Universitas Sumatera Utara
4.1.3 Bagian Humasy dan Protokoler
Bagian Humasy dan Protokoler mempunyai tugas membantu pelaksanaan tugas Sekretariat Daerah yang meliputi kewenangan bidang pemberitaan,
dokumentasi, sandi, telekomunikasi dan keprotokoleran. Penjabaran tugas Bagian Humasy dan Protokoler adalah sebagai berikut:
1. Membantu Walikota dalam penyelenggaraan pemerintah daerah dibidang hubungan masyarakat dan protokoler, khususnya pemberitaan, dokumentasi, sandi
dan telekomunikasi; 2. Mengumpulkan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis pembinaan
dan pelaksanaan hubungan masyarakat dan protokoler; 3. Melaksanakan hubungan antara pemerintah kota dengan masyarakat umum,
organisasi kemasyarakatan, untuk memperjelas kebijakan dan kegiatan pemerintah kota;
4. Merumuskan bahan penetapan kebijaksanaan mengenai publikasi dan dokumentasi, serta pemberitaan kegiatan pemerintah kota;
5. Mengatur dan mengendalikan pengumpulan dan penyaringan informasi, publikasi, dokumentasi, pemberitaan kebijakan pemerintah kota, serta sandi dan
telekomunikasi; 6. Melaksanakan dan mengkoordinasikan dengan unit kerjainstansi lain dalam
pembinaan kegiatan dibidang hubungan masyarakat serta untuk mendapatkan informasi yang diperlukan;
7. Mengadakan siaran pers, keterangan, penerbitan, dan penyampaian informasi dalam bentuk lain yang dapat dilakukan sesuai dengan bidang tugas;
8. Memberikan saran kepada atasan melalui telaah staf yang berkaitan dengan informasi yang berkembang di masyarakat;
9. Mengatur hubungan kemitraan dengan para wartawan yang tergabung dalam organisasi kewartawanan;
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
10. Menyusun pedoman dan petunjuk pembinaan penyelenggaraan keprotokolan; 11. Melaksanakan urusan keprotokolan; dan
12. Melaksanakan analisa dan evaluasi keprotokolan
A. Sub Bagian Dokumentasi dan Pemberitaan
Sub Bagian Dokumentasi dan Pemberitaan mempunyai tugas merencanakan, membagi tugas, memelihara, mengumpulkan bahan-bahan informasi, melakukan
dokumentasi, mendistribusikan bahan-bahan penerbitan, melakukan pemberitaan melalui media cetak dan elektronik, guna memperjelas kebijakan pemerintah kota
dalam bidang kehumasan khususnya dokumentasi dan pemberitaan. Penjabaran tugas Sub Bagian Dokumentasi dan Pemberitaan, sebagai berikut:
1. Merencanakan kegiatan sub bagian dokumentasi dan pemberitaan berdasarkan tugas pokok dan fungsi sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
2. Membagi tugas kepada bawahan sesuai uraian tugas dan tanggung jawabnya masing-masing untuk kelancaran tugas;
3. Memberi petunjuk pekasanaan tugas kepada bawahan sesuai peraturan dan prosedur yang berlaku agar terhindar dari kesalahan;
4. Melaksanakan peliputan dan pemberitaan pemerintah kota melalui media massa baik cetak maupun elektronik;
5. Memberikan tanggapan atau penjelasan terhadap informasi dari masyarakat dan media massa;
6. Penerbitan majalah pemerintah kota sebagai media informasi; 7. Penyelenggaraan keterangan pers atau konfrensi pers;
8. Penyampaian informasi melalui pembinaan kelompok informasi masyarakat KIM;
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
9. Penyebarluasan informasi melalui jaringan internet dan website untuk mendukung pelaksanaan E-Goverment;
10. Melakukan koordinasi unit kerja instansi terkait sesuai dengan tugasnya dalam bidang pengumpulan data dan informasi;
11. Menyiapkan bahan dalam rangka pembinaan dan pengembangan sistim jaringan informasi dokumentasi;
12. Menyiapkan bahan-bahan data dan informasi dalam rangka pengembangan E- Goverment;
13. Membimbing bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas sesuai permasalahan yang timbul atau yang akan timbul dalam pelaksanakan kegiatan;
14. Memeriksa hasil pelaksanaan tugas bawahan sesuai peraturan dan prosedur yang berlaku agar diperoleh hasil kinerja yang benar;
15. Menyedia bawahan sesuai pelaksanaan tugas bawahan agar tercapai tingkat kinerja yang diharapkan;
16. Mengevaluasi pelaksanaan tugas di sub bagian dokumentasi dan pemberitaan, mengidentifikasi hambatan yang terjadi dalam rangka perbaikan kinerja dimasa
yang akan datang; 17. Membuat laporan pelaksanaan tugas di sub bagian dokumentasi dan
pemberitaan sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan pekerjaan untuk kejelasan hasil kerja; dan
18. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan baik lisan maupun tertulis.
B. Sub Bagian Protokoler
Sub Bagian Protokoler mempunyai tugas merencanakan, membagi tugas, mempersiapkan bahan, memberi petunjuk penyusunan kebijakan pemerintah
daerah dibidang pelaksanaan koordinasi dan evaluasi urusan keprotokolan sesuai
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
ketentuan yang berlaku agar tugas pokok dan fungsi sub bagian protokoler berjalan lancar.
Penjabaran tugas Sub Bagian Protokoler, adalah sebagai berikut: 1. Merencanakan kegiatan berdasarkan rencana operasional bidang protokoler
sebagai pedoman pelaksanaan tugas mempersiapkan bahan penyusunan kebijakan pemerintah daerah dalam pembinaan dan pengelolaan keprotokolan;
2. Membagi tugas kepada bawahan sesuai uraian tugas dan tanggung jawabnya masing-masing untuk kelancaran tugas;
3. Memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan sesuai peraturan dan perosedur yang berlaku agar terhindar dari kesalahan;
4. Menyusun program kerja dan rencana anggaran Sub Bagian Protokoler; 5. Mempersiapkan dan mengola bahan-bahan penyusunan ketentuan-ketentuan
dan petunjuk pelaksanaan pembinaan keprotokolan; 6. Mempersiapkan, merencanakan, meyusun pedoman acara keprotokolan;
7. Mempersiapkan keprotokolan pada upacara-upacara pelantikan, rapat-rapat dinas dan pertemuan lainnya yang diselenggarakan oleh pemerintah daerah;
8. Mempersiapkan upacara rutin dan keprotokolan lainnya; 9. Mempersiapkan jadwal kegiatan Walikota Wakil Walikota;
10. Mempersiapkan jadwal penerimaan tamu-tamu dinas dan non kedinasan Walikota Wakil Walikota;
11. Mengusulkan, mengkoordinir dan mengevaluasi tugas ajudan dan supir Walikota Wakil Walikota dan Sekretaris Daerah;
12. Menyusun laporan pelaksanaan tugas Walikota dibidang keprotokolan; 13. Membimbing bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas sesuai permasalahan
yang timbul untuk mencapai profesionalisme;
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
14. Memeriksa hasil pelaksanaan tugas bawahan sesuai peraturan dan prosedur yang berlaku agar diperoleh hasil kerja yang benar;
15. Mengatur bawahan sesuai pelaksanaan tugas bawahan agar tercapai tingkat kinerja yang diharapkan;
16. Mengevaluasi pelaksanaan tugas di lingkungan Sub Bagian Protokoler, mengidentifikasi hambatan yang ada dalam rangka perbaikan kinerja di masa
mendatang; 17. Membuat laporan pelaksanaan tugas di lingkungan Sub Bagian Protokoler
sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan pekerjaan untuk kejelasan hasil kerja; dan
18. Melaksanakan tugas kedinasan selain yang diberikan oleh pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
C. Sub Bagian Sandi Telekomunikasi
Sub Bagian Sandi dan Telekomunikasi mempunyai tugas melaksanakan urusan penerimaan, pengiriman sandi dan telekomunikasi, melaksanakan tata
usaha, merawat, memelihara alat sandi dan telekomunikasi serta melaksanakan pengamanan terhadap kerahasiaan informasi sandi dan telekomunikasi agar tugas
pokok dan fungsi sub bagian sandi dan telekomunikasi berjalan lancar. Penjabaran tugas Sub Bagian Sandi dan Telekomunikasi adalah sebagai
berikut: 1. Merencanakan kegiatan Sub Bagian Sandi dan Telekomunikasi berdasarkan
tugas pokok dan fungsi sebagai pedoman pelaksanaan tugas; 2. Membagi tugas kepada bawahan sesuai uraian tugas dan tanggung jawabnya
masing-masing untuk kelancaran tugas; 3. Memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawah sesuai peraturan dan
prosedur yang berlaku agar terhindar dari kesalahan;
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
4. Melakukan penerimaan dan pengiriman berita dengan pesawat telekomunikasi atau peralatan sandi;
5. Memelihara, menyimpan, mengamankan dokumen dan alat-alat sandi dan telekomunikasi serta berusaha mengembangkan sistem dan alat-alat sandi dan
telekomunikasi; 6. Melakukan kegiatan untuk pengamanan informasi sandi dan telekomunikasi;
7. Mengiventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan alat- alat sandi dan telekomunikasi serta petunjuk pemecahannya;
8. Membimbing bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas sesuai permasalahan yang timbul atau yang akan timbul dalam pelaksanaan kegiatan;
9. Memeriksa hasil pelaksanaan tugas bawahan sesuai peraturan dan prosedur yang berlaku agar diperoleh hasil kerja yang benar;
10. Mengatur bawahan sesuai pelaksanaan tugas bawahan agar tercapai tingkat kinerja yang diharapkan;
11. Mengevaluasi pelaksanaan tugas di Sub Bagian Sandi dan Telekomunikasi, mengidentifikasi hambatan yang terjadi dalam rangka perbaikan kinerja di masa
yang akan datang; 12. Membuat laporan pelaksanaan tugas di Sub Bagian Sandi dan Telekomunikasi
sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan pekerjaan untuk kejelasan hasil kerja; dan
13. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan baik lisan maupun tertulis.
4.2 Proses Pelaksanaan Penelitian
Berdasarkan penelitian mengenai aktivitas humas dalam menjalankan media relations study deskriptif pada bagian Humasy dan Protokoler Pemerintah Kota
Sibolga, peneliti melaksanakan penelitian berdasarkan teknik maupun metode
Universitas Sumatera Utara
Kategori