Kerjasama yang baik antar pemasok dan perusahaan dapat berjalan baik apabila ada komunikasi yang baik diantara keduanya. Pemasok dan LAI dapat
berkomunikasi dalam menyelesaikan persolan yang ada. Pemasok harus dapat menerima setiap keluhan dan saran dari LAI untuk kelancaran kerjasama. LAI
juga harus dapat melaksanakan kewajibannya untuk kelancaran pengiriman bahan baku. Kinerja pemasok akan dievaluasi, hasil kinerja pemasok akan diberitahukan
kepada pemasok. LAI melakukan hal ini untuk memberikan saran serta motivasi bagi para pemasok untuk meningkatkan kinerja mereka. Pemasok yang tidak
memiliki kinerja yang baik akan diputus kontraknya apabila perjanjian dengan LAI telah berakhir.
4.3.2 Percetakan LAI
Pemilihan pemasok yang dilakukan LAI berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan yaitu, mutu produk dan kemampuan dalam memasok. Mutu produk
bahan baku menjadi sesuatu yang penting karena LAI ingin memproduksi Alkitab Injil dengan kualitas terbaik. Kemampuan pemasok dalam menyediakan bahan
baku menjadi bagian dalam memilih pemasok. Karena LAI menyelesaikan produk yang dibuat sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Sehingga ketersediaan
bahan baku menjadi salah satu hal yang penting untuk memperlancar proses produksi.
Pembelian dan pemesanan bahan baku ke pemasok dilakukan oleh bagian pembelianpurchasing. Bagian purchasing berada di bawah Kabid Keuangan.
Selain itu bagian purchasing, logistik, Quality Control QC, Kabid Produksi, Kabid Keuangan dan Kepala Unit Percetakan memiliki wewenang dalam memilih
dan menilai kinerja pemasok. Kriteria yang digunakan dalam mengevaluasi kinerja pemasok adalah ketepatan mutu bahan, ketepatan waktu dan ketepatan
jumlah. Bagian purchasing akan mengevaluasi kineja pemasok dengan mendapatkan data dari bagian logistik lalu menghitungnya dengan menggunakan
Microsoft Excel . Hasil kinerja pemasok akan dilaporkan kepada Kabid Keuangan,
Kabid Logistik, Kabid Produksi serta Kepala Unit Percetakan. Hasil kinerja pemasok dikirimkan melalui surat kepada pemasok. Pemberitahuan ini dilakukan
agar perusahaan dapat meningkatkan kinerja mereka dalam penyediaan bahan
baku. Pemasok yang memiliki penilaian yang kurang baik akan diberi surat peringatan terlebih dahulu, jika kinerja mereka tetap tidak baik maka LAI tidak
akan memperpanjang kontrak perjanjian. Bahan baku yang datang dari pemasok akan diperiksa. Pemeriksaan ini
dilakukan oleh bagian QC dan bagian logistik. Apabila ada bahan baku yang rusak, maka pihak LAI akan mengembalikan kepada pemasok. Setelah
pemeriksaan selesai, selanjutnya surat jalan yang diantarkan akan diberi kode sesuai dengan urutan yang telah ditentukan. Bahan baku yang telah diterima akan
disimpan pada gudang bahan baku sesuai dengan jenisnya. LAI memiliki 3 tiga gudang penyimpanan, yaitu :
1. Gudang Bahan Baku
Gudang bahan baku adalah tempat untuk menerima bahan baku datang dan menyimpan bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi.
2. Gudang Chemical
Gudang chemichal
berisi bahan-bahan kimia yang akan digunakan, plate, cover
. 3.
Gudang Barang jadi Gudang ini digunakan untuk menyimpan barang jadi yang sudah dikemas
sebelum dikirim kepada pelanggan. Penyimpanan ini bertujuan untuk memudahkan dalam pembagian bahan
baku serta prosedur pengambilan bahan baku, maupun pengembalian bahan baku dari dan ke gudang bahan baku, sehingga bahan baku yang masuk dan keluar
dapat diawasi. Penyimpanan ini dilakukan untuk persediaan. Permasalahan dalam persediaan terjadi karena kurang akuratnya data persediaan. Pencatatan
persediaan dilakukan secara komputerisasi dan manual terkadang terjadi perbedaan antara yang terdapat kartu persediaan dengan jumlah digudang. Hal ini
membuat tidak diketahui secara pasti jumlah persediaan sehingga pada saat diperlukan bahan baku tidak mencukupi.
Bahan baku yang diperlukan oleh bagian produksi akan diberikan apabila pihak produksi mengikuti prosedur yang telah ditetapkan bagian logistik. Setiap
bagian yang akan mengambil bahan baku harus mengisi Laporan Pemakaian
Bahan Baku LPBB. Pengambilan dapat dilakukan setelah pengisian LPBB dan pengambilan diawasi oleh orang gudang. Setelah pengambilan, LPBB yang terdiri
dari dua rangkap akan ditandatangani oleh bagian logistik dan bagian gudng sebagai bukti bahwa bahan baku telah diambil. LPBB yang telah ditandatangani
diberikan kepada pihak logistik lalu LPBB yang satu lagi dibawa oleh pihak yang meminta bahan baku. LPBB yang masuk ke bagian logistik akan dicatat ke dalam
kartu persediaan dan ke dalam komputer. Kumpulan dari LPBB akan disusun menurut tanggal dan bulan pemakaian bahan baku.
Bahan baku yang dikeluarkan harus melalui staf logistik dan mengikuti prosedur yang berlaku. LPBB sangat penting karena bukti dari pemakaian dan
permintaan bahan baku, sehingga pengawasan bahan baku dapat dilakukan. diagram alir pengambilan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 9.
Supervisor produksi mengambil dan mengisi
LPBB
Staf logistik dan gudang memeriksa bahan baku
yang diminta
Gambar 9. Proses pengambilan bahan baku
Bahan baku tersedia?
Tidak
Ya Pengambilan bahan
baku
Penandatanganan LPBB untuk bukti pengambilan
bahan baku Staf logistik melakukan
pencatatan pada kartu persediaan dan komputer
Menyusun LPBB sesuai tanggal, bulan
dan tahun
Menyimpan LPBB dalam lemari
penyimpanan
LAI dapat memproduksi 2 juta Alkitab per tahun baik pesanan dalam negeri ataupun luar negeri. Percetakan LAI membuat perencanaan permintaan
jumlah produksi Alkitab pada saat Rapat Kerja Raker tahunan LAI yang dihadiri oleh semua Kepala Bidang Kabid. Pada saat Raker ditentukan jumlah yang akan
diproduksi sehingga bagian logistik dapat menghitung kebutuhan bahan baku. Dengan adanya prediksi pesanan maka pesanan yang datang akan disesuaikan
dengan kapasitas percetakan dalam membuat Alkitab. Biasanya pesanan datang dari Departemen Penyebaran Deppan atau dari
pemesan luar dan pada saat pesanan datang bagian produksi memperhitungkan waktu produksi hingga waktu pengiriman kepada pemesan. Pesanan yang masuk
tertuang dalam Formulir Penerimaan Order Pelanggan FPOP. Apabila disetujui, maka produksi akan berjalan sesuai jadwal, jika tidak maka akan dilakukan
negoisasi sampai tercapai kesepakatan. Penjadwalan produksi dibuat berdasarkan pesanan yang datang. Jadwal
produksi biasanya dibuat per bulan dan akan direvisi jika mengalami perubahan, jadwal produk. Pada saat melakukan pesanan, pelanggan harus mengisi Formulir
Penerimaan Order Pelanggan FPOP dalam FPOP tercantum jenis pesanan yang akan dipesan, berapa jumlahnya, tanggal produksi dan pengiriman kepada
pemesan. Tanggal produksi dan pengiriman yang tercantum dalam FPOP dibuat oleh Kabid produksi dengan mempertimbangkan kapasitas produksi, lamanya hari
produksi, jumlah pesanan, jumlah tenaga kerja. Jika tanggal produksi dan pengiriman telah disetujui maka akan dibuat SPK.
FPOP dan Surat Perintah Kerja SPK merupakan landasan untuk membuat Work Order WO oleh Kabid Logistik, WO dibuat untuk menentukan
jumlah bahan baku yang dibutuhkan. WO yang telah dibuat harus disetujui oleh Kabid produksi, keuangan, dan Kepala Percetakan. Apabila WO telah disetujui
maka produksi dapat dijalankan. Jika WO belum keluar maka proses produksi tidak dapat dijalankan. Keterlambatan pembuatan FPOP, SPK, dan WO akan
menghambat proses produksi. Jika proses produksi yang seharusnya sudah mulai berjalan tetapi terhambat karena kelalaian menjalankan prosedur maka perusahaan
akan mengalami kerugian dalam waktu, biaya karena mesin tidak berjalan,
keterlambatan dalam memenuhi pesanan pelanggan. Penjadwalan produksi diawasi setiap minggu untuk melihat kemungkinan perubahan-perubahan yang
terjadi. Alkitab yang telah diproduksi memiliki standar produk sesuai ketentuan
yang berlaku dan sesuai dengan spesifikasi pesanan. Ukuran standar untuk 032 adalah 10,5cm x 15 cm, ukuran 052 adalah 13 cm x 18 cm, dan ukuran 062
sebesar 14 cm x 21 cm. Berat Alkitab 032 adalah 450 gram, 550 gram untuk 052, dan 650 gram untuk 062. Jumlah isi Alkitab sebanyak 22 katern dan 1 satu
katern memiliki 64 halaman. Sistem jilid yang digunakan adalah dengan jahitan benang. Alkitab harus dilengkapi dengan
schutblad sebagai pembatas antara cover
dengan isi. Kain backlining pada punggung untuk melindungi jahitan dan schutblad
. Karton, kapital band dan pita jilid dipasang pada punggungnya Alkitab. Pita jilid berfungsi sebagai pembatas buku yang biasanya warna biru dan
merah tetapi warna tersebut dapat disesuaikan dengan permintaan. Cover yang digunakan merupakan cover plastik dan cover imitasi yang disesuaikan dengan
ukuran Alkitab.
4.3.3 Distributor dan Pelanggan
