Organisasi dan Manajemen Metode Kuadratis

2.6. Organisasi dan Manajemen

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka hubungan kerja antara satu individu dengan individu lainnya dalam rangka mencapai satu tujuan dengan menggunakan aturan-aturan yang telah disepakati secara bersama. Struktur organisasi ini mempunyai peranan yang sangat penting dalam menentukan dan memperlancar jalannya roda perusahaan. Pendistribusian tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab serta hubungan satu sama lain dapat digambarkan pada struktur organisasi perusahaan, sehingga para pegawai dan karyawan akan mengetahui dengan jelas apa tugasnya dari mana ia mendapatkan perintah dan kepada siapa ia harus bertanggung jawab. Sebuah perusahaan akan berjalan dengan lancar apabila adanya sistem organisasi dan manajemen yang baik dan terpadu semua kegiatan dalam perusahaan itu akan dikonsep hubungannya dalam sebuah organisasi dan pelaksanaan kegiatan tersebut diatur dalam manajemennya. Dengan adanya struktur organisasi dan uraian tugas yang telah ditetapkan akan menciptakan suasana kerja yang baik dan tidak terjadi kekacauan akibat kesalahan dalam pemberian perintah dan tanggung jawab. Bentuk struktur organisasi yang digunakan pada PT. Central Proteinaprima adalah berbentuk lini fungsional artinya wewenang dari pimpinan tertinggi diberikan secara langsung dari elemen perusahaan tertinggi ke terendah, kemudian kepala bagian yang memiliki jabatan fungsional mengerjakan wewenang yang diterima dan bertanggung jawab terhadap tugas dan tanggung jawab departemen masing-masing. Universitas Sumatera Utara Struktur organisasi PT. Central Proteinaprima ditunjukkan pada Gambar 2.1. Universitas Sumatera Utara GENERAL MANAGER ACCOUNTING MANAGER FINANCE MANAGER PURCHASING MANAGER EXP - IMPORT MANAGER PERSONNEL G. AFFAIR PERS GA SECT. HEAD SECT. HEAD LEVEL STAFF KARYAWAN SAFETY OFFICER QCP MANAGER QCP SUPERVISOR QCP STAFF MECHANIC MECHANIC SECT. HEAD -MECHANIC SPV -MECHANIC SPV -MAINT STAFF -FORKLIFT -MECHANIC STAFF ELECTRIC ELECTRIC SECT. HEAD -ELECTRIC SPV - ELECTRIC STAFF -MAINT STAFF -BOILLER OPRT MANITENAN CE MANAGER ELECTRIC STORE ROOM SR SECTION HEAD STORE ROOM STAFF WH SECTION HEAD WH SUPERVISOR -Un Loading Staff -Forklift Operator WARE HOUSE FACTORY ADM FA SECTION HEAD FA SUPERVISOR TRUCK SCALE OPERATOR PPIC MANAGER PRODUCTION MANAGER FEED PROCESSING FP SECTION HEAD FP SUPERVISOR OPERATOR MARKETING MANAGER MARKETING SECTION HEAD -Sales Adm. - Sales Area KARYAWAN KARYAWAN KARYAWAN KARYAWAN GENERAL MANAGER PRODUCTION INTERNAL CONTROL Ket: : Manager Perusahaan : Karyawan Perusahaan Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT. Central Proteinaprima Universitas Sumatera Utara V-1 Uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing–masing jabatan yang ada di PT. Central Proteinaprima adalah sebagai berikut : 1. General Manager General Manager merupakan pucuk pimpinan tertinggi di dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas semua aktivitas yang ada di perusahaan dan memegang wewenang dalam memutuskan setiap kebijaksanaan perusahaan. Maju mundurnya perusahaan tergantung pada sistem kepemimpinan yang dibawakannya. General Manager bertanggungjawab kepada vice president yang berkedudukan di pusat Jakarta. a. Menetapkan langkah–langkah pokok dalam melaksanakan kebijaksanaan perusahaan dan sasaran–sasaran perusahaan. b. Mengambil keputusan–keputusan dan tindakan yang tepat demi kepentingan dan kelangsungan jalannya perusahaan sehingga segala aktivitas organisasi menuju tujuan perusahaan. c. Mengadakan hubungan kerja dengan pihak luar perusahaan, baik pihak swasta maupun pemerintah. d. Memimpin dan mengawasi kegiatan perusahaan setiap harinya e. Menkoordinir tugas–tugas yang didelegasikan kepada tiap–tiap bagian dan menjalin hubungan kerja yang baik dengan para karyawan perusahaan agar terbentuk kerjasama yang harmonis. 2. Internal Control Internal control bertugas memeriksa dan mengawasi kegiatan perusahaan ataupun setiap tindakan yang dilakukan oleh direktur utama maupun para Universitas Sumatera Utara manajer. Dalam operasional perusahaan, internal control berfungsi sebagai staff ahli yang berwenang untuk memberikan saran–saran bagi perkembangan kemajuan perusahaan. Internal Control ini berkedudukan di pusat Jakarta dan biasanya diterjunkan langsung ke perusahaan berdasarkan instruksi vice president dari Jakarta, yang biasanya 4 kali dalam setahun. 3. Marketing Manager Marketing manager perusahaan bertanggung jawab atas kelancaran penjualan dan tercapainya target penjualan. Selain itu juga marketing manager bertanggung jawab kepada pemimpin perusahaan untuk melaporkan mengenai hasil penjualan baik secara lisan maupun tulisan. Adapun tugas-tugas dari marketing manager adalah sebagai berikut : a. Merencanakan strategi pemasaran yang baik yaitu mencakup jenis produk, harga, pendistribusian, dan promosi produk yang telah dipasarkan serta produk yang akan dipasarkan b. Mengadakan penelitian pasar untuk mengetahui tingkat kebutuhan konsumen, marketing share, dan tingkat persaingan sehingga dapat ditentukan kebijaksanaan atau rencana jumlah penjualan. c. Meneliti kondisi produk yang berada di pasar. 4. Production Manager bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan kegiatan produksi. Tugas-tugas dari Production Manager ini adalah : a. Mengawasi dan merencanakan produksi agar sesuai dengan spesifikasi dan standar mutu yang telah ditentukan. Universitas Sumatera Utara b. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan produksi untuk mendeteksi kekurangan dan penyimpangan sehingga dapat dilakukan perbaikan. 5. Export Import Manager Export import manager bertugas dan bertanggung jawab atas segala aktivitas pengiriman dan penerimaan barang–barang dari dan keluar negeri dengan terlebih dahulu memeriksa barang–barang tersebut apakah ada yang rusak atau hilang. 6. Purchasing Manager Tugas–tugas dari Purchasing manager adalah : a. Mengkordinir seluruh aktivitas yang berhubungan dengan pembelian, penyimpanan, dan pendistribusian bahan–bahan yang dipergunakan oleh perusahaan. b. Merencanakan sistem pengadaan dan persediaan bahan. c. Mempersiapkan permintaan kebutuhan bahan, dan menetapkan harga standar bahan. 7. Finance Manager Finance Manager bertugas untuk : a. Merencanakan dan mengawasi pelaksanaan keuangan perusahaan. b. Memeriksa dan menganalisa semua transaksi keuangan baik pemasukan maupun pengeluaran. c. Memeriksa dan menganalisa semua transaksi keuangan baik pemasukan maupun pengeluaran. d. Menerima order dari bagian marketing. Universitas Sumatera Utara e. Mengkoordinir pemberian diskon penjualan kepada langganan melalui kerjasama dengan sales head. 8. Accounting Manager Tugas – tugas yang dibebankan kepada Accounting Manager adalah : a. Mengkoordinir seluruh kegiatan pencatatan mengenai pembukuan dan kekayaan perusahaan, baik keluar maupun kedalam perusahaan. b. Menyusun dan memeriksa laporan realisasi anggaran bulanan, tri wulan, tahunan maupun insidentil. 