Yudharmana Rony Andres Faisal Raja Idang H.

IV.1.3. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

1. Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah suatu cara untuk menentukan atau menjalankan kegiatan suatu perusahaan dengan mengadakan pembagian tugas, tanggung jawab serta wewenang tiap-tiap bagian sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai secara maksimal, setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatannya memerlukan suatu struktur organisasi serta uraian tugas yang jelas dari orang yang terlibat di dalam organisasi. Berikut gambaran struktur organi sasi pada PT Trakindo Utama Medan: Gambar 4.1. Struktur Organisasi PT. Trakindo Utama Medan Branch Fauzion Alwi Parts Supervisor Ferry Natanael R M Supervisor Hendra Piliang Sales Supervisor Heri Krisna Azar Branch Account Taripar Sinaturi HR GA Warnis Irianto Rismarito Counterman Syahrizal Novian Jimmy Arnold Service Administration Zulfikri Hamdan Tetty Martini Sales Administration Darminta K. Purba Lies Anggraini PP Sales Representative Johannes Salem A. Limbong Desmon Sibarani Cashier Elis Imelda P. Tool Keeper Mulyono Gohan Patiar Shop Foreman Warehouseman Suwarno Riyono PS Sales Representative Nasuha Wira Donny Abdul Malik Surya Setiawan Clerk Ahmad BAchtiar Field Foreman Mukhtar Tom Irwen Jemprinos Jamin M Purba Jhonny Gultom Ikbon Panjaitan Field Technician Shop Technician Yonner Sianipar Gohan Patiar Marzuki Margono Edi Suharto

M. Yudharmana Rony Andres

Alexander Susandi

M. Faisal Raja Idang H.

Ariasta Sembiring Indra Dermawan BANDA ACEH Branch Coordinator Bambang Yusmanto Utility Technician Harja Torang p d f Machine I s a pdf w r it e r t ha t pr oduce s qua lit y PD F file s w it h e a se Produce quality PDF files in seconds and preserve the integrity of your original docum ents. Com patible across nearly all Windows platform s, if you can print from a windows application you can use pdfMachine. Get yours now Universitas Sumatera Utara 2. Uraian Tugas Uraian tugas dan wewenang dari masing-masing jabatan yang ada pada PT Trakindo Utama Medan adalah sebagai berikut: a. Kepada Cabang 1. Melakukan pengawasan secara efektif dan efisien seluruh kegiatan perusahaan dalam batas wilayah masing-masing. 2. Memberikan nasehat, bimbingan kepada para bawahan dalam bidang penjualan alat-alat berat dan memasarkan spare parts suku cadang sesuai dengan kebutuhan. 3. Mematuhi keputusan yang dibuat oleh General Manager mengenai harga dari pada unit-unit yang akan dijual. 4. Mengawasi pelaksanaan penjualan dari unit-unit peralatan secara keseluruhan. b. Departemen Parts 1. Menghubungi langganan customer secara periodik. 2. Memasarkan suku cadang spare parts sesuai dengan kebutuhan langganan. 3. Membantu bagian keuangan untuk melakukan penagihan piutang terhadap langganan. 4. Mengatur penyimpangan suku cadang. 5. Melayani penjualan suku cadang yang perlu dikirim. 6. Menyelesaikan proses administrasi dalam hal penjualan dan pembayaran suku cadang. p d f Machine I s a pdf w r it e r t ha t pr oduce s qua lit y PD F file s w it h e a se Produce quality PDF files in seconds and preserve the integrity of your original docum ents. Com patible across nearly all Windows platform s, if you can print from a windows application you can use pdfMachine. Get yours now Universitas Sumatera Utara 7. Mengontrol segala item yang harus back order dalam negeri maupun luar negeri. c. Departemen Servis Tugas utama bagian service ini adalah memperbaiki “machine”, “engine” atau “ undercarriage” yang rusak. Tugas lain adalah membantu bagian penjualan pada waktu menyerahkan unit baru kepada para langganan yang sudah membelinya. Program pemeliharaan untuk unit baru ini pun tetap dilaksanakan oleh bagian ini. Bagian servis di cabang utama dipimpin oleh seorang Manager. Tugas dan wewenang Service Manager adalah sebagai berikut: 1. Melaksanakan polis policy perusahaan di bidang servis. 2. Meningkatkan mutu servis hingga memuaskan para pelanggan. 3. Mengatur secara keseluruhan kegiatan para serviceman. 4. Mengunjungi para langganan yang mempunyai alat-alat berat merk Caterpillar di seluruh wilayah Indonesia. Karena kompleks dan luasnya tugas ini, Service Department menetapkan pembagian kerja agar lebih baik dan terarah. Adapun pembagian kerja tersebut sebagai berikut: 1. Bengkel Workshop Workshop ini dipimpin oleh seorang workshop supervisor yang bertanggung jawab langsung kepada kepada Service Manager. Workshop Supervisor tugasnya mengatur sistem pekerjaan sedemikian rupa sehingga merupakan suatu kerjasama yang kompak dan serasi. p d f Machine I s a pdf w r it e r t ha t pr oduce s qua lit y PD F file s w it h e a se Produce quality PDF files in seconds and preserve the integrity of your original docum ents. Com patible across nearly all Windows platform s, if you can print from a windows application you can use pdfMachine. Get yours now Universitas Sumatera Utara Ada beberapa pembagian tugas yang telah ditentukan pada bagian ini, antara lain: a. Utility Bagian ini khususnya melakukan pekerjaan peremajaan undercarriage, fabrication and maintenance. b. General Bay Segala pekerjaan yang umumnya dilakukan oleh Serviceman seperti membersihkan komponen engine dan pemasangan atau penyetelan kembali. c. Specialization Bagian ini khusus untuk satu jenis pekerjaan saja, seperti engine fune up, turbo charge, pump, cylinder head, electricy, transmission, hydraulic dan lain sebagainya. 2. Service di Lapangan Field Service Bagian ini dipimpin oleh seorang Field Supervisor. Field Supervisor inilah yang mengatur tugas para mekanik untuk melaksanakan tugas perbaikan alat-alat berat dan langsung dilaksanakan di tempat di tempat alat-alat tersebut berada yaitu di lapangan yang sedang dipergunakan. Dalam hal ini para mekanik yang dikirim ke lapangan untuk memperbaikinya dan unitnya tidak perlu dibawa ke PT Trakindo Utama. p d f Machine I s a pdf w r it e r t ha t pr oduce s qua lit y PD F file s w it h e a se Produce quality PDF files in seconds and preserve the integrity of your original docum ents. Com patible across nearly all Windows platform s, if you can print from a windows application you can use pdfMachine. Get yours now Universitas Sumatera Utara 3. Bagian Administrasi Administration Service Dalam bagian administrasi servis, ada beberapa bagian kecil yang temasuk dalam administrasi servis, antara lain: workshoping spector, service account, service support, dan lain-lain. 4. Bengkel Pemeriksaan workshop inspector Bertugas memeriksa engine atau machine yang perlu diperbaiki kemudian menentukan suku cadang mana yang perlu diganti dan yang mana masih baik untuk dipakai. 