Kegiatan Media Relations di Pemerintahan Kota Sibolga

Universitas Sumatera Utara

4.4.2 Kegiatan Media Relations di Pemerintahan Kota Sibolga

Dalam melaksanakan media relations, Pemerintah Kota Sibolga melakukan beberapa kegiatan untuk membina hubungan dengan media. Kegiatan-kegiatan media relations yang dilaksanakan oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga yaitu terbagi atas dua bagian yaitu kegiatan formal dan kegiatan informal.

A. Kegiatan Formal

1. Konferensi Pers Seperti di kebanyakan lembaga pemerintah pada umumnya, seluruh informan wartawan mengatakan bahwa kegiatan media relations yang paling sering dilakukan di Pemerintahan Kota Sibolga adalah konferensi pers temu pers, pendistribusian rilis kepada wartawan, pers tour, dan media visit. Ruang lingkup Pemerintahan Kota Sibolga yang cukup luas merupakan salah satu alasan utama mengapa jumpa perskonferensi pers dan pendistribusian rilis menjadi kegiatan media relations yang paling sering dilakukan oleh Humas Pemerintahan Kota Sibolga, seperti yang diungkapkan oleh informan RB berikut ini: “ Sebenarnya kalau itu, menyangkut isu -isu strategis yang menyangkut kepentingan masyarakat banyak, biasanya Pemko itu selalu mengadakan konferensi pers”. Informan RB Masih menurut informan RB, kegiatan konferensi pers yang dilakukan oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga ini sering sekali di lakukan dan RB tidak bisa menghitung sudah berapa kali Humas Pemerintah Kota Sibolga melakukan konferensi pers. RB juga beranggapan konferensi pers yang dilakukan oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga bertujuan untuk menyampaikan apa saja program pemerintah yang akan disampaikan kepada masyarakat. “.....Artinya apa -apa program pemerintah yang akan disampaikan misalnya soal BPJS, pernah juga masalah kenaikan harga BBM, dll sering mereka melakukan konferensi pers bahkan tidak terhitung sudah berapa kali”. Informan RB Pernyataan informan RB didukung oleh informan HS yang menyatakan bahwa Humas Pemerintah Kota Sibolga dalam melaksanakan media relations mengadakan kegiatan konferensi pers untuk memberikan informasi dari Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara Pemerintah Kota Sibolga kepada media sehingga media dapat menuliskan informasi tersebut dalam bentuk berita dan dapat di sampaikan kepada publik. “Kalau Humas Pemerintah Kota Sibolga ini contoh konferensi pers ada yang di jadwalkan khusus ada juga yang bersifat terbatas, memberikan informasi dari pihak Pemko Sibolga melalui humas kepada media sehingga kita menulis informasi tersebut menjadi berita dan menjadi konsumsi publik”. Informan HS Dari sisi humas sendiri, informan AM mengatakan aktivitas media relations yang dilaksanakan oleh Humas seperti melayani insan pers sebagai mitra, juga memiliki kegiatan rutin untuk berdiskusi dengan insan pers melalui jumpa pers. “Ada banyak kegiatan kita. Kegiatan media relation itu misalnya melayani orang-orang media sebagai mitra dan juga humas memiliki kegitan rutin untuk berdiskusi seperti rapat dengan awak media seperti jumpa pers, menjalin relationship”. Informan AM Informan SA menjelaskan lebih lanjut mengenai konferensi pers yang dilakukan oleh Humas Pemko Sibolga. SA mengatakan konferensi pers sudah menjadi tupoksi bagi Humas Pemerintah Kota Sibolga di setiap kegiatan yang urgent ataupun permasalahan-permasalahan yang menyangkut eksistensi Pemerintah Kota Sibolga. Humas Pemerintah Kota Sibolga selalu mengadakan konferensi pers untuk mengklarifikasi suatu isu yang beredar di masyarakat dengan mengundang wartawan untuk menjelaskan atau melakukan pembenaran terhadap