9. Sales Head Sales Head bertugas untuk : a. Melakukan riset dan penelitian terhadap kebutuhan konsumen akan jenis produk yang diminati. b. Melakukan riset dan penelitian kemungkinan adanya peluang pasar baru di beberapa lokasi daerah pemasaran. c. Bertanggung jawab atas distribusi produk ke beberapa daerah pemasaran. d. Menyusun laporan penjualan produk dari beberapa daerah pemasaran. 10. Quality Control Head Tugas–tugas yang dibebankan kepada Quality Control Head adalah : a. Melakukan pengawasan terhadap mutu bahan baku hingga menjadi produk jadi. b. Mengendalikan standar penggunaan bahan yang telah ditetapkan. Universitas Sumatera Utara c. Melakukan analisa dan perbandingan mutu terhadap produk sejenis dari perusahaan saingan. d. Mengadakan riset terhadap proyek–proyek pengembangan mutu produk dan jenis produk. 11. Production Head Adapun tugas – tugas dari Production Head adalah sebagai berikut : a. Mengkordinir dan mengawasi seluruh bagian pengolahan yang ada di lantai pabrik, agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana. b. Melakukan perencanaan pekerjaan dan waktu produksi. c. Mengkordinir pembagian tugas bawahannya. d. Merencanakan pemakaian bahan baku, bahan tambahan dan bahan penolong. e. Memberikan laporan kegiatan produksi secara rutin kepada Production Manager. 12. Personnel And General Affair Ga Head Personnel And General Affair Ga Head adalah kepala administrasi bagian umum yang mengurus pelaksanaan kerja bagian umum dan personalia. Adapun tugas–tugasnya adalah sebagai berikut : a. Mengawasi rencana dan pelaksanaan program pelayanan umum dan pemeliharaan lokasi pabrik, meliputi perencanaan dan pembangunan bangunan baru, rehabilitasi dan sarana lain, perawatan taman, lingkungan serta kebersihan kantor dan pelayanan. Universitas Sumatera Utara b. Mengawasi tugas–tugas penyelesaian izin dan rekomendasi dari instansi pemerintah yang berwenang yang wajib dimiliki perusahaan c. Mengawasi aktivitas sehari-hari yang berhubungan dengan fungsi administrasi personalia, hubungan dengan tamu. d. Menangani dan menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan kepersonaliaan baik intern maupun ekstern serta mempersiapkan data–data dan formulir-formulir yang dibutuhkan untuk memproses hal–hal yang berkaitan dengan kepersonaliaan baik informatif maupun administratif. e. Menyusun, menyimpan, dan menjaga data–data karyawan dari semua departemen agar kerahasiaannya dapat terjamin. f. Menyiapkan surat–surat dan dokumen yang diperlukan sehubungan dengan tugas–tugas personalia dan membuat agendanya serta mengirimkannya ke alamat yang dituju. g. Menyelesaian administrasi dalam hubungannya dengan prosedurpenerimaan karyawan, promosi, pengalihan tugas, penilaian prestasi kerja, memberhentian karyawan, serta kontrak kerja karyawan. h. Melaksanakan program kerja Jamsostek serta membuat laporan administrasi lainnya yang berkaitan dengan semua masalah Astek termasuk Claim kepada Perum Astek. i. Menjalankan kebijaksanaan dan prosedur serta mengerjakan dan merapikan data Personal Information system yang telah ditetapkan oleh Human Resources Departemen Kantor Pusat Jakarta. j. Membuat laporan perhitungan gaji, upah lembur, tunjangan karyawan dan Universitas Sumatera Utara semua yang berhubungan dengan pendapat karyawan dan hak karyawan. k. Memelihara dan menjaga hubungan baik dengan semua departemen serta instansi dan serikat kerja. 