73
4.6 Analisa Sistem
4.6.1 Sistem yang sedang berjalan
Super Shop and Drive memiliki dua kategori penjualan yaitu : produk dan jasa. Dimana pelanggan yang ingin membeli produk dan jasa biasanya datang
langsung ke toko atau kantor Super Shop and Drive. Dalam mencari pelanggan baru, biasanya Super Shop and Drive melakukan
promosi dengan menyebarkan brosur, spanduk, sms, ataupun melalui email untuk pelanggan lama. Penyebaran brosur dan spanduk membutuhkan banyak
pencetakan brosur dan SDM yang tidak sedikit. dirasakan kurang efektif dalam melakukan penyebaran brosur sehingga terkadang Super Shop and Drive harus
mencari tenaga tambahan baik outsourhcing dari luar maupun menarik dari divisi lain untuk menyebarkan brosur tersebut.
4.6.2 Analisa Sistem Berjalan
Dengan adanya dua kategori dari produk dan jasa yang dimiliki oleh Super Shop and Drive, maka dapat dianalisis kebutuhan data dan informasi apa saja
yang diperlukan dalam sistem pelayanan kepada tiap-tiap pelanggan tersebut, serta dapat menghasilkan kesimpulan permasalahan berdasarkan dari analisa
tersebut. Berikut merupakan beberapa deskripsi dari aktifitas yang berjalan yaitu:
1. Berdasarkan Produk
a. Super Shop and Drive dalam hal ini akan memberikan penawaran
produk yang berbentuk brosur ataupun promo ke pelanggan. Divisi
74 penjualan Super Shop and Drive akan melayani pelanggan yang
datang ke toko, maupun melalui telepon. b.
Setelah pelanggan memilih produk dan telah mendapat persetujuan dari gudang bahwa produk yang dipesan ada, kemudian dihitung harga
pesanan di kasir. c.
Kasir membuat invoice untuk pelanggan dan bagian keuangan d.
Setelah pelanggan
melakukan pembayaran,
pelanggan akan
mendapatkan produk yang dipesan e.
Setiap bulan atau secara periodik, bidang keuangan membuat laporan pemasukan dan pengeluaran uang kepada direktur.
f. Setelah surat perjanjian selesai, maka Super Shop and Drive siap
untuk menjalankan kegiatan sains kreatif disekolah. Proses pelaksanaan kegiatan sains kreatif akan dijadwalkan oleh pihak
sekolah dan kurikulum materi yang akan digunakan akan dibuat oleh divisi program edukasi sesuai dengan kurikulum sekolah serta
persetujuan dari pihak sekolah. g.
Jika stok barang sudah tidak ada dalam gudang atau tidak mencukupi maka bagian gudang dapat mengajukan kepada sekertaris
h. Sekertaris
mengajukan kepada
direktur kemudian
setelah mendapatkan persetujuan maka sekertaris memesan produk kepada
supplier i.
Supplier memberikan data penawaran harga, apabila harga telah disepakati pihak Super Shop and Drive maka sekertaris memesan
produk ke supplier
75 j.
Setelah divisi keuangan membayar harga produk yang dipesan kemudian suplier menyerahka produk yang dipesan kemudian bagian
gudang memperoleh produk dan di catat.
Secara visual, proses aktifitas sistem berjalan yang dilakukan dapat
dilihat pada Gambar 4.3 dibawah ini:
Gambar 4.3 Rich Picture aktifitas sistem berjalan untuk produk
2. Berdasarkan Jasa
a. Pelanggan datang langsung ke kantor atau toko Super Shop and Drive
kemudian Pelanggan akan melakukan pendaftaran service kendaraan kepada customer service.
76 b.
Setelah pelanggan mendaftar, customer service akan membuat surat perintah kerja SPK untuk mekanik
c. Setelah mekanik mendapat SPK dari customer service, mekanik
mengerjakan service kendaraan sesuai dengan SPK d.
Setelah proses service selesai, kemudian mekanik SPK yang telah selesai dikerjakan.
e. Pelanggan dibuatkan invoice oleh kasir untuk pembayaran service
yang telah dikerjakan. Secara visual, proses aktifitas sistem berjalan yang dilakukan dapat
dilihat pada Gambar 4.4 dibawah ini:
Gambar 4.4 Rich Picture aktifitas sistem berjalan untuk jasa
77
4.6.3 Analisa Permasalahan
Kategori