Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

2.4.2. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

Untuk menggerakkan suatu organisasi dibutuhkan personil yang memegang jabatan tertentu dalam organisasi, dimana masing-masing personil mempunyai tugas dan tanggung jawab. Adapun uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian pada PT. Growth Asia adalah sebagai berikut: Uraian tugas masing-masing jabatan dalam struktur organisasi PT. Growth Asia adalah: Secara garis besar uraian tugas dan tanggung jawab dari setiap bagian struktur organisasi pada PT.Growth Asia dapat dilihat sebagai berikut: 1. Komisaris memiliki tugas sebagai berikut: a. Mengadakan pengawasan dan penilaian terhadap kinerja dari perusahaan. b. Meminta pertanggungjawaban dari direktur tentang kondisi dan jalannya perusahaan. 2. Presiden Director memiliki tugas sebagai berikut: a. Membina hubungan yang bertanggung jawab dengan pihak ketiga dalam kepentingan dan atas nama perusahaan menyangkut aktivitas perusahaan. b. Melakukan kerja sama dengan Manager untuk menetapkan rencana kerja pabrik secara keseluruhan. c. Menetapkan laporan anggaran tahunan untuk kepentingan aktivitas kerja perusahaan. Universitas Sumatera Utara 3. Technical Consultant Engineering memiliki tugas sebagai berikut: a. Menentukan rancangan-rancangan bentuk produk baru bagi customer baru. b. Menyarankan bentuk rancangan bentuk produk apabila terbukti terjadi retak atau kerusakan pada saat pemakaian sebelum masanya. c. Memeriksa kualitas produk pada penggunaannya langsung ke lokasi secara periodik. 4. Marketing Manager memiliki tugas sebagai berikut: a. Melaksanakan hubungan yang bertanggungjawab dengan pihak pelanggan baik dalam maupun luar negeri untuk kepentingan perusahaan menyangkut tentang penjualan dan pemasaran. b. Merencanakan dan mengkoordinir penyusunan pelaksanaan program dan strategi pemasaran dan kegiatan lainnya. c. Mengadakan monitoring terhadap harga jual dan kebijakan harga untuk diusulkan kepada Director. d. Melakukan analisa, evaluasi peraturan pemerintah tentang pelaksanaan ekspor. e. Mengikuti perkembangan ekonomi, pangsa pasar dan pesaing dalam menentukan rencana pemasaran untuk masa yang akan datang. f. Mengkoordinasi kegiatan promosi dan publikasi. g. Membina hubungan yang harmonis dengan segenap unit organisasi. h. Mengkoordinasi dan mengarahkan pelaksanaan distribusi penjualan produk dengan baik. Universitas Sumatera Utara i. Melakukan perjanjian jula beli yang menguntungkan bagi kedua belah pihak. j. Memberikan penilaian kerja kepada bawahannya secara berkala. 5. Marketing Sales memiliki tugas sebagai berikut: a. Mencapai budget penerimaan order yang telah ditargetkan. b. Menganalisa struktur pasar, pelanggan dan kompetitor. c. Merespon permintaan dan komplain dari pelanggan dan meneruskan ke departemen terkait untuk mencari solusi. d. Menganalisa potensi untuk pengembangan produk. e. Mengerti karakter pelanggan dan kondisi keuangannya. f. Melakukan pengontrolan barang konsinyasi di pelanggan. g. Menjaga dengan baik semua asset perusahaan yang dipakai. h. Menjaga rahasia perusahaan. i. Mengikuti peraturan yang ditetapkan perusahaan. 6. Marketing Administration memiliki tugas sebagai berikut: a. Menginput kode barang apabila belum ada di Internal EnquiryOrder Proforma dari kantor Australia dan meneruskan ke departemen estimasi untuk perhitungan biaya produksi. b. Menyiapkan penawaran harga dan mengirim penawaran harga ke kantor Australia baik melalui fax atau email. c. Meneruskan penerimaan order dari kantor Australia ke department Technical Contract Review untuk diproduksi dan diterbitkan Order Konfirmasi. Universitas Sumatera Utara d. Mengirim Order Konfirmasi ke kantor Australia baik melalui fax atau email khusus untuk order yang berasal dari kantor Australia. e. Menginput harga dari order yang masuk di sistem estimasi. f. Menyiapkan laporan rekap bulanan untuk order yang diterima dan penjualan baik per pelanggan, salesman dan per industri. g. Menyiapkan laporan bulanan pencapaian order dan penjualan terhadap budget. h. Menyiapkan laporan evaluasi kepuasan pelanggan. i. Membuat database pelanggan berdasarkan industri. j. Menyimpan arsip penawaran semua pelanggan. k. Menyimpan arsip order pelanggan khusus untuk industri non-mining. 