Struktur Organisasi Perusahaan Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab

2.6.1. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi adalah kerangka antar hubungan satuan-satuan organisasi yang di dalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang yang masing- masing mempunyai peranan tertentu dalam kesatuan yang utuh. Struktur organisasi dibutuhkan dalam suatu organisasi untuk memberikan kejelasan bagi organisasi sehingga organisasi bukan hanya sekedar gedung atau nama saja. Struktur organisasi harus dibentuk dengan struktur yang baik. Struktur organisasi yang baik harus memenuhi syarat sehat dan efisien. Struktur organisasi yang sehat berarti tiap-tiap satuan organisasi yang ada dapat menjalankan peranannya dengan tertib, struktur organisasi yang efisien berarti organisasi yang menjalankan peranannya masing-masing satuan organisasi dapat mencapai perbandingan terbaik antara usaha dan hasil kerja PTPN IV Kebun Air Batu memiliki struktur organisasi berbentuk gabungan lini dan fungsional. Hubungan lini karena pembagian tugas dilakukan dalam bidang pekerjaan perusahaan dimana beberapa departemen membawahi beberapa fungsi organisasi. Hubungan fungsional dapat dilihat dari masing- masing departemen terdiri atas seksi-seksi yang memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda sesuai dengan fungsi masing-masing unit dalam organisasi tersebut. Pada posisi Kepala Dinas Tanaman antara Kepala Dinas Tanaman A dan B memiliki fungsi yang sama. Pada posisi asisten tanaman afd 1 sampai 10 juga memiliki fungsi yang sama, yang membedakan adalah tempat dia melakukan fungsinya dimana terdapat 9 afdeling yang dipimpin oleh seorang asisten Universitas Sumatera Utara tanaman. Struktur organisasi PTPN IV Kebun Air Batu dapat dilihat pada Gambar 2.1 Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara

2.6.2. Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab

Job atau Tugas merupakan sekelompok posisi-posisi yang hampir sama dalam suatu perusahaan. Job description adalah suatu keterangan singkat yang ditulis secara cermat dan teliti mengenai kewajiban-kewajiban dan tanggung jawab dari suatu jabatan tertentu. Pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab pada PTPN IV Kebun Air Batu adalah sebagai berikut : 1. Manager Unit a. Tanggung jawab 1. Mengadakan pengawasan dan pengendalian seluruh kegiatan pengelolaan Unit Air Batu. 2. Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan Unit Air Batu kepada Direksi. 3. Menyelenggarakan seluruh proses produksi sesuai dengan standar dan program mutu untuk mencapai hasil yang optimal antara lain seperti ISO. Memberikan saran kepada Direksi mengenai peluang-peluang pengembangan usaha serta peningkatan kinerja. b. Wewenang 1. Menerapkan kebijakan Direksi atas pendelegasian wewenang. 2. Mengusulkan pengangkatan, pemindahan, kenaikan pangkatjabatan, pemberhentian bawahannya sesuai peraturan yang berlaku. 3. Melakukan pengawasan melekat WASKAT sesuai dengan peraturan, sistem dan prosedur yang berlaku. Universitas Sumatera Utara 4. Meminta pertanggung jawaban kepada Kepala Dinas Tanaman A dan B, Kepala Dinas Teknik, Kepala Dinas Pengolahan PKS, Kepala Dinas Tata Usaha, SDMUmum terhadap pelaksanaan pekerjaan di bidang masing-masing. 5. Membina, menasehati, menegur serta membuat penilaian staff bawahannya sesuai dengan peraturan yang berlaku. 6. Mengajukan permintaan pengadaan barang dan jasa non local dan local dalam batas wewenang yang ditentukan. 