4.1.1 Pembelian Barang dan Bahan dengan Sistem Kontrak.
Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan kontrak, hotelrestoran tidak perlu sulit
mencari supplierpemasok lagi. Selama 6 atau 12 bulan tergantung lamanya kontrak tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat, dan juga akan
memudahkan di dalam penetapan harga dan penyusunan anggaran. Hal ini karena jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan.
Sistem atau cara pembelian untuk bahan makanan terutama jenis perishable tertentu seperti sayur-mayur dan buah-buahan serta bahan makanan yang musiman
seasonal foods, adalah dengan mempergunakan surat perjanjian kontrak. Kontrak dengan satu rekanan atau lebih, dan yang ditekankan dalam surat kontrak terutama
adalah mengenai kualitas, kuantitas, dan harga barang. Masa berlaku surat kontrak untuk bahan makanan jenis perishable cukup bervariasi, misalnya selama tiga bulan,
atau bisa juga selama enam bulan, namun kondisi pembayaran tetap dilakukan setiap bulan one month credit.
Di Grand Swiss-belhotel Medan menerapkan sistem kontrak ini untuk mempermudahkan pengadaan barang di hotel ini. Di mana dengan adanya sistem ini
hotel dapat memperhemat waktu. Kontrak yang telah dilakukan oleh vendorsupplier dapat berjalan dengan baik, sehingga pengadaan barang untuk kebutuhan dapur hotel
dapat dilakukan setiap hari. Barang yang di kirim setiap hari oleh vendor akan langsung di terima oleh bagian penerimaan dan bagian dapur langsung mengambil
bahan tersebut ke bagian store.
Universitas Sumatera Utara
Dalam sistem kontrak untuk jangka waktu tertentu ini bagian pembelian bertugas mencatat jumlah barang yang ingin dibeli, serta nama barang. Setelah
mencatat jumlah barang dan nama barang yang akan dibeli bagian pembelian memberikan purchase requisition kepada supplier. Dengan adanya sistem kontrak ini
mampu menghemat biaya yang dikeluarkan oleh bagian pembelian.
4.1.2 Sistem Harian dan Bulanan
Dengan sistem harian dan bulanan maksudnya adalah pihak perusahaan atau hotel bisa dengan bebas dan leluasa membeli barang-barang keperluannya dari
beberapa supplier atau dari beberapa toko serba adasuper market yang ada disekitarnya. Dengan cara seperti ini pihak hotel tidak perlu melakukan sebuah
analisa yang terlalu ketat terhadap kinerja dari beberapa supplier untuk dipilih. Cukup berbelanja pada toko terdekat, toko swalayan atau bahkan di pasar
tradisional yang harganya di anggap lebih murah, baik secara kontan maupun secara utang bulanan. Namun sistem dan prosedurnya harus tetap sama, yaitu dengan
mencari informasi sebelumnya dimana toko atau super market dan pasar yang kualitas dan harga barangnya paling murah.
Di hotel Grand Swiss-belhotel Medan perbelanjaan yang dilakukan dengan sistem harian dan bulanan ini di lakukan di Super Market Berastagi yang letaknya
tidak jauh dari hotel yaitu di Cambridge. Akan tetapi, dengan cara seperti ini masih terdapat beberapa kekurangan atau
resiko yaitu apabila terjadi fluktuasi kenaikan harga terlalu tinggi dan terjadinya secara tiba-tiba, maka sering pihak supplier atau toko langganan dimana kita
Universitas Sumatera Utara
berbelanja, dengan sengaja tidak memenuhi pesanan hotel, karena takut dan tidak mau menanggung kerugian.
ALUR PEMESANAN DAN PEMBELIAN DI GRAND SWISS-BELHOTEL MEDAN
Sumber: Grand Swiss-belhotel Medan
Chiefuser
Store room
Purchasing
Vendor supplier
Membuat Groceries Requisition
Membuat Purchasing Requisition
Membuat Purchasing Order
Universitas Sumatera Utara
GAMBAR STRUKTUR ORGANISASI PENGADAAN BARANG
Sumber: Grand Swiss-belhotel Medan
General Manager
Exec Asst Manager
FB Departement
Executive chef Sous Chef
Accounting Dept
Cost controll
FB Cost Receiving
Purchasing Dept
Chief Store
Universitas Sumatera Utara
4.2 Penyimpanan Barang dan Bahan di Gudang Dapur
Kategori