7. Despatch memiliki tugas sebagai berikut: a. Bertanggung jawab dalam penerapan rencana kerja produksi yang ditetapkan oleh Produksi. b. Mengkoordinasikan dan mengarahkan sistem produksi agar tetap dan tujuan tercapai. c. Memberi pengarahan kepada operator packing untuk peningkatan kerja sistem produksi dan mengurangi kerusakan akibat packing. d. Membuat laporan produksi secara periodik kepada manager untuk evaluasi kinerja kerja produksi. e. Menilai hasil kerja bawahannya secara berkala. 8. Contact Review memiliki tugas sebagai berikut: Universitas Sumatera Utara a. Mereview ulang semua mengenai mulai dari purchase order, jadwal produksi hingga ke pengiriman. b. Membuat surat kerja kepada produksi. c. Membuat konfirmasi pemesanan untuk bagian marketing untuk kemudian dikirimkan kepada customer. 9. Production Manager memiliki tugas sebagai berikut: a. Bertanggung jawab dalam membuat rencana dan program kerja produksi yang menjadi acuan kerja bagi bagian produksi secar berkala serta mengendalikannya. b. Mengadakan kerja sama dengan bagian yang terkait serta pihak eksternal maupun internal untuk kelangsungan kerja operasional produksi perusahaan. c. Memonitor dan mengawasi pekerjaan di bagian agar produk yang dihasilkan sesuai dengan prosedur kerja yang baik mengenai cara atau standard mutu yang telah ditetapkan. d. Melakukan penyusunan anggaran produksi untuk diusulkan kepada director. e. Mengevaluasi seluruh kegiatan operasional produksi secara periodik. 10. PPC Production, Planning Control memiliki tugas sebagai berikut : a. Memperbaharui tanggal produksi dalam jadwal. b. Menjadwal produksi. c. Mempersiapkan dan merencanakan agar target D.O.T. tercapai. d. Menerbitkan laporan status produksi kepada departemen terkait. 11. Pattern memiliki tugas sebagai berikut: a. Menerima surat perintah kerja dari bagian PPC. Universitas Sumatera Utara b. Memeriksa ulang jadwal yang ditetapkan oleh bagian PPC apakah telah cocok. c. Membersihkan pattern-pattern apabila telah tersedia. d. Membuat pattern baru atau pattern tambahan apabila diperlukan. 12. Moulding dan Melting memiliki tugas sebagai berikut: a. Menerima surat perintah kerja dari bagian PPC. b. Memeriksa ulang jadwal pencetakan apakah telah cocok. c. Memeriksa keberadaan pattern, meminta pengiriman dari bagian pattern. d. Menuang dan mencetak produk sesuai dengan jadwal dan segala prosedur. 13. Fettling memiliki tugas sebagi berikut : a. Memerima surat perintah kerja dari bagian PPC. b. Memeriksa jadwal gerinda apakah telah cocok. c. Memperbaiki produk pada bagian cacat melalui perintah resmi atau NCR. d. Mencatat data-data yang diperlukan. e. Gerinda bagian-bagian yang tidak perlu dari produk hasil cetakan. f. Gerinda ulang produk setelah diangkut ke luar dari Heat-Treatment. 14. Heat Treatment memiliki tugas sebagai berikut: a. Mengambil dan mengangkut serta menyusun produk yang telah digerinda untuk selanjutnya dibawa ke Heat Treatment b. Menyediakan tempat untuk produk yang telah melalui proses Hardening untuk kemudian didinginkan. c. Mengangkut produk yang telah didinginkan ke bagian Fettling. Universitas Sumatera Utara d. Mencatat data-data yang diperlukan seperti jumlah produk, suhu dan waktu. e. Membersihkan tempat bekerja. 15. Machining memiliki tugas sebagai berikut : a. Menerima surat perintah kerja dari bagian PPC. b. Menentukan pekerjaan machining yang diperlukan. c. Menjalankan pekerjaan machining tersebut sehingga sesuai dengan surat perintah dan gambar yang dilampirkan. 