2. Kepala Dinas Tanaman a. Tugas dan Tanggung Jawab 1. Mengkoordinir penyusunan Rencana Anggaran Kerja Perusahaan RKAP dibidang Tanaman sesuai dengan pengarahan Manajer Unit dan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 2. Melaksanakan pemeliharaan pada setiap Asset Perusahaan dengan metode dan waktu yang tepat sehingga menjamin kelancaran ketersediaan TBS 3. Bekerjasama dengan bidang Administrasi dalam penerimaan barang- barang yang akan dipakai. 4. Menjaga, mengamankan dan memelihara seluruh Asset bidang Tanaman Unit Air Batu. Universitas Sumatera Utara 5. Melaksanakan pengelolaan lingkungan di tempat kerja masing-masing sesuai prosedur yang telah ditetapkan dengan mengacu kepada sistem manajemen Mutu dan Lingkungan ISO 9001. b. Wewenang 1. Mengusulkan kepada Manajer Unit tentang kepegawaian di Dinas Tanaman : penerimaanpengangkatan karyawan, pemindahan, kenaikan pangkatjabatan berdasarkan prestasi dan pemberhentian karyawan dengan pedoman pada ketentuan yang berlaku. 2. Meminta pertanggung jawaban kepada Asisten-Asisten Tanaman terutama pemakaian tenaga kerja, biaya, barangbahan Dinas Tanaman dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku. 3. Meringankan dan menghentikan kegiatan Dinas Tanaman dengan tetap berpedoman pada petunjuk dan pembinaan dari Manajer Unit. 3. Kepala Dinas Pengolahan a. Tugas dan Tanggung Jawab 1. Mengkoordinir Penyusunan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan RKAPRKO di bagian pengolahan sesuai dengan pengarahan Manajer Unit untuk kegiatan operasional pabrik dan mengaturmengawasi penggunaannya 2. Merencanakan kebutuhan tenaga tenaga kerja untuk kegiatan operasional pabrik dan mengaturmengawasi penggunaannya Universitas Sumatera Utara 3. Mengawasi kwalitas dan kuantitas produk Quality Control dalam rangka pemeliharaan mutu dan kelancaran proses produksi 4. Mengadakan kerja sama dengan bidang teknik dalam merencanakan, melaksanakan, mengawasi, kegiatan-kegiatan antara lain : menanggulangi stagnasi reparasi mesininstalasi serta penggantian alat baik sistem maupun peralatan dalam bidang pengolahan untuk kelancaran pabrik 5. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan proses pengolahan meliputi tenaga kerja, bahan, peralatan, penerimaan bahan baku dan pengiriman hasil produksi ke pelanggan sesuai dengan DO 6. Melaksanakan pengelolaan mutu ditempat kerja masing-masing sesuai prosedur yang telah ditetapkan dengan mengacu kepada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 b. Wewenang 1. Mengusulkan kepada Manajer Unit Kebun Air Batu tentang kepegawaian di Dinas Pengolahan antara lain : penerimaanpengangkatan, pemindahan, kenaikan pangkatjabatan, pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku 2. Meminta pertanggung jawaban kepada Assisten Pengolahan, pemakaian tenaga kerja, biaya barangbahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku Universitas Sumatera Utara 3. Mengamankan dan menghentikan kegiatan Dinas Pengolahan tertentu dengan tetap berpedoman pada petunjuk dan pembinaan dari Manajer Unit Kebun Air Batu 4. Kepala Dinas Teknik a. Tugas dan Tanggung Jawab 1. Mengkoordinir penyusunan Rencana Anggaran Kerja Perusahaan RKAP dibidang Teknik sesuai dengan pengarahan Manajer Unit dan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 2. Melaksanakan pemeliharaan pada setiap Asset Perusahaan dengan metode dan waktu yang tepat sehingga menjamin kelancaran operasi pabrik, alat angkut serta terpeliharanya dengan baik keadaan bangunan. 3. Mengusulkan Kalibrasi dan mengurus Akte Izin setiap peralatan yang diwajibkan sesuai dengan peraturan yang berlaku. 