Daftar Item dan Laporan

Gambar 3.30 Jurnal Rekap Inventory Adjustment

3.8 Daftar Item dan Laporan

Setelah data barang dagang diatas anda masukkan, anda bisa lihat dari menu Item Lists di Command Centre Inventory. Disana sudah ditampilkan semua barang beserta kuantitas stock barangnya. Gambar 3.31 Item Lists yang sudah diisikan saldo kuantitas barangnya Klik tombol , lalu pilih bagian yang ingin ditampilkan. Jika ingin menampilkan jurnal inventory maka pilih di bagian tab Inventory, lalu tentukan periode tanggal jurnal yang ingin dilihat. Jika ada kesalahan anda tinggal klik anak panah putih, lalu akan terbuka form entry data transaksi, lakukan perubahan lalu simpan ulang klik OK. Gambar 3.32 Transaction Journal – Inventory Saldo Awal Barang Laporan Inventory bisa di lihat dari: • Menu Reports – pilih dan klik Inventory. • Pilih jenis laporan yang diinginkan, sebagai contoh laporan Item List Summary dan Inventory Value Reconciliation yang tampil dibawah ini per tanggal 01 Januari 2010. • Buka menu Reports Inventory pilih Items pilih Inventory List Summary Customise tetapkan tanggal laporan Custom Field : pilih field yang ingin dimunculkan centang, Display. • Buka menu Reports Inventory pilih Items pilih Inventory Value Reconciliation Customise tetapkan tanggal laporan Display. Gambar 3.33 Laporan Item List Summary Inventory Value Reconciliation Setelah semua saldo awal kita masukkan, langkah berikutnya adalah melakukan persamaan antara saldo buku besar umum dengan buku besar pembantu. MYOB Accounting versi 15 keatas memiliki fitur tambahan yang bisa mendeteksi kemungkinan salah tersebut. Caranya: • Buka menu Command Centre, lalu pilih Accounts. • Pilih dan klik Company Data Auditor, pilih Transaction Review. • Start Date : 010120010 End Date : 01012010. • Klik Run Review. Gambar 3.34 Company Data Auditor- Transaction Review Jika ada tampilan tanda tanya warna merah, berarti data buku besar umum dengan buku besar pembantu ada yang tidak cocok tidak sama jumlahnya. Untuk mendeteksi kesalahan tersebut klik tombol Display pada sebelah kanan tanda tanya, maka akan ditampilkan Laporan kemungkinan salah tersebut. Jika terdapat tanda tanya, bisa langsung di klik tombol disebelah kanan yaitu tombol Display. Tombol ini akan menampilkan kemungkinan error yang ditimbulkan dari proses inpur data awal yang tidak sesuai dengan prosedur. • Reconcile Invoice with linked receivables account : akan membandingkan saldo akun piutang usaha yang digunakan sebagai linked account untuk transaksi penjualan dengan daftar umur piutang. • Reconcile purchases with linked payable account : akan membandingkan saldo akun utang usaha yang digunakan sebagai linked account untuk transaksi pembelian dengan daftar umur utang. • Compare item values with inventory account : membandingkan saldo persediaan Inventory value dengan linked account persediaan yang dipilih sebagai inventory account saat membuat item list. • Scan for future date transactions : memeriksa transaksi yang sudah dimasukkan setelah tanggal transaction review yang dipilih. • Scan for prepaid transactions : menampilkan kemungkinan transaksi penerimaan pembayaran piutang yang lebih awal daripada tanggal transaksi penjualannya. • Scan for deposits paid : menampilkan kemungkinan transaksi pembayaran utang dari pembelian yang lebih awal daripada tanggal transaksi pembeliannya. • Preview audit trail changes : menampilkan kemungkinan adanya perubahan preferences di sistem atas penggunaan fasilitas use audit trail. P P Pe e em m mb b be e el l l i i i a a an n n d d da a an n n U U Ut t t a a an n ng g g Persediaan bahan baku maupun bahan pembantu diperoleh dari suplier yang menyediakan bahan tersebut melalui proses pembelian. MYOB memiliki fitur purchases yang bisa digunakan untuk mencatat pembelian bahan items, pembelian jasa, dan pembelian lainnya yang menimbulkan jurnal di sisi kreditnya adalah Utang Usaha. Pembelian bisa diawali dengan timbulnya permintaan pembelian dengan menerbitkan Quotation, lalu diikuti dengan pengiriman pesanan pembelian dari permintaan pembelian yang telah disetujui Order. Setelah pesanan dikirimkan ke suplier, tahapan berikutnya adalah proses penerimaan barang Receive Item yang di ikuti dengan proses penerimaan tagihan Bill. Barang yang dibeli tersebut bisa saja di kembalikan retur karena tidak sesuai dengan pesanan. Setelah itu tahapan berikutnya adalah pembayaran utang atas pembelian tersebut. Gambar 4.1 Modul Purchases di Command Centre Bab 4 Untuk mencatat permintaan pesanan pembelian dimasukkan dari menu Purchases pilih dan klik Enter Purchase pilih Quote. Isikan menu permintaan pembelian seperti urutan nomor di gambar dibawah ini. Gambar 4.2 Transaksi Permintaan Pembelian Quotation 1. Status : pilih Quote. 2. Layout : klik lalu pilih Item. 3. Supplier : p ilih suplier yang diminta harga belinya. 4. Purchase : isikan nomor quotation. 5. Date : isikan tanggal permintaan harga barang. 6. Tax Inclusive : non aktifkan jika harga beli belum termasuk PPN. 7. Quantity : isikan jumlah kuantitas barang yang akan dibeli. 8. Item Number : tekan enter, lalu pilih kode barang yang dibutuhkan untuk dibeli. 9. Price : isikan harga beli sesuai yang diminta. 10. Tax : isikan kode pajak yang sesuai. 11. Memo : tambahkan keterangan Quote di Purchase tersebut. 12. Klik Save Quote untuk menyimpan input transaksi tersebut. Transaksi ini Purchase Quote tidak mempengaruhi keuangan perusahaan dikarenakan tidak ada jurnal yang ditimbulkan atas transaksi tersebut. Setelah permintaan pembelian diterima dan harganya sudah sesuai dengan harga yang ditawarkan oleh supplier melalui penawaran harganya, tahapan berikutnya adalah pengiriman pesanan pembelian. Jika sebelumnya kita sudah membuatkan permintaan pembelian Quote, untuk mengubahnya menjadi pesanan pembelian, kita tidak perlu mengisikan satu persatu jenis barang yang dipesan tersebut. • Cukup buka daftar permintaan pembelian dari menu Purchases – Purchase Register – lalu pilih bagian Quotes dan tetapkan tanggal permintaan pembelian sebelumnya yang akan diteruskan menjadi Pesanan Pembelian. • Sorot baris quote yang akan dijadikan sebagai pesanan, lalu klik tombol Change to Order. Gambar 4.3 Purchases Register | Quotes | Change to Order • Selanjutnya akan ditampilkan jendela Purchases – Order. • Lakukan perubahan data jika ada dari informasi permintaan pembelian sebelumnya menjadi pesanan pembelian, Informasi yang perlu di ubah diantaranya berupa Purchase : nomor pesanan pembelian, Date : tanggal pesanan, Order : sejumlah kuantitas yang dipesan, Price : harga pesanan, Journal Memo : tambahkan kata-kata Order. Gambar 4.4 Order yang dibuat dari Quotation dan Cetak PO • Untuk mencetak pesanan tersebut bisa di klik Print bawah sebelah kiri lalu pilih Preview. • Lalu pilih jenis form cetakan pesanan pembelian yang diinginkan C_INV_ITM lalu klik Preview. • Tampilan pesanan pembelian akan ditampilkan. Gambar 4.5 Hasil Cetakan Print Preview Purchase Order Tampilan cetakan Purchase Order ini bisa di modifikasi sesuai dengan keinginan perusahaan, seperti menambahkan logo perusahaan dan informasi lainnya. Untuk mengubahnya dari menu Setup – Form Template – Purchase Orders. Setelah pesanan barang dikirimkan ke supplier, tahapan berikutnya adalah penerimaan barang dari supplier tersebut. • Untuk mencatat penerimaan barang atas pesanan tersebut dari menu Purchase Register – pilih Orders – sorot baris pesanan yang akan diterima barangnya. • Lalu klik Receive Items. Gambar 4.6 Purchases Register | Orders | Receive Items • Jika kita belum menentukan linked account untuk penampung akun utang sementara atas penerimaan barang tersebut, MYOB akan menampilkan warning supaya akun tersebut diisikan. Jika tidak diisikan maka proses penerimaan barang tidak bisa dilanjutkan. • Muncul jendela Payable Linked Accounts. Aktifkan pilihan I Can Receive Item without a supplier Bill. Lalu isikan akun Utang Terima Barang belum Ditagih. Gambar 4.7 Linked Accounts Purchases | Utang Terima Barang Blm Ditagih • Selanjutnya ulangi proses penerimaan barang dari Purchase Register, Orders, klik Receive item. • Jendela isian Receive Item akan ditampilkan. Isikan nomor penerimaan barang dan tanggal penerimaan barang. • Isikan Receive sebanyak kuantitas barang yang diterima. • Journal Memo : ketikkan keterangan singkat atas penerimaan barang tersebut. • Tekan Ctrl R untuk melihat efek jurnal yang ditimbulkan dari inputan penerimaan barang tersebut. Klik Record untuk menyimpan. Gambar 4.8 Transaksi Penerimaan Barang dari Pesanan Pembelian Gambar 4.9 Jurnal atas Penerimaan Barang dari Pesanan Pembelian • Kalau ditampilkan dari Purchase Register – Orders, tampilan pada baris order jika sudah diterima barangnya akan diberikan tanda check mark. Gambar 4.10 Tanda checkmark atas Pesanan yang Sudah Diterima Barangnya

4.4 Penerimaan Tagihan Barang