5. Pelayanan Keuangan Service Account Melaksanakan proses keuangan dalam hal ongkos perbaikan barang para langganan, termasuk harga suku cadang, barang penunjang, semua ongkos- ongkos, pajak dan sebagainya yang erat hubungannya dengan pekerjaan yang telah dilaksanakan. 6. Pendukung Pelayanan Service Support Bagian ini mengatur pemakaian peralatan servis yang akan digunakan untuk pekerjaan reparasi, seperti mengatur service tool dan melaksanakan warranty claim. d. Human Resource and Development HRD 1. Mengatur dan melakukan pengiriman tenaga kerja yang akan mendapat pendidikan dan latihan. 2. Memonitor atau mengawasi pembayaran gaji para pegawai. 3. Mengatur kegiatan dalam bidang administrasi. p d f Machine I s a pdf w r it e r t ha t pr oduce s qua lit y PD F file s w it h e a se Produce quality PDF files in seconds and preserve the integrity of your original docum ents. Com patible across nearly all Windows platform s, if you can print from a windows application you can use pdfMachine. Get yours now Universitas Sumatera Utara 4. Merencanakan kebutuhan tenaga kerja. 5. Menyusun struktur gaji, golongan serta jabatan pegawai. 6. Menangani masalah yang berhubungan dengan asuransi tenaga kerja ASTEK. 7. Mengembangkan dan membimbing serta mengarahkan produktivitas kerja para pegawai. 8. Mengembangkan organisasi untuk temu dinamika bisnis jangka panjang dan jangka pendek. e. Departemen Keuangan FinanceAccounting 1. Melakukan pengawasan terhadap keuangan perusahaan setiap saat. 2. Memeriksa pembukuan tentang penagihan piutang perusahaan. 3. Melakukan pembayaran hutang perusahaan kepada langganan dan siapa saja yang memerlukannya. 4. Mengalokasikan penerimaan dan pengeluaran perusahaan sesuai dengan pos- pos masing-masing. 5. Memelihara petty cash kas kecil agar kegiatan perusahaan tidak terhambat. f. Departemen Penjualan Sales 1. Meneliti data penjualan yang meliputi antara lain: kemampuan menjual dan mencapai target penjualan. Meneliti situasi pasar meliputi: ekonomi makro, pesaing, permintaan, harga dan lain-lain. 2. Memonitor dan mengevaluasi target penjualan dalam pencapaiannya, membuat dan menyediakan target penjualan untuk tahun berikutnya. p d f Machine I s a pdf w r it e r t ha t pr oduce s qua lit y PD F file s w it h e a se Produce quality PDF files in seconds and preserve the integrity of your original docum ents. Com patible across nearly all Windows platform s, if you can print from a windows application you can use pdfMachine. Get yours now Universitas Sumatera Utara 3. Meneliti peramalan dan menyediakan perencanaan bisnis anggaran tahunan. 4. Memonitor dan mengevaluasi aktivitas layanan pelanggan termasuk keluhan dan memonitor pelanggan, merumuskan strategi untuk pelanggan, mengembangkan dan mengkoordinir program pendidikan bagi karyawan yang menangani pelanggan. 5. Memonitor proses negosiasi, meneliti harga penjualan, memberikan rekomendasi, melakukan negosiasi untuk ukuran kompleksitas transaksi tertentu, menentukan harga dan kebutuhan lain untuk mencapai persetujuan di dalam otoritas seseorang. 6. Meninjau ulang semua cabang dari pihak dan melayani aktivitas, membantu cabang dalam mengimplementasikan program pemasaran, mendukung cabang spesifik untuk memecahkan masalah yang berhubungan dengan komponen. 7. Mengusulkan dan mengorganisir pelanggan yang formal, memastikan pelanggan yang kritis mengeluarkan tanggapan yang baik. 8. Merencanakan, mengembangkan promosi dan komunikasi secara menyeluruh, komunikasi secara teratur dengan area dan cabang; mengorganisir, melakukan kampanye kesadaran dan mempunyai komunikasi reguler dengan staf regional, memastikan promosi traktor yang cukup dalam memasarkan produk, membantu area dengan promosi komponen melalui metoda seperti penjualan lewat pos dan majalahtabloid. p d f Machine I s a pdf w r it e r t ha t pr oduce s qua lit y PD F file s w it h e a se Produce quality PDF files in seconds and preserve the integrity of your original docum ents. Com patible across nearly all Windows platform s, if you can print from a windows application you can use pdfMachine. Get yours now Universitas Sumatera Utara 9. Identifikasi dan mengevaluasi pengembangan dan kebutuhan bawahan dan merekomendasikan program pengembangan bawahan berdasarkan pada kemampuan yang diberikan.

IV.1.4. Produk, Servis, Fasilitas dan Proses yang ada di PT. Trakindo Utama