4.2.2 Pelayanan Check-In dan Check-Out
Check-in the guest adalah langkah administrasi kedua dalam penanganan tamu. Administrasi pertama dilakukan dengan mencatat identitas dan spesifikasi
kamar, yaitu pada waktu reservasi. Ketika Check-in, yang pertama dilakukan adalah mengisi kartu registrasi Registration Card. Di dalam formulir tersebut terdapat isian
tentang data tamu, yaitu sebagai berikut: 1.
Family Name : Nama keluarga. Untuk orang Barat, nama keluarga akan muncul pada urutan kedua, ketiga atau bagian terakhir dari nama seseorang.
Misal, untuk nama John Anderson, maka Anderson adalah nama keluarga. 2.
First Name : Nama pertama atau nama depan. 3.
Address : Alamat, harus ditulis lengkap. Jika perlu, minta juga kartu
bisnis tamu business card. 4.
City : Kota dimana tamu berdomisili
5. State
: Negara bagian, untuk negara-negara yang mempunyai negara bagian. Kalau tamu Indonesia, yang perlu dicantumkan adalah provinsinya.
6. Postal Code : Kode pos.
7. Country
: Negara asal. 8.
Telephone : Nomor telepon kantor atau rumah tamu.
9. Arrival
: Tanggal kedatangan tamu check-in 10.
Departure : Tanggal keberangkatan tamu check-out
11. Ratenight : Dalam rate dicantumkan konfirmasi harga kamar yang
berlaku untuk tamu tersebut.
Universitas Sumatera Utara
12. Room
: Khusus untuk jenis kamar saja, sedangkan nomor kamar akan diisi oleh karyawan kantor depan.
13. Passport NumberID. Number : Nomor pasport atau kartu tanda penduduk.
14. Date of Birth : Tanggal, bulan dan tahun kelahiran.
15. Nationality : Kewarganegaraan.
16. Payment Methode : Metode pembayaran, apakah tunai, kartu kredit, atau
ditagihkan ke perusahaan. 17.
Signature : Tanda tangan tamu.
Check-in untuk tamu penting, yaitu Elite Member yang datang dan akan pergi
lebih mudah, dilakukan sedikit berbeda dengan check-in tamu biasa. Tamu Elite member adalah tamu yang sangat penting oleh pihak hotel, maka ketika tamu
tersebut datang salah satu karyawan Guest Relation Officer mengarahkan dan mengantar tamu tersebut ke executive lounge yang juga menyediakan fasilitas check-
in dan check-out. Tamu dipersilahkan duduk dan ditawari atau diberi minum kesukaannya pada saat proses check in maupun check out. Setelah proses selesai
maka tamu dapat memilih tinggal di executive lounge sementara atau langsung ke kamar untuk beristirahat. Executive lounge ini juga sebagai ruang tunggu para tamu,
jika kamarnya belum dalam status inspected atau siap di huni. Pada saat hotel dalam keadaan high occupancy, executive lounge memegang peranan cukup penting dalam
proses check-in maupun check-out. Dimana keseluruhan tamu yang akan check-in dan menunggu di lobi, akan dilaksanankan di tempat ini. Hal ini tentu saja sangat
Universitas Sumatera Utara
membantu operasional kantor depan, sehingga dapat meningkatkan kepuasan tamu terhadap pelayanan check-in.
4.2.3 Persiapan Amenities, Welcome Card dan Welcome Letter
Kategori