harus dapat membantu kita memahami secara luas pengelolaan pengetahuan yang telah dilakukan.
2.3. Audit Manajemen Pengetahuan
Audit manajemen pengetahuan adalah
kegiatan memeriksa
secara sistematis kualitas pengelolaan pengetahuan di suatu organisasi Munir, 2008.
Melalui audit manajemen pengetahuan dapat diperoleh gambaran mengenai pengetahuan yang dimiliki dan dibuuhkan oleh organisasi unit kerja, kesiapan
organisasi memfasilitasi pembelajaran, dan kualitas proses-proses pengelolaan pengetahuan.
Berdasarkan hasil observasi yang dikembangkan oleh Von Krogh, Ichiyo dan Nonaka yang dirujuk Munir 2008 terhadap 700 perusahaan, terdapat tiga
alasan utama organisasi mengembangkan manajemen pengetahuan yaitu Munir, 2008:
1. Meminimalkan resiko Dalam tahap ini organisasi
bergegas mencari
pengetahuan-pengetahuan berharga yang dimilikinya, mengumpulkan, dan menggunakannya untuk
mengatasi permasalahan
yang dihadapi.
Organisasi memanfaatkan
pengetahuan untuk melakukan tindakan-tindakan yang reaktif, dan fokus perhatian organisasi adalah terhadap pengetahuan itu sendiri, terutama
pengetahuan yang spesifik pada konteksnya. Misalnya pengetahuan- pengetahuan yang akan mengatasi masalah pemasaran, masalah produksi,
masalah keuangan, dan seterusnya. 2. Meningkatkan efisiensi
Pada tahap ini organisasi masih banyak memanfaatkan pengetahuan untuk tindakan-tindakan yang bersifat reaktif dan belum ada suatu proses kreasi
pengetahuan yang terencana dengan baik. Namun organisasi sudah mulai mencari secara aktif pengetahuan-pengetahuan baru yang terbentuk karena
proses kreasi antar anggota organisasi. Secara terencana pula organisasi
melakukan kegiatan menyebarkan pengetahuan dalam bentuk proses kerja yang sudah teruji efektifitasnya di satu unit kerja ke seluruh unit kerja
yang ada di organisasi. Penyebaran ini diharapkan akan membuat pembelajaran organisasi berjalan lebih cepat dan setiap unit kerja dapat
menunjukkan kinerja prima tanpa harus melewati proses belajar yang panjang seperti unit kerja yang menjadi sumber pengetahuan. Hal yang menarik pada
organisasi tahap ini adalah munculnya kesadaran bahwa pemanfaatan
pengetahuan, kreasi pengetahuan dan penyebaran pengetahuan tidak dapat mengandalkan kecanggihan teknologi informasi. Seperti yang disampaikan
oleh Baker yang dirujuk Raras 2010, teknologi informasi hanyalah puncak gunung es yang kebanyakan hanya menangkap bagian eksplisit dari suatu
pengetahuan. Sementara untuk melakukan penyebaran pengetahuan perlu ada upaya khusus untuk menangani bagian terbatinkan dari pengetahuan, apalagi
bila melibatkan pihak-pihak yang tidak bersedia berbagi pengetahuan. 3. Inovasi
Merupakan tahapan pengembangan manajemen pengetahuan yang umum dijumpai di organisasi-organisasi yang ingin menghasilkan inovasi. Kesadaran
bahwa pengetahuan-pengetahuan yang dimilikinya tidak cukup untuk menunjukkan kinerja prima. Organisasi-organisasi ini memfokuskan upayanya
untuk menciptakan pengetahuan-pengetahuan baru dan proses-proses
pengelolaan pengetahuan yang andal. Para penggiat pengetahuan di organisasi rajin
memotivasi sebanyak mungkin orang di organisasi untuk menjadi pembelajar yang aktif mangakuisisi pengetahuan dari lingkungan
eksternal, saling berbagi, menciptakan pengetahuan-pengetahuan baru dan memanfaatkannya. Organisasi memiliki visi pengetahuan yang jelas dan
tegas, menyusun strategi jangka panjang berbasis pengetahuan, membangun budaya belajar dan merekrut orang-orang dengan kompetensi belajar dan
bertumbuh yang baik. Audit manajemen pengetahuan terdiri dari tiga komponen, yaitu:
1. Kualitas pengetahuan Audit kualitas pengetahuan ditujukan untuk memperoleh gambaran ragam
kelompok pengetahuan yang telah dimiliki oleh perusahaan, kualitas atau tingkatan
relatifnya dibandingkan
organisasi lain, ragam kelompok pengetahuan apa yang harus dimiliki perusahaan, kualitas atau tingkatnya juga
prioritasnya.
2. Kualitas pembelajaran di organisasi Bila suatu organisasi dapat menjadi organisasi pembelajar, maka organisasi
tersebut akan mendapatkan keunggulan dalam hal kemampuan beradaptasi dan keluwesan flexibility
yang sangat diperlukan untuk memenangkan persaingan di arena kompetisi yang sarat dengan perubahan. Melalui
pembelajaran organisasi,
organisasi memperoleh
pengetahuan, dan
mengaktualisaikan model mental bersama yang menjadi basis berpikir dan bertindak bagi seluruh individu
Audit kualitas pembelajaran di organisasi ditujukan untuk memperoleh gambaran mengenai kesiapan organisasi dalam memfasilitasi pembelajaran
anggotanya dan
kesiapan organisasi
dalam memanfaatkan
hasil pembelajaran anggotanya untuk mengubah dan menyempurnakan dirinya.
Menurut Kim yang dirujuk Munir 2008, pembelajaran merupakan proses mendapatkan pengetahuan yang dilanjutkan dengan aktualisasi pengetahuan yang
sebelumnya dimiliki. Definisi tersebut meliputi dua hal:
1 Proses mendapatkan pengetahuan untuk ‘mengetahui bagaimana caranya’ yang
akan mendasari
kemampuan fisik
untuk memproduksi
suatu tindakan dan
2 Proses mendapatkan pengetahuan untuk ‘mengetahui mengapa demikian’ yang menghasilkan kemampuan untuk
mengartikulasikan pemahaman
konseptual dari suatu pengalaman. Secara
umum pembelajaran
dapat dipahami
sebagai proses
peningkatan kapasitas manusia dalam melakukan tindakan yang efektif. 3. Kualitas proses pengelolaan pengetahuan
Dalam audit proses pengelolaan pengetahuan hanya difokuskan pada empat proses utama dari delapan proses. Empat proses tersebut yaitu proses
akuisisi pengetahuan, proses distribusi dan berbagi pengetahuan, proses pengembangan dan pemanfaatan pengetahuan serta proses pemeliharaan dan
penyimpanan pengetahuan. Melalui kegiatan audit manajemen pengetahuan ini dapat diketahui apakah proses-proses pengelolaan pengetahuan sudah ada dan
berjalan dengan efektif di organisasi.
2.4. Organisasi Pembelajar
