Struktur Organisasi Perusahaan Kinerja Kegiatan Terkini

Tujuan Perusahaan a. Market leader number one in sales, volume, and market share. Yaitu menjadi pemimpin pasar dalam bisnis otomotif dengan volume penjualan nomor 1. b. Best distribution network. Adalah memiliki jaringan distribusi yang luas . c. Customer satisfaction and good attitude people. Yaitu menciptakan kepuasan pelanggan dan karyawan AUTO 2000 d. Highly compenence and good attitude people. Adalah karyawan AUTO 2000 memiliki sikap, perilaku, etika kerja serta kepribadian yang tinggi. e. Financial soundeness. Yaitu kondisi keuangan AUTO 2000 yang sehat, mampu menciptakan laba yang memadai untuk perkembangan dan kelangsungan hidup perusahaan di masa mendatang.

B. Struktur Organisasi Perusahaan

Setiap organisasi perusahaan mempunyai cita - cita dan berorientasi pada tujuannya. Hal ini tertuang kedalam struktur organisasi dimana dengan adanya struktur organisasi tercipta pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas dan tegas antara suatu bagian dengan bagian lainnya sehingga setiap anggota mengetahui kedudukan tugas dan tanggung jawabnya serta batas - batas wewenang masing - masing didalam pelaksanaan tugas sistem organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi. PT Astra International - TSO cabang Sisingamangaraja Medan menggunakan struktur organisasi garis yang sesuai dengan kondisi perusahaan tersebut yaitu: Universitas Sumatera Utara 1. Pembagian tugas dapat dibedakan secara tegas dan jelas. 2. Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan pada bawahannya dalam bidang pekerjaan yang sudah ditentukan berdasarkan spesialisasi tugas dimana spesialisasi tidak membuat personel hanya memikirkan tugasnya saja namun saling bekerjasama untuk mencapai tujuan dan target yang telah ditetapkan. 3. Jenjang manajemen mempunyai wewenang mengemukakan pendapat dan bertanggung jawab kepada jenjang manajemen yang membawahinya. Universitas Sumatera Utara Sum STRUKTUR O mber: PT Astra ORGANISASI CABANG SISI a International- PT ASTRA IN INGAMANGA -Toyota Cabang TERNATIONA RAJA MEDAN g Sisingamanga AL – TOYOTA N araja Medan 20 A 014 Universitas Sumatera Utara

C. Job Description

Adapun tugas pokok dari masing - masing unsur departemen dijabarkan sebagai berikut:

1. Kepala Cabang Branch Manager

Adapun tugas daripada Kepala Cabang ini adalah ; a. Menentukan kebijaksanaan cabang sesuai dengan pedoman yang telah digariskan perusahaan. b. Mengkoordinasi mengawasi dan bertanggung jawab atas pembinaan, pengembangan serta kegiatan yang dilakukan cabang. c. Bertanggung jawab bersama dengan Kepala Departemen Administrasi Administration Department Head terhadap penghapusan piutang untuk diajukan ke kantor pusat. d. Membuat kontrak atau perjanjian dengan perusahaan lain. e. Mengadakan rapat kerja antar seluruh kepala departemen. f. Merangkap sebagai Kepala Bagian Penjualan. g. Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan kendaraan, market share dan profit cabang,

2. Customer Relation

Tugas dari Customer Relation adalah sebagai pusat informasi perusahaan dan menangani hubungan perusahaan dengan pelanggan dimana customer relation ini berdiri sendiri dan mempunyai tanggung jawab ini kepada Kepala Cabang. Universitas Sumatera Utara