16. Quality Control memiliki tugas sebagai berikut: a. Menerima surat perintah kerja dari bagian PPC. b. Memeriksa contoh barang pemesanan customer. c. Mencocokkan kondisi produk dengan surat perintah dan gambar yang terlampir. d. Mengembalikan kepada bagian produksi apabila terdapat cacat produk. 17. Maintenance memiliki tugas sebagai berikut: a. Memeriksa secara teratur mesin-mesin pabrik selama dalam masa pemakaian. b. Mengawasi pemakaian sparepart untuk perawatan mesin. c. Memberikan bimbingan dan petunjuk kepada Kepala Seksi Mekanik cara perawatan mesin produksi utama agar dapat berfungsi dengan baik. 18. Administration Manager memiliki tugas sebagai berikut: a. Mengawasi dan menganalisa laporan pembukuan tiap bulan. b. Membandingkan hasil pembukuan untuk mengeluarkan keputusan. Universitas Sumatera Utara c. Bertanggung jawab dalam hal pemberian persetujuan keluar masuknya dana perusahaan. d. Melakukan hubungan kerjasama dengan para supplier bahan baku dan perbekalan umum agar fluktuasi harga tidak signifikan. e. Meminta pertanggung jawaban dari bawahannya baik dari bagian pembelian, pembukuan sampai pada bagian kasir. f. Menilai prestasi kerja bawahannya. 19. Finance memiliki tugas sebagai berikut : a. Mengatur pengeluaran sesuai dengan yang ditetapkan oleh manager. b. Mengeluarkan dana untuk berbagai keperluan. c. Melaporkan pemasukan dan pengeluaran dana setiap periodik waktu. 20. Accounting memiliki tugas sebagai berikut: a. Melaksanakan hubungan yang bertanggung jawab dengan para kepala bidang yang berhubungan dengan pembukuan. b. Mengadakan monitoring terhadap pembukuan yang lalu dan sekarang. c. Menganalisa pembukuan sebelum diserahkan kepada manager. d. Menilai prestasi kerja bawahannya. 21. Cashier memiliki tugas sebagai berikut: a. Mengeluarkan uang dan mencatatnya dalam laporan keuangan. b. Mengeluarkan giro dan mencatatnya dalam laporan keuangan. 22. Purchasing memiliki tugas sebagai berikut : a. Mencari bahan baku dari beberapa supplier dan melakukan negosiasi serta perbandingan. Universitas Sumatera Utara b. Memastikan spesifikasi barang yang dipesan sama dengan yang dikirim ke perusahaan. 23. Warehouse memiliki tugas sebagai berikut : a. Memeriksa stok minimum untuk memenuhi kebutuhan produksi dan administrasi. b. Selalu memastikan gudang dalam keadaan bersih dan barang-barang tersusun rapi. c. Memastikan barang-barang yang diterima dari supplier dalam keadaan baik dengan jumlah yang cocok sesuai pemesanan. 24. Human Resource Manager memiliki tugas sebagai berikut: a. Melaksanakan hubungan yang bertanggung jawab dengan pihak ketiga sepanjang menyangkut personalia, umum dan keamanan. b. Mengkoordinasikan perencanaan di bidang kepegawaian dan mengawasi pelaksanaan administrasi. c. Menyusun anggaran biaya anggaran biaya tahunan bidang personalia, umum dan tahunan. d. Bekerjasama dengan unit organisasi lainnya untuk menetapkan jumlah tenaga kerja dan kepelatihan yang dibutuhkan dengan menetapkan materi yang sesuai. e. Menilai prestasi kerja bawahannya. 25. Personnal Department memiliki tugas sebagai berikut : a. Menerbitkan ijin cuti kepada staff dan karyawan berdasarkan sistem cuti yang diterapkan perusahaan. Universitas Sumatera Utara b. Mengatur kedisiplinan kerja dari karyawan dan staff. c. Memberikan surat peringatan kepada karyawan yang tidak disiplin dan melanggar peraturan. 26. Security memiliki tugas sebagai berikut: a. Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di lingkungan perusahaan dalam hal penanganan keamanan dan ketertiban. b. Mengkoordinasikan dan menjalin hubungan kerjasama dengan pihak berwajib dan instansi terkait dalam hal pengamanan dan ketertiban. c. Memberikan sumber masukan kepada atasan dalam membantu menyusun peraturan tentang keamanan dan ketertiban dalam perusahaan.

2.4.3. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja