Visi, Misi dan Tujuan Logo Toko Buku Gramedia Struktur Organisasi Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

beroperasi sejak 15 Januari 2012. Dengan luas areal mencapai 1.344 m² dimana sekitar 773,8 m² area buku, 317 m² area counter dan Stationery dan 157,8 m² area back office. Toko Buku Gramedia Santika terletak Hotel Santika Premiere Lt.2, yang beralamatkan di Jl. Kapten Maulana Lubis No.7 dijantung kota Medan. Disebelah kanannya Lapangan Benteng, di seberang jalan sebelah kanan adalah Kantor DPRD Sumatera Utara dan dibagian belakang berdiri Kantor Pengadilan Negeri dan Kodim. Dengan luas yang cukup besar, tentu saja keragamaan produk yang di perjualbelikan di Toko Buku Gramedia Santika sangat banyak. Selain buku, Gramedia Santika juga menjual berbagai macam barang untuk keperluan kantor dan sekolah, seperti alat tulis, buku tulis, agenda, dan juga barang-barang accessoris computer maupun kamera digital. Di Gramedia Santika juga terdapat 15 counter yaitu : Edu Games, Inova, Emperor, Vision, MG Sport, Elgini, Chatelain, HCL, Curug, Populer Store, Best Stamp, Read Boy, AlfaLink dan Cross serta Majalah. Counter-counter tersebut menjual barang-barang seperti dompet, tas baik tas sekolah maupun tas kerja, Frame foto, Kamus Elektronik, Alat-alat Olah Raga, Pulpen, dan pernak-pernik lainnya.

4.1.2 Visi, Misi dan Tujuan

1. Visi Toko Buku gramedia Menjadi agen pembaharuan dalam masyarakat yang majemuk, pemimpin di bidang usaha ritel dan distribusi bisnis media dalam rangka Universitas Sumatera Utara menyampaikan pengetahuan, informasi, pendidikan, dan hiburan melalui kepeloporan produk-produk yang inovatif serta berorientasi ke pasar. 2. Misi Toko Buku Gramedia Ikut serta dalam upaya mencerdaskan bangsa dengan menyebarluaskan pengetahuan plus informasi melalui berbagai sarana usaha ritel dan distribusi buku, alat sekolah dan kantor serta produk multimedia, ditandai dengan pelayanan unggul, manajemen proaktif dan perilaku bisnis yang sehat. 3. Tujuan Toko Buku Gramedia Adapun yang menjadi tujuannya adalah : a. Kelanggengan dan pertumbuhan dengan mengemban bisnis yang sehat. b. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia dan kesejahteraan karyawan. c. Mengembang tugas tanggung jawab sosial dan memperluas kesempatan kerja.

4.1.3 Logo Toko Buku Gramedia

Gambar 4.1 Logo Toko Buku Gramedia Sumber : www.gramedia.com Universitas Sumatera Utara

4.1.4 Struktur Organisasi

Struktur organisasi terbentuk karena adanya kelompok manusia yang bekerja sama untuk mencapai tujuan kelompok yang sudah ditetapkan. Organisasi juga termasuk dalam salah satu fungsi manajemen. Agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan baik, maka perlu dibuat mekanisme dan struktur pembagian tugas dan wewenang serta pengaturan hubungan dari setiap unit kerja. Gambar 4.2 Struktur Organisasi Toko Buku Gramedia Santika Dyandra Medan Sumber: Toko Buku Gramedia Santika Dyandra Medan diolah penulis KEPALA TOKO SPV. PENJUALAN BUKU SPV. RUMAH TANGGA SPV. ADMINISTRASI SPV. PEMBELIAN KASIR BESAR DATA ENTRY LABELER SECURITY CLEANING SERVICE WIDIANIAGA WIRANIAGA KASIR CSO Universitas Sumatera Utara

