Selain alat-alat tersebut, para pengelola memerlukan keahlian dalam berkomunikasi dengan para pemakai. Keahlian dalam berkomuniaksi ini sangat
diperlukan dikarenakan para pengelola harus secara jeli menanyakan apa kebutuhan riil para pemakai akan informasi. Misalnya seorang santri bertanya “Saya ingin mencari
informasi tentang Umar bin Khatab?”. Pertanyaan tersebut sangat luas sekali, maka
disini pengelola perlu untuk menanyakan lebih lanjut apa sebenarnya informasi yang dibutuhkan oleh santri tersebut. Untuk itu maka dalam pelayanan referensi, pengelola
referensi sering melakukan wawancara referensi yang terstruktur dengan pemakainya, untuk menentukan informasi yang benar-benar dibutuhkan para pemakainya.
Dari hal-hal tersebut maka pelayanan referensi adalah : 1.
Mengarahkan para pemakai untuk menemukan informasi secara tepat dan cepat
2. Mengarahkan dan melatih pemakai agar mamu menelusuri informasi dengan
banyak pilihan sumber informasi 3.
Mengarahkan dan melatih pemakai untuk memanfaatkan koleksi referensi secara efektif dan efisien.
Bentuk-bentuk Pelayanan Referensi
Bentuk pelayanan referensi dapat dibagi dalam dua kategori, yaitu bantuan secara individu yang disediakan untuk pemakai perpustakaan mislanya, interview referensi dan
pelayanan yang terorganisasi yang disediakan untuk sekelompok pemakai perpustakaan misalnya, pelatihan.
Kedua aktifitas tersebut adalah dalam rangka untuk memenuhi missi dari pengelola referensi yaitu untuk menyakinkan bahwa pemakai perpustakaan berhasil
menemukan informasi yang mereka butuhkan. Secara garis besarnya bentuk-bentuk pelayanan referensi dibagi dalam tiga fungsi
dasar, yaitu :
1. Pelayanan Informasi
Pelayanan informasi adalah pelayanan yang paling sederhana dimana pengelola akan memberikan jawaban terhadap pertanyaan yang diajukan oleh pemakai. Sifat dari
pelayanan informasi ini adalah pelayanan individu, dimana seorang pengelola akan melayani seorang pemakai yang memerlukan pelayanan informasi.
Bentuk dari pelayanan informasi itu sendiri banyak ragamnya, yaitu dari bentuk yang sederhana, mislanya informasi tentang alamat atau telepon, sampai kepada yang
kompleks, mislanya mengidentifikasi bibliografi dari suatu buku. Dari hal tersebut maka pelayanan informasi dapat dibagi dalam tiga bentuk, yaitu
:
a. Pertanyaan siap jawab
Pertanyaan siap jawab adalah suatu pertanyaan yang membutuhkan jawaban dengan cepat dan biasanya pihak pengelola mendapatkan jawabannya dari
satu atau dua sumber informasi saja. Dalam pertanyaan siap jawab ini, bentuk pertanyaannya adalah mencari informasi tentang data-data faktual, misalnya
alamat suatu instansi, ejaan kata dalam bahasa Inggris, tanggal atau tempat suatu kejadian, atau kehidupan seorang yang terkenal. Bahkan bentuk ini juga
menjawab suatu pertanyaan mengenai informasi secara ringkas suatu orgnisasi, misalnya kapan organsiasi tersebut didirikan, oleh siapa, tujuan
dirikannya apa, dan seterusnya.
b. Verifikasi bibliografi
Sebenarnya, verifkasi bobliografi ini sama dengan pertanyaan siap jawab, kecuali bahwa kegiatan yang dilakukan divertifikasi bibliografi ini adalah
menjawab pertanyaan pemakai yang mencari secara lengkap bibliografi suatu buku. Vertifikasi bibliografi ini, pihak pengelola dituntut untuk mencari
informasi dengan merujuk pada katalog, index, bibliografi, atau bahkan ke katalog bersama, untuk memverifikasi informasi yang dibutuhkan oleh
pemakai secara benar dan komplit.
c. Pinjam antar perpustakaan
Bentuk yang ketiga dari pelayanan informasi adalah pinjam antar perpustakaan
. Tujuan dari pinjam antar perpustakaan adalah bahwa suatu perpustakaan belum tentu memiliki semua informasi yang dibutuhkan oleh
pemakai perpustakaan, untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut maka pihak perpustakaan harus menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain, baik
perpustakaan sekolah, perpustakaan daerah, perpustakaan khusus maupun perpustakaan perguruan tinggi yang ada didaerahnya, sebisa mungkin lintas
daerah. Dengan adanya kerjasama antar perpustakaan ini maka perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan informasi para pemakainya.
Peranan dari pelayanan referensi bentuk ini adalah bahwa perpustakaan meminjam koleksi yang dibutuhkan pemakai ke perpustakaan lain. Kegiatan