4. Bekerjasama dengan bidang Administrasi dalam penerimaan barang- barang teknikbangunan, minyak pelumas yang akan dipakai dalam perawatan dan pembangunan baru. 5. Menjaga, mengamankan dan memelihara seluruh Asset bidang Teknik Unit Air Batu. 6. Melaksanakan pengelolaan lingkungan ditempat kerja masing-masing sesuai prosedur yang telah ditetapkan dengan mengacu kepada Sistem manajemin Mutu dan Lingkungan ISO 9001. Universitas Sumatera Utara b. Wewenang 1. Mengusulkan kepada Manajer Unit tentang kepegawaian di Dinas Teknik : penerimaanpengangkatan karyawan, pemindahan, kenaikan pangkatjabatan berdasarkan prestasi dan pemberhentian karyawan dengan pedoman pada ketentuan yang berlaku. 2. Meminta pertanggung jawaban kepada Asisten-Asisten Bidang Teknik, terutama pemakaian tenaga kerja, biaya, barangbahan Dinas Teknik dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku. 3. Meringankan dan menghentikan kegiatan Dinas Teknik dengan tetap berpedoman pada petunjuk dan pembinaan dari Manajer Unit. 5. Kepala Dinas Tata Usaha a. Tugas dan Tanggung Jawab 1. Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan Dinas Tata Usaha Kebun Air Batu kepada Manajer Unit Kebun Air Batu. 2. Menyusun rencana kerja anggaran perusahaan dan RKO dari bagian bagian sesuai dengan pengarahan dari Manajer Unit dan ketentuan yang berlaku 3. Mengawasi segala biayapengeluaran sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan Universitas Sumatera Utara 4. Merencanakan serta melaksanakan transaksi pembayaran yang berkaitan dengan semua kegiatan kebun sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh Direksi. 5. Melaksanakan Stock Opname Kas setiap hari dan melaporkan keadaan kas kepada Manajer Unit sebagai penanggung jawab serta setiap bulan melaporkan keadaan saldo kas sesuai dengan ketentuan kepada Direksi. 6. Mengaturmenyusun pembagian tugas pegawai yang berada dibawah tanggung jawabnya serta mengadakan pengawasan terhadap tugas- tugas yang diberikan. b. Wewenang 1. Mengusulkan kepada Manajer Unit Kebun Air tentang kepegawaian di Dinas Tata Usaha anatar lain : penerimaanpengangkatan, pemindahan, kenaikan pangkatjabatan berdasarkan prestasi dan pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku. 2. Meminta pertanggung jawaban kepada Krani I TU dan Krani I Gudang dalam hal pengelolaan pergudangan sesuai dengan norma ketentuan yang berlaku. 3. Memberikan masukan saranusulan kepada Manajer Unit mengenai kegiatan kinerja serta pemakaian biaya baik diminta maupun tidak diminta untuk efisiensi dan efektifitas pengelolaan kebun. 6. Asisten Gudang a. Tugas dan Tanggung Jawab Universitas Sumatera Utara 1. Menjaga dan memelihara barang barang gudang sebelum digunakan 2. Menerima fisik barang yang dikirim 3. Menerbitkan administrasi pengeluaran barang kepada bagian pemakai 4. Melaksanakan, menjalankan dan mengamankan instruksi manajemen b. Wewenang 1. Mengusulkan kepada Manajer Unit Kebun Air tentang keadaan karyawan pelaksana bahagian gudang antara lain : penerimaanpengangkatan karyawan, pemindahan, kenaikan pangkatjabatan berdasarkan kepegawaian di Dinas Tata Usaha antara lain , penerimaanpengangkatan, pemindahan, kenaikan pangkatjabatan berdasarkan prestasi dan pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku. 2. Meminta pertanggung jawaban kepada bawahannya terhadap pelaksanaan pekerjaan masing masing 7. Asisten Tanaman a. Tugas dan Tanggung Jawab 1. Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan Tanaman dan kebersihan lingkungan Unit Air Batu kepada Kepala Dinas Tanaman dengan mengacu kepada sistem manajemen mutu dan lingkungan ISO 9001. Universitas Sumatera Utara 2. Mengawasi pelaksanaan tugas pekerjaan pada Afdeling, seperti tersebut di atas berdasarkan RKAP dan RKO yang telah disetujui oleh Pimpinan perusahaan. 3. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. 4. Memberikan bimbingan, dorongan untuk menciptakan iklim kerja yang harmonis. 5. Mengendalikan tercapainya jasa-jasa kerja karyawan tanaman seoptimal mungkin. 6. Menjaga jumlah tenaga kerja di tanaman yang cukup berdasarkan formasi yang telah ditentukan b. Wewenang 1. Mengusulkan kepada Ka.Dinas Tanaman Kebun Air Batu tentang kepegawaian di bagian tanaman antara lain : Penerimaanpengangkatan karyawan, pemindahan, kenaikan pangkatjabatan berdasarkan prestasi dan pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku. 2. Meminta pertanggung jawaban kepada bawahannya terhadap pelaksanaan pekerjaannya dibidang masing-masing. 3. Mengawasi, mengoreksi atau menghentikan operasi mesin peralatan tertentu dengan tetap berpegang pada petunjuk dan pembinaan Kepala Dinas Tanaman Universitas Sumatera Utara 8. Asisten Teknik Pabrik a. Tugas dan Tanggung Jawab 1. Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan Bengkel TeknikBengkel Reperasi dan kebersihan lingkungan Unit Air Batu kepada Kepala Dinas Teknik dengan mengacu kepada sistem manajemen mutu dan lingkungan ISO 9001. 2. Mengawasi pelaksanaan tugas pekerjaan Teknik Pabrik, seperti tersebut diatas berdasarkan RKAP dan RKO yang telah disetujui oleh Pimpinan perusahaan. 3. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. 4. Memberikan bimbingan, dorongan untuk menciptakan iklim kerja yang harmonis. 5. Mengendalikan tercapainya jasa-jasa kerja karyawan Teknik Pabrik dan Bengkel Motor seoptimal mungkin. 6. Menjaga jumlah tenaga kerja di Teknik Pabrik dan Bengkel Motor yang cukup berdasarkan formasi yang telah ditentukan b. Wewenang 1. Mengusulkan kepada Ka.Dinas Teknik Pabrik Kebun Air Batu tentang kepegawaian di Teknik Pabrik antara lain : Penerimaanpengangkatan karyawan, pemindahan, kenaikan pangkatjabatan berdasarkan prestasi Universitas Sumatera Utara dan pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku. 2. Meminta pertanggung jawaban kepada bawahannya terhadap pelaksanaan pekerjaannya dibidang masing-masing. 3. Mengawasi, mengoreksi atau menghentikan operasi mesin peralatan tertentu dengan tetap berpegang pada petunjuk dan pembinaan Kepala Dinas Teknik 9. Asisten Pengolahan PKS a. Tugas dan Tanggung Jawab 1. Mempertanggung jawabkan hasil sortasi dan pengolahan 2. Mengawasi kelancaran penerimaan bahan baku dan Administrasi. 3. Mengawasi pelaksanaan penjernihan pemurnian air untuk proses Ketel Uap dan domestik. 4. Mengawasi kegiatan penimbunan dan pengiriman produksi sesuai dengan jadwal yang telah di tetapkan. 5. Mengawasi pelaksanaan kegiatan pembersihan Instalasi Pabrik . 6. Mengawasi pengambilan Sample dan pelaksanaan analisa mutu untuk kepentingan pemantauan kapasitas kualitas produksi dan pengendalian Lossis. 7. Melaksanakan dan mengawasi pengisian jurnal operasional pengolahan di masing-masing stasiun dengan memberikan paraf dan tanda tangan secara berkala. Universitas Sumatera Utara 8. Melaksanakan serah terima dalam penggantian Shift di lapangan sebelum Shift berakhir kepada Asisten Pengolahan Shift pengganti. 