3. Departemen Penjualan

Departemen ini dipimpin oleh Sales Department Head atau sering disebut dengan Sales Manager Manager Penjualan. Pada saat ini Kepala Bagian Penjualan PT AI - TSO cabang Sisingamangaraja dirangkap oleh Kepala Cabang dengan membawahi Sales Supervisor, yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Cabang. Sales Department ini terdiri dari beberapa bagian, yaitu :

a. Kepala Bagian Penjualan

Tugas dari Sales Department Head adalah sebagai berikut: 1. Bertanggung jawab terhadap penjualan kendaraan, bagaimana mengusahakan tercapainya target yang telah ditetapkan. 2. Menganalisa pasar dan membuat ramalan penjualan. 3. Meningkatkan pemasaran di daerah penjualan. 4. Merencanakan kegiatan promosi produk perusahaan melalui media cetak. 5. Memberikan motivasi dan membina bawahannya, seperti supervisor dan salesman wiraniaga

b. Sales Supervisor

Tugas daripada Sales Supervisor adalah : 1. Meningkatkan jumlah unit kendaraan yang dijual. 2. Menganalisa segmen pasar atau kemungkinan pangsa pasar. 3. Memberikan arahan dan memotivasi para wiraniaga. Universitas Sumatera Utara 4. Membina hubungan baik dengan perusahaan pengangkutan ekspedisi. 5. Availibility of unit stock

c. Wiraniaga

Wiraniaga adalah tenaga penjual yang melayani pelanggan diluar perusahaan untuk mendapatkan pelanggan, Adapun tugas dari seorang wiraniaga adalah : a. Menjual kendaraan kepada pelanggan diluar lingkup counter PT Astra Internatonal Tbk – Toyota Cabang SM.Raja Medan sesuai dengan target yang telah ditetapkan oleh Kepala Cabang. b. Membina hubungan baik dengan pelanggan. c. Mempromosikan kendaraan kepada pelanggan. d. Menjaga nama baik perusahaan kepada pelanggan.

d. Sales Counter

Sales Counter merupakan tenaga penjual yang bertanggung jawab untuk melayani pelanggan yang datang ke PT Astra International Tbk – Toyota Cabang SM.Raja Medan. Tugas daripada Sales Counter adalah : a. Menjual kendaraan kepada pelanggan di lingkungan PT Astra International Tbk – Toyota Cabang SM.Raja Medan sesuai dengan target yang telah ditetapkan oleh Kepala Cabang. b. Membina hubungan baik dengan pelanggan. Universitas Sumatera Utara

4. Departemen Administrasi

Departemen ini dipimpin oleh seorang Administration Head yang juga disebut Financial and Administration Manager Manager Administrasi dan Keuangan. Didalam Departemen Administrasi terdiri atas beberapa unsur antara lain :

a. Kepala Administrasi Administration Head

Memimpin dan bertanggung jawab atas pelaksanaan yang menyangkut hal - hal administrasi perusahaan, khususnya dibidang jasa seperti keuangan, investasi kantor dan personalia yang bertugas dan bertanggung jawab atas aparat dan kelancaran pelaksanaan kegiatan personalia yang rneliputi: 1. Bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan cabang, pemasukan dan pengeluaran, inventory dan administrasi cabang. 2. Mengawasi administrasi bengkel. 3. Mengawasi administrasi spare part. 4. Mengawasi stock kendaraan. 5. Membina bawahannya khususnya karyawan administrasi. 6. Mengelola personalia cabang kepegawaian.

b. Koordinator Administrasi

Tugas dari koordinator administrasi adalah : 1. Memantau dan mengkoordinir segala kegiatan yang ada di administrasi dan merupakan tenaga operasional. untuk seluruh bidang dalam administrasi. 2. Membantu setiap masalah yang terjadi di tiap bagian administrasi. Didalam tubuh Koordinator Administrasi terdapat 4 bagian antara lain : Universitas Sumatera Utara

1. Penata Administrasi Unit

Penata Administrasi terdiri dari beberapa bagian, yaitu :

a. Administrasi Unit atau Penjualan

Tugas dari Administrasi Unit atau Penjualan adalah : 1. Membuat laporan penjualan, laporan stock, laporan penerimaan barang. 2. Membuat faktur penjualan dan faktur pajak. 3. Mengevaluasi persyaratan kredit. 4. Bertanggung jawab terhadap kelancaran administrasi. 5. kredit dan piutang. 6. Memantau piutang perusahaan. 7. Memberikan laporan ke pusat dan antar cabang menyangkut penjualan dan pembatalan stock dari pelanggan.

b. Register Police

Tugas dari Register Police adalah bertanggung jawab atas pembuatan Surat Tanda Nomor Kendaraan STNKBPKB kendaraan baru yang telah terjual dari PT Astra International Tbk – Toyota Cabang SM.Raja Medan

c. Administrasi Gudang Unit

Tugas dari Administrasi Gudang Unit adalah : 1. Bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran dan pemakaian barang atau unit. 2. Bertanggung jawab atas stock fisik kendaraan. Universitas Sumatera Utara

d. Administrasi indirect

Adapun tugas dari Administrasi Indirect adalah mengkoordinasi penjualan unit kendaraan baru ke sub dealer untuk daerah Sumatera Utara dan Aceh.

2. Penata Administrasi Service

a. Administrasi Service bertanggung jawab secara penuh kepada

Kepala Administrasi dimana tugasnya adalah sebagai berikut: 1. Melaksanakan kegiatan bengkel sesuai dengan pedoman dari Service Divisi Pusat. 2. Bertanggung jawab atas kegiatan bengkel dan spare part. 3. Bertanggung jawab atas pencapaian target bengkel dan profit bengkel.

b. BillingService

Kegiatan Billing Service adalah pembuatan faktur bengkel yang tugas - tugasnya sebagai berikut: 1. Bertanggung jawab melaksanakan perhitungan biaya kerja ke pelanggan berdasarkan pekerjaan yang dilakukan dalam rangka perbaikan dan pemeliharaan serta penawaran kendaraan di bengkel dan perhitungan suku cadang yang meliputi bahan yang digunakan untuk perbaikan dan perawatan yang dilakukan menurut ketentuan yang berlaku. 2. Menandatangani kuitansi atau nota perhitungan atas dasar cara perhitungan yang telah ditentukan. Universitas Sumatera Utara 3. Kecermatan dalam pembuatan surat - surat tagihan atau isian pelengkap tagihan ke instansi lain. 4. Penyimpanan kuitansi atau tagihan dan pembayaran kredit. 5. Melaksanakan administrasi unit pembelian bahan material atau administrasi utang sebagai administrasi piutang bengkel secara keseluruhan dan bertanggung jawab kepada kepala administrasi.

c. Ekspedisi

Adapun tugas dari ekspedisi adalah bertanggung jawab terhadap tagihan service.

d. Administrasi Gudang Bahan

Adapun tugas dari administrasi gudang bahan adalah mencatat seluruh pembukuan spare part yang ada di gudang bahan.

3. Penata Administrasi Part

Administrasi Part ini melaksanakan kegiatan administrasi untuk suku cadang yang meliputi penerimaan order dari pembeli, pencatatan suku cadang yang keluar atau masuk baik dari luar maupun ke dalam gudang, dan kegiatan yang berhubungan dengan pemesanan suku cadang yang dibutuhkan oleh perusahaan, serta pengurusan persediaan bahan -bahan setiap bulannya.

4. Penata Administrasi Umum

Terdiri dari beberapa bagian yang memiliki tanggung jawab dan fungsi masing - masing. Universitas Sumatera Utara

a. Kasir

Melaksanakan dan bertanggung jawab atas kelancaran pemasukan dan pengeluaran serta penyimpanan uang perusahaan secara terkendali meliputi: 1. Membuat dan mengesahkan bukti kas masuk dan kas keluar. 2. Melaksanakan setoran ke bank tunai maupun giro atau cek berikut pembuatan dokumen - dokumen yang diperlukan. 3. Membuat giro atau cek untuk pembayaran atau pengeluaran melalui bank. 4. Membuat laporan harian kas dan laporan saldo kas bulanan. 5. Mengatur jumlah uang yang ditransfer ke pusat, dengan mengatur kebutuhan cabang.

b. Personalia

Adapun tugas personalia terdiri dari: 1. Memperhatikan kesejahteraan karyawan, 2. Membuat biaya transportasi, makan dan pajak karyawan. 3. Membuat laporan lembur karyawan.

c. Satpam

Tugas dari satpam adalah : 1. Mengawasi dan memeriksa kendaraan dan karyawan yang keluar atau masuk perusahaan. 2. Bertugas menjaga keamanan, ketertiban dan kendaraan parkir di lingkungan perusahaan. Universitas Sumatera Utara

d. Cleaning Service

Cleaning Service mempunyai tugas antara lain . 1. Merawat semua peralatan perusahaan. 2. Bertanggung jaawab atas kebersihan lingkungan perusahaan.

e. Operator

Tugas dari operator adalah bertanggung jawab menerima panggilan atau telepon dari departemen lain dalam perusahaan atau antar cabang perusahaan dan menelepon pelanggan.

5. Departemen Bengkel

Departeman bengkel dipimpin oleh Kepala Bengkel. Kepala Bengkel ini bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan bengkel dalam hal menyangkut pencapaian target untuk mendapatkan keuntungan. Unsur dalam departeman ini ialah Supervisor Bengkel. Supervisor Bengkel bertindak sebagai asisten kepala Bengkel yang bertanggung jawab mengawasi pelaksanaan kegiatan bengkel, baik di workshop maupun di lapangan. Supervisor bengkel membawahi beberapa bagian antara lain:

a. Foreman

Foreman melakukan pengontrolan di Workshop atas perintah Supervisor Workshop .Foreman membawahi bagian mekanik yang melaksanakan semua kegiatan bengkel

b. Service Advisor

Universitas Sumatera Utara Bertugas menerima pelanggan yang datang ke bengkel untuk melaporkan keadaan kendaraannya dan memberikan penjelasan yang memuaskan atas pertanyaan pelanggan yang akan memperbaiki untuk melakukan perawatan. Service advisor bertanggung jawab kepada Supervisor Bengkel.

c. THS Toyota Home Service

Koordinator THS mempunyai tugas yaitu mengontrol mekanik dalam melakukan perbaikan kendaraan yang dilakukan langsung ke rumah pelanggan. Koordinator THS mempunyai bawahan yaitu mekanik THS yang bertanggung jawab atas perbaikan kendaraan pelanggan dan perbaikan itu dilakukan langsung ke rumah pelanggan.

d. PDI Pre Delivery Inspection

Tugasnya terdiri dari : a. Bertanggung jawab terhadap stock kendaraan. b. Memeriksa dan menyiapkan kendaraan yang akan disiapkan kepada pelanggan.

e. Lubbiug

Lubbiug bertugas untuk bertanggung jawab terhadap persediaan bahan - bahan keperluan seperti : OH, BBM, dan lain - lain serta peralatan bengkel seperti: kunci, dongkrak, Angel Driver. Universitas Sumatera Utara

f. Washing

Adapun tugas daripada bagian ini adalah bertanggung jawab terhadap kebersihan kendaraan, baik untuk kendaraan bengkel maupun kendaraan baru.

g. Valet Service

Tugas Valet Service mengatur kendaraan yang akan di service.

h. Service Plus

Adapun tugas dan Service Plus adalah berhubungan dengan salon mobil, yang mana mobil setelah di service harus dibersihkan agar kondisi mobil tersebut nyaman.

i. lnstruktur

Instruktur bertugas membimbing dan melatih mekanik.

j. Partman

Partman bertugas untuk: a. Bertanggung jawab terhadap administrasi spare part. b. Bertanggung jawab terhadap stock spare part.

k. Parts Counter

Dalam melaksanakan kegiatannya Parts Counter berhubungan dengan suku cadang kendaraan.

D. Jaringan Kegiatan

PT Astra International, Tbk – Toyota Kantor Cabang SM.Raja Medan adalah jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Universitas Sumatera Utara Toyota yang manajemennya ditangani penuh oleh PT Astra International Tbk – Toyota Kantor Cabang SM.Raja Medan

1. Produk atau Barang

a. Mobil Nama-nama mobil yang di jual di PT Astra International Tbk - Toyota Kantor Cabang SM.Raja Medan diantaranya adalah : New Avanza, Yaris, Kijang Innova, Rush, Hilux, Corolla Altis, Crown, Camry, New Vios, New Dyna, Fortuner. b. Suku cadang Bahan Spare parts suku cadang: komponen-komponen kelistrikan, mesin, chasis dan body untuk semua tipe dan jenis kendaraan Toyota. Bahan material : oli mesin, oli transmisi dan gardan, minyak rem, super engine, long life coolant Cairan radiator pendingin,dll.

2. Jasa

a. Perawatan Berkala Cepat Express Maintenance Layanan Express maintenance, yaitu layanan servive cepat hanya 1 Jam, khusus untuk perawatan berkala. Layanan ini merupakan salah satu terobosan untuk memberikan service berkualitas dengan waktu yang lebih singkat. Dengan fasilitas stall khusus dan peralatan yang lebih lengkap dan dikerjakan oleh 2 orang teknisi, maka anda akan menemukan pengalaman baru service kendaraan berkualitas dengan waktu yang lebih singkat, dan harga tetap. Universitas Sumatera Utara b. Perawatan Berkala Reguler Check Layanan External Reguler Check ERC, yaitu layanan service berkala sama seperti Express Maintenance namun pada ERC ini lebih ditekankan pada keluhan-keluhan customer pada perawatan service berkala dan perawatan untuk 5000 km seperti cek roda, tune up, dll. Disamping itu estimasi dari ERC ini berkisar antara 1 sampai dengan 2,5 jam. c. Perbaikan Umum General Repair Layanan General Repair, yaitu layanan perbaikan kendaraan secara umum, layanan ini diberikan karena part kendaraan mengalamai kerusakan atau jika pelanggan ingin mengecek kendaraan diluar service berkala contohnya pengecekan kendaraan cek temperatur, alarm, bensin atau oli boros, suara mesin kasar, dll sedangkan untuk part kendaraan yang rusak maka customer harus melakukan reparasi atau penggantian part contohnya ganti timing belt, tali kipas, baterai, lampu, dll. Untuk estimasi waktu pengerjaan dari general repair ini tergantung dari lamanya kerusakan atau pengecekan kendaraan untuk estimasi waktu minimal + 1 jam sedangakan estimasi waktu maksimal + 6 jam. d. Toyota Warranty Claim TWC Dengan melakukan perawatan berkala secara rutin di bengkel resmi Toyota, maka Anda akan mendapatkan jaminan kendaraan langsung dari Toyota selama 3 tahun atau 100.000km Toyota Warranty Claim. Untuk mendapatkan jaminan tersebut bisa dengan melakukan perawatan kendaraan di bengkel Auto 2000 dan melakukan klaim atas kerusakan Universitas Sumatera Utara komponen kendaraan yang tercakup dalam Toyota Warranty claim di bengkel Auto 2000. e. Toyota Home Servis THS. Toyota Home Service adalah salah satu fasilitas pelayanan yang dapat melakukan service kunjungan ditempat anda dikantor atau dirumah dengan tujuan memberikan kemudahan bagi pemilik kendaraan Toyota yang tidak sempat datang ke bengkel. Selain itu fasilitas pelayanan lainnya yang bisa didapatkan oleh pelanggan adalah Pusat Layanan Dyna PLD. Pusat Layanan Dyna merupakan fasilitas pelayanan khusus untuk unit Dyna yang dapat melakukan service kunjungan ditempat pelanggan dirumah atau ditempat kerja, dengan tujuan memberikan kemudahan bagi pemilik kendaraan Dyna yang tidak sempat ke bengkel. f. Booking Service. Booking service adalah solusi dari problem harus antri saat akan service kendaraan, dengan melakukan booking service minimal 2 hari sebelumnya, maka pelanggan mendapatkan keuntungan : 1. Waktu service anda yang tentukan. Anda bisa menyesuaikan dengan jadwal kegiatan anda 2. Tidak perlu antri. Dengan membuat janji dan datang sesuai jam yang telah disepakati, Toyota anda akan langsung dikerjakan tanpa mengikuti antrian untuk dilayani Universitas Sumatera Utara 3. Suku cadang dan teknisi telah siap. Dengan konfirmasi kedatangan 1 hari sebelumnya, dapatkan kemudahan berupa terhindar dari suku cadang tidak tersedia. 4. Dapatkan potongan harga jasa dan suku cadang, dimana besarnya Potongan sesuai dengan syarat dan ketentuan berlaku. g. Emergency Road Assistance ERA Hanya di Auto 2000, untuk setiap pembelian Toyota, Anda mendapat kartu keanggotaan Astra World. Dengan kartu Astra World Anda mendapat Layanan Bantuan Darurat di Jalan Emergency Roadside Assistance ERA yang siap 24 jam sehari, 7 hari seminggu, sepanjang tahun. Layanan ERA diberikan secara gratis selama 5 tahun dari tanggal pembelian untuk kendaraan mobil merek Astra yang memiliki Vehicle Card . Bantuan darurat ini mencakup: panduan teknis, pengaktifan aki lemah, penggantian ban kempes, membuka kendaraan terkunci, serta bantuan jasa derek towing dan mobil gendong car carrier Astra World. Jasa derek towing dan mobil gendong car carrier adalah layanan pengangkutan kendaraan pelanggan dari lokasi keadaan darurat ke bengkel Astra terdekat. h. Kontrak Service Kontrak Service adalah perawatan kendaraan selama periode atau jarak tertentu yang ditawarkan oleh bengkel Auto 2000.Paket perawatan ini dibayarkan secara penuh oleh pelanggan pada saat pertama kali mengikuti program ini dan selanjutnya pelanggan dapat melakukan Universitas Sumatera Utara perbaikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada Buku Kontrak Service yang telah disepakati bersama. Keuntungan Kontrak Servic edari Auto 2000 : 1. Memberikan kemudahan perawatan dan perbaikan terencana. 2. Biaya tetap untuk perawatan berkala dengan jangka waktu 1 tahun 30.000 km, 2 tahun 60.000 km dan 3 tahun 90.000 km. 3. Kemudahan proses administrasi. 4. Jaminan keaslian. 5. suku cadang Toyota Genuine Parts. i. Layanan Auto 2000 One Stop Service. Anda tidak perlu lagi pergi ke bengkel lain untuk mendapatkan layanan perbaikan khusus untuk Toyota anda, karena Auto 2000 telah menyiapkan One Stop Service untuk totalitas layanan perbaikan Toyota anda. Dengan mengunjungi Auto 2000, maka anda akan bisa mendapatkan layanan perbaikan yang lengkap. Adapun layanan tersebut meliputi : 1. Layanan Spooring and Balancing. 2. Layanan penjualan ban dan acsessoris kendaraan. 3. Layanan Perawatan interior dan eksterior kendaraan Salon. 4. Layanan Perbaikan Sistem pendingin AC. 5. Layanan Perawatan Prima untuk Mesin dan Komponen kendaraan anda. Universitas Sumatera Utara

E. Kinerja Kegiatan Terkini

PT Astra International Tbk dan anak perusahaannya Astra atau Perseroan pada, Selasa 30 Juli 2013, mengumumkan bahwa kinerja Perseroan dan anak perusahaan Astra semester I tahun 2013 menunjukkan sedikit penurunan dibandingkan periode yang sama tahun 2012. Pendapatan bersih Astra sepanjang enam bulan pertama tahun 2013 mencapai Rp 94,3 triliun, turun 2 dibandingkan periode yang sama tahun 2012 sebesar Rp 95,9 triliun, sementara laba bersih turun sebesar 9 dari Rp 9,7 triliun menjadi Rp 8,8 triliun. Laba bersih per saham mengalami penurunan sebesar 9 menjadi Rp 218 per saham. Presiden Direktur PT Astra International Tbk Prijono Sugiarto mengatakan “Meskipun prospek permintaan domestik tetap positif, meningkatnya kompetisi pada pasar mobil, kenaikan biaya tenaga kerja dan menurunnya harga komoditas diperkirakan masih akan mempengaruhi kinerja usaha pada semester kedua tahun ini. Kegiatan Grup Astra fokus kepada enam lini bisnis inti, yaitu Divisi Otomotif, Jasa Keuangan, Alat Berat dan Pertambangan, Agribisnis, Infrastruktur dan Logistik, serta Teknologi Informasi.

F. Rencana Kegiatan