4.1.5 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

1. Kepala Toko • Menjalankan manajemen suku usaha sesuai dengan sasaran dan kebijakanperusahaan. • Menyusun dan menjalankan rencana kerja tahunan SSI, anggaran penjualan dananggaran biaya. • Memastikan dilaksanakannya dengan baik kegiatan suku usaha di bidang administrasi, penjualan, SDM dan keuangan. • Menjalankan dan mengendalikan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan. • Memastikan penggunaan dana perusahaan secara efisien dan efektif untukkepentingan perusahaan. • Membina dan mengembangkan sumber daya manusia. • Menjaga dan memelihara harta benda perusahaan. • Menjaga citra dan nama baik perusahaan ke dalam maupun keluar. • Memastikan terciptanya dan terpilihnya iklim dan lingkungan kerja yang amandan baik. 5 Supervisor Administrasi • Mengelola kegiatan administrasi - Mengatur mekanisme kerja seksinya. - Memastikan pelaporan administrasi akurat dan tepat waktu. - Memantau dan memeriksa pencatatan administrasi di seksinya. • Mengendalikan administrasi keuangan Universitas Sumatera Utara - Melaksanakan cash opname kas toko dan kas kecil sebulan sekali. - Memeriksa pencatatan penerimaan uang dari transaksi omset, tagihan creditcard dan sebagainya. - Memeriksa pencatatan pengeluaran keuangan, pembayaran pemasok danpengeluaran biaya lainnya. - Memeriksa dan membuat koreksi general ledger dari bagian pembukuan. - Membuat rekomendasi bank dan jurnal memorial. - Memeriksa administrasi pajak. • Melakukan analisa persediaan dan analisa piutang • Membina dan mengembangkan karyawan di seksinya • Mengendalikan surat masuk dan keluar. 6 Supervisor Rumah Tangga • Melaksanakan tanggung jawab bidang kebersihan, keamanan danpemeliharaandi lingkungan toko. • Mengkoordinir petugas kebersihan, petugas keamanan dalam melaksanakantugasnya. • Mengurus perijinan yang berhubungan dengan kegiatan usaha di toko. • Mengurus administrasi pengadaan barang yang dibutuhkan toko. • Memantau kebutuhan dan pekerjaan kerumahtanggaan toko. • Memantau pelaksanaan perjanjian kontrak kerja dengan pihak perusahaancleaning service. Universitas Sumatera Utara • Melaksanakan koordinasi keamanan dengan pihak luar antara lain kepolisian. 7 Supervisor Penjualan • Mengendalikan operasi toko di wilayah tanggung jawabnya - Menyusun jadwal tugas seksi penjualan jadwal shift dan penugasan ataulembur. - Memastikan pelayanan pelanggan sesuai dengan standar kualitas pelayanan. - Menangani keluhan pelanggan. • Menyeleksi setiap usulan pesanan atau retur produk buku atau non buku daripramuniaga. • Menjalankan program kerja penjualan sesuai dengan tugasnya. • Menyelia kegiatan pameran di luar. • Mereset cash register dan mesin EDC. • Memberikan otorisasi pemberian discount kepada pelanggan. • Memotivasi dan membina karyawan bawahannya. • Menilai prestasi karyawan seksi penjualan. • Mengamati pasar dan pesaing di luar. • Bertanggung jawab terhadap modal toko pada saat kasir besar tidak ada ditempat misal pada malam hari atau pada hari minggu. 8 Supervisor Pembelian • Membuat rekomendasi order dan retur di komputer. • Mengotorisasi dan menyeleksi rekomendasi order dan retur. Universitas Sumatera Utara • Membuat surat pesanan buku baru untuk setiap pemasok yang diterima menjadipemasok. • Membuat evaluasi dan track record supplier. • Mengadakan produk barang dagangan dengan kondisi yang menguntungkan danmemperhatikan tingkat perputaran barang. • Mengendalikan persediaan barang. - Mendeteksi barang yang laku dan tidak terjual. - Mengusahakan retur atau barter barang yang tidak laku. - Mengendalikan rasio hutang dan persediaan. • Ikut serta mengkaji situasi pasar • Membina hubungan baik dengan pemasok. • Ikut serta mengatur visual merchandising. • Mengadakan pertemuan rutin dengan seksi penjualan. • Mengarahkan petugas pembelian dalam melaksanakan tugas pembelian. 9 Kasir Besar • Menyiapkan modal kasir toko dan menyediakan uang kecil untuk operasional toko. • Membuat jadwal tugas kasir toko. • Menerima dan mencocokkan hasil omset toko dan penerimaan lainnya denganbukti setor kasir. • Mencocokkan laporan omset harian komputer dengan bukti setor kasir. Universitas Sumatera Utara • Menyetorkan hasil usaha ke bank sesuai dengan jadwal yang ditentukan. • Menangani dan memelihara administrasi keuangan. • Bertanggung jawab atas besarnya uang yang dipegang. • Menginformasikan adanya transfer pelunasan piutang atau transfer penjualankeluar kepada petugas terkait. • Membuat laporan bank setiap minggui dan laporan keuangan setiap bulan. 