2. Langkah-Langkah Penyusunan Program Pelatihan.
Pelaksanaan program pelatihan dapat agar sesuai dengan tujuan perusahaan serta membawa manfaat bagi peserta maupun perusahaan. Maka pelatihan harus disusun dan
direncanakan. Program pelatihan merupakan suatu pegangan yang penting dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan pelatihan. Program tidak hanyamemberikan acuan, melainkan
juga menjadi patokan untuk mengukur kegiatan pelatiahan. Menurut Oemar 2000:32 penyusunan program pelatihan dinilai sangat penting
berdasarkan beberapa pertimbangan berikut :
a. Perlunya mengorientasi tenaga kerja baru.
b. Perlunya melakukan reorientasi bagi tenaga kerja yang telah
sekian lama tidak melaksanakan pekerjaannya. c.
Perlunya pelatihan penyegar bagi tenaga kerja yang diangkat tanpa persiapan sebelumnya.
d. Perlunya latihan khusus bagi tenaga kerja untuk kegiatan
tertentu e.
Perlunya pelatihan bagi tenaga yang akan ditugaskan untuk organisasi berhubungan dengan adanya penemuan-penemuan
baru, misalnya teknologi. f.
Perlunya latihan bagi tenaga pengawas. g.
Perlunya pelatihan bagi tenaga eksekutif pemimpin h.
Perlunya pelatihan bagi tenaga yang memberikan pelyanan bagi masyarakat
i. Perlunya pelatihan bagi tenaga kerja dalam rangka promosi
jabatan j.
Perlunya peltihan bagi tenaga dalam rangka pengembangan diri.
Universitas Sumatera Utara
Keberhasilan pelatihan dapat dilihat dari jumlah proses belaajar yang muncul dan ditransfer ke dalam pekerjaan. Sering kali program pelatihan yang tidak direncanakan dan
tidak terkoordinasi, secara signifikan mengurangi proses belajar yang mungkin saja terjadi. Oleh karena itu, pelatihan yang telah disusun dan direncanakan dengan baik dan
sistematis akan memberikan sumbangan dan manfaat baik bagi organisasi maupun peserta pelatihan.
Ada Empat langkah dan kegiatan Pelatihan yang digambarkan Pada Gambar 2.1
Sumber : Hariandja 2002:175 data diolah 2010 Gambar 2.1. Proses Penyusunan Program Pelatihan
a. Prinsip-prinsip belajar
b. Biaya yang tersedia
c. Fasilitas yang ada
d. Waktu
PENENTUAN TUJUAN DN MATERI PELATIHAN
ANALISIS KEBUTUHAN Kebutuhan organisasi
kebutuhan tugas kebutuhan pegawai
PENENTUAN METODE PELATIHAN
On the job training atau off the job training
Evaluasi Pelatihan
Universitas Sumatera Utara
Menurut Hariandja 2002:174 terdapat beberapa proseskegiatan yang harus dilakukan dalam penyusunan program pelatihan yang efektif, yaitu :
a. Menganalisa kebutuhan pelatihan organisasi, yang sering
disebut need analysis atau need assessment. b.
Menentukan sasaran dan materi program pelatihan. c.
Menetukan metode pelatihan dan prinsip-prinsip belajar yang digunakan
d. Mengevaluasi program pelatihan.
a. Menganalisa kebutuhan pelatihan organisasi
Pelatihan perlu dirancang untuk membantu organisasi mencapai tujuannya. Menentukan kebutuhan pelatihan dalam organisasi memerlukan tahap diagnostik
dalam menyusun tujuan-tujuan pelatihan. Untuk dapat mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, maka ada tiga hal yang harus dipertimbangkan yaitu :
1. Analisis Organisasi
Dalam hal ini manajer perlu menganalisis tujuan sari organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan organisasi yang sesuai dengan kenyataan yang
sebenarnya. Analisis organisasi dapat dilakukan dengan cara mengadakan survey mengenai sikap karyawan terhadap kepuasan kerja, persepsi, dan sikap
karyawan. Di samping itu pula dapat digunakan turn over, absensi, kartu pelatihan, daftar perkembangan karyawam dan data perencanaan karyawan.
2. Analisis tugas
Selanjutnya dilakukan analisi tugas, yaitu menganalisis tugas-tugas yang harus dilakukan dalam setiap jabatan melalui deskripsi pekerjaan atau
spesifikasi pekerjaan. Yang dapat dipelajari dari perilaku peran tersebut di
Universitas Sumatera Utara
atas, dan informasi analisis jabatan, yaitu uraian tugas, persyaratan tugas, standar untuk kerja yang terhimpun dalam informasi sumber daya manusia
organisasi. Kemudian menetukan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas tersebut secara efektif.
3. Analisis pegawai
Yang terakhir adalah analisis terhadap pegawai perusahaan, yaitu mengenai apakah ada pegawai yang kurang dalam kesiapan melakukan tugas-tugas atau
kurang di dalam kemampuan, keterampilan, dan pengetahuan yang dapat diketahui dari penilaian kinerja, observasi ke lapangan, dan kuesioner.
b. Penentuan tujuan pelatihan
Yaitu sasaran yang akan dicapai setelah dilaksanakannya pelatihan. Tujuan pelatihan ini merupakan pedoman dalam penyusunan program pelatihan, dalam
pelaksanaan dan dalam pengevaluasian. c.
Penetuan metode pelatihan Setelah merumuskan tujuan dan isi program, dilakukan pemilihan metode
pelatihan, metode pelatihan yang dipakai. Metode pelatihan yang dipilih tergantung pada kebutuhan serta tujuan pelatihan.
Metode pelatihan yaitu : a.
On the job training Metode pelatihan on the job training dilakukan pada waktu jam kerja
berlangsung, baik secara formal maupun informal. Ada beberapa metode pelatihan on the job training, yaitu :
1 Job Instruction training
Universitas Sumatera Utara
Latihan instruksi jabatan adalah pelatihan dimana ditentukan seorang manajer bertindak sebagai pelatih untuk menginstruksikan bagaimana
melakukan pekerjaan tertentu dalam proses kerja 2
Coaching Adalah bentuk pelatihan yang dilakukan di tempat kerja oleh atasan
dengan membimbing petugas melakukan pekerjaan secara informal dan biasanya tidak terencana.
3 Job rotation
Adalah program yang direncanakan secara formal dengan cara menugaskan pegawai pada beberapa pekerjaan yang berbeda dan dalam
bagian yang berbeda dengan organisasi unutk menambah pengetahuan mengenai pekerjaan dalam organisasi.
4 Apprenticeship
Adalah pelatihan yang mengkombinasikan antara pelajaran di kelas dengan praktek di lapangan, yaitu setelah sejumlah teori diberikan kepada
peserta, peserta dibawa praktek ke lapangan. b.
Off the job training Yaitu pelatihan yang dilakukan secara khusus di luar pekerjaan. Ada beberapa
metode off the job training, yaitu : 1
Lecture Adalah kiuliah atau presentasi atau ceramah yang diberikan oleh
pelatihpengajar kepada sekelompok pendengar. 2
Video presentation
Universitas Sumatera Utara
Adalah presentasi atau pelajaran yang disajikan melalui film, atau video tentang pengetahuan atau bagaimana melakukan suatu pekerjaan.
3 Vestibule training atau simulation
Adalah latihan yang diberikan di sebuah tempat yang khusus dirancang menyerupai tempat kerja, yang dilengkapi dengan berbagai peralatan di
tempat kerja. 4
Role playing Adalah metode pelatihan yang dilakukan dengan cara para peserta diberi
peran tertentu untuk bertindak dalam situasi khusus. 5
Case study Adalah studi kasus yang dilakukan dengan memberikan beberapa kasus
tertentu kemudian peserta diminta untuk memecahkan kasus tersebut melalui diskusi kelompok belajar.
6 Self-study
Adalah meminta peserta untuk belajar sendiri melalui rancangan materi yang disusun dengan baik.
7 Program learning
Adalah bentuk lain dari self study yaitu menyiapkan seperangkat pertanyaan dan jawabannya secara tertulis dalam buku atau program
komputer.
Universitas Sumatera Utara
8 Laboratory training
Adalah latihan untuk meningkatkan kemampuan hubungan antar-pribadi, melalui sharing pengalaman, perasaan, persepsi, dan perilaku di antara
beberapa peserta. 9
Action learning Adalah proses belajar melalui kelompok kecil dalam memecahkan
berbagai persoalan dalam pekerjaan, yang dibantu oleh seorang ahli, bisa dari dalam perusahaan atau luar perusahaan.
d. Evaluasi pelatihan
Evaluasi pelatihan adalah membandingkan hasil-hasil setelah pelatihan dengan tujuan yang diharapkan para manajer, pelatih, serta peserta pelatihan. Ada empat
tingkat penilaianevaluasi pelatihan yang dapat digunakan yaitu : 1
Reaksi peserta terhadap isi dan proses pelatihan Reaksi peserta terhadap isi dan proses dapat diukur dengan cara menanyakan
kepada pesserta apakah peserta menyukai program pelatihan, program pelatihan dirasakan bermanfaat, mudah dipahami dll yang dapat dilakukan
dengan menyebarkan kuesioner. 2
Pengetahuan Pengetahuan yang diperoleh melalui pelatihan diketahui dengan mengukur
seberapa besar tambahan pengetahuan yang diperoleh setelah pelatihan dilakukan. Ini dapat dilakukan dengan mengadakan dengan mengadakan
pretest yakni tes sebelum pelatihan dan post test yakni tes sesudah pelatihan.
Universitas Sumatera Utara
3 Perubahan perilaku
Perubahan perilaku diketahui dengan mengukur perubahan perilaku setelah pelatihan dilakukan. Ini memang tugas yang sulit, tetapi dapat dilakukan
dengan cara menanyakan langsung kepada atasannya, rekan kerjannya, atau melakukan pengamatan di lapangan.
4 Perbaikan pada organisasi
Perbaikan pada organisasi dapat dilihat dari perputaran kerja yang menurun, kecelakaan kerja yang makin rendah, menurunnya ketidakhadiran, dan
penurunan biaya proses.
Sumber : MP. Mulia Nasution, Hal : 70, 2002 Gambar 2.2 Pengaruh Program Pelatihan terhadap Produktivitas Kerja Karyawan
Program pelatihan mempunyai hubungan yang erat dengan produktivitas kerja karyawan.
Hal ini berdasarkan pendapat-pendapat diatas maka dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan pelatihan terdiri dari berbagai metode, yang dapat dibedakan menjadi dua,
yaitu metode On-the-Job-Training dan metode Off-the-Job-Training. Apabilah Tingkah laku
Pengetahuan lama Program pendidikan dan
latihan Tingkah laku
pengetahuan baru
Peningkatan produktivitas kerja
karyawan
Universitas Sumatera Utara
perusahaan ingin melaksanakan suatu program pelatihan, perusahaan harus memilih dan menetapkan metode mana yang sesuai dengan tujuan ingin dicapai.
E. Hubungan Pelaksanaan Program Pelatihan terhadap Produktivitas Kerja Karyawan