9. Membuat laporan harian Shift meliputi pemakaian peralatan mesin, stagnasi dan penanggulangan capaian produksi dan lain-lain. 10. Mengawasi Operasional Pabrik meliputi tenaga kerja , peralatan dan kondisi operasi sesuai dengan ketentuan. b. Wewenang 1. Mengusulkan kepada Kepala Dinas Pengolahan PKS Kebun Air Batu tentang kepegawaian di bagian pemeliharaan dan bangunan antara lain : penerimaan pengangkatan karyawan, pemindahan, kenaikan pangkat jabatan berdasarkan prestasidan pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku. 2. Meminta pertanggung jawaban kepada bawahannya terhadap pelaksanaan pekerjaan masing – masing. 3. Mengawasi, mengoreksi penggunaan dan pemeliharaan bangunan sipil dengan tetap berpegang pada petunjukdan pembinaan dari Kepala Dinas Pengolahan PKS. 10. Asisten Teknik Sipil a. Tugas dan Tanggung Jawab 1. Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan bangunan dan kebersihan lingkungan Unit Air Batu kepada Kepala Dinas Teknik dengan mengacu kepada Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan ISO 9001. Universitas Sumatera Utara 2. Melaksanakan tugas dan pengajuan biaya terhadap pembuatanperbaikan pekerjaan dibidang T.Sipil Transport yang menyangkut dengan : a. Bangunan perusahaan, sosial, jembatan dan saluran air. b. Pemeliharaan halaman dan complek emplasmen, sarana transportasi dan produksi. 3. Mengawasi pelaksanaan tugas pekerjaan T.SipilTransportasi, seperti tersebut diatas berdasarkan RKAP dan RKO yang telah disetujui oleh Pimpinan perusahaan. 4. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. b. Wewenang 1. Mengusulkan kepada Kepala Dinas Teknik Kebun Air Batu tentang kepegawaian dibagian pemeliharaan dan bangunan antara lain : penerimaanpengangkatan karyawan, pemindahan, kenaikan pangkat jabatan berdasarkan prestasi dan pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku. 2. Meminta pertanggung jawaban kepada bawahannya terhadap pelaksanaan pekerjaan masing-masing. 3. Mengawasi, mengoreksi penggunaan dan pemeliharaan bangunan sipil dengan tetap berpegang pada petunjuk dan pembinaan dari Kepala Dinas Teknik. Universitas Sumatera Utara 11. Asisten SDM a. Tugas dan Tanggung Jawab 1. Mengatur menyusun pembagian tugas pegawai yang berada dibawah tanggung jawabnya serta mengadakan pengawasan terhadap tugas – tugas yang diberikan. 2. Melaksanakan pengelolaan lingkungan di tempat kerja masing-masing sesuai prosedur yang telah ditetapkan dengan mengacu kepada persyaratan ISO 9001. 3. Melakukan komunikasi internal perusahaan, sosialiasi kebijakan manajer unit, dan masyarakat sekitar lingkungan perusahaan 4. Melaksanakan kegiatan pelatihan di lingkungan perusahaan b. Wewenang 1. Mengusulkan kepada Manajer Unit Kebun Air Batu tentang kepegawaian di bagian SDM dan Umum antara lain : penerimaan pengangkatan karyawan, pemindahan, kenaikan pangkat jabatan berdasarkan prestasidan pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku. 2. Meminta pertanggung jawaban kepada bawahannya terhadap pelaksanaan pekerjaan masing – masing. 12. Perwira Pengaman a. Tugas dan Tanggung Jawab Universitas Sumatera Utara 1. Mempertanggung Jawabkan pengelolaan keamanan dan ketertiban di Kebun Air Batu kepada Manajer Unit 2. Koordinasi dengan pihak keamanan setempat seperti kepolisian, pemerintah desa dan koramil 3. Mangamankan Asset perusahaan dari semua bentuk gangguan yang datang dari luar maupun dari dalam 4. Mewakili Perusahaan jika berurusan dengan pihak kepolisian atau pihak keamanan lainnya b. Wewenang 1. Melaksanakan kegiatan keamanan dan mengawasi seluruh bawahan. 2. Meminta pertanggung jawaban kepada bawahannya terhadap pelaksanaan pekerjaan masing-masing.

2.6.3. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja