3. Melaksanakan pelestarian karya cetak dan karya rekam serta arsip sebagai hasil budaya bangsa yang harus dijunjung tinggi.
1.4 Struktur Organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi
Sumatera Utara
Fungsi struktur organisasi adalah untuk mengetahui secara jelas pembagian tugas, fungsi dan wewenang dari masing-masing pegawai yang ada
pada organisasi yang bersangkutan. Pengelompokan kerja BAPERASDA Propinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
1.5 Tugas Pokok dan Fungsi Masing-Masing Bidang
Tugas pokok dan fungsi masing-masing bidang yang dimiliki BAPERASDA Propinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Sekretariat Sekretariat, yang dipimpin oleh seorang sekretaris dan berkedudukan
Eselon IIIA, mempunyai tugas dalam pengelolaan dan pengurusan kerumahtanggaan umum, keuangan dan organisasi dan hukum.
Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Sekretaris menyelenggarakan fungsi :
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengelolaan dan pengurusan kerumahtanggaanumum, surat menyurat, administrasi
kepegawaian, keuangan, kelembagaan dan ketatalaksanaan pembinaan produk hukum;
b. Pengkoordinasiaan perumusan rencanaprogram jangka menengah dan tahunan Badan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
c. Pelaksanaan pengelolaan dan pengurusan kerumahtanggaan umum, surat- menyurat, administrasi kepegawaian, keuangan, kelembagaan dan
ketatalaksanaan dan pembinaan produk-produk hukum; d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan, sesuai bidang
tugas dan fungsinya; e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan, sesuai bidang tugas
dan fungsinya; f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya
kepada Kepala Badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
Untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi tersebut Sekretaris dibantu oleh 3 Kepala Sub Bagian, yaitu :
• Kepala Sub Bagian Tata Usaha • Kepala Sub Bagian Keuangan
• Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum.
Universitas Sumatera Utara
2. Bidang Pelayanan Perpustakaan Bidang pelayanan dipimpin oleh seorang kepala bidang yang
berkedudukan Eselon IIIA. Bidang Pelayanan memiliki tugas menyelenggarakan pelayanan informasi dan kerjasama antar perpustakaan.
Untuk menjalankan tugas tersebut kepala bidang pelayanan memiliki fungsi :
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar layanan kepustakaan, pelestarian bahan pustaka, penerapan otomasi, layanan internet, kerjasama antar
perpustakaan serta standar pelaksanaan tugas-tugas Badan; b. Perencanaan program jangka panjang, menengah dan tahunan dalam
bidang layanan perpustakaan; c. Pelaksanaan pengkoordinasian dan pengendalian pelayanan perpustakaan,
pelestarian bahan pustaka, penerapan otomasi, layanan internet, serta kerjasama antar perpustakaan;
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya;
e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya;
f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
Di dalam menjalankan fungsi tersebut Kepala Bidang dibantu oleh dua orang Kepala Sub Bidang yaitu :
• Kepala Sub Bidang Pelayanan • Kepala Sub Bidang Otomasi dan Multimedia
Kegiatan rutin bidang layanan adalah memberikan pelayanan jasa perpustakaan kepada masyarakat pengguna jasa perpustakaan yang jumlahnya
berkisar antara 500 – 600 orang per hari. Sampai sekarang ini BAPERASDA Propinsi Sumatera Utara memiliki 6
ruang pelayanan : 1. Ruang Layanan Umum
2. Ruang Layanan Referensi
Universitas Sumatera Utara
3. Ruang Layanan Anak 4. Ruang Layanan Remaja
5. Ruang Layanan Koran dan Majalah 6. Ruang Layanan MultimediaAudio Visual dan internet.
Masing-masing ruang pelayanan dilengkapi dengan koleksi bahan pustaka yang secara keseluruhan jumlahnya mencapai 42.049 judul atau 115.528
eksemplar. Adapun sebaran bahan pustaka di tiap-tiap ruang adalah sebagai berikut :
Tabel-1: Sebaran Koleksi di Tiap-tiap Ruang Layanan
Gol Ruang Umum
Ruang Referensi Ruang Anak
Ruang Remaja Ruang Majalah
Judul Eks
Judul Eks
Judul Eks
Judul Eks
Judul Eks
000 1.231
2.713 312
1.165 92
335 64
294 -
- 100
1.028 3.093
125 368
95 241
93 344
- -
200 5.296
14.037 248
900 348
1.132 206
696 -
- 300
6.295 16.254
1.667 3.482
399 1.397
582 1.644
- -
400 1.621
4.049 327
694 121
687 268
923 -
- 500
1.341 3.799
297 769
302 1.648
737 2.500
- -
600 7.660
18.774 972
2.207 355
1.258 369
1.351 -
- 700
1.134 6.620
236 452
146 454
170 496
- -
800 2.355
7.509 95
308 1.208
3.766 1.671
3.078 -
- 900
1.460 3.745
326 799
125 328
374 1.121
- -
Majalah -
- -
- -
- -
- 98
1.699
Total 29.421
78.593 4.903
13.242 3.191
11.246 4.534
12.447 98
1.699
Sumber: Laporan Program Bidang Layanan, 2007
Universitas Sumatera Utara
3. Bidang Pengadaan, Pengolahan dan Deposit Bidang Pengadaan, Pengolahan dan Deposit dipimpin oleh seorang Kepala
Bidang yang berkedudukan Eselon IIIA. Bidang ini mengemban tugas mengembangkan dan mengolah bahan pustaka dan menyelenggarakan pelayanan
deposit dalam rangka pelestarian budaya Sumatera Utara. Untuk melaksakan tugas tersebut Kepala Bidang Pengadaan, Pengolahan
dan Deposit menyelenggarakan fungsi : a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pustaka karya
intelektual, artistik tercetak dan terekam yang diterbitkan Provinsi, Dalam dan Luar Negeri serta evaluasi serah simpan karya cetak, rekam dan
standar pelaksanaan tugas-tugas Badan; b. Perencanaan, pelaksanaan, pengkoordinasian dan pengendalian rencana
jangka tahunan dan menengah ke dalam bidang pengadaan, pengolahan bahan pustaka dan deposit, sesuai ketentuan standar yang ditetapkan;
c. Penyelenggaraan pengembangan dan pengolahan bahan pustaka karya intelektual, artistik tercetak dan terekam, lokal maupun luar negeri serta
serah simpan karya cetak dan rekam, sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan;
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya;
e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya;
f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Kepala Bidang Pengadaan, Pengolahan dan Deposit dibantu oleh dua orang Kepala Sub Bidang yaitu :
a. Kepala Sub Bidang Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka. b. Kepala Sub Bidang Deposit
Pada Bidang Pengadaan, Pengolahan dan Deposit ini ditempatkan 9 orang pustakawan yang setiap tahunnya mengolah kurang lebih 17.500 eksemplar buku
dari pembelian rutin dan 500 eksemplar buku dari hadiah.
Universitas Sumatera Utara
Jenis pekerjaan rutin yang ditangani para pustakawan pada bidang ini meliputi :
a. Seleksi bahan pustaka b. Pengadaan bahan pustaka
c. Klasifikasi kompleks d. Katalogisasi kompleks
e. Pembuatan inti sari karangan indikatifinformative f. Pengalihan informasi bahan pustaka dengan otomasi
g. Kelengkapan bahan pustaka
4. Bidang Pembinaan Bidang Pembinaan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang
berkedudukan Eselon IIIA. Tugas bidang tersebut adalah menyelenggarakan pembinaan sumber daya manusia dan kelembagaan perpustakaan di Provinsi
Sumatera Utara. Untuk melaksanakan tugas tersebut Kepala Bidang memiliki fungsi :
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pembinaanbimbingan, pemasyarakatan dan penyuluhan, dokumentasi,
informasi dan semua jenis perpustakaan, pembinaan pustakawan, pembinaan kelembagaan perpustakaan serta pendidikan dan pelatihan
tenaga teknis perpustakaan dan penyusunan standar pelaksanaan tugas- tugas Badan
b. Perencanaan program tahunan dan jangka menengah dalam bidang pembinaan perpustakaan sesuai standar dan ketetapan yang berlaku
c. Pelaksanaan, pengkoordinasiaan, pengendalian, pembinaan bimbingan, pemasyarakatan dan penyuluhan dokumentasi dan informasi, pembinaan
pustakawan, pembinaan kelembagaan, serta pembinaan dan pelatihan tenaga teknis perpustakaan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan
Di dalam menjalankan tugas dan fungsinya Kepala Bidang Pembinaan dibantu oleh dua orang Kepala Sub Bidang yaitu :
a. Kepala Sub Bidang Sumber Daya Manusia b. Kepala Sub Bidang Kelembagaan
Universitas Sumatera Utara
5. Bidang Arsip Bidang Arsip dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berkedudukan
Eselon IIIA. Tugas Bidang Arsip adalah melaksanakan pengelolaan dan pembinaan Arsip Daerah.
Untuk melaksanakan tugas tersebut Kepala Bidang Arsip melaksanakan fungsi yaitu :
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengelolaan arsip in aktif, arsip statis dan pembinaan kearsipan serta standar pelaksanaan tugas-
tugas Badan; b. Perencanaan program tahunan dan program jangka menengah dalam
bidang pembinaan Arsip Daerah sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan;
c. Pelaksanaan, pengkoordinasian dan pengendalian pengelolaan arsip in aktif, arsip statis dan pembinaan kearsipan sesuai standar dan ketentuan
yang ditetapkan; d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan, sesuai bidang
tugas dan fungsinya; e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan, sesuai bidang tugas
dan fungsinya; f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya
kepada Kepala Badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan. Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya Kepala Bidang Arsip dibantu
oleh 3 tiga orang Kepala Sub Bidang yaitu : • Kepala Sub Bidang Pengelolaan Arsip In-Aktif
• Kepala Sub Bidang Pengelolaan Arsip Statis • Kepala Sub Bidang Pembinaan Arsip
1.6 Pengguna Perpustakaan