10 Data Entry • Menyalakan dan mematikan server • Melakukan proses rutin seperti : - Perubahan family dan harga. - Surat pesanan. - Penerimaan. - Retur supplier, cabang atau administrasi. - Laporan pembayaran. - Pembuatan daftar pengiriman. - Mencetak label barcode. - Pembuatan ID atau PLU baru. - Mencetak dan mendistribusikan omset harian. • Menjaga keakuratan, integritas dan mencegah kerangkapan data. • Memelihara kebersihan dan kerapian peralatan dan lingkungan kerja. Universitas Sumatera Utara 11 Labeler • Menerima produk bukuproduk non-buku dariPetugas Penerimaan Barang. • Menerima contoh sample buku, label dan ReceivedOrder dari Petugas Data Entry. • Melabel produk bukuproduk non buku sesuai denganStandar Label. • Menandatangani Received Order dan menyerahkanproduk bukuproduk non-buku yang telah dilabelkepada fungsi pramuniaga. • Mengganti label yang mengalami perubahan hargaatau kesalahan label. 12 Cleaning Service • Membersihkan areal toko ruang kantor • Membantu membelikan makanan untuk karyawantoko • Menjaga tempat penitipan barang • Membantu kasir membungkus barang yang sudah dibeli 13 Security • Mengamankan dan menjaga asset, tata tertib serta peraturan perusahaan. • Menyelidiki, memproses dan menyelesaikan kasus, pencurian, pelanggan tatatertib. • Menciptakan suasana aman dan nyaman bagi pengunjung maupun karyawan. Universitas Sumatera Utara • Membuat laporan harian tentang situasi yang terjadi selama operasional toko. • Mendampingi supervisor penjualan atau rumah tangga membuka atau menutuppintu utama toko. • Menyalakan dan mematikan penerangan toko, AC dan UPS. • Menyerahkan kartu tamu kepada supplier dan tamu. • Menyerahkan tersangka kasus pencurian kepada pihak yang berwajib. • Memeriksa barang yang dibawa baik keluar maupun masuk toko. 14 Widianiaga • Membersihkan dan merapikan buku di wilayahnya. • Mengawasi buku dari pencurian dan menjaga pengerusakan oleh pengunjung. • Memberikan pelayanan yang ramah, cepat tanggap, meyakinkan dan memuaskankepada pelanggan. • Membantu memberikan data terhadap persediaan barang di wilayahnya. • Mengisi rekomendasi order atau monitoring untuk pemesanan ulang setiapharinya. • Menerima buku dari lebeler. • Mengisi formulir received order sesuai dengan barang yang diterima. • Mendisplay buku di wilayah sesuai dengan standar display. • Mengisi nomor rak untuk buku yang baru diterima di komputer. • Menyiapkan buku yang akan diretur ke pemasok. Universitas Sumatera Utara 15 Kasir • Mempertanggungjawabkan modal kasir yangditerima dari Kasir Besar • Melayanimenerima pembayaran daripelanggan sesuai standar layanan • Mempertanggungjawabkan kebenaran uanghasil omzet dengan hasil laporan cash register • Membersihkan, merapikan tempat tugas danmenyiapkan peralatan yang dibutuhkan • Menyetorkan hasil omzet dan modal kepada kasir besarserta membuat Bukti Setoran Kasir BSK setelahselesai bertugas • Mencatat VOID, REFUND dan pelanggan yang diberidiskon nama dan nilai • Membantu Kasir Besar menghitung uang • Membantu pengamanan toko 16 CSO • Melayani sambungan keluar masuk telepon untuk kepentingan toko • Melakukan audio promo yg berkaitan dg promosi kegiatan toko • Memutar lagu sesuai dengan standar lingkungan toko • Menginformasikan kepada Pelanggan tentang kondisi khusus yang terjadi di lingkungan toko • Menjaga kerapian, kebersihan peralatan, perlengkapan dan lingkungan kerja • Menerima dan menyelesaikan keluhan pelanggan Universitas Sumatera Utara • Mencatat respon yang bersifat positif dan negatif dari pelanggan dalam guest comment book • Menjalankan program Customer Care misal : menghubungi Pelanggan yg berulang tahun, memberi ucapan selamat hari raya, memberikan informasi buku baru, dll • Menangani proses pembuatan VIP Card • Menerima mencatat pesanan barang dari Pelanggan • Melayani permintaan ttg informasi buku dari Pelanggan • Mencatat nama Pelanggan yang potensial • Membuat notulen briefing pagi • Menerima brosur, poster, leaflet, tiket seminar, dan pendaftaran lomba • Membuat laporan bulanan Guest Comment Book • Membantu kasir menghubungi bank utk transaksidengan kartu kredit bermasalah • Melakukan survey kepuasan pelanggan • Melayani pembuatan kuwitansi • Menjaga kebersihan, kerapian peralatan, perlengkapan dan lingkungan kerja. Universitas Sumatera Utara

4.1.6 Rangkaian Produk Toko Buku Gramedia