a. Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu
pemasok saja. b.
Harga lebih kompetitif, walaupun bahanbarang yang dibeli dalam jumlah sedikit.
c. Pembeli tahu secara pasti barangbahan yang akan dibeli beserta harganya
hanya melalui catalog. d.
Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika.
2.3.2.5 Pembelian Barang dan Bahan Secara Pembayaran Pesanan.
Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel restoran memerlukan bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi
kebutuhan selama beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas bahan berkaitan dengan keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di
dalam Menu.
2.3.3 Dokumen yang di Gunakan
Di hotel untuk melakukan permintaan barang dan bahan makanan dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. Agar sistem pembelian dilakukan
dengan baik maka dibuat beberapa dokumen sebagai bukti bahwa telah terjadi proses pembelian.
Suarsana, 2007: 34-37 Beberapa macam dokumen yang digunakan oleh bagian pembelian dalam pengadaan barang dan bahan di hotel yaitu:
2.3.3.1 Purchase Requisition PR
Purchase Requisition adalah formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar minimum
Universitas Sumatera Utara
stock barang. Purchase Requisition pada umumnya dibuat rangkap 3 yang kemudian didistribusikan kepada:
1. Asli dikirim ke seksi cost control. 2. Copy Pertama dikirim ke seksi pembelianpurchasing.
3. Copy Kedua sebagai arsip untuk gudang storeroom departemen outlet.
2.3.3.2 Purchase Order PO
Purchase order PO adalah formulir yang mencatat pemesanan barang- barang untuk kebutuhan operasional hotel. Prosedur pemesanan barang melalui
purchase order hendaknya disesuaikan dengan aturan yang berlaku misalnya: 1. Harus didukung dengan purchase requisition.
2. Didukung dengan Analisa Pembanding Harga Quatation Analysis Price.
Purchase Order PO dibuat rangkap 5 dan didistribusikan kepada: 1. Asli dikirim kepada supplier yang ditunjuk.
2. Copy Pertama dikirim ke seksi cost control 3. Copy Kedua dikirim ke seksi storeroom departmentgudang informasi
pembelian. 4. Copy Ketiga dikirim ke seksi account payable.
5. Copy Keempat arsip purchasing department.
Sebelum barang disimpan dalam gudang ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu penerimaan barang antara lain:
1. Menyocokkan barang-barang yang akan diterima dengan tanda bukti
pemesanan barang. 2.
Memeriksa, menghitung, menimbang, dan menerima terutama yang berkaitan dengan jumlah, mutu, berat, ukurannya serta spesifikasinya.
2.3.3.3 Memorandum Invoice MI
Memorandum Invoice MI adalah pencatatan pembelian barang-barang yang
diterima dari supplier sebagai tanda bukti bahwa barang-barang tersebut sudah
Universitas Sumatera Utara
diterima dengan baik. Seksi penerima barang mempunyai tugas untuk membuat tanda bukti barang masuk berupa memorandum invoice sesuai nota pembelianfaktur, setiap
satu notafaktur dibuatkan satu Memorandum Invoice. Memorandum Invoice baru dikatakan berlaku apabila sudah ditandatangani
oleh departemen yang diberi wewenang untuk membubuhi tanda tangan seperti: 1. Quantity and Quality Approved
2. Price approved 3. Received
Setelah Memorandum Invoice ditandatangani selanjutnya didistribusikan ke seksi:
1. Asli dikirim ke seksi cost control. 2. Copy Pertama dikirim ke seksi storeroom departmentgudang.
3. Copy Kedua dikirim ke seksi pembelian barangpurchasing arsip. 4. Copy Ketiga dikirim ke seksi hutangaccount payable.
5. Copy Keempat diberikan kepada supplier.
2.3.3.4 Daily Receiving Report DRR
Daily receiving report DRR adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan
barang untuk kebutuhan operasional hotel. Daily receiving report dapat diklasifikasikan menjadi tiga golongan sesuai dengan kelompok barang seperti:
1. Daily Receiving Report Food. 2. Daily Receiving Report Beverage.
3. Daily Receiving Report Materials.
Tujuan membuat Daily receiving report antara lain: 1.
Untuk mengetahui setiap saat jumlah barang yang diterima. 2.
Sebagai alat kontrol apakah barang yang diterima sesuai dengan Purchase Order PO.
3. Untuk memudahkan bagian cost control dalam pembebanan biaya sesuai
dengan chart of Account. 4.
Untuk memudahkan pencatatan kedalam kartu barang BincardCardex.
Universitas Sumatera Utara
2.3.3.5 Bincard
Bincard adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk,
barang keluar, serta sisa barang. Dengan adanya metode bincard sangat membantu
petugas gudang untuk mengetahui kondisi barang serta memudahkan didalam pengadaan pemesanan barang-barang yang sudah mendekati minimum stock.
2.3.3.6 Cardex
Cardex adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang cardex digunakan sebagai
alat kontrol oleh petugas cost control dalam hal mengetahui: 1.
Jumlah nilai barang yang tersisa digudang Tingkat turn over. 2.
Harga alokasi per unit barang. 3.
Jumlah barang yang dikonsumsi untuk kebutuhan operasional hotel. 4.
Mengetahui barang yang jarang dipakai. 5.
Jumlah barang masuk dan keluar.
2.4 Prosedur Pembelian Persedian Barang dan Bahan.
