakan di Laboratorium Pengujian yang ditunjuk Menteri Perindustrian dan terakreditasi KAN b. Laboratorium Pengujian telah menjadi mitra LSPro, pengantar pengujian dari LSPro c. Hasil pengujian contoh yang tidak sesuai dengan SNI dilakukan pengujian ulang, dimana pengujian ulang dilakukan pada contoh uji arsip yang disimpan pabrik pada saat pengambilan contoh d. Pengiriman contoh arsip harus dilakukan segera setelah ada berita pengujian contoh dinyatakan tidak memenuhi syarat SNI Universitas Sumatera Utara e. Bila telah dilakukan pengujian contoh untuk arsip masih dinyatakan tidak sesuaitidak lolos dengan standar SNI, maka harus dilakukan pengambilan contoh ulang oleh Petugas Pengambil Contoh. 5. Penutupan Ketidaksesuaian a. Pabrik harus menyelesaikan ketidaksesuaian sebagaimana disampaikan pada rapat penutupan b. Pabrik harus membuat rekamanbukti-bukti penyelesaian ketidaksesuaian dan dikirimkan ke LSPro dan atau Auditor c. Penutupan ketidaksesuaian adalah Lembar Ketidaksesuaian yang telah ditandatangani oleh Auditee dan Auditor setelah penyelesaian ketidaksesuaian diterima oleh Auditor. 6. Rapat Teknis dan Penerbitan SPPT LSPro a. Rapat Teknis dilaksanakan berdasarkan materi Audit Kecukupan, Laporan Audit Auditor, Hasil Uji Contoh b. Pemohon masih harus menyelesaikan hasil rapat teknis c. Penerbitan SPPT SNI. 7. Penandatanganan Penggunaan Tanda SNI a. Setelah Penerbitan SPPT SNI, LSPro akan mengirimkan PerjanjianKesepakatan Penggunaan Tanda SNI, antara LSPro dengan PabrikPemohon b. Penyerahan SPPT SNI kepada Pemohon. Universitas Sumatera Utara BAB IV TANGGUNG JAWAB LEMBAGA SERTIFIKASI PRODUK TERHADAP PENERBITAN SERTIFIKAT PRODUK PENGGUNAAN TANDA STANDAR NASIONAL INDONESIA DALAM RANGKA PERLINDUNGAN KONSUMEN

A. Kewajiban Lembaga Sertifikasi Produk Terhadap Penerbitan Sertifikat