titik permasalahan yang ada sehingga wartawan hanya mendapat satu informasi melalui humas bukan melalui misalnya SKPD yang bermasalah untuk mengurangi kesalahan informasi dan humas dapat mengontrol pemberitaan yang beredar di media. “Kita sering melaksanakan kegiatan konferensi pers kepada para wartawan bahkan seperti tupoksi kita setiap kegiatan-kegiatan urgent ataupun permasalahan-permasalahan yang menyangkut eksistensi Pemerintah kota Sibolga selalu kita mengadakan konferensi pers untuk menyuarakan dengan titik kebenaran melalui humas, artinya mereka wartawan tidak menerima informasi langsung dari SKPD-SKPD masing-masing tetap kepada satu pintu humas karena ada nanti kesalahan informasi SKPD mengatakan ini sedangkan humas berkata lain hasilnya masyarakat bingung mana informasi yang benar”. Informan SA Informan ZI menambahkan kegiatan temu pers telah dimasukkan kedalam APBD untuk dilaksanakan sebanyak dua kali dalam setahun. Berdasarkan keterangan dari ZI yang merupakan Kepala Subbagian Dokumentasi dan Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara Pemberitaan, kegiatan temu pers ini tidak memiliki jadwal tetap namun telah tercantum dalam APBD untuk dilaksanakan 2 x dalam satu tahun. Dalam temu pers ini, wartawan diundang untuk hadir di tempat yang telah ditentukan humas untuk diadakannya kegiatan temu pers tersebut. Pemerintah Kota Sibolga akan membahas masalah pembangunan yang telah dilaksanakan dan yang akan dilaksanakan kedepannya oleh Pemerintah Kota Sibolga maupun hal-hal lain yang penting untuk disampaikan oleh humas kepada mediapers. Dalam pembahasan tersebut, di adakan sesi tanya jawab yang di pimpin oleh seorang moderator dimana wartawan diberikan kesempatan untuk bertanya kepada pemerintah mengenai masalah yang sedang dibahas dan pemerintah akan mejawabnya. “Rencana pemerintah dalam kegiatan ini di APBD dua 2 x temu pers dalam satu tahun. Namun untuk waktunya di tentukan mau itu di triwulan pertama ataupun triwulan berikutnya tapi yang pasti dalam setahun kita akan melaksanakannya dua 2 x dalam satu tahun. Kegiatan dalam temu pers yaitu kita duduk bersama di suatu ruangan antara media dengan Pemerintah Kota Sibolga bersama membahas program-program pembangunan yang telah dilaksanakan maupun yang akan dilaksanakan kedepannya dan wartawan diberikan kesempatan untuk bertanya dalam sesi tanya jawab yang dipimpin oleh seorang moderator”. Informan ZI Informan J dan JS juga menambahkan bahwa kegiatan konferensi pers yang dilakukan oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga bersifat mendadak. Mereka beranggapan pelaksanaan konferensi pers yang dilaksanakan oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga ketika adanya suatu kegiatan yang dianggap penting oleh Humas maupun Walikota baik perihal agenda pemerintahan maupun kegiatan lainnya sehingga kegiatan konferensi pers tidak dapat dipastikan waktunya dan sering bersifat mendadak. “Setiap ada kegiatan penting, setiap ada agenda-agenda Pemerintahan yang mereka anggap penting mereka selalu mengadakan konpers”. Informan J “Kalau konferensi pers itu sifatnya mendadak. Ketika ada sesuatu yang dianggap urgent oleh Walikota yang diteruskan kepada humas saat itulah kita melakukan konferensi pers bersama-sama. Dalam setahun tidak bisa dihitung karena biasanya bersifat mendadak”. Informan JS Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara 2. Penyebaran Rilis Selain kegiatan konferensi pers, kegiatan media relations yang dilaksanakan oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga lainnya yaitu penyebaran rilis. Humas Pemerintah Kota Sibolga sering melakukan penyebaran rilis kepada wartawan sebagai salah satu bentuk kegiatan media relations yang dijalankan oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga. Seperti yang diungkapkan oleh salah satu narasumber yang berasal dari wartawan, RB menyatakan kegiatan pengiriman rilis hampir setiap hari dilakukan oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga. “Kalau untuk pengiriman rilis hampir setiap hari”. Informan RB Informan SA menjelaskan bahwa kegiatan pengiriman rilis dilakukan untuk email wartawan yang terdata oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga. SA juga menambahkan jika ada wartawan yang tidak sempat hadir disuatu kegiatan atau peliputan mereka akan mengirimkan rilis seputar kegiatan tersebut melalui email- email wartawan. “Penyebaran rilis ada bagi yang mempunyai email yang tercover oleh humas. Jika wartawan tidak bisa sempat hadir dalam suatu peliputan akan dikirimkan melalui email mereka baik itu di terbitkan di surat kabar mereka atau tidak itu poin kedua”. Informan SA Informan JS membenarkan bahwa Humas Pemerintah Kota Sibolga menyebarkan rilis kepada wartawan melalui email. Humas Pemerintah Kota Sibolga telah memiliki email-email para wartawan dan ketika wartawan tidak bisa hadir untuk menghadiri suatu kegiatan, Humas Pemerintah Kota Sibolga tetap mengirimkan rilis kepada wartawan sebagai bahan untuk membuat suatu berita. “Sering mereka sebarkan itu. Pihak humas sudah memiliki e-mail-email kita dan mereka sebarluaskan ketika kita tidak bisa datang ke tempat melalui staff humas dan kita muat di media kita”. Informan JS Pernyataan informan JS didukung oleh informan J. Menurut J, jika wartawan datang terlambat atau tidak datang Humas Pemerintah Kota Sibolga bersedia mengirimkan rilis, bahan berita, bahkan foto. ... jika terlambat ataupun tidak datang mereka mau membagi-bagikan rilis termasuk dari bahan berita sampai foto”. Informan J Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara Informan ZI mengatakan proses sebelum rilis tersebut dikirimkan oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga kepada wartawan yaitu setelah staf Humas melakukan peliputan, staf Humas membuat rilis hasil dari peliputan tersebut. Setelah rilis tersebut dibuat, rilis itu akan diserahkan kepada informan ZI selaku Kasubbag Pemberitaan dan Dokumentasi untuk diperiksa apakah rilis tersebut layak untuk dikirimkan ke wartawan atau tidak. “Biasanya rilis yang di buat oleh staff kita dan mau dikirimkan ke wartawan atau media, di sampaikan terlebih dahulu kepada saya sebagai Kasubbag dokumentasi dan pemberitaan untuk saya periksa terlebih dahulu apakah layak untuk di kirimkan atau tidak, kemudian apakah ada permintaan untuk memberikan informasi itu umum-umumnya saja atau secara terperinci boleh kita sampaikan dalam rilis tersebut. Ya kita kondiskanlah apakah ada permintaan- permintaan dari atasan atau tidak”. Informan ZI Informan AM menambahkan rilis yang telah dibuat oleh staf humas akan dikirimkan ke email-email wartawan lalu rilis tersebut akan di tampilkan di website resmi Pemerintah Kota Sibolga. Para wartawan yang tidak mendapatkan email juga dapat menggunakan rilis yang ada di website Pemko Sibolga untuk dijadikan referensi dalam pembuatan berita untuk diterbitkan di media mereka. “Untuk penyebaran rilis misalnya Pemko Sibolga punya kegiatan yang di publish lewat humas, itu kita rilis pemberitaannya melalui kita punya website. Jadi kita sampaikan beritanya lengkap di website. Nanti media bisa langsung mengambil dari situ beritanya untuk dimuat di media mereka masing-masing. Boleh mereka kutip langsung dari website kita karena website kita itu adalah website resmi Pemko Sibolga yang diatur oleh bagian humas. Jadi suara yang disampaikan di website itu merupakan suara resmi dari kita Kabag Humas. Itu namanya konfirmasi resmi dari humas”. Informan AM Ketika di tanyakan seputar rilis yang Humas Pemerintah Kota Sibolga tuliskan di mata informan wartawan rata-rata mereka mengatakan rilis yang Humas Pemerintah Kota Sibolga kirimkan masih perlu diperbaiki. Seperti yang dikatakan oleh J dan RB, rilis yang dituliskan Humas Pemerintah Kota Sibolga berisi garis-garis besar kegiatan yang diliput. Dari garis-garis besar tersebutlah wartawan bertugas untuk mengembangkannya menjadi sebuah berita. “Belum, mereka hanya menyediakan garis-garis besarnya. Jadi si wartawan ini lah yang mengembangkan, si wartawan inilah yang membuat beritanya karena mereka hanya menyediakan bahan dasar dan bahan dasar tidak bisa dijadikan berita jadi harus diolah lagi”. Informan J Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara “Rilis yang mereka kirimkan melalui email bias anya kami rombak kembali meskipun tujuannya sama, artinya meski banyak pilihan namun tujuannya sama karena kita tidak menelan bulat-bulat rilis yang diberikan pihak Humas Pemko Sibolga”. Informan RB Menurut Informan HS, bagi wartawan rilis yang Humas Pemerintah Kota Sibolga tuliskan yang penting mengandung informasi-informasi dasar. Kemudian rilis tersebut dikembangkan sesuai kreativitas dan ciri khas wartawan itu masing- masing. “Kalau bagi kita sebagai wartawan yang penting informasi awal itu ada kemudian kita mengembangkan dan mengemas informasi itu menjadi berita sesuai ciri media kita”. Informan HS Informan RB mengatakan bahwa rilis yang Humas Pemerintah Kota Sibolga tuliskan bersifat normatif. Apa yang Humas Pemerintah Kota Sibolga sampaikan dalam rilis tersebut sesuai dengan apa yang ingin wartawan tuliskan tau sampaikan dalam berita. “Seperti ini, kalau soal rilis namanya mereka berada dibawah naungan Pemerintah Kota Sibolga otomatis rilis yang mereka berikan banyaknya bersifat normatif . Artinya apa yang mereka sampaikan tidak jauh dengan apa yang kami pikirkan dan ingin kami tuliskan”. Informan RB. Informan JS menambahkan setiap media memiliki ciri khas masing-masing. Humas Pemerintah Kota Sibolga memiliki media internal yaitu website dan majalah. Menurut JS rilis yang dituliskan Humas Pemerintah Kota Sibolga harus diperbaiki lagi sesuai ciri khas media tersebut dan berbeda dengan rilis yang ada di majalah dan website Humas Pemerintah Kota Sibolga. “Setiap media memiliki ciri khas masing-masing. Prinsipnya staf humas yang menuliskan rilis masih butuh pematangan dan rilis yang mereka buat masih harus diperbaiki lagi dan mereka juga memiliki media Pemko sendiri jadi ada perbedaannya lah”. Informan JS 3. Pers Tour Selain penyebaran rilis dan konferensi pers temu pers, kegiatan media relations lainnya yang dilaksanakan oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga yaitu pers tour dan peliputan. Kegiatan pers tour biasanya dilakukan dengan cara mengajak wartawan berkunjung ke lokasi atau tempat pelaksanaan program Pemerintah Kota Sibolga, di mana di sana wartawan diberi kesempatan untuk Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara mengeksplor seluruh informasi yang dibutuhkannya terkait dengan pelaksanaan program Pemerintah Kota Sibolga tersebut. Hal tersebut diutarakan oleh informan ZI seperti berikut ini: “Pernah kami laksanakan kegiatan pers tour namun tidak sering karena kegiatan pers tour ini kami laksanakan apabila ada kegiatan pemerintahan di luar kota. Biasanya kami membawa wartawan ke luar kota untuk ikut meliput kegiatan bersama Walikota ataupun kegiatan pemerintahan di luar kota”. Informan ZI Kegiatan pers tour ini juga dibenarkan oleh informan yang berasal dari wartawan. Informan JS mengaku pernah diajak untuk ikut dalam kegiatan pers tour yang diajak oleh Walikota Sibolga ke Makasar dalam rangka kegiatan dari SINDO pemberian penghargaan kepada Walikota. “Kalau dulu sekali-sekali ada teman kita yang dibawa, tapi masa kita ketika ada kerjasama itu seperti kemarin kita diajak Walikota ke Makasar karena memang itu kegiatan kita yang buat dari SINDO Walikota mendapat penghargaan, kita dibawa kesana. Kalau ada kegiatan lain, pernah juga Walikota ke Medan bersama wartawan ketika ada ajang tertentu”. Informan JS Informan RB dan informan IP juga membenarkan pernyataan mengenai kegiatan pers tour tersebut. RB dan IP mengatakan pernah ikut dalam kegiatan pers tour yang dilaksanakan Humas Pemerintah Kota Sibolga. “Kalau kegiatan seperti itu ada dua sampai tiga kali dalam setahun itu ada. Apalagi seperti kami ya koran lokal kebetulan oplah kami yang terbesar. Seperti tahun lalu ada sampai tiga kali kita ke Medan kebanyakan dalam kegiatan ceremonial. Kemudian dalam tahun ini kita hanya diajak dalam pelantikan Walikota kemarin oleh Humas Pemko Sibolga . Pokoknya kalau ada momen- momen yang sifatnya nasional apalagi bersifat menerima penghargaan. penghargaan kita diajak kesana”. Informan RB “Pernah ada, biasanya kegiatannya berdasarkan anggaran yang tersedia kita tidak bisa paksakan. Biasanya mereka mengajak beberapa wartawan dari beberapa media seperti media cetak, media elektronik dan media tersebut memberikan ekspose untuk kegiatan tersebut”. Informan IP Namun, informan wartawan lainnya tidak membenarkan adanya kegiatan pers tour. Informan J ketika ditanyai mengenai pernah atau tidaknya diikut sertakan dalam kegiatan pers tour mengaku tidak pernah ikut dalam kegiatan pers tour yang dilaksanakan oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga seperti berikut ini : Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara “Kalau seperti itu belum ada, paling kita diajak liputan keluar daerah tapi kerjasama dalam bentuk liputan aja namanya gitu tapi bukan pers tour namanya kalau pers tour itu kan kita di fasilitasi jalan-jalan itu belum ada sejauh ini”. Informan J Dari penjelasan beberapa informan diatas terdapat perbedaan jawaban mengenai kegiatan pers tour yang dilaksanakan oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga. Beberapa informan mengaku pernah ikut serta dalam kegiatan pers tour yang dilaksanakan Humas Pemerintah Kota Sibolga namun ada juga yang mengatakan tidak pernah ikut dalam kegiatan pers tour yang dilaksanakan oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga. Dari keterangan tersebut tersirat bahwa hanya beberapa media maupun wartawan yang ikut dalam kegiatan pers tour yang dilaksanakan oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga. Setelah dikonfirmasi dengan humas, humas menjelaskan memang hanya beberapa media yang diikut sertakan dalam kegiatan pers tour yang dilaksanakan oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga sesuai dengan kegiatan yang diliput seperti yang disampaikan oleh Informan ZI berikut ini: “Tidak semua, hanya wartawan ataupun media tertentu saja sesuai dengan konteks kegiatannya”. Informan ZI Informan SA memperjelas pernyataan informan ZI sebagai berikut : “Bukan pemilihan, media yang diajak acak saja. Contoh Medan Bisnis menyuarakan tentang tingkat perekonomian dan menyuarakan berita-berita aktual perekonomian, media SIB mengaktualisasikan masalah-masalah sosial dan sosial kerohanian, dan koran lokal ya campur aduk. Untuk koran lokal, kadang kita bawa yang lain dan koran-kotan aktual yang lebih spesifik dari pada koran- koran mereka”. Informan SA 4. Media Visit Dalam wawancara yang peneliti lakukan, informan SA mengaku selaku Kabag Humas Pemerintah Kota Sibolga pernah mengadakan media visit ke salah satu media. Menurut SA, selama SA menjabat setahun ini SA pernah berkunjung ke kantor salah satu media cetak yaitu media Tapanuli di Kota Siantar dan Pos Metro grup. “Pernah, selama saya menjabat Kabag Humas ada satu tahun ini ada saya berkunjung ke media Tapanuli di Siantar dengan Pos Metro Grup dan aktualisasi mereka sangat menerima selaku Kabag Humas untuk melakukan kerjasama secara intern”. Informan SA Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara Tetapi, sepertinya kegiatan media visit yang dilakukan oleh informan SA bukan merupakan kegiatan yang resmi melainkan berupa koordinasi yang dilakukan informan SA selaku Kabag Humas Pemerintah Kota Sibolga untuk tetap menjalin hubungan baik dengan media. Buktinya, seluruh informan wartawan mengaku tidak pernah mendapatkan kunjungan dari Humas Pemerintah Kota Sibolga. SA juga menambahkan bahwa kegiatan ini bersifat insidentil. Berikut pernyataan SA : “Tidak, tidak terjadwal karena itu selaku insidentil pada saat berkunjung atau tugas ke Medan kita berkunjung ke sana kita singgahin percetakan media yang dimaksud”. Informan SA

B. Kegiatan Informal

1. Coffe Morning Selain kegiatan media relations yang formal dan resmi, Humas Pemerintah Kota Sibolga juga menjalankan kegiatan yang bersifat informal yang bertujuan untuk membina dan menjaga hubungan baik dengan wartawan dalam suasana yang santai dan akrab seperti coffe morning. Informan SA menyatakan Humas pernah mengadakan kegiatan coffe morning. Humas Pemerintah Kota Sibolga mengundang wartawan baik wartawan media cetak maupun wartawan media elektronik untuk hadir dalam kegiatan coffe morning bersama Walikota untuk menjaga kedekatan antara Pemerintah Kota Sibolga selaku Walikota kepada wartawan untuk mensinkronisasi antara tugas wartawan dengan menyuarakan program-program Pemerintah. “Sering kita laksanakan dan kita panggil untuk wartawan media cetak maupun media elektronik yang kita panggil dalam kegiatan informal misalnya kegiatan coffe morning bersama Pak Walikota untuk pendekatan Pemerintah Kota selaku Walikota kepada para wartawan untuk melaksanakan tugasnya agar sinkronisasi tugas antara insan pers dengan Pemerintah Kota untuk menyuarakan kepada publik atau menyuarakan kepada masyarakat luas bahwasannya Pemerintah Kota itu melaksanakan tugas ini berdasarkan program atau kegiatan masing-masing bidang”.Informan SA Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara Menurut informan J Humas Pemerintah Kota Sibolga pernah mengadakan kegiatan coffe morning. Humas Pemerintah Kota Sibolga mengundang beberapa wartawan untuk membahas kinerja pemerintah misalnya rencana pembangunan. “Pernah ada diskusi bersama yang menyangkut kinerja Pemerintahan semisal ada rencana pembangunan. Mereka panggil kita untuk membahas dan meminta pendapat kita meskipun tidak semua kawan-kawan dari media dipanggil tapi adalah sedikit sumbang saran dari kita”. Informan J Informan JS menyebutkan kegiatan coffe morning yang dilaksanakan oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga yaitu seluruh wartawan bersama Walikota, pimpinan SKPD dan kehumasan yang dikoordinasi oleh Humas sharing masalah pembangunan. “Keseluruhan wartawan bersama dengan Walikota, Pimpinan SKPD dan kehumasan yang dikoordinir oleh Humas sharing masalah pembangunan”. Informan JS

4.4.3 Akses Informasi Bagi Wartawan