13. Material and Analysis Section Head Tugas–tugasnya adalah: a. Melakukan pengujian laboratorium terhadap bahan baku, bahan setengah jadi, dan produk jadi. b. Melakukan analisa dan kontrol terhadapa bahan baku, bahan setengah jadi dan produk jadi. c. Menyusun laporan hasil analisa bahan baku, bahan setengah jadi, dan produk Quality Control Head. 14. Production Supervisor Production Supervisor bertugas : a. Mengendalikan persediaan bahan baku, bahan tambahan, bahan penolong. b. Mengendalikan persediaan barang jadi. c. Menentukan jenis produk yang akan diproduksi setiap hari. 15. Maintenance Supervisor Maintenance Supervisor bertugas: a. Menjamin kelancaran operasi mesin secara keseluruhan. b. Melakukan pemeriksaan dan perawatan mesin–mesin produksi. c. Memperbaiki dan bertanggung jawab atas kerusakan mesin–mesin produksi. Universitas Sumatera Utara 16. Factory Administration Supervisor Tugas–tugas yang dibebankan kepadanya adalah sebagai berikut: a. Mengawasi dan mencatat kegiatan pemasukan dan pengeluaran barang dari dan ke gudang. Barang–barang ini termasuk bahan baku, bahan tambahan, bahan penolong serta produk jadi. b. Mengontrol keadaan bahan baku, bahan tambahan, bahan penolong serta produk jadi. c. Bertanggung jawab atas kerusakan bahan baku, bahan tambahan, bahan penolong serta produk jadi. d. Membuat laporan persediaan bahan baku, bahan tambahan, bahan penolong serta produk jadi. 17. Section Hed Level Staff Section Hed Level Staff SHLS membantu tugas–tugas yang dibebankan kepada Personel and GA Head antara lain adalah: a. Melakukan pengaturan dan pengawasan terhadap sistem kerja supir, baik untuk kerja rutin mengantar dan menjemput karyawan maupun tugas– tugas untuk GA serta Departemen lainnya. b. Melaksanakan tugas bagian umum yang berkaitan dengan pelayanan kepada semua departemen seperti perbaikan lampu, air, AC, meja, kursi, kebersihan ruangan dan lain–lain. c. Memeriksa dan meneliti jam kerja lembur supir serta mengoreksi melalui catatan absensi setiap bulannya. Universitas Sumatera Utara d. Melakukan pengaturan serta pengawasan terhadap kerja office boy dalam tugasnya sehari–hari. e. Mengumpulkan kartu absensi dan membagikannya kepada semua departemen setiap awal bulannya. f. Pengurusan kenderaan, misalnya reparasi. g. Membuat laporan telepon untuk setiap bulannya. 18. Sales Administration Sales Administration bertugas untuk: a. Mencatat data–data penjualan produk dari setiap daerah pemasaran dan menyusun laporan hasil penjualan produk setiap bulannya. b. Mencatat jumlah produk yang didistribusikan ke setiap daerahpemasaran, serta menyusun laporan mengenai total jumlah produk yang telah didistribusikan ke setiap daerah pemasaran setiap bulannya.` 19. Sales Area I Tugas dari Sales Area I adalah melakukan kegiatan daerah pemasaran riset pasar, melakuakn promosi, dan lain–lain untuk pemasaran Area I. 20. Sales Area II Tugas dari Sales Area II adalah melakukan kegiatan pemasaran untuk pemasaran Area II. 21. Sales Area III Tugas dari Sales Area III adalah melakukan kegiatan pemasaran untuk pemasaran Area III. Universitas Sumatera Utara 22. Sales Area IV Tugas dari Sales Area IV adalah melakukan kegiatan pemasaran untuk pemasaran Area IV. 23. Karyawan Karyawan merupakan pelaksana harian kegiatan–kegiatan perusahaan sesuai dengan pengarahan atasannya dan sesuai dengan bidangnya masing–masing.

2.7. Tenaga Kerja, Jam Kerja dan Sistem Pengupahan.