2.3.3.5 Bincard
Bincard adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk,
barang keluar, serta sisa barang. Dengan adanya metode bincard sangat membantu
petugas gudang untuk mengetahui kondisi barang serta memudahkan didalam pengadaan pemesanan barang-barang yang sudah mendekati minimum stock.
2.3.3.6 Cardex
Cardex adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang cardex digunakan sebagai
alat kontrol oleh petugas cost control dalam hal mengetahui: 1.
Jumlah nilai barang yang tersisa digudang Tingkat turn over. 2.
Harga alokasi per unit barang. 3.
Jumlah barang yang dikonsumsi untuk kebutuhan operasional hotel. 4.
Mengetahui barang yang jarang dipakai. 5.
Jumlah barang masuk dan keluar.
2.4 Prosedur Pembelian Persedian Barang dan Bahan.
Pembelian dilakukan melalui prosedur yang telah di tentukan agar tidak terjadi kesalahpahaman. Prosedur dibuat untuk mengurangi kesalahan dalam
pembelian tersebut. I.B.M Wiyasha, 2006: 23-30 Tata cara pembelian yang biasa dilakukan oleh
hotel untuk pengadaan barang dan bahan yaitu:
Universitas Sumatera Utara
1. Purchase requisition dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak tersedia di gudang. Purchase
Requisition juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. Purchase
Requisition pada umumnya dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:
1. Cost control, sebagai alat control. 2. Purchasing, sebagai dasar untuk membuat Purchase Order.
3. Gudang atau departemen yang memerlukan. 2. Berdasarkan Purchase requisition yang dibuat, bagian pembelian akan
membuat Purchase order di mana harus mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager, dan didukung
dengan quotation analysis price. Purchase order pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan pada:
1. Supplier untuk ditunjuk. 2. Cost control, sebagai control.
3. Gudang, sebagai informasi pembelian. 4. Account payable, sebagai dasar untuk mencatat utang.
5. Purchasing, sebagai arsip.
3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan Purchase order
yang diterima, setelah barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.
4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan
barang, setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan Memorandum Invoice dan meminta persetujuan dari:
1. Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya. 2. Cost control untuk persetujuan harga.
3. Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang.
5. Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan,
kemudian menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan memorandum invoice.
6. Sedangkan cost control berdasarkan salinan Purchase requisition,
Purchase order, Memorandum invoice akan mencatat pembelian tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada
hutang usaha.
Universitas Sumatera Utara
7. Memorandum invoice setiap hari dipilih per jenis barang food,
beverage, material supplies oleh bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.
2.5 Prosedur Penerimaan Barang dan